Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 16. september 2015 kl. 15.00 i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst - Orientering fra formanden... 2 2 Fremlæggelse af revisionsprotokol... 2 3 JS/Danmark... 3 4 Boligsocial Helhedsplan... 3 5 Helhedsplan for afd. 7502 og 7504... 3 6 Nyt fra Domea... 4 7 Udlejningssituationen... 5 8 Status på administrationsaftale... 5 9 Demens Landsby på Bryghuset (7522)... 6 10 Lokalplanforslag Ryttervej... 6 11 Nyt bykort... 6 12 Byggeregnskab Femte Maj Plads (7501)... 6 13 Fælleslokale Magnavej (7514)... 7 14 Frue Kirkestræde (7516)... 8 15 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Bodil Pers Flemming Pedersen Kirsten Schang Frank Poulsen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) - Afbud Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Ruth Jørgensen 1. suppleant - Afbud Karin R. Rasmussen 2. suppleant - Afbud Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Erik Lønne, Regionsdirektør - Afbud Martin Skytte, Kundechef Pernille Poulsen, Servicekoordinator Lars Hansen, JS/Danmark Hans Sørensen, Bygherrerådgiver Mette Østerberg, Projektleder Boligsocial Helhedsplan Domea Boligcenter Svendborg, den 13. oktober 2015 Side 1 af 9

1 Velkomst - Orientering fra formanden Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og huskede endnu engang medlemmerne på, vigtigheden i at melde afbud eller tilmelde sig mødet til Pernille Poulsen. Svend Erik Johansen orienterede om, at renteudviklingen i sidste regnskabsår for 1. 2. og 3.kvartal var positiv, det 4. kvartal var negativt. Der har været afholdt den årlige sommertur, Svend Erik Johansen mener dog at fremmødet godt kunne være bedre. Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling Hjerteparken (7508) da formand Trine Vest Kyed flytter, og ny formand blev valgt, Morten Byder blev valgt som ny formand. Der har også været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde på Bryghuset (7522) da formand John Preben Georgsen er afgået ved døden, Kaj Jørgensen blev valgt som ny formand. Helhedsplanerne for afdeling Toftemarken, Klintemarken og Frilandsvej (7502) og Jægermarken (7504) er vedtaget. Fremover gøres der i de tilbudsbreve, der sendes til ansøgerne i de 2 afdelinger, opmærksom på den fremstående renovering. Der er pt. udlejet 9 boliger til flygtninge fordelt på afdeling 7502 og 7504. Hvornår der skal stoppes for udlejningen i de to afdelinger, kan byggechef Karsten Pedersen evt. på et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmødekomme og være behjælpelig med en afgørelse på. Svend Erik Johansen undersøger tidshorisont med Karsten Pedersen og aftaler evt. et møde. Svend Erik Johansen orienterede bestyrelsen om, at der fremover når Servicecenteret besvarer klager mm., ikke vil være navn og underskrift på brevene. Dette er for at beskytte personalet. Svend Erik Johansen orienterede om, at Domea.dk har fået ny formand. Svend Erik Johansen deltog i receptionen, og havde fælles gave med fra BSB Svendborg, BSB Egebjerg og BSB Gudme. Svend Erik Johansen opfordrede medlemmerne i bestyrelsen til at komme i gang med at bruge de indkøbte IPad. Pernille Poulsen mailer denne gang referatet til alles IPad. Fremover bliver det også dagsordner med bilag osv. der vil bliver mailet. Der er indkaldt til ekstraordinære afdelingsmøder på Bryghuset (7522), Ryttervej (7524 og 7525) vedr. afdelingssammenlægning. Svend Erik Johansen opfordrede medlemmerne af bestyrelsen til, at andre end ham evt. deltog i sådanne møder. Svend Erik Johansen gjorde de andre medlemmer opmærksom på, vigtigheden i, at både dagsorden og referat skal gøres offentligt tilgængelig. Dette gælder også for afdelingsbestyrelsesmøder. 2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol fremvises til orientering. Revisionsprotokollen blev fremvist uden yderligere bemærkninger. Side 2 af 9

3 JS/Danmark Henrik Hoeck fra JS/Danmark kommer og orienterer om den fysiske brochure samt Multi Medie brochuren. Brochure vedlagt. Henrik Hoeck kommer ind på følgende: 1. Præsentation af MultiMedie Brochuren samt filmene omkring råderet, installationsret og beboerdemokratiet 2. Præsentation af jeres virksomhed, kompetencer og målgrupper 3. Gennemgang af samarbejdsaftalen 4. Enighed om videre fremdrift Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvorvidt man ønsker at arbejde videre med brochuren eller ej. Lars Hansen der mødte op fra JS/Danmark i stedet for Henrik Hoeck, præsenterede sig selv, og orienterede om deres fysiske brochure samt Multi Medie brochuren. Brochuren er annoncefinansieret, og det er de lokale håndværkere der vil blive spurgt, om de ønsker at være med i brochuren. Klavs Hedelund gjorde bestyrelsen opmærksom på faldgrupperne, hvis der fx ikke bliver tegnet annoncer nok, og at nogle håndværkerne vil føle sig presset til at deltage med en annonce. Bestyrelsen blev enige om, at man ikke ønsker at arbejde videre med brochuren, da det kan være for risiko fyldt. Efterfølgende har Martin Skytte kontaktet Lars Hansen fra JS/Danmark, og takket nej. 4 Boligsocial Helhedsplan Projektleder Mette Østerberg fra den Boligsociale Helhedsplan præsenterede sig selv, og fortalte, at der nu er gået 1 år siden, hun sidst orienterede bestyrelsen om hvordan projektet går. Det er aftalt at bestyrelsen orienteres 1 gang årligt. Mette viste slides med billeder og orientering om de mange projekter og tiltag, der er sket gennem det sidste år. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Helhedsplan for afd. 7502 og 7504 Kort orientering om status for projekterne. Valg af rådgivere: Forslag til totalrådgivergrupper (ingeniør og arkitektfirma) til at løse de 2 opgaver. Forslag vil blive fremlagt på mødet. Side 3 af 9

Der ønskes organisationsbestyrelsen accept af at arbejde videre med kontrahering af totalrådgivergrupper. Bygherrerådgiver Hans Sørensen præsenterede sig selv. Orientering: Skema A, for begge helhedsplaner, er godkendt af Svendborg Kommune, Byrådet, den 15.9.2015. Herefter afventes Landsbyggefondens godkendelse, før endelig igangsætning af planlægning og projekteringsfasen. Tidsplaner meddelt på afdelingsmøder i juni følges. Valg af rådgivere: Kontrahering med totalrådgiver fra rammeudbud: Domea har tidligere afholdt et rammeudbud for renoveringsopgaver. Ved dette rammeudbud blev der udvalgt 5 firmaer, der kom med de bedste tilbud. M.h.t. orientering om rammeudbuddet og kontrahering med de udvalgte firmaerne, kan Hans Sørensen kontaktes for yderligere information. Afd. 7502 samt etablering af fælleshuset. Totalrådgiver Rambøll A/S Odense, med C&W Arkitekter A/S, Svendborg som underrådgiver. Ved kontraktindgåelse sikres det, at det bliver en person med erfaring fra store renoveringssager, der bliver byggeleder på opgaven. Afd. 7504 Totalrådgiver Dominia A/S, København V., med C&W Arkitekter A/S, Svendborg som underrådgiver. Ved kontraktindgåelse sikres det, at det bliver en person med erfaring fra store renoveringssager, der bliver byggeleder på opgaven. Afd. 7502 er den økonomisk største af de 2 sager, og den indeholder de største udfordringer i forhold til at få økonomien, aftalt med Landsbyggefonden ved skema A, til at falde på plads, ved Skema B (efter håndværkerudbud). Ønske om tidlig etablering af fælleshuset, taler for at det projekteres og udbydes sammen med Afd. 7502, der starter først op udførelsesmæssigt. Kontrahering af totalrådgivergruppe efter nyt udbud Hvis ovennævnte model for valg af rådgivergrupper forkastes, skal der afholdes nyt udbud på opgaven. Dette udbud skal udføres i h.t. gældende EU regler, der bl.a. omfatter krav om at lokalkendskab ikke må anvendes som udvælgelseskriterium. Da alle skal være stillet lige (have samme forudsætninger for at afgive tilbud), vil vi sandsynligvis være nødt til at fravælge Rambøll som tilbudsgiver, pga. deres store forhåndsviden om projekterne. Bestyrelsen besluttede at der skulle arbejdes videre med kontrahering af totalrådgivere fra rammeudbuddet. 6 Nyt fra Domea Side 4 af 9

Svend Hviid Mogensen orienterede om, at der er formand/næstformands konference i Kolding, her skal der diskuteres hvad der skal ske efter Domea.dk 2015. Der vil ikke længere blive afholdt Regionsmøder, men ad hoc møder på tværs af regionerne. For region Vest findes region Nord, region Syd og region Midt. I 2016 er alle bestyrelsesmedlemmer i Domea.dk på valg på nær formanden. I Region syd sidder der i dag 1 medlem fra Fyn, der henstilles fremover til, at der stadig vælges én fra Fyn, ud af de 2 valgbare i region Syd. 7 Udlejningssituationen Martin Skytte orienterede om, at vi på Servicecenteret er meget opmærksomme på tomgange, og at vi hver mandag trækker tomgangslister for hele BSB Svendborg. Pt. er der 1 i tomgang på Femte Maj Plads (7501) og 7 i tomgang i Jægermarken (7504). Martin Skytte huskede bestyrelsen på, at en bolig først bliver opslået som ledig når ventelisten er tømt. Svend Erik Johansen spurgte til, hvorfor der står medarbejdere under afdelinger, hvor de ikke er ansat? Servicecenteret er bekendt med problemet, og er også i gang i samarbejde med Landscenteret at finde en løsning. 8 Status på administrationsaftale Administrationsaftalen er på plads og underskrevet. Kirsten Schang havde stillet spørgsmål til, hvorfor honoraret til administration af vaskeri ligger så højt. Svend Erik Johansen forklarede, at det koster kr. 179 pr. lejemål pr. år at drifte vaskerier. Der ud over går der en del tid med at spærre og genåbne kort, når en beboer mister det, eller ikke har betalt husleje. Der køres lister hver måned, der skal samkøres med Bolig4, for at vi kan kører opkrævninger via huslejen. Alt sammen med til at forklare hvorfor honoraret er på det niveau. Side 5 af 9

9 Demens Landsby på Bryghuset (7522) Martin Skytte udleverede det infobrev der er sendt til beboerne til orientering om Demens Landsbyen. Bryghuset er indstillet som det sted, hvor demens landsbyen ønskes placeret og i kommende weekend er der budgetforhandlinger, der efterfølgende behandles i byrådet og økonomiudvalget. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og var positivt indstillet. 10 Lokalplanforslag Ryttervej Bilag fra Svendborg Kommune vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. tager beslutning om indsigelse til Svendborg Kommune. Martin Skytte orienterede om forslaget om den nye lokalplan på Ryttervej, hvor der åbnes op for lettere erhverv. Bestyrelsen var enige om, ikke at gøre indsigelse mod forslaget om den nye lokalplan. 11 Nyt bykort Kortproduktionen hos Eniro er lukket ned pr. 1. juli 2015 da deres ansatte Ole Boysen har startet eget firma. Ole Boysen har administreret copyright på Kraks kort. Derfor vil der desværre være en prisforhøjelse på leveringen af oversigtskortet over Svendborg. Tilbuddet lød på kr. 800, den nye pris vil være kr. 1.200 + moms. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den nye pris på kr. 1.200 + moms. Bestyrelsen godkendte prisforhøjelsen på oversigtskortet over Svendborg til brug for det nye bykort. Bestyrelsen ønskede at se en korrektur inden trykning. 12 Byggeregnskab Femte Maj Plads (7501) På organisationsbestyrelsesmøde d. 18. marts 2014 blev følgende referat ført: Den 17. marts var der licitation på lokalerne på Femte Maj Plads. Her var Guldfeldt, Karsten Knudsen og Ole Foged Jensen inviteret. Det var Guldfeldt der vandt licitationen. 1. februar 2012 besluttede afdelingsmødet at en renovering af lokalerne ville give en huslejestigning på kr. 55 pr lejemål, i 2014 vil huslejestigningen blive ca. kr. 63. Femte Maj Plads (afd. 7501) vil gerne søge dispositionsfonden om differencen på ca. Side 6 af 9

kr. 8 pr. lejemål til renoveringen. Henning Larsen laver en beregning på, hvad det nøjagtigt kommer til at koste. Bestyrelsen besluttede at bevilge midler til Femte Maj Plads. Byggeregnskabet er nu udarbejdet og vedlagt som bilag. Henning Larsen og Dorthe Krammager har tidligere beregnet ovenstående til ca. kr. 180.000,-, hvorfor dette beløb er indsat i byggeregnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen endeligt godkender tilskuddet fra dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte tilskud fra dispositionsfonden på kr. 180.000 til Femte Maj Plads (7501) 13 Fælleslokale Magnavej (7514) På organisationsbestyrelsesmødet d. 16. juni 2015 blev det besluttet, at Martin Skytte skulle indhente tilbud ved håndværkere (på ombygning af vaskeri/gl. ejendomskontor til nyt fælleslokale) på baggrund af tidligere udarbejdet tilbud af Martin Skytte. Samlet tilbud er vedlagt som bilag. På mødet gives orientering om møde mellem Svendborg Kommune og Martin Skytte vedr. ombygningen. Det indstilles, at bestyrelsen genoptager drøftelsen om ansøgningen fra Magnavej og træffer beslutning om evt. tilskud fra dispositionsfonden og/eller egen trækningsret. Bestyrelsen drøftede hvordan ansøgningen fra Magnavej skulle behandles. Ansøgningen fra Magnavej lyder på håndværkerudgifter ca. 265.000 kr. samt revision, domea.dk honorar, forsikring & byggeskadefond bidrag på ca. 15 t.kr., samlet ca. 280.000,- kr. Bestyrelsen besluttede, at søge egen trækningsret, hvor man kan forvente at få 2/3 af udgiften (ca. 190.000,- kr.). Resten den sidste 1/3 dækkes af BSB Svendborg dispositionsfond (ca. mellem 85.000,- & 110.000,- kr.) Hvis der mod forventning kommer uforudsete udgifter er konstellationen stadig 2/3 til egen trækningsret og 1/3 til BSB Svendborgs dispositionsfond. Martin Skytte laver og sender ansøgning til Landsbyggefonden (LBF). Der var et spørgsmål til, hvornår man søger egen trækningsret, og hvornår den kan tages i brug, og hvornår man søger dispositionsfonden. Klavs Hedelund forklarede, at egen trækningsret er penge, der er sparet op til LBF i byggerier, der er ældre end 1970, og her har BSB Svendborg indbetalt gennem årene, og derfor står der penge der kan bruges på renoveringer eller forbedringer. Martin orienterede om, at han har undersøgt forholdene omkring lovligheden i, at have et fællesrum uden et handicaptoilet, og det er fuldt lovligt. Bestyrelsen godkendte ovenstående økonomiske fordeling. Side 7 af 9

14 Frue Kirkestræde (7516) Vedlagt er avisartikel fra Fyns Amts Avis d. 26. juli 2015. Martin Skytte orienterede kort om den avisartikel der har været i avisen vedr. Frue Kirkestræde. Det er korrekt, at vinduer ikke kan åbnes til den side, der vender ind mod kirken. Da bygningen oprindeligt blev indkøbt og ansøgning om tilladelse til at bygge boliger, blev tilladelsen på ansøgning givet, på den betingelse at vinduer ikke kunne åbnes, således at det ikke kunne give nogen anledning til, at kirkens handlinger kunne blive forstyrret eller chikaneret. Brandmyndighederne er også blevet spurgt, og også her opfylder det alle krav. På alle fremtidige lejekontrakter er der lavet notat om, at vinduerne mod kirken ikke kan lukkes op. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15 Eventuelt Kirsten Schang ønskede, at få et punkt på næste mødes dagsorden vedr. kurser til bestyrelser, hvor udgiften til et kursus betales, er det den respektive afdeling, eller er det selskabet? Der er ikke i tidligere referater taget nogen beslutning herom. Kaj Iversen fra afdeling 7511, har forespurgt Martin Skytte, om håndværkerfradraget kan benyttes ved istandsættelse ved fraflytning? Martin Skytte har undersøgt sagen, og faktisk kommer der en artikel om emnet i det næste Domea.dk Magasin. Martin Skytte har orienteret Kaj Iversen pr. brev. Til orientering kan der ikke opnås håndværkerfradrag for istandsættelse, da lejer skal have fast bopæl, hvilket fraflytter ikke har de sidste 14 dage i bo perioden (denne tolkning kommer fra BL og Skat). Martin Skytte oplyste om godkendt ansøgning om tilskud til lærling Kristian Lehgaard Hansen der er ansat i afdeling 7502 og 7504. Efter et års ansættelse kan der søges et beløb på kr. 50.000. Beløbet vil blive bogført i de to afdelinger. Martin Skytte orienterede bestyrelsen om, at Svendborg Fjernvarme nedsætter deres aconto beløb til den enkelte forbruger blandt andet pga. bedre oliekontrakter for 3. rates betaling (010915-311215). Hvis Domea.dk skal gøre det samme, kræver det, at den enkelte lejer skal varsles med 6 uger. Det kan Domea.dk ikke nå, så vi gør ikke mere. Besparelsen vil fremkomme ved den årlige forbrugsopgørelse. Morten Byder spurgte til, om der findes en ansvars forsikring for bestyrelsesmedlemmer? Klavs Hedelund bekræftede, at det gør der. Martin Skytte orienterede om, at der arbejdes på projekt vinduer og døre i afdeling 7508 Hjerteparken. Side 8 af 9

Kirsten Schang ønskede at få et punkt med på dagsordenen til næste møde, hvor bestyrelsen skal blive enige om gavepolitik. Referat godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 13. oktober 2015 MSK/pp Side 9 af 9