Strukturudvalget Dagsorden med vedtagelser Møde nr.: 1 Mødested: Mødelokale 4, Birkerød Rådhus Mødedato: Mandag den 23. januar 2006 Mødetidspunkt: Kl. 13.30-16.30 Bemærkninger: Medlemmer: Fraværende: Daniel E. Hansen (DEH), Jørgen Peter Bærentsen (JPB), Anne-Marie Wivel (AMW), Henning Straarup (HS), Birgit Tystrup (BT), Jette Ebro (JE), Court Møller (CM), Christian Kjær (CK) og Erik Slot Jensen (ESJ) Fra forvaltningen: Tommy Poulsen, Jean Rygaard og Rasmus Clausen Fastlagte møder: Mandag den 20. februar 2006, kl. 13.30 Mandag den 20. marts 2006, kl. 13.30 Mandag den 24. april 2006, kl. 13.30 Mandag den 15. maj 2006, kl. 13.30 Mandag den 6. juni 2006, kl. 13.30 Mandag den 14. august 2006, kl. 13.30 Mandag den 4. september 2006, kl. 13.30 Mandag den 25. september 2006, kl. 13.30 Mandag den 30. oktober 2006, kl. 13.30 Mandag den 27. november 2006, kl. 13.30
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Meddelelser...1 2. Gennemgang af Strukturudvalgets opgaver og arbejdsplan i 2006...2 3. Valg og prioritering af IT-systemer...4 4. Konfirmering af valg af aftale om datakonvertering...6 5. Konfirmering af valg af strategisk samarbejdspartner...8
Side: 1 1. Meddelelser Struktur 23.01.2006 1 Jnr SLS RC ÅBEN SAG ingen.
Side: 2 2. Gennemgang af Strukturudvalgets opgaver og arbejdsplan i 2006 Struktur 23.01.2006 2 Jnr SLS RC ÅBEN SAG Sammenlægningsudvalget besluttede på sit møde den 09.01.2006 at nedsætte et økonomiudvalg og tre underudvalg deriblandt Strukturudvalget. Det indgik i beslutningsgrundlaget, at - underudvalgene som udgangspunkt afholder møde en gang om måneden, jf. Sammenlægningsudvalgets møde- og beslutningskalender for 2006, og at underudvalgene kan afholde ekstraordinære møder efter behov. - det enkelte underudvalg sekretariatsbetjenes af Sammenlægningssekretariatet repræsenteret ved en koordinerende direktør og en udvalgskonsulent. Underudvalgene kan via Sammenlægningssekretariatet indkalde forvaltningsmæssig eller ekstern bistand efter behov. - alle sager, hvor der skal træffes beslutning, skal forelægges Sammenlægningsudvalget, idet underudvalgene foretager indstilling til Sammenlægningsudvalget gennem Økonomiudvalget. - underudvalgenes beslutninger under møderne indføres i beslutningsprotokollen af det pågældende underudvalgs sekretær, idet udvalgsformanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. - forretningsordenen for Sammenlægningsudvalget, 14, stk. 2 og 3, også gælder for underudvalgene. Der er fastlagt en opgavefordeling mellem de tre underudvalg, hvor Strukturudvalget forbereder sager om struktur og organisation, om overtagelse af amtsopgaver, om nedsættelse af diverse råd, om eksterne relationer og om anvendelse af ejendomme, lokaler og IT. Som eksempel på sager, der forberedes i Strukturudvalget kan nævnes: Overtagelse af amtslige opgaver, herunder overtagelse af sociale institutioner Nedsættelse af Beskæftigelsesråd, Handicapråd, m.v. Antallet af og kapaciteten på enkeltinstitutioner på serviceområderne Afklaring af snitfladerne mellem institutioner på serviceområderne Afklaring af relationerne til Vestforbrænding og Nordforbrænding Principper for udbud og udarbejdelse af udbudsplan Større kontrakter i forhold til selvejende institutioner m.v. samt service- og kvalitetskontrakter vurderes i forhold til udbudsplanlægning Udarbejdelse af en ejendoms- og lokaleanvendelsesplan Samordning af Beredskabet Samordning af Uddannelses- og Ungdomsvejledningen Organisering af arkiv- og museumsvæsenet i Rudersdal Kommune
Side: 3 Der er udarbejdet en beslutningskalender for Sammenlægningsudvalgets opgaver i 2006. Beslutningskalenderen er udarbejdet på grundlag af de status- og forslagsrapporter, der er udarbejdet af projektgrupperne i 2005 samt KL s oplæg til en generel beslutningskalender. Der er tale om et planlægningsværktøj for det politiske arbejde i 2006, som vil blive løbende justeret og opdateret i løbet af året../. Den del af beslutningskalenderen, der vedrører Strukturudvalget er vedlagt. Udvalgsformanden og den koordinerende direktør vil på mødet gennemgå udvalgets opgaver og arbejdsform, hvorefter udvalget får lejlighed til at drøfte såvel arbejdsform som opgaver og herunder det foreliggende forslag til beslutningskalender. Kommunaldirektøren foreslår, 1) at præsentationen af udvalgets opgaver og arbejdsform drøftes og tages til efterretning, og 2) at beslutningskalenderen godkendes som foreløbigt grundlag for planlægning af Strukturudvalgets virke i 2006. STRUKTURUDVALGET drøftede og tog udvalgets opgaver og arbejdsform til efterretning, og besluttede ad 2) at godkende beslutningskalenderen som foreløbigt grundlag for strukturudvalgets virke i 2006, herunder at anbefale gennemførsel af fælles oplæg som anført i beslutningskalenderen.
Side: 4 3. Valg og prioritering af IT-systemer Struktur 23.01.2006 4 Jnr IT JFR ÅBEN SAG Som et led i sammenlægningen af Birkerød og Søllerød Kommuner, skal der foretages en harmonisering og sammenlægning af IT-systemerne. Denne opgave varetages af Rudersdal IT i nært samarbejde med fagpersonel fra områderne i kommunerne. De samlede budgetovervejelser for Rudersdal IT vil blive fremlagt på Strukturudvalgets møde den 20.02.2006. Første opgave i forbindelse med harmonisering og sammenlægning af ITsystemer har været at vælge IT-systemer til Rudersdal Kommune i særdeleshed i tilfælde, hvor Birkerød og Søllerød anvender forskellige systemer. En række arbejdsgrupper assisteret af Rudersdal IT og KMD har i efteråret 2005 udarbejdet handleplaner for IT-harmoniseringen, herunder valg af IT-systemer. Den administrative styregruppe godkendte på sit møde den 21.12.2005 Rudersdal IT s indstilling til valg af IT-systemer. Indstilling om valg af ESDH-system blev godkendt den 22.09.2005. Arbejdet i arbejdsgrupperne har som udgangspunkt været koncentreret om KMDsystemer, men af hensyn til en rationel udnyttelse af mødetiden, har grupperne endvidere behandlet visse tredjepartsystemer. Overordnet indstillede arbejdsgrupperne nedenstående, der er prioriteret efter systemernes væsentlighed for sammenlægningsprocessen. KMD systemer. Størsteparten af de kritiske IT-systemer, det vil sige systemer der er nødvendige for at Rudersdal Kommune kan fungere fra 01.01.2007, leveres i begge kommuner i dag af KMD. Der har ikke været faglige begrundelser for at ændre ved dette, hvorfor de fleste systemer vil fortsætte i Rudersdal Kommune. Derfor drejer harmoniseringen sig primært om datakonvertering i 2006 samt om tilpasning af moduler indenfor de enkelte systemer. Af væsentlige, kritiske systemer er valgt: o KMD Opus (Løn & Personale) o KMD ØS (Økonomi) o KMD Udbetaling o KMD Debitor (Debitor) o KMD Aktiv (Beskæftigelse) o KMD S&A (Sags og advis system) o KMD Børn og voksne o KMD Sag o KMD Institution ESDH. Som fælles ESDH-system for Rudersdal Kommune er valgt Acadre fra Traen. Acadre anvendes i dag af Søllerød Kommune. Implementeringen fore-
Side: 5 tages af en projektleder fra Rudersdal IT i samarbejde med ESDH-ansvarlige i Birkerød og Søllerød kommuner. Essentia. For at sikre tilstrækkelig ledelsesmæssig information og statistik, har flere af arbejdsgrupperne indstillet tilslutning til KMD s ledelsesinformationssystem, Essentia. Søllerød Kommune indgår allerede i et strategisk partnerskab med KMD på dette område, hvorfor disse aftaler overføres til partnerskabets regi. Borgerserviceløsninger på hjemmeside. Med baggrund i rapporten En fælles fremtid, har flere arbejdsgrupper valgt at følge en offensiv borgerservicestrategi med en udstrakt anvendelse af internetbaserede selvbetjeningsløsninger. Det endelige valg af sådanne løsninger er imidlertid overført til et særskilt projekt omhandlende ny hjemmeside for Rudersdal Kommune, der afventer fastlæggelse af serviceniveau. Tredjepartsløsninger. En række tredjepartsløsninger er indstillet, men endnu ikke endeligt valgt. Der udarbejdes en business case for hver af disse, og valget indstilles efterfølgende. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at beslutningen om valg af IT-systemer tages til efterretning. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt.
Side: 6 4. Konfirmering af valg af aftale om datakonvertering Struktur 23.01.2006 4 Jnr IT JFR ÅBEN SAG Den politiske styregruppe besluttede den 26.04.2005, at indstille til Byråd og Kommunalbestyrelsen, at IT-indsatsen skal igangsættes hurtigst muligt, herunder en altafgørende igangsættelse af harmonisering og konvertering af data vedrørende KMD-fagsystemer samt etablering af en fiber forbindelse mellem Søllerød og Birkerød kommuners rådhuse. KMD-konverteringsaftale Birkerød og Søllerød Kommuner har til sammen over 300 IT-systemer, hvoraf hovedparten er KMD-fagsystemer. For at sikre, at disse systemer skal fungere og være driftsklare fra 1. januar 2007, er opgaven med henblik på at harmonisere og konvertere data iværksat. Søllerød og Birkerød kommuner underskrev den 31.05.2005 på baggrund af Byrådets og Kommunalbestyrelsens godkendelser en konverteringsaftale med KMD om anskaffelse af reformmodeller. Reformmodellerne anvendes ved harmonisering og konvertering af Søllerød og Birkerøds KMD-fagsystemer. Hver reformmodel omfatter et bestemt fagområde; f.eks. økonomi, personale, debitor, institutioner osv. På enkelte områder anvender hverken Birkerød eller Søllerød KMD-systemer, og der vil derfor ikke være behov for at anskaffe reformmodeller hos KMD for disse systemer. Det skal dog påpeges, at det er nødvendigt at gennemgå en tilsvarende proces for at sikre harmonisering og konvertering af disse løsninger. Aftalen med KMD, er således den første, men den vigtigste, fase af IT-sammenlægnings projekterne. De enkelte faser består af: - KMD-konvertering (aftalen indgået) - Konvertering af øvrige IT-systemer (ikke KMD), skolesystem. ESDH, omsorgssystem etc. - IT-infrastruktur (administration og styresystem, kontorsystemer m.fl.). Konverteringsaftalen bygger på KMD s standardkontraktmodel for konverteringsaftaler i forbindelse med kommunesammenlægninger. Priser og kontraktvilkår har således ikke været til diskussion, kun antallet af indgåede reformmodeller. Prisniveauet for Birkerød og Søllerød kommuner ligger dog i den nedre kvartil med en pris på 200 kr. pr. indbygger, hvilket dels er lavere end det oprindelige estimat anført i En fælles fremtid, dels lavere end KMD s første bud (219 kr. pr. indbygger). Den samlede aftalesum for den fremsendte KMD-konverteringsaftale er på 10.827.000 kr., som er finansieret og frigivet af Kommunalbestyrelsen i Søllerød hhv. Byrådet i Birkerød efter nedenstående fordeling:
Side: 7 Betalingsplan for KMD-konverteringsaftalen. Aktivitet År Kr. Birkerød Søllerød 25 % af aftalesummen 2005 2.706.750 1.102.750 1.604.000 40 % af aftalesummen 2006 4.330.800 1.764.400 2.566.400 Rudersdal 35 % af aftalesummen 2007 3.789.450 Total 10.827.000 2.867.150 4.170.400 Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at valg og indgåelse af aftalen omkring dataharmonisering og konvertering af KMD-fagsystemer tages til efterretning. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt, idet Strukturudvalget opfatter sagen som et kerneområde i sammenlægningsprocessen.
Side: 8 5. Konfirmering af valg af strategisk samarbejdspartner Struktur 23.01.2006 5 Jnr IT JFR ÅBEN SAG Formålet med et strategisk partnerskab er at skabe en kommune, der er førende i digital forvaltning, således at der skabes et teknologisk grundlag for at udvikle den bedst mulige borgerservice og en effektiv administration. Den politiske styregruppe godkendte på sit møde den 24.05.2005 en anmodning fra den administrative styregruppe vedr. bemyndigelse til indgåelse af aftale om strategisk partnerskab med Microsoft. Denne aftale er herefter indgået. IT-integrationen af Søllerød og Birkerød Kommune er en ressourcekrævende proces, der vil kræve en stor indsats af Rudersdal IT. Et strategisk partnerskab med Microsoft vil være fordelagtigt for Rudersdal Kommune fordi: Et strategisk partnerskab med Microsoft vil understøtte udviklingen af brugervenlige kommunale IT-systemer, der muliggør en udvidet servicering af borgerne gennem selvbetjeningsløsninger. Et strategisk partnerskab vil lette fusionsprocessen og integrationen af de nuværende to kommuners IT-systemer. Gennem to samtidige processer udarbejdes i dialog med Sammenlægningsudvalget en IT-vision og en ITstrategi for Rudersdal Kommune samtidig med, at der foretages en kortlægning af kommunernes nuværende IT-infrastruktur og IT-arkitektur. Et partnerskab med Microsoft er organiseret som et åbent samarbejde; dvs. at aftalen ikke indebærer, at Rudersdal Kommune ikke kan eller må vælge løsninger, der ikke er baseret på Microsofts teknologi. Det strategiske partnerskab giver mulighed for nye løsninger med nye leverandører, men forhindrer ikke kommunen i at fortsætte med eksisterende systemer eller udvikle nye løsninger med udgangspunkt i disse. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at valget af strategisk samarbejdspartner godkendes. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt.