Egebjerg Kommune Økonomiudvalg Referat Dato: Mandag den 05-maj-2003 Starttidspunkt for møde: Kl. 14.15 Sluttidspunkt for møde: Kl. 17.30 Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen 93.773-åben
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Indholdsfortegnelse Til efterretning - for åbne døre... 91 93. Til efterretning - Det Skæve Danmark... 91 Til behandling - for åbne døre... 92 94. Ansættelsessager - Økonomiudvalgets placering... 92 95. Det Skæve Danmark - Landsmøde... 93 96. Kursus - Den Kommunale Højskole... 93 97. Egebjerg Kommunes Årsberetning og regnskab 2002... 94 98. Skolestruktur 2003... 95 99. Anlægsregnskaber afsluttet i 2002 på Teknik- og Miljøudvalgets område.... 97 100. Anlægsregnskab 2002 - Ombygning og nyt fyr på Lunde kursuscenter... 97 101. Anlægsbevilling - Ansøgning om anlægsbevilling til realisering af del af trafiksikkerhedsplanen... 98 102. Ansøgning om anlægsbevilling til vandledning i Bøllemosen... 99 103. Anlægsbevilling - Ansøgning om tillæg til anlægsbevilling til renovering af eksisterende kloakledninger... 100 104. Udlejning af Rødmevej 1 A -B... 102 105. Sekretariatsbetjening af skatteankenævn... 103 106. Flagning på Kommunekontoret, Flagreglement... 104 107. Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter. 104 108. Daginstitutionsstruktur - Handleplan... 108 Til behandling - for lukkede døre... 109 109. Lukket sag: Personalesag... 109 110. Lukket sag: Personalesag... 109 111. Eventuelt... 109 112. Information til pressen... 109 Bilagsliste... 93.773-åben
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 91 Til efterretning - for åbne døre 93. Til efterretning - Det Skæve Danmark J.nr.: 00.01.A04 Sagsid.: 11204 Initialer: bip Åben sag Det Skæve Danmark fremsender referat fra Landsudvalgetsmøde i Skærbæk den 11. april 2003. (Bilag ligger i sagen dok. nr. 92.243) Til efterretning.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 92 Til behandling - for åbne døre 94. Ansættelsessager - Økonomiudvalgets placering J.nr.: 81.03. Sagsid.: 92159 Initialer: ssm Åben sag Liste T v/arne Ebsen anmoder af principielle grunde at drøfte, hvordan økonomiudvalget som kommunalbestyrelsens personaleudvalg fremover sikres den rolle, udvalget såvel formelt som reelt bør have ved ansættelser i ledende stillinger. Set i lyset af det uheldige forløb ved besættelsen af skolelederstillingerne ved V.Skerninge, Stenstrup og Kirkeby skole, forekommer det Arne Ebsen nødvendigt at præcisere: Borgmeteren repræsenterer i ansættelsesudvalget Økonomiudvalget. Det forekommer derfor naturligt og nødvendigt, at han rådfører sig med udvalgets medlemmer, når der kan opstå tvivlsspørgsmål i forbindelse med ansættelsen. Det er ikke godt nok, at sådanne spørgsmål alene drøftes i ansættelsesudvalget ud fra mindst 2 forhold: - Det enkelte ansættelsesudvalg kan sagtens have en særinteresse, der strider mod mere helhedsorienterede forhold i den kommunale ansættelsespolitik. - Det kan være svært for et ansættelsesudvalg uden den fornødne rådgivning at træffe vidtgående beslutninger. Det bør være et vilkår, at bestyrelserne sikres rygdækning, så der ikke efterfølgende kan opstå tvivl om validiteten af en ansættelse. Arne Ebsen påtaler samtidig, at det for ham at se har været meget vanskeligt at se sammenhængen i den ansættelsespolitik, der har været gældende hidtil for de ledende stillinger i folkeskolen. (Bilag ligger i sagen dok 92.160) Det besluttes, at borgmesteren giver Økonomiudvalget en orientering om status i forbindelse med udløbet af ansøgningsfristerne.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 93 95. Det Skæve Danmark - Landsmøde J.nr.: 00.01.A04 Sagsid.: 11204 Initialer: bip Åben sag Det Skæve Danmark indbyder medlemskommunerne til det årlige Landsmøde på Vissenbjerg Storkro, torsdag, den 22. maj 2003. Der kan deltage 3 personer pr. kommune. Deltagelse er gratis../. Indbydelse vedlagt dok. nr. 90845. Ingen deltagelse. 96. Kursus - Den Kommunale Højskole J.nr.:.I00 Sagsid.: 6729 Initialer: bip Åben sag Den Kommunale Højskole i Grenaa afholder i tiden 19.06. 21.06.03 konferencen Et Danmark i balance hvordan skaber vi balancen. Pris pr. deltager: 3.960,- kr../. Vedlagt: - Indbydelse dok. nr. 92.634 Ingen deltagelse.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 94 97. Egebjerg Kommunes Årsberetning og regnskab 2002 J.nr.: 00.01.K01 Sagsid.: 92230 Initialer: kis Åben sag Økonomiafdelingen indstiller Egebjerg Kommunes årsberetning og årsregnskab 2002 til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Kommunernes Revision har givet årsberetningen følgende påtegning og konklusion: Den udførte revision Vi har udført vor revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Egebjerg Kommunes revisionsregulativ. Revisionen er tilrettelagt efter danske revisionsstandarder og de særlige regler, som gælder for kommunal virksomhed med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Revisionen omfatter stikprøvevis undersøgelse af information, der understøtter de i årsregnskabet anførte beløb og oplysninger. Revisionen omfatter endvidere stillingtagen til den af ledelsen anvendte regnskabspraksis og til de væsentlige skøn, som ledelsen har udøvet, samt vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Det er vor opfattelse, at den udførte revision giver et tilstrækkeligt grundlag for vor konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til revisionsberetningen. Konklusion Det er vor opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2002 samt af resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2002 i overensstemmelse med den danske lovgivnings krav til regnskabsaflæggelsen../. Vedlagt: - Årsberetning og regnskab 2002 (er tidligere udleveret til samtlige kommunalbestyrelsesmedlemmer) Notat: Kirsten Sejersen deltager ved sagens behandling i Økonomiudvalget. Indstilles til godkendelse.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 95 98. Skolestruktur 2003 J.nr.: 01.00. Sagsid.: 68276 Initialer: elh Åben sag I budgetforliget 2003 blev det bestemt, at der skal udarbejdes en analyse af en ændret skolestruktur byggende på : 2 skoledistrikter, 2 skoleledelser og 2 skolebestyrelser. Som skitseret i budgetforliget skal der overordnet belyses fordele og ulemper ved en evt. ny skolestruktur i forhold til den eksisterende på følgende områder: 1. Muligheder og begrænsninger i pædagogikken 2. Muligheder og begrænsninger i samarbejdet med daginititutionsområdet 3. Konsekvenser for ledelsesstrukturen 4. Konsekvenser i koordineringen med andre samarbejdsområder eksempelvis: Bibliotek, musikskole, idrætsforeninger 5. Muligheder og begrænsninger inden for det teknisk/administrative område 6. Økonomiske konsekvenser. Udkastet til Skolestruktur Kommissorium har været til udtalelse i skolebestyrelserne og Hovedudvalget. Kommunaldirektør Søren Stensbo-Smidt deltager i mødet kl. 16.45 Nedenstående dokumenter ligger i sagen: - Skolestruktur - kommissorium (75371) - Kirkeby Skole (80154) - V.Skerninge skole (80232) - Stenstrup skole (80161) - Bymarkskolen (80155) - Hovedudvalget (80156) - Kirkeby skole- skolebestyrelsen (78553) - Svar til skolebestyrelsen på Kirkeby skole angående kommisorium (78694) Børne- og Kulturudvalgets beslutning den 14-01-2003 Kommissoriet blev med enkelte tilretninger godkendt. Med udgangspunkt i det godkendte kommissorium er der udarbejdet rapport. Søren Stensbo-Smidt og Preben Larsen er indbudt til mødet. Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den 08-04-2003 Fraværende: Orla Hansen Oversendes til næste møde.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 96 Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den 22-04-2003 Børne- og Kulturudvalget beklager, at den korte tidsfrist åbenbart har ført til, at hovedparten af forslagene kræver yderligere analysearbejde, der dog ikke ønskes foretaget af eksterne konsulenter på nuværende tidspunkt. Udvalget har følgende bemærkninger til Resumé af anbefalinger: De 4 skoledistrikter fastholdes. Ideen om børnecentre i kommunens 4 hjørner ønskes analyseret og vurderet inden stillingtagen til evt. oprettelse. Detajlplanlægning af børnecenter i Ollerup jfr. ovenstående. Der er ikke i Børne- og Kulturudvalget enighed om flytning af 7. klasserne til de store skoler. 10. klasseundervisning tilbydes ikke i Egebjerg Kommune. Enighed om gennemførelse af analyse for special-pædagogisk indsats. Enighed om at fortsætte Helhed og Sammenhæng. Enighed om at rullende skolestart vurderes. Enighed om at vurdere Kombibibliotek Enighed om at Teknisk-Service i Nord henholdsvis Syd fremlægger konkret forslag om samarbejde. Enighed om at Teknisk-Service i Nord og Syd fremlægger forslag til yderligere samarbejde med andre kommunale institutioner. Der var enighed om at ressourcetildelingssystemet evalueres og evt. revideres../. Vedlagt Bilag: - Skolestruktur styregruppens rapport april 2003 (89111) - Kommissorium fremsendes til udtalelse (76629) - Budget 2003 Budgetforlig (69212) - Skolestruktur Styregruppens kriterier for kvalitet (82394) - Fysisk struktur (84074) - Kirkeby Børnehave Følgegruppen daginstitutioner (90885) - Brev til styregruppen (90322) - Kirkeby/Bymarkskolens anbefaleringer til skolestrukturgruppens arbejde (90884) - Supplerende kommentarer fra Følgegruppen fra Kirkeby skole (90820) - Forbehold vedr. arbejdsgruppens notat vedr. strukturen i Egebjerg kommune. (91216) - Bemærkninger fra Stenstrup skole skolestruktur (91494) - Bemærkninger til Folkeskolen struktur fra Stenstrup skole 10.04.2003 (91495) Oversendes til 2. behandling.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 97 99. Anlægsregnskaber afsluttet i 2002 på Teknik- og Miljøudvalgets område. J.nr.: 00.01.S08 Sagsid.: 89140 Initialer: joh Åben sag På Teknik- og Miljøudvalgets område foreligger der anlægsregnskab for: Kloakering af Egebjerg/Rødme, Midtervej, Brunsvej, Knarrebjergvej, Gemalvej samt udbygning af sparebassin i Ulbølle Regnskabet udviser en mindreudgift på kr. 202.692 og en merindtægt på kr. 1.549.410. Mindreforbruget fremkommer ved at der ikke er opført 4 stk. oliefang. Merindtægten skyldes kloakering af Gemalvej. Anlæg af spildevandstrykledning fra Scan-Hide til Fåborg Kommunes kloaksystem i Vester Aaby. Regnskabet udviser en mindreudgift på kr. 134.429,00. Indstilling: Teknik- og Miljøafdelingen indstiller, at anlægsregnskaberne godkendes. Bilag: Regnskab for anlægsbevilling, Kloakering Egebjerg/Rødme m.m. (89134) Regnskab for anlægsbevilling, Afløb Scan-Hide (89135) Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26-03-2003 Indstilles. Oversendes til næste møde. 100. Anlægsregnskab 2002 - Ombygning og nyt fyr på Lunde kursuscenter J.nr.: 00.01.S08 Sagsid.: 49186 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender regnskab for anlægsbevilling på ombygning og nyt fyr på Lunde Kursuscenter.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 98 Regnskabet udviser en overskridelse på 62.785 hvilket skyldes, at der efter aftale med kriminalforsorgen er etablet gulvriste i køkkenet i stedet for almindelige gulvafløb for at lette rengøringsarbejdet. Hele anlægsprojektet er lånefinansiet, renter og afdrag på lånet betales af Kriminalforsorgen. Overskridelsen i forhold til det hjemtagene lån er afholdt af Kriminalforsorgen. Økonomiafdelingen indstiller regnskabet til godkendelse../. Vedlagt: - Skemaer regnskab for anlægsbevilling (dok 90981) - Oversendes til næste møde. 101. Anlægsbevilling - Ansøgning om anlægsbevilling til realisering af del af trafiksikkerhedsplanen J.nr.: 05.13.10.G01 Sagsid.: 28103 Initialer: joh Åben sag Teknik- og Miljøafdelingen ansøger om anlægsbevilling til realisering af en del af de trafikfremmende projekter der er prioriteret i planen for kr. 333.020. Bevillingen finansieres af beløb afsat i budget 2003, stednr. 222015 Rådighedsbeløb trafikforbedring og stednr.222040 Trafiksanering Bevillingen foreslås anvendt på de projekter der i planen forventes udført i perioden 2000 2004. og en ombygning af Langegyde i tilknytning til amtets trafiksanering af Fåborgvej. Den del af Langegyde der skal ombygges er strækningen fra Fåborgvej til V. Stationsvej Enkelte af projekterne er udført. Det drejer sig om projekt 38, 49, 34,69 og 71. Projekt nr. 20 og 19 ( Lukning af Grønnegade ved Vibevej ) skønnes at ville give beboerne i den del af Grønnegade så store gener, at projektet foreslås henlagt.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 99 Indstilling: Teknik- og Miljøafdelingen indstiller at der meddeles den ansøgte anlægsbevilling på kr. 203.400 til realisering af trafiksikkerhedsplanen../. Anlægsbevilling Trafikforbedringer 222015 (85544). Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26-02-2003 Oversendes til anden behandling og sikkerhedsplanen uddeles til udvalgets medlemmer. Bilag: Anlægsbevillingsskema Trafiksanering (89086) Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26-03-2003 Teknik- og Miljøudvalget indstiller, at der frigives anlægsbevilling på 333.020 kr. der finansieres af rådighedsbeløb sted nr. 222015 og 222040. Prioriteringsrække følgen i Trafiksikkerhedsplanen til og med nr. 15, projektnr. 34 Filippavej følges. Projektnr. 29 og 13 udgår. Restbeløbet ca. 210.000 kr. anvendes til etablering af cykelsti langs Industrivej, primært krydset Skerningegårdsvej/Industrivej. Oversendes til næste møde. 102. Ansøgning om anlægsbevilling til vandledning i Bøllemosen J.nr.: 13.02.10.P20 Sagsid.: 88651 Initialer: joh Åben sag Teknik- og Miljøafdelingen ansøger om anlægsbevilling på kr. 813.804 til anlæg af vandledning i Bøllemosen og Høje Dong. Ansøgningen finansieres af kr. 778.760 afsat under stednr. 104092 Vandforsyning Bøllemosen med tillæg af kr. 35.044 Rådighedsbeløb til byggestyring Med denne bevilling er det muligt at vandforsyne den resterende del af området øst for rute 9.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 100 Indstilling: Teknik- og Miljøafdelingen indstiller at der meddeles den ansøgte anlægsbevilling på kr. 813.804 til anlæg af vandledning i Bøllemosen og Høje Dong. Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26-03-2003 Indstilles../. Vedlagt: - Bevillingsskema dok. 92.699 Oversendes til næste møde. 103. Anlægsbevilling - Ansøgning om tillæg til anlægsbevilling til renovering af eksisterende kloakledninger J.nr.: 06.01.25.P20 Sagsid.: 88675 Initialer: joh Åben sag Teknik- og Miljøafdelingen ansøger om tillæg til anlæsbevilling til renovering af eksisterende kloakledninger på kr. 587.843. Bevillingen finansieres af kr. 562.530 afsat i budget 2003 stednr. 141002 Rådighedsbeløb til renovering af eksisterende kloakledninger med tillæg af kr. 23.313 stednr. 141013 Rådighedsbeløb til byggestyring Kommunalbestyrelsen bevilgede i møde den 18. september 2002 til renovering af kloakledninger ( Grønnegade ) 2.207.020 kr. Forbruget til renovering af kloakken i Grønnegade forventes at blive 1.287.161 kr. Restbevillingen 919.859 kr. Nu bevilling Samlet rådighedsbeløb 578.843 kr. 1.507.702 kr. Rådighedsbeløbet foreslås anvendt på følgende projekter:
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 101 Langemarken Udskiftning af 140 m hovedledning i Langemarken. Den ekst. ledning stopper jævnligt og skal spules for at fungerer. Pris 220.077 kr. Gemalvej Kloakken i den ekst. del af Gemalvej fra Assensvej til Gemalvej 9 er i dårlig stand. Kloakken bliver en del af den fremtidige kloak der skal afvande Dongs Højrup. Dette sammenholdt med at vejen trænger til en ny belægning er begrundelsen for af få renoveret kloakken på nuværende tidspunkt. Pris 486.426 kr. Stationsvej I forbindelse med at vandledningen på Stationsvej skal udskiftes har vi undersøgt kloakledningen med tilhørende stik og fundet at det er nødvendigt, at foretage reparationer en hel del steder. Ideen er at vi kun skal grave i Stationsvej en gang. Pris 299.079 kr. Nørremarksvej Kloakering af Egebo og Nørremarksvej 23 og 24, jfr. sag nr. 33 på udvalgets møde den 26. februar 2003. Pris 221.205 kr. Restbeløb anvendes til reparationer på det eksisterende kloakanlæg. Pris Samlet anlæg 280.914 kr. 1.507.702 kr. Indstilling: Teknik- og Miljøafdelingen indstiller at der meddeles den ansøgte anlægsbevilling på kr. 1.507.702 til gennemførelse af ovennævnte projekter. Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26-03-2003 Indstilles../. Vedlagt: - Bevillingsskemaer dok. nr. 93.091 Oversendes til næste møde.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 102 104. Udlejning af Rødmevej 1 A -B J.nr.: 82.16.05.Ø54 Sagsid.: 92660 Initialer: ers Åben sag Teknik & Miljøudvalget har på mødet den 23. april behandlet en ansøgning om etablering af en friskole i ejendommen, Gemalvej 17 i Kirkeby. Ejendommen er en landbrugsejendom, og det var planen at stuehuset og en del af udhusbygningerne skulle indrettes til skole. Resten af driftsbygningerne skulle fortsat anvendes til landbrugsdrift. Ejendommen ejes af Kim Jørgensen, Nørregårdsvej 25 og drives sammen med hans ejendom her. Teknik & Miljøudvalget afslog en zonetilladelse med henvisning til at en del af ejendommen måske skulle indgå i et erhvervsområde. Der er tale om det område vi har foreslået til udvidelse af erhvervsområdet ved Smedegårdsvej ved den kommende revision af Kommuneplanen. Det er kun en mindre del af ejendommen der skal indgå og bygningerne er ikke omfattet, men udvalget har ment at det er uhensigtsmæssigt at etablere en skole ved et kommende erhvervsområde. Med i overvejelserne har også spillet ind at Nørregårdsvej og Gemalvej ikke er egnet til skolevej med placering af en stor virksomhed som Teglværksgården A/S. Det er her LMglasfiber har til huse, og selv om de flytter skulle der gerne komme en anden virksomhed. Efter samtale med ansøger har Teknik- og Miljøafdelingen foreslået at de kan overtage Reginahaven når den bliver overflødig, og det er de interesseret i. De har dog travlt da de planlægger at starte efter sommerferien 2003. Som alternativ har Teknik- og Miljøafdelingen foreslået Rødmevej 1 A B, IAU-huset. Også dette er de interesseret i, men på lidt længere sigt er det ikke stort nok. Derfor vil de gerne leje med forkøbsret eller se på Reginahaven senere hvis det går godt med skolen. Teknik- og Miljøafdelingen har vurderet en årlig leje til 95.000 kr., og det kan næsten dække de årlige renter og afdrag på det lån der blev optaget i forbindelse med oprettelse af IAUhuset. Lånet løber i endnu 3 år. Med en leje som anslået vil der være nogle driftsudgifter der hviler på udlejer så der vil være et underskud på ca. 10.000 kr. pr. år. Yderligere skal det tages i betragtning at der vil mangle en forventet salgsindtægt på 730.000 kr. Der er regnet med indfrielse af lånet på 446.000 kr. så netto vil der være et likviditetsunderskud på knap 300.000 kr. Det skal oplyses at Børne- og Kulturudvalget i forbindelse med behandlingen i Teknik & Miljøudvalget om tilladelse til indretning af en skole på Gemalvej blev hørt. Børne- og Kulturudvalget har ikke kompetence til at afgøre om der kan oprettes en friskole, men et udsagn herfra kunne uden at bruges som et argument indgå i overvejelserne. Børne- og Kulturudvalget mener ikke Egebjerg Kommune skal arbejde for flere friskoler på grund af de økonomiske konsekvenser. Indstilling: Friskolen Skolen i det Sydfynske tilbydes en leje på 3 år for Rødmevej 1 A B for et årligt lejebeløb på 95.000 kr.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 103 Det skal være en betingelse at vi som udlejer kun vil foretage de mest nødvendige udgifter til udvendig vedligeholdelse, forsikringer mm., og skolen selv skal afholde udgifter til forbrug. Nettolejen vil udgøre ca. 80.000 kr. Som begrundelse for at Teknik- og Miljøafdelingen ikke følger Børne- og Kulturudvalgets anbefaling skal lægges til grund at Egebjerg Kommune vil få svært ved at sælge de bygninger der er planlagt afhændet uden det på en eller anden måde vil give kommunale udgifter. Her tænkes på boligtilskud mm. hvis der oprettes lejligheder. Oversendes til næste møde. 105. Sekretariatsbetjening af skatteankenævn J.nr.:. Sagsid.: 91097 Initialer: and Åben sag Folketinget har stillet forslag om at sekretariatsbetjeningen af skatteankenævn overgår til staten, men at opgaven tilbydes kommunerne på kontrakt under forudsætning af at der højest etableres et sekretariat pr. amt. Kommuneforeningen i Fyns amt beder Egebjerg Kommune om at oplyse om vi byder ind på opgaven. Skattechefen anbefaler, at Egebjerg Kommune ikke byder på opgaven. Som lille kommune vurderes det vanskeligt at tiltrække 12-13 skatterevisorer. Det kræves desuden, at der skal etableres organisatorisk adskilt afdeling fra skatteafdelingen og at sekretariatsbetjeningen skal udføres i et fagligt miljø, der sikrer kvaliteten i arbejdet. Et miljø vi ikke har i dag og som formentlig kun findes i større kommuner. Oversendes til næste møde.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 104 106. Flagning på Kommunekontoret, Flagreglement J.nr.: 82.07.G00 Sagsid.: 86655 Initialer: ers Åben sag Sandsynligvis fra Egebjerg Kommune blev skabt var der regler om flagning på de kommunale bygninger. Reglerne var fastlagt i et Flagregulativ. I 1989 godkendte Økonomiudvalget på baggrund af en henvendelse fra skolerne at flagreglementet kun skal være vejledende. Af beslutningen fremgår ikke at det kun skal være vejledende for skolerne, men heller ikke at det skal være vejledende for alle institutioner herunder Kommunekontoret. I forbindelse med besparelse på Kommunekontorets drift hvor pedelstillingen skæres ned til en ½ stilling er vi ved at fastlægge hvilke opgaver der skal udføres, hvor der skal lægges et andet niveau og hvilke opgaver der skal udgå. Flagning uden for normal arbejdstid giver efter overenskomsten 80 timer pr. år, og det svarer til næsten 10 % af den normering der bliver til pedelarbejde. Hvis flagreglementet kun er vejledende også for Kommunekontoret kan vi spare disse 80 timer. Konsekvensen vil være at der ikke flages på fridage. Det drejer sig om nytår, de kirkelige helligdage og kongehusets fødselsdage samt grundlovsdag når disse falder på fridage. Yderligere vil flaget blive taget ned på hverdage ved normal arbejdstids ophør og ikke ved solnedgang. Indstilling: Flagreglementet er vejledende og Kommunekontoret kan ophøre med flagning på helligdage og ud over normal arbejdstid. Oversendes til næste møde. 107. Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter J.nr.: 82466 Sagsid.: 82657 Initialer: ssm Åben sag Økonomiudvalget godkendte den 01.03.01 en skabelon for de administrative driftskontrakter, der skal indgås i kommunen. Under drøftelserne var man opmærksom på, at driftskon-
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 105 trakterne skulle udvikles løbende i takt med indhøstede erfaringer. Der er nu gået så tilpas lang tid, at nye kontrakter får karakter af 2. generationskontrakter. Hovedsigtet med kontraktstyringen er imidlertid uforandret: Kontrakterne skal afspejle de forventninger og krav, som kontraktsparterne har til hinanden. Kontraktsparterne er: Den ansvarlige leder, det pågældende fagudvalg, borgmester og direktion. Disse parter er forpligtet af kontraktsindholdet gennem deres underskrift. Underliggende disse kontrakter eksisterer virksomhedsplanerne, som ser tilbage og frem: Tilbage, idet virksomhedsplanerne evaluerer det forgangne års drift hvad levede man op til, hvad blev ikke realiseret, hvad gør man så? Frem, idet planerne beskriver den måde, virksomheden i hverdagen skal drives det kommende år. Hvor kontrakter er forpligtende for de underskrivende parter, er virksomhedsplanerne den pågældende virksomheds egen ejendom. Derfor sendes virksomhedsplaner kun frem til orientering for fagudvalg og direktion. Kontrakterne angiver de ledelsesvilkår, som er gældende på det pågældende område fx kommunens ledelsespolitik samt i skemaform ansvar og kompetence på visse væsentlige områder. Samtidig skal kontrakterne gerne afspejle en balance mellem på den ene side service- og kvalitetskrav og på den anden side den pågældende leders budget. Det er derfor naturligt, at der politisk forholdes til det kvalitetsniveau, som det bevilgede budget levner mulighed for. De hidtil indgåede kontrakter er meget upræcise med hensyn til servicemålene men præcise med hensyn til budgettet, der jo følger de årlige budgetvedtagelser. Dette skaber dels en risiko for ubalance mellem servicemål og midler (budget) dels en politisk uklarhed over den service, der rent faktisk leveres over for borgerne. Det er dette (mis)forhold, der søges rettet op på gennem de såkaldte 2. generationskontrakter. Vi står her i et dilemma, hvor flere hensyn skal vejes op mod hinanden: Vi ønsker ikke, at driftskontrakterne skal genforhandles i tide og utide heller ikke pr. automatik hver år, når det ny budget indgås. Vi ønsker heller ikke, at kontrakterne indeholder en detajlstyring, der modvirker hele idéen med lønsumsstyring, som er følgende: Du skal levere den og den service og du får dette budget. Hvordan du løser denne opgave, blander vi (politikere og direktion) os principielt ikke i. Vi ønsker, at det bliver klart ikke mindst for fagudvalg og kommunalbestyrelse hvilken service, der kan fås for det bevilgede budget. Vi ønsker et sikkert styringsværktøj for de implicerede i et driftsområde fx i forbindelse med løbende budgetopfølgning.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 106 Den enkelte leder skal ikke stilles til ansvar for ikke at kunne levere den ønskede service til halv pris (dvs., med et for skrabet budget). Spørgsmålet er herefter, hvor eventuelt specifikke krav til service og budgetstyring skal indskrives: Skrives de ind i selve kontrakten, får kommunens driftskontrakter et tilfældighedernes præg: Det vil nemlig bero på tilfældigheder, om der på et eller andet område er udmeldt specifikke krav nogle kontrakter ville indeholde sådanne, andre ikke. Skrives de ind i kontrakten, skulle denne genforhandles så snart, de pågældende specifikke krav ikke mere er gældende. Skrives de ind i virksomhedsplanen, skal den for at være forpligtende for alle parter godkendes. Planen ville således miste den værdi, den har i dag, hvor den enkelte virksomhed (fx en skole) reelt føler ejerskab til virksomhedsplanen. Planen ville ændre karakter og blive til en udvidet kontrakt. Skrives de derimod ind i et tillæg/bilag til kontrakten, opnår man den ønskede flexibilitet: Tillægget/bilaget kan ændres når som helst, uden at selve kontrakten skal tages op til revision. Det bemærkes, at kommunens driftskontrakter efter direktionens opfattelse over tid nødvendigvis vil udvikle sig forskelligt, simpelt hen fordi de afspejler forskellige driftsvilkår for de enkelte virksomheder. Endvidere vil behovet for og ønsket om at stille specifikke krav til den enkelte virksomhed også være forskellige. Disse forskelligheder gør mindst skade for hele kontraktsprincippet ved, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten. På baggrund af ovenstående indstiller direktionen, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten../. Tidligere udleveret: - Skabelon for de administrative driftskontrakter godkendt i Øk.udv. 01.03.01 dok.nr. 13.732. Økonomiudvalgs beslutning den 06-02-2003 Oversendes til ekstraordinært møde den 12.02.2003 kl. 16.30. Økonomiudvalgs beslutning den 12-02-2003 Det er et krav, at der udarbejdes en præcis handleplan, som godkendes af kontraktparterne: Afdelingslederen, fagudvalget, direktionen, borgmesteren. I forbindelse med fremtidige kontraktforhandlinger indskrives som standardvilkår, at der udarbejdes handleplaner til opfølgning af budgetbeslutninger og at disse handleplaner godkendes som oven for angivet.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 107 Administrativ håndtering af Økonomiudvalgets beslutning den 12.2.2003: Den senere tids drøftelser vedr. udarbejdelse og godkendelse af handleplan på social- og arbejdsmarkedsområdet synes at vise, at der kan være nogen usikkerhed med hensyn til, hvem der godkender hvad i en handleplan. Endvidere og i fortsættelse af drøftelserne i udvalget den 12.2.2003 bør der udarbejdes nogle praktiske retningslinier på området. På baggrund heraf har direktionen udarbejdet notat af 25.2.2003 (dok 86029) vedr. handleplaner. Afsnit 1 omhandler bla. nytten ved at udarbejde handleplaner. Afsnit 2 indeholder en praktisk fortolkning af udvalgets beslutning den 12.2.2003 Afsnit 3 beskriver, hvem der politisk og administrativt godkender hvad i en handleplan Afsnit 4 omtaler kort lederens forpligtelser. Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender notat af 25.2.2003 som administrativt værktøj. (Notat vedr. Handleplaner dok. nr. 86.029 ) Økonomiudvalgets beslutning den 06-03-2003 Godkendt med enkelte redaktionelle rettelser../. Vedlagt: - Notat vedr Handleplaner - tilrettet i h.t. Økonomiudvalgets beslutning dok. nr. 86.029. Notat: Kommunalbestyrelsesmedlem Niels Bo Lauridsen har ønsket sagen sendt til Kommunalbestyrelsen - møde 19.03.03. Stl. 11. Kommunalbestyrelsens beslutning den 19-03-2003 Sagen tilbagesendes Økonomiudvalget. Notat: Kommunaldirektøren eftersender notat../. Vedlagt: Kommunaldirektørens notat af 02.05.2003 vedr. godkendelse af handleplaner. Kommunaldirektørens notat tages til efterretning. Notatet vedlægges sagen i forbindelse med oversendelse til Kommunalbestyrelsen.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 108 108. Daginstitutionsstruktur - Handleplan J.nr.: 16.05. Sagsid.: 71257 Initialer: ssm Åben sag Styregruppen vedr. daginstitutionsstrukturen har udarbejdet en handleplan i forbindelse med den administrative implementering af daginstitutionsstruktur - Handleplanen revideres løbende. Handleplanen udsendes til alle institutioner med henblik på at give den fornødne information. Børne- og Kulturudvalg samt Økonomiudvalg vil tillige blive orienteret løbende../. Vedlagt: - Handleplan Administrativ implementering af daginstitutionsstruktur dok 90.205. Oversendes til næste møde.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 109 109. Lukket sag: Personalesag Til behandling - for lukkede døre 110. Lukket sag: Personalesag 111. Eventuelt. J.nr.:. Sagsid.: 74330 Initialer: bip Åben sag Intet. 112. Information til pressen. J.nr.:. Sagsid.: 16181 Initialer: bip Åben sag Alle undtagen de lukkede punkter.
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side 110
Økonomiudvalg, mandag den 05-maj-2003 Side i