Annoncering Udbud af Springgrave og idræts inventar: CAMPUS VEJLE VUC Vejle Boulevarden 48 7100 Vejle 31. marts 2014
1. Indledning... 2 1.1 Udbuddets omfang... 2 2. Udbudsbetingelser... 3 2.1 Udbudsform... 3 2.2 Tilbud og tilbudsfrist... 3 2.3 Åbning af de indkomne tilbud... 3 2.4 Vedståelsesfrist... 3 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 3 2.6 Besigtigelse af idrætshallen... 4 2.7 Ejendomsret... 4 2.8 Forventet tidsplan... 4 2.9 Alternative ydelser... 4 2.10 Tilbudsgivers forbehold... 4 2.11 Præsentation af det tilbudte udstyr... 5 2.12 Kriterier for valg af leverandør... 5 2.13 Udvælgelseskriterier og dokumentation... 5 2.14 Underretning om tildeling... 6 2.15 Fakturering... 6 3. Kravspecifikation... 7 4. Tildelingskriterium og evalueringskrav... 10 5. Tilbudsdisposition... 11 Bilag 1 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... 12 Bilag 2 Øvrige dokumenter... 133 1
1. Indledning De inviteres hermed til at afgive tilbud på projektering, levering og montering af springrave og øvrigt udstyr til idrætshallen ved nyt byggeri for ordregiver på Boulevarden 48 i Vejle. Ordregiver har annonceret udbuddet på udbud.dk. Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakten er underskrevet af begge parter. 1.1 Udbuddets omfang Levering og montering af følgende udstyr: 1. Springgravsmadras 600 x 600 x 95 cm 2. Springgravs lift søjlemodel, 600 x 600 cm. 3. Løsskumsgrav med undermadras og bundramme, 600 x 617 cm. 4. To stortrampoliner indbygget i gulvet med kantpuder over fjedre og rammer, 610 x 520 cm. 5. Ekstra kantpude til stortrampoliner ved udspring til springgrav, højde 300 mm. 6. Ekstra kantpuder langs springgrave, højde 30 mm. 7. Beklædning af arealer rundt om springgravene 8. Stopskinne 9. Semi grav bestående af luftpude eller skumpude med dimension 600 x 600 cm. 10. Softtop 11. Softkile 12. Spærre net for afspærring af området ved springgravene. 13. Bander til indendørs fodbold 14. Håndbold mål, badminton net, basketball kurve og net til volleyball 15. Projektering af udstyr herunder målsat plan for placering af bøsninger i gulvet 2
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Tilbudsindhentning sker i henhold til annonceringspligten jf. bestemmelserne i Tilbudslovens afsnit II LBK nr. 1410 af 07/12/2007 15c, for så vidt angår indkøb, der overstiger en beløbsgrænse på 500.000 kr. 2.2 Tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal sendes elektronisk til JSI-Consult, Egebjerghuse 34, 2750 Ballerup senest onsdag den 30. april 2014, kl. 12.00 på e-mail jsi@jsiconsult.dk. Tilbuddet skal være skriftligt og være skrevet på dansk. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk og forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver kan ske på dansk. Efter tilbudsfristens udløb er det ikke længere muligt at redigere i dokumenter eller fremsende tilbud. 2.3 Åbning af de indkomne tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet vil i udbudsperioden blive behandlet af ordregiver. Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen med spørgsmål til udbudsmaterialet, yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes skriftligt til JSI-Consult på e-mail jsi@jsiconsult.dk. Telefoniske henvendelser besvares ikke. Ordregiver henleder tilbudsgivers opmærksomhed på, at alle spørgsmål bør fremsendes senest 8 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål stillet senest 8 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, dog senest 6 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål og svar i anonymiseret form uploades løbende på udbud.dk dog senest den 24.04.2014. Tilbudsgiver modtager besked via e-mail, når der indkommer nye spørgsmål/svar, såfremt tilbudsgiver via e-mail jsi@jsiconsult.dk har tilkendegivet, at man forbereder udarbejdelse af tilbud. 3
2.6 Besigtigelse af idrætshallen Tilbudsgiverne har mulighed for at besigtige hallen mandag den 14. april 2014 kl. 10. Mødested: Campus Vejle, Boulevarden 48, 7100 Vejle. Tilmelding via e-mail jsi@jsiconsult.dk senest torsdag den 10. april. Da der arbejdes på byggeriet er der krav om sikkerhedsfodtøj og hjelm. Bygherren kan i begrænset omfang stille dette til rådighed. 2.7 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmaterialet. 2.8 Forventet tidsplan 31-03-2014 Offentliggørelse af udbuddet 14-04-2014, kl. 10:00 Besigtigelse af hallen, Boulevarden 48, 7100 Vejle 24-04-2014 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 30-04-2014, kl. 12:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud Uge 20, 2014 Eventuel præsentation af tilbudt udstyr 27-05-2014 Forventet beslutning om leverandørvalg 18-08-2014 Forventet montagestart 11-09-2014 Forventet aflevering 2.9 Alternative ydelser Der kan ikke afgives tilbud på alternative ydelser. 2.10 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle forbehold, uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.5. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. 4
2.11 Præsentation af det tilbudte udstyr Ordregiver forbeholder sig, at indkalde alle tilbudsgivere til en præsentation af det af dem tilbudte udstyr. Denne præsentation kan eventuelt foregå på tilbudsgivers adresse, hvis denne er beliggende maksimalt 100 km fra Vejle eller på en institution hvortil tilbudsgiver har leveret udstyr, ligeledes i en maksimal køreafstand fra Vejle på 100 km. 2.12 Kriterier for valg af leverandør Ved udbuddet kan alle interesserede tilbudsgivere afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser, udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at løse den udbudte opgave. Formålet er at sikre, at konkurrencen herom kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som har den nødvendige kapacitet og formåen i forhold til opgavens omfang og karakter i henhold til specifikationen. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud. På baggrund heraf besluttes, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt leverancerne til ordregiver. De tildelingskriterier, der anvendes i nærværende udbud, fremgår af afsnit 4. 2.13 Udvælgelseskriterier og dokumentation Forud for tildelingen, gennemføres en egnethedsvurdering af tilbudsgiver. Vurderingen omfatter nedenstående minimumskrav. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. Tilbudsgiver som har ubetalt, forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige vil ikke komme i betragtning. Referenceliste Tilbuddet skal indeholde referenceliste med maksimalt 5 referencer over tilsvarende udstyr, som tilbudsgiver har leveret eller har modtaget kontrakt på inden for de seneste 5 år (2009-13). For hver reference oplyses kundenavn, type af udstyr, kontraktsum og leveringstidspunkt. Såfremt referencelisten ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Minimumskrav: Dokumentation i form af produktblade og / eller beskrivelser af hvorledes de tilbudte produkter opfylder de i afsnit 3 anførte minimumskrav. 5
2.14 Underretning om tildeling Samtlige konditionsmæssige tilbudsgivere vil som underretning om tildelingsbeslutningen modtage et brev, hvori følgende fremgår: - Antal indkomne tilbud - Antal konditionsmæssige tilbudsgivere - Det vindende tilbuds pris - Evaluering af eget tilbud Ukonditionsmæssige tilbudsgivere vil modtage underretning med en begrundelse for afvisning af tilbud, det samlede antal konditionsmæssige tilbudsgivere samt oplysninger om den vindende tilbudsgiver. 2.15 Fakturering Betalingen sker således: - 50 % af tilbudssummen kan faktureres, når udstyret er leveret på montagestedet hos ordregiver - 45 % af tilbudssummen kan faktureres ved mangelfri aflevering - 5 % af tilbudssummen kan faktureres 1 år efter aflevering Betalingsbetingelserne er 30 dage fra fakturadato. Fakturaer skal fremsendes elektronisk f.eks. ved anvendelse af virk.dk. For eventuelle tilvalgsydelser foretages særskilt fakturering. 6
3. Kravspecifikation Nedenstående minimumskrav skal være opfyldt for det tilbudte udstyr. I idrætshallens vestlige ende er der udført grube for springgravene med en dimension på L x B x D: 18.000 mm x 6.170 mm x 2.200 mm. Gulvet i hallen udføres som sportsgulv opbygget på strøer opklodset på betongulv. Der skal gives tilbud på projektering, levering og montering af følgende udstyr: 1. Springgravsmadras 600 x 600 x 95 cm Skum madras opbygget af tre forskellige skumkvaliteter med hver deres specielle egenskaber: Et bundlag der holder madrassens form, et mellemlag der kan komprimeres meget dels ved skummet egenskaber dels på grund af en pyramideformet opbygning og øverst et super rivfast skumlag, der kan modstå landinger uden at gå i stykker. Madrassen skal konstrueres til at modtage landinger fra stor højde og forskellige vinkler. Madrassen skal have en gribehøjde på op til 60 cm. I kombination med en placering på en bunddug ophængt i fjedre skal gribe højden kunne øges til mindst 1 meter. Formålet med den store gribehøjde er at reducere personskader, da stres belastningen af led, knogler og muskler herved reduceres betragteligt. 2. Springgravs lift søjlemodel, 600 x 600 cm. Øverst en stålramme hvortil der er fastgjort trampolinfjedre og med en dug til at holde madrassen. En el-motor eller hydraulisk stempel skal kunne løfte rammen 180 cm over gulvniveau via wirer og søjler, der monteres på to sider af rammen. På væggen monteres et betjeningspanel med nøgleafbryder og nødstop. 3. Løsskumsgrav med undermadras og bundramme, 600 x 617 cm. Løse skumstykker med dimension 300x200x200 mm i ca. 100 cm tykkelse. Under skumstykkerne i hele gravens størrelse leveres og monteres en ca. 200 mm tyk skum madras beklædt med pvc dug. Madrassen skal understøttes af en bundramme. De løse skumstykker skal give en sikker landing med minimal risiko for skader. Bundrammen skal være udført af stål, hvortil der er fastgjort trampolinfjedre og dug til at holde madrassen. Madrassen skal ikke kunne bevæges, men skal forblive i den højde den er monteret i. 7
4. To stortrampoliner indbygget i gulvet med kantpuder over fjedre og rammer, 610 x 520 cm. Stålrammen skal monteres i gulvniveau. I rammen monteres fjedre og trampolin dug. Over fjedre og ramme skal monteres kantpude der dækker ca. 5 cm ud på det omkringliggende gulv, så der ikke opstår sprækker mellem ramme og gulv. Der skal kunne laves øvelser og spring både på trampolinen og i luften fra trampolinen til springgraven. 5. Ekstra kantpude til stortrampoliner ved udspring til springgrav, højde 300 mm. Skumpuden skal monteres på stortrampolinens enderamme, hvor der er udspring til springgraven. Kantpuden skal beskytte brugerne mod den hårde kant der afgrænser gulv fra grav. Kantpudens bredde og dybde skal tilpasses det aktuelle behov. 6. Ekstra kantpuder langs springgrav og løsskumsgrav, højde 30 mm. Kantpuderne skal bestå af skum med lukkede celler beklædt med pvc-dug i farve efter ordregivers valg. Kantpuderne skal monteres i vinkel, så de både dækker vandret ud på gulvet og lodret ned i graven. Kantpuderne skal beskytte brugerne mod den hårde kant der afgrænser gulv fra grav. Kantpudens bredde og dybde varieres efter det aktuelle behov. 7. Beklædning af arealer rundt om springgravene Området uden om kantpuderne dækkes med ca. 35 mm tykke filtmåtter, der afsluttes med pvc bånd med påsyet velcro for fastholdelse af måtterne. Formålet er et blødt og varmt retur- og opholdsareal omkring springgrave og trampoliner. 8. Stopskinne Træliste eller stålskinne der fast monteres i gulvet. Skinnen placeres tæt ved springgravene, hvor også spærrenettet skal placeres. Formålet er at afholde redskaber fra at skride i graven. 9. Semi grav bestående af luftpude eller skumpude med dimension 600 x 600 cm. Luftpude eller skumplade med lukkede celler beklædt med pvc. Samme arealstørrelse som springgraven. Formålet er at puden kan lægges i graven i perioder, hvor der forberedes til at lande på madras på gulvet og til at gøre springgraven fastere. Skal kunne bruges på både springgravsmadras og løsskum. 10. Softtop Madras der skal opbygges med fast bund og blød top med strækstof på toppen. 200x400x30 cm. Bruges til at øge højden i et område af springgraven, samt i perioder at øge fastheden af springgraven. 8
11. Softkile Kileformet madras der skal opbygges med fast bund og blød top med strækstof på toppen. 200 x 400 x 60/15 cm. Bruges til at skabe et blødt skråplan til indøvning af salto rotationer. 12. Spærre net for afspærring af området ved springgravene. Låsbart net fastmonteret i tagspær til afskærmning af springgravsområdet. Når nettet er låst må der ikke være adgang til springgravsområdet. Når nettet er låst op/hejst op skal det være skjult bag tagspær - må ikke hænge under spær. Nettet tjener ligeledes til at holde bolde ude af springgravsområdet. Nettet skal ved hjælp af snoretræk/spil kunne trækkes op under tagspæret, så det ikke er i vejen for springaktiviteter i trampoliner og springgrave. Nettet skal låses fast til gulv og vægge, så der ikke er adgang til springgravsområdet. 13. Bander til indendørs fodbold Fuld sæt bander incl: bande plader, sceptre, beslag (ekstra lange; 350 mm fra beton dæk til overkant færdigt gulv), rosetter, flanger, låg, samt diverse vogne til opbevaring og transport. Banderne skal have dimension H x L, 100 x 200 cm. Området som banderne skal omkranse er 40 x 20 m. 14. Håndbold mål, badminton net, basketkurve og net til volleyball - 2 stk. håndbold mål for fastgørelse i gulvet inkl. net - 5 stk. badminton net med ophængs stativ for fastførelse i gulvet - 2 stk. basketballkurve med stativ for ophængning i tagspærene og med vippebeslag, så kurvene v.hj.a. motor med fjernbetjening eller snoretræk kan vippes 90 o. - 1 stk. volleyball net med ophængs stativ for fastførelse i gulvet 15. Projektering af udstyr herunder målsat plan for placering af bøsninger i gulvet Kontraktholderen skal snarest efter tildelt kontrakt udarbejde målsat plan over idrætshallen med angivelse af hvor alle bøsninger til bander og idræts inventar skal placeres. Dimension på bøsninger angives. Planen skal endvidere indeholde angivelse af hvor opstregningen i hallen skal udføres. Opstregning og faststøbning af bøsninger i betongulvet er ikke indeholdt i kontraktholders ydelser. 9
4. Tildelingskriterium og evalueringskrav Tildeling af ordren vil ske til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning Tilbudssummen 70 % Kvalitet 20 % Serviceomfang og garantier 10 % Valg af tilbudsgiver som skal tildeles kontrakten vil ske på baggrund af en samlet vurdering af de 3 underkriterier. Underkriterium 1 tilbudssummen vurderes efter en relativ skala, hvor den laveste pris gives karakteren 10. Ved vurderingen af underkriterium 2 og 3 vil der blive anvendt en model, efter hvilken hvert tilbud uafhængigt af hinanden stilles op mod kravene i de enkelte underkriterier (absolut evaluering). Der gives karakteren 10 for den absolut bedste opfyldelse og karakteren 0 for den helt uacceptable. 4.1 Underkriterium 1, Tilbudssummen Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive tilbudslisten vedlagt som selvstændigt bilag. Den optimale pris er den samlede laveste pris afgivet af nogen tilbudsgiver. 4.2 Underkriterium 3, Kvalitet Det af Tilbudsgiver tilbudte udstyr vil blive vurderet efter følgende 4 kriterier: Funktionalitet Robusthed Slidstyrke Rengøringsvenlighed Tilbudsgiver skal med tilbuddet levere beskrivelse og evt. brochurer der redegør for ovennævnte 4 evalueringskriterier. 4.3 Underkriterium 2, Serviceomfang og garantier Tilbudsgiver skal redegøre for hvorledes firmaets serviceorganisation er opbygget og hvilke responstider ordregiver kan forvente i tilfælde af fejl eller svigt ved det leverede udstyr. Der skal ligeledes redegøres for hvilken åremåls garanti tilbudsgiver vil stille på det leverede udstyr. Tilbudsgiver skal endvidere redegøre for responstider ved rekvirering af reservedele, og i hvor mange år der kan forventes lagerført reservedele til udstyret. 10
5. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er, at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer den i udbudsmaterialet opstillede beskrivelse, samt de opstillede krav dertil. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 7. Afsnit Indhold 1 Indledning (tilbudsbrev) Herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Tilbuddet skal vedstås 3 måneder fra tilbudsfristen. 2 Referenceliste: Jf. afsnit 2.13 3 Underkriterium 1 - Tilbudslisten Vedhæftet bilag skal anvendes 4 Underkriterium 2 Kvalitet Redegørelse for funktionalitet, robusthed, slidstyrke og rengøringsvenlighed herunder dokumentation for opfyldelse af minimumskrav jf. afsnit 3. 5 Underkriterium 3 Serviceomfang og garantier Redegørelse for serviceomfang, responstider, garantier m.v. 6 Tro og love erklæring, skal underskrives og vedlægges (Bilag 1). 7 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.10. 11
Bilag 1 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. - - - I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift: 12
Bilag 2 Øvrige dokumenter Bilagt dette udbudsmateriale følger: Tilbudsliste dateret 31. marts 2014 Plantegninger for idrætshallen: A.(O).1.31 13