3. maj 2012 Erhvervsstyrelsen AMVAB Ex ante-måling af digital notifikation i arbejdsskadesager
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 1.1 Baggrund 3 1.2 Om løsningen 4 1.3 Undersøgelsesdesign 6 1.4 Segmentering og populationer 6 1.5 Dataindsamling 8 1.6 Omkostningsparametre 8 2. Administrative konsekvenser 8 2.1 Løbende administrative omkostninger 8 3. Kvalitative kommentarer og øvrige observationer fra de afholdte interviews 10 Bilag A: AMVAB-metoden 11 A.2.1 Ex ante- og ex post-målinger 12 A.2.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser 12
1. Indledning Ernst & Young har fået til opgave at måle de administrative lettelser forbundet med en ny digital løsning, der integrerer Arbejdsskadestyrelsens sagssystem (Se Sag) med virksomhedernes systemer. Udviklingen af den nye digitale løsning betyder, at virksomhederne, primært forsikringsselskaber, får mulighed for at få en digital notifikation, når der er nyt i arbejdsskadesager, samt for selv at åbne skadesager direkte på Arbejdsskadestyrelsens servere. Dermed sparer virksomhederne den tid og de omkostninger, der er forbundet med modtagelse af dokumenter i papirform, fordeling til skadesagsbehandlerne og efterfølgende arkivering af dokumenterne. Resultaterne i undersøgelsen er opnået ved anvendelse af AMVAB-metoden (se bilag 1 om AMVAB-metoden). 1.1 Baggrund Løsningen med digital notifikation i arbejdsskadesager er udviklet i et samarbejde imellem Arbejdsskadestyrelsen og Tryg. Tryg har i en længere periode arbejdet på at implementere papirløse processer og henvendte sig derfor til Arbejdsskadestyrelsen under styrelsens udvikling af det digitale notifikationssystem. Tidligere sendte Arbejdsskadestyrelsen breve med posten til forsikringsselskaberne på daglig basis. Dette betød, at forsikringsselskaberne modtog et stort antal sager om dagen med post, der blev fordelt til skadesagsbehandlere. Denne proces var omkostningskrævende, da forsendelse, omfordeling og arkivering af sagerne tog tid for både forsikringsselskaberne og Arbejdsskadestyrelsen. Derudover medførte processen udgifter til papir og porto for Arbejdsskadestyrelsen. For at reducere tidsforbruget på fordelingen af sager implementerede Tryg i februar 2010 en proces, hvor Arbejdsskadestyrelsen i stedet sendte skadesagerne til et scanningsbureau, der derpå sendte alt, hvad der kunne sendes i elektronisk form videre til Tryg. Ved hjælp af automatisk matchning af skadenumre kunne Tryg næsten fjerne omkostningerne forbundet med at fordele skadesagerne til skadesagsbehandlerne, men fik i stedet nye omkostninger til scanning. Da Arbejdsskadestyrelsen, som led i deres digitaliseringsproces, ville stoppe med at sende papirbreve, blev Trygs løsning forældet. På et møde imellem Arbejdsskadestyrelsen og Tryg blev det derfor besluttet at igangsætte et udviklingsarbejde med henblik på at etablere en FTP-baseret (FTP står for File Transfer Protocol og er en klient-server protokol, der anvendes til at overføre filer imellem systemer) integration imellem Trygs backend-systemer og Arbejdsskadestyrelsens sagsbehandlingssystem og Se Sag-system. Løsningen skulle implementeres hos Tryg på forsøgsbasis med mulighed for udrulning til den øvrige sektor. På nuværende tidspunkt er løsningen udelukkende implementeret hos Tryg, men flere selskaber planlægger at implementere løsningen. 3
1.2 Om løsningen Ved behandling af sager om arbejdsskader modtager forsikringsselskaber, advokatkontorer o.l. regelmæssigt breve i sagerne fra Arbejdsskadestyrelsen. Arbejdsskadestyrelsen modtager og behandler ca. 20.000 arbejdsskadesager fra forsikringsselskaber om året, og forsikringsselskaberne er forpligtet til at opbevare en kopi af sagerne i 3 år, da de er parter i sagerne. Antallet af sager, det enkelte selskab behandler årligt, varierer stærkt med selskabets størrelse. De største selskaber behandler mellem 2.000 og 4.500 sager om året, mens de mindste behandler mindre end 100. Ved den tidligere proces modtog forsikringsselskaber hver morgen en forsendelse med posten fra Arbejdsskadestyrelsen indeholdende breve fra det foregående døgn i papirform. Et forsikringsselskab, der modtog fx 100-150 breve på en dag, modtog ofte omkring 2-3.000 sider papir på grund af mange vedlagte dokumenter, der efterfølgende skulle fordeles og arkiveres. Når et forsikringsselskab havde modtaget en forsendelse fra Arbejdsskadestyrelsen, blev sagerne typisk fordelt af en central postomdeler, enten direkte til den relevante skadesagsbehandler eller til en decentral administrativ supporter, der udskilte de relevante dokumenter og arkiverede resten af sagen. Ved de mindste selskaber blev den samlede proces ofte varetaget af skadebehandleren selv. Afhængigt af selskabets størrelse, effektivitet og antallet af modtagne sager tog processen typisk mellem 3,5 og 7,5 timer pr. dag. Figur 1 illustrerer processen. 4
Figur 1. Eksempel på flowdiagram for arbejdsgangen ved modtagelse af skadesager med post Central postmedarbejder Administrativ support Skadebehandler Modtager forsendelse med sager fra ASK Fordeler og sender til relevant afdeling Sag Sorterer bilag og sætter skadebehandler på Finder tilhørende sag i arkiv/reol Fordeler sager og tilhørende bilag til skadebehandlere Sag Gennemgår nye bilag Sag Skadebehandler Arkiverer sag I den nye løsning erstattes forsendelserne af sager med fysisk post med en løsning, hvor forsikringsselskaber notificeres digitalt om breve i arbejdsskadesager fra Arbejdsskadestyrelsen. Det betyder, at selskaberne ikke længere modtager store papirmængder med post, men i stedet nu modtager alt elektronisk med de fordele det indebærer. Den nye løsning kommer i to former: 1) en FTP-baseret løsning, der giver mulighed for integration med Arbejdsskadestyrelsens Se Sag-system via en FTP-server og 2) en simpel løsning, der er baseret på mail og en netadgang til Arbejdsskadestyrelsens system (herefter mailløsningen). De to løsninger adskiller sig altså primært ved kommunikati- 5
onskanalen. Begge løsninger er dog kendetegnet ved, at de automatiserer flere af de nuværende manuelle led i den ovenfor beskrevne proces. Ved den fulde FTP-løsning henter forsikringsselskabet selv listen med notifikationer over sager, men med mailløsningen modtager selskabet en notifikation dagligt. Fordelen ved at anvende den fulde FTP-løsning er, at den er lettere at integrere med virksomhedens egne løsninger, fordi det igennem denne kan lade sig gøre at hente notifikationen og fordele de enkelte breve på den relevante sagsbehandlers opgaveliste ved hjælp af et batch-job. Dermed bliver hele processen automatiseret. Dette kan i princippet også lade sig gøre med mailløsningen, men der er flere tekniske udfordringer forbundet med det. Det forventes derfor, at der for de fleste virksomheder, der vælger mailløsningen, ikke vil kunne realiseres en tilsvarende administrativ lettelse som for virksomhederne, der anvender FTP-løsningen. 1.3 Undersøgelsesdesign Der er her tale om en ex ante-vurdering af administrative konsekvenser (se boksen nedenfor). Ved ex ante-vurderingen undersøges de administrative konsekvenser inden ordningen er trådt i kraft, og beregningerne vil derfor være behæftet med større grad af usikkerhed end ex post-undersøgelser, hvor ordningen er trådt i kraft, og virksomhederne derfor har erfaring med administrationen af den. Der er i dette tilfælde dog tale om en lettelse som følge af et digitaliseringsinitiativ med konsekvenser for en eksisterende proces hos virksomhederne, som virksomhederne har erfaring med. Det er derfor vores vurdering, at virksomhederne bedre vil kunne estimere omkostningerne forbundet med processen, og at estimaterne af lettelserne er rimelig sikre. Vedrørende ex ante-vurderinger I dette notat opgøres de forventede administrative konsekvenser for virksomhederne. En sådan vurdering betegnes som en ex ante-vurdering af de administrative konsekvenser, idet der er tale om en vurdering af de administrative konsekvenser ved en ny regel inden disse får effekt for virksomhederne. Resultaterne fra en ex ante-vurdering kan anvendes til at identificere, hvilke dele af en ny regel der vil være specielt ressourcekrævende for virksomhederne at efterkomme. Dette kan efterfølgende give anledning til overvejelser om, hvorvidt der kan gøres noget for at reducere disse administrative omkostninger. 1.4 Segmentering og populationer Den digitale løsning letter processer forbundet med skadesagsbehandling ved at give virksomheder direkte adgang til at hente dokumenter fra Arbejdsskadestyrelsens servere i systemet Se Sag. Løsningen er relevant for både virksomheder, primært forsikringsselskaber, og fagforbund. Men da AMVAB udelukkende måler private virksomheders byrder begrænses undersøgelsen til forsikringsselskaber. Løsningen kan også være relevant for andre virksomheder, der arbejder med skadesager, som eksempelvis advokatvirksomheder, der sagsbehandler skadesager. I og med at der imidlertid ikke er nogen advokatvirksom- 6
heder, der anvender den digitale notifikationsløsning på måletidspunktet, indgår de potentielle lettelser for advokatvirksomheder ikke i denne måling. Det vurderes, at samlet set 17 forsikringsselskaber, der ventes at arbejde med arbejdsskadesager fremadrettet, vil kunne omfattes af ordningen. Ved typiske AMVAB-målinger anvendes antallet af virksomheder omfattet af en given regulering eller digital løsning typisk som beregningsgrundlag for de administrative konsekvenser. I denne sammenhæng er det imidlertid vurderet, at antallet af breve udgør den mest hensigtsmæssige population. Dette skyldes, at antallet af breve er den mest direkte omkostningsdriver for forsikringsselskaberne, da det i praksis er disse selskaberne administrerer. Det er ikke muligt at fremskaffe præcise populationstal på antallet af breve, der udsendtes til selskaberne årligt. Det har derfor været nødvendigt at estimere antallet af breve med udgangspunkt i antallet af sager, der behandles af forsikringsselskaber årligt. Helt præcist er antallet af breve to forsikringsselskaber efter eget udsagn modtager årligt blevet sat i forhold til det antal sager, de har modtaget ifølge Arbejdsskadestyrelsen. Denne ratio er så blevet anvendt til at estimere de øvrige selskabers antal breve. Dette er i sagens natur en kilde til usikkerhed. De administrative konsekvenser af løsningen for det enkelte forsikringsselskab er endvidere meget afhængige af den volumen af arbejdsskadesager forsikringsselskabet modtager og nuværende systemunderstøttelse. Større forsikringsselskaber modtager langt flere breve om dagen og har derfor også en anden omkostningsstruktur, der gør det lettere at realisere stordriftsfordele. Typisk har de også større grad af systemunderstøttelse (de har eksempelvis typisk et digitalt workflowsystem, der er en forudsætning for at kunne anvende FTP-løsningen). Derfor har vi opdelt populationen i to segmenter, store og små forsikringsselskaber. De mindre forsikringsselskaber forventes at anvende mailløsningen, der ikke skaber de samme administrative lettelser som FTPløsningen. De to segmenter er identificeret ved antallet af breve, de behandler årligt. Antallet af breve er estimeret ved et gennemsnit pr. selskab for årene 2009-2011. Det samlede årlige antal breve modtaget af virksomhederne (og dermed populationen) er ca. 179.600 (afrundet til nærmeste 100), gennemsnittet pr. virksomhed omtrent 11.200 og medianen ca. 2.500. Vi anslår, at alle selskaber, der modtager mere end 7.500 breve om året, bør være tilstrækkeligt digitalt modne og i den rette størrelse til at vælge FTP-løsningen. Dette er 6 af de 17 virksomheder. De øvrige 11 er mindre og forventes at høste en mindre administrativ lettelse pr. brev. De 6 største modtager samlet 162.000 breve og de mindste samlet ca. 17.600 breve (afrundet til nærmeste 100). Tabel 1. Population Segment Population Antal breve årligt i større forsikringsselskaber 162.000 Antal breve årligt i mindre forsikringsselskaber 17.600 7
1.5 Dataindsamling Undersøgelsen er udført ved hjælp af ansigt-til-ansigt interviews, da der har været et væsentligt behov for at få beskrevet den relevante administrative proces, og hvilke konsekvenser løsningen har for den. Ved hjælp af denne interviewform er det muligt at få en mere dybdegående forståelse af løsningens funktion og fordele og dermed beskrive de administrative konsekvenser af den mere præcist. Undersøgelsen er gennemført ved hjælp af tre ansigt-til-ansigt interviews: to med større forsikringsselskaber, et med et mindre. 1.6 Omkostningsparametre Tabel 2 nedenfor viser den anvendte timepris til beregning af virksomhedernes byrder. Her er anvendt kategorien administrativ medarbejder (246 kr./timen ekskl. overhead på 25 pct.). Parameteret er baseret på AMVAB-modellens standardtimesats for kategorien. Tabel 2. Anvendt timesats Segment AMVAB-kategori Timepris inkl. overhead Større forsikringsselskaber Administrativ medarbejder 307,50 kr. Mindre forsikringsselskaber Administrativ medarbejder 307,50 kr. 2. Administrative konsekvenser I dette kapitel præsenteres resultaterne af målingen i form af løbende administrative omkostninger for de to segmenter. 2.1 Løbende administrative omkostninger De administrative konsekvenser forbundet med administrationen af skadesagerne har ikke været målt før, og det har derfor været nødvendigt at foretage et estimat af konsekvenserne både før og efter digitaliseringen for at kunne beregne den administrative lettelse ved indførelsen af den digitale notifikation. De samlede omkostninger i den tidligere procedure er estimeret med udgangspunkt i det estimerede antal breve og tidsforbruget på at administrere dem. Før indførelsen af den digitale notifikationsløsning brugte forsikringsselskaberne meget tid på sortering af den modtagne post, udskillelse af de relevante bilag til sagsbehandlere, fordeling af sagerne til sagsbehandlerne og den efterfølgende arkivering som illustreret i processen i figur 1. Tabel 3 nedenfor viser beregningen af de administrative byrder forbundet med modtagelsen af breve fra Arbejdsskadestyrelsen med posten før indførelsen af den digitale notifikationsløsning. Estimatet er baseret på et skøn over tidsforbruget pr. brev. Tidsforbruget er derpå ganget med de ovenstående timesatser og populationer. De samlede løbende omkostninger for processen før digitaliseringen er derigennem estimeret til ca. 3,0 mio. kr., ca. 2,5 mio. kr. for de større forsikringsselskaber og ca. 0,5 mio. kr. for de mindre selskaber. Disse 8
omkostninger består primært i tidsforbruget på sortering, fordeling og arkivering af breve. Der var ingen eksterne omkostninger ifm. processen. Tabel 3. Opgørelse af de løbende omkostninger til administration af skadesager før indførelsen af digital notifikation Segment Eksterne omkostninger Tidsforbrug, i minutter pr. brev Løbende administrative omkostninger Større forsikringsselskaber 0 3 2.490.750 Mindre forsikringsselskaber 0 6 541.200 I alt 3.031.950 Indførelsen af den digitale notifikationsløsning medfører en række administrative lettelser for forsikringsselskaber. Lettelserne består for de store virksomheders vedkommende i, at processen bliver automatiseret, således at tidsforbruget på sortering af sager, fordeling og arkivering forsvinder helt. Det vil udelukkende være sagsbehandlerens tid på at behandle sagen, der er tilbage. For mindre selskaber (der forudsættes at anvende mailløsningen) medfører digitaliseringen et mindre tidsforbrug på modtagelse af post og arkivering, men tidsforbruget på fordeling af sager vil være uændret. Men totalt skønnes forbruget reduceret med omtrent en tredjedel sammenlignet med den gamle proces. Der er stadig ingen eksterne omkostninger forbundet med processen, men der er dog nogle omstillingsomkostninger forbundet med at implementere systemet for de større virksomheder, der vælger den fulde løsning. De går eksempelvis til tilpasning af egne systemer og til uddannelse af medarbejdere i de nye processer. For de virksomheder, der anvender mailløsningen, vil omstillingsomkostningerne være minimale eller ikke-eksisterende. Den samlede lettelse som følge af indførelsen af digital notifikation i arbejdsskadesager er på ca. 2,7 mio. kr., og de nye løbende omkostninger er reduceret til ca. 0,4 mio. kr. De større selskaber reducerer omkostningerne med ca. 2,5 mio. kr. og de mindre med ca. 0,2 mio. kr. Tabel 4. Nye løbende omkostninger til administration af skadesager Segment Omstillingsomkostninger Eksisterende omkostninger Administrative lettelser Nye løbende administrative omkostninger Større forsikringsselskaber 300.000 2.490.750 2.490.750 0 Mindre forsikringsselskaber 0 541.200 180.400 360.800 I alt 300.000 3.031.950 2.671.150 360.800 9
3. Kvalitative kommentarer og øvrige observationer fra de afholdte interviews Generelt udtrykte interviewpersonerne stor tilfredshed med udsigten til løsningen, der er et godt eksempel på samarbejde imellem offentlige myndigheder og private aktører. Under interviewene blev enkelte kvalitative kommentarer dog noteret, primært med ønsker til forbedringer. Der blev udtrykt et ønske om at få mulighed for at uploade dokumenter direkte til Se Sag, så det ikke var nødvendigt at gå ud af systemet og sende dem med mail. Der blev givet udtryk for, at det kunne være hensigtsmæssigt, hvis Arbejdsskadestyrelsen ville indgå deciderede serviceaftaler med forsikringsselskaberne, så der var større klarhed omkring forventninger til serviceniveau. Fuld integration af skadenumre på Arbejdsskadestyrelsens og forsikringsselskabernes side ville lette arbejdet. Fx kunne CPR-nr. være det gennemgående nummer, i stedet for at der er et aktnummer og et skadenummer. 10
Bilag A: AMVAB-metoden A.1 Introduktion Danske virksomheder er underlagt en række forskellige krav og pligter, som er fastsat i love og regler af offentlige myndigheder. Det offentlige fastsætter kravene for at regulere virksomhedernes adfærd, så overordnede samfundsmæssige hensyn tilgodeses. Men hvis virksomhederne pålægges unødvendige administrative byrder, er der tale om et samfundsmæssigt spild. Det er ofte muligt at regulere virksomhedernes adfærd på en mere optimal og for virksomhederne mindre ressourcekrævende måde, uden at de overordnede samfundsmæssige formål med reguleringen tilsidesættes. Erhvervsstyrelsen har af Regeringen fået til opgave at følge udviklingen i de administrative byrder ved målinger af ny erhvervsrettet lovgivning. Til den opgave anvender Erhvervsstyrelsen AMVAB-metoden til at måle, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterkomme administrative krav i erhvervsrelevante love og bekendtgørelser. AMVAB står for Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder. Resultaterne fra AMVAB-målinger anvendes til at følge udviklingen i de administrative byrder, til at forebygge nye byrder i forslag til ny regulering og til at identificere byrdefulde områder med henblik på regelforenkling af eksisterende regulering. AMVAB-målingerne gennemføres af eksterne konsulenter i samarbejde med ressortministeriet og Erhvervsstyrelsen. A.2 De administrative konsekvenser ved reguleringen Ved AMVAB-metoden gennemføres virksomhedsinterviews til undersøgelse af, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterleve specifikke love og bekendtgørelser. Metoden indebærer, at man ved en nøje gennemgang af regelteksten i love og bekendtgørelser finder de steder, hvoraf det fremgår, at virksomhederne har pligt til at stille informationer til rådighed for myndigheder eller tredjepart. Disse informationsforpligtelser underopdeles i et antal oplysninger, som virksomhederne har pligt til at stille til rådighed disse betegnes oplysningskrav. For at kunne tilvejebringe de pågældende oplysninger skal virksomhederne gennemføre en række administrative aktiviteter. Disse aktiviteter kræver et internt ressourceforbrug i form af medarbejdernes tidsforbrug. I nogle tilfælde vil efterlevelse af oplysningskravene også kræve, at virksomhederne bruger ressourcer på anskaffelser enten i form af produkter og/eller anskaffelser i form af eksterne serviceydelser. Den administrative byrde måles efter formlen: P*O*H = Administrativ byrde P: Antal virksomheder omfattet af reguleringen. 11
O: Omkostningsparametre i en omfattet virksomhed bestående af løn til administrative medarbejdere for pågået administrativ aktivitet og/eller eventuelle anskaffelser. H: Hyppigheden af hvor ofte information skal stilles til rådighed for myndighed eller tredjepart årligt. De målte løbende administrative byrder angives altid på samfundsniveau årligt. A.2.1 Ex ante- og ex post-målinger AMVAB-metoden anvendes til to typer af målinger: ex ante- og ex postmålinger. Ex ante-målinger I forbindelse med ny lovgivning, som forventes at have administrative konsekvenser for danske virksomheder i et omfang, der overstiger 10.000 årligt på samfundsniveau, opgør Erhvervsstyrelsen de forventede administrative konsekvenser for virksomhederne ved lovforslaget eller bekendtgørelsesudkastet. En sådan opgørelse betegnes som en ex ante-måling af de administrative konsekvenser, idet der er tale om en vurdering af de administrative konsekvenser ved en ny regel, inden denne får effekt for virksomhederne. Ex post-målinger Målinger af de administrative konsekvenser for danske virksomheder ved love, bekendtgørelser eller øvrige initiativer som fx digitaliseringsinitiativer. Sådanne målinger betegnes som ex post-målinger af de administrative konsekvenser, idet målingen gennemføres, efter at reglen eller initiativet er trådt i kraft og kan mærkes ude i virksomhederne. En ex post-måling foretages kun, når administrative konsekvenser ikke er blevet ex ante-målt tidligere, eller når grundlaget for en ex ante-måling er ændret, siden ex ante-målingen blev afsluttet. A.2.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser I målingen sondres mellem omstillingsomkostninger og løbende byrder: Omstillingsomkostninger Omstillingsomkostninger er de omkostninger, som virksomhederne kun skal afholde én gang i forbindelse med, at de skal omstille sig til en ny eller ændret lovgivning/regulering. Omstillingsomkostningerne omfatter ikke de omkostninger, som en virksomhed måtte have i forhold til at overholde eksisterende regulering for første gang, fx som en konsekvens af stigende omsætning eller udvidelse med nye forretningsområder i virksomheden. Løbende byrder De løbende byrder består af de omkostninger, der løbende opstår som følge af regler/regulering. Der kan være tale om omkostninger, som opstår med faste mellemrum, fx indberetning af moms. Der kan også være tale om omkostninger, der opstår sjældent eller endda er en engangsomkostning for den enkelte 12
virksomhed (fx virksomhedsregistrering), men som gentages løbende af nye virksomheder (der registreres). Metoden er nærmere beskrevet i Manual til Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder (AMVAB), som findes på www.amvab.dk. 13