Til: De bydende.

Transkript

1 Forsvarets Bygnings- & Etablissementstjeneste FBE-BD BUS KESDH 2013/ Til: De bydende. Emne: Teknisk rådgivning og bistand til udarbejdelse af bips paradigmer med FBE specifikke krav for: FBE 400 bygningsinstallationer i Forsvaret og som 3 særskilte optioner FBE 410 VVS i Forsvaret FBE 430 Ventilation i Forsvaret FBE 450 El i Forsvaret Bilag: 1. Udkast til rådgiverkontrakt. 2. Tilbudsliste. 3. Prisliste. 4. Tro og love-erklæring. 5. Konceptbeskrivelse for Den Intelligente Bygning i Forsvaret (DIBIF). 6. DIBIF overordnede krav. 7. FBE paradigme for FBE001 Bygningsautomation med bygningsdelsbeskrivelser (BDB). 8. FBE Fællesbetingelser for Rådgivning (FBR 10). Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste, idet følgende kaldet FBE, anmoder hermed firmaet om at afgive tilbud på teknisk rådgivning og bistand ved udarbejdelse af FBE paradigme baseret på bips 1000 for: FBE400 bygningsinstallationer i Forsvaret, samt, som 3 særskilte optioner, paradigmer for: FBE410 VVS i Forsvaret, FBE430 Ventilation i Forsvaret, FBE450 El i Forsvaret, som beskrevet i dette brev. Postadresse Arsenalvej Hjørring CVR: EAN: Telefon Telefax fbe@mil.dk Internet

2 Dette brev sammenfatter forhold i forbindelse med udbuddet og proceduren for valg af rådgiver. De bedes snarest muligt gennemlæse udbudsmaterialet og sikre Dem, at De har modtaget samtlige bilag. Ved alle henvendelser mv. anvendes følgende adresse: Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste Byggedivisionens Udviklingssektion Hjørring Kaserne Arsenalvej Hjørring Kontaktperson: Bjarne Pedersen Høj Tlf.: Mobil: til: bjarne.hoej@mil.dk 1 Baggrund for opgaven FBE har besluttet at indføre konceptet Den Intelligente Bygning i Forsvaret (DI- BIF). Baggrunden herfor er, at Forsvaret tilstræber at opnå en optimal driftsøkonomi samt nedsætte drivhusgasudledningen fra Forsvarets bygninger og etablissementer. Koncept DIBIF (bilag 5) beskriver den overordnede filosofi og principperne for en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af samspillet mellem bygningsautomatikanlæggene i Forsvarets bygninger. 2 Omfang af opgaven Opgaven omfatter teknisk rådgivning og bistand til opstilling af Forsvarets generiske krav, der direkte og indirekte støtter indførelsen af DIBIF i Forsvaret. De opstillede krav skal efter evaluering indføres i det nyeste gældende bips paradigme for henholdsvis bygninginstallationer, VVS, ventilation og el. Rådgiver skal ud fra professionel erfaring og viden om den nutidige de facto anvendelse af bygningsinstallationer kunne rådgive samt nedskrive krav og retningslinier om en god og fremtidssikret anvendt praksis indenfor fagområdet, således at Forsvarets bygningsinstallationer opnår en fremtidssikret ensartethed i både installation og dokumentation, uanset hvor der udføres og hvem der udfører installationerne. Med udgangspunkt i bips B1.400 bygningsinstallationer samt B1.410 VVS, B1.430 ventilation og B1.450 el anvisninger og beskrivelser er opgaven, at tilhørende paradigmer (layout 2) skal udbygges og færdiggøres til brug for Forsvaret med de justeringer, der kommer af de opstillede krav. Side 2 af 7

3 Opgaven omfatter: En gennemgang af koncept DIBIF og FBE001 Forsvarets version af bips bygningsautomatik paradigme med tilhørende bygningsdelbeskrivelser som indgangsvinkel til opgaven. Opstilling af relevante generiske krav og retningslinjer, der støtter indførelsen af DIBIF. Indføring af Forsvarets generiske krav i paradigmerne med udgangspunkt i de opstillede generiske krav og retningsliner. Medvirke til at sikre at tilføjelser i paradigmerne er i overensstemmelse med tilstødende bips beskrivelser indenfor bygningsautomation, el, VVS, ventilation etc. Udarbejdelse af relevante nye bygningsdelsbeskrivelser og eventuelt tilrette/opdatere de relevante eksisterende. Udarbejdelse af en detaljeret tidsplan i MS-Projekt 2007 for opgavernes gennemførelse. Deltage i nødvendige møder og høringer inden udsendelse af det opdaterede paradigme. For udarbejdelse af FBE 400 bygningsinstallationer skal frem til opgavens afslutning påregnes et møde af 5 timers varighed i Hjørring hver tredje uge. De 3 optioner FBE 410 VVS i Forsvaret, FBE 430 ventilation i Forsvaret og FBE 450 el i Forsvaret, planlægges til udførelse og afsluttet i 2014, ligeledes med et 5 timers møde i Nordjylland hver tredje uge. Udarbejdelse af beslutningsreferater fra møder og telefonsamtaler. På første møde efter indgåelse af rådgiverkontrakten vil gennemgangen af koncept DIBIF og FBE001 bygningsautomation med tilhørende bygningsdelsbeskrivelser blive evalueret, og rådgiver skal fremlægge et oplæg til en plan for løsning af opgaven. Planen skal indeholde ovennævnte møderække, hvor rådgiver løbende fremlægger fremdrift, ændringer og tiltag til paradigmet siden forrige møde. Rådgiver skal senest tre arbejdsdage forinden et møde fremsende den reviderede del af paradigmet, der skal behandles på det planlagte kommende møde. De færdige og brugbare paradigmer inkl. bygningsdelsbeskrivelser skal afleveres i 8 eksemplarer, heraf 4 sæt i papirformat (A4 ringbind) og 4 kopier elektronisk (USB-nøgle, eller CD-/DVD-/BR-disk). Målet er, at de dokumenter, der udarbejdes, skal medvirke til at danne grundlag for indførelse af DIBIF. Alle udgifter i forbindelse med nærværende opgave inklusiv transporttid og omkostninger ved for eksempel møder og fotokopiering skal være indeholdt i tilbuddet. Der kan ikke senere pålægges FBE yderligere udgifter end de, der fremgår af tilbuddet. Side 3 af 7

4 3 Sikkerhedsgodkendelse Det er en forudsætning for indgåelse og opretholdelse af en rådgiverkontrakt, at Forsvarets Efterretningstjeneste kan sikkerhedsgodkende de medarbejdere, der udfører ydelser, og som er omfattet af rådgiverkontrakten til fortrolig. Anvendes underrådgiver skal disse ligeledes kunne sikkerhedsgodkendes. Ved kontraktindgåelse skal dokumentation for sikkerhedsgodkendelse eller påbegyndt sikkerhedsgodkendelsesprocedure fremvises. 4 Orienteringsmøde De har mulighed for at deltage i et orienteringsmøde af ca.1½ times varighed ved FBE i Hjørring inden afgivelse af tilbud. Mødet afholdes mandag d. 16. oktober 2013, kl Mødested vil være Hjørring Kaserne, Arsenalvej 55. På mødet vil undertegnede gennemgå opgaven. Der vil være begrænset mulighed for at stille spørgsmål. Tilmelding til orienteringsmødet skal ske senest d. 09. oktober 2013 til FBE. Ved tilmelding oplyses antal og navne på maksimalt tre deltagere. Mødedeltagerne skal, for at få adgang til mødet, forevise billedlegitimation i receptionen. 5 Besvarelse af spørgsmål til tilbudsmaterialet Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal stilles skriftligt pr. til FBE senest d. 22. oktober De stillede spørgsmål og tilhørende svar vil tilgå samtlige bydende i form af et rettelsesblad, som herefter vil indgå som et dokument i udbudsmaterialet. 6 Tilbuddets omfang og indhold Tilbud skal affattes på dansk og skal bestå af underskrevet tilbudsliste samt med de i dette punkt vedlagte dokumenter: Prisliste Tilbuddet skal indeholde faste priser omfattende samtlige forhold relateret til udførelsen af arbejdet. Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge prisliste. Tro og love erklæring Tro og love erklæring skal være udfyldt, dateret og underskrevet. Dateringen må højest være 6 uger ældre end tilbudsdatoen. Side 4 af 7

5 Faglig kompetence/bemanding Der skal vedlægges CV med oplysning om navn, uddannelse, kompetencer samt erfaring og beskrivelse af tilsvarende referenceopgaver for de medarbejdere der tilknyttes nærværende opgave. 7 Ukomplette tilbud og tilbud med forbehold Et tilbud, der indholdsmæssigt (bilag/dokumenter) ikke opfylder tilbudslistens krav, vil blive afvist som værende ukonditionsmæssigt. Et tilbud, som indeholder forbehold, der strider mod udbudsbetingelserne, herunder bestemmelser i kontraktudkastet samt leveringsfrist, er i fare for at blive afvist som værende ukonditionsmæssigt. Det er derfor vigtigt, at alle spørgsmål, som kan give tilbudsgiver anledning til at afgive tilbud med forbehold, bliver afklaret med FBE inden tilbudsafgivelsen. 8 Tilbuddets aflevering og vedståelse af tilbuddet Tilbuddet fremsendes skriftligt i lukket brevkuvert til: Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste Byggedivisionens Udviklingssektion Hjørring Kaserne Arsenalvej Hjørring Att.: Helle Birgitte Løkke Bygning 65/129 eller via til: FBE-CHBUS@mil.dk med cc. til bjarne.hoej@mil.dk Tilbuddet skal være FBE i hænde senest d. 07. november 2013 kl.10:00. Tilbudsgivere vil ikke kunne være til stede ved åbningen af tilbuddene. De skal vedstå Deres tilbud frem til d. 06. december Side 5 af 7

6 Tildeling af ordre Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende vægtede underkriterier: Samlet pris: 40 %. Faglig kompetence: 60 %. 9 Bedømmelse af tilbud De indkomne tilbud vurderes med henblik på at udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved bedømmelsen vil der blive lagt vægt på følgende: Pris: Lav samlet pris for leverance og optioner. Faglig kompetence: FBE vil lægge vægt på et højt uddannelses- og kompetenceniveau samt stor teoretisk og praktisk erfaring med bygningsinstallationer hos de medarbejdere, der udpeges til at skulle udføre opgaven. Der vil desuden blive lagt vægt på, at medarbejderne har såvel teoretisk som praktisk erfaring med CTS, IBI, VVS, Ventilation, El og øvrige relaterede bygningsautomatik installationer. Kendskab til SCADA, BACnet, KNX, M-bus, mv. vil ligeledes indgå i bedømmelsen. 10 Besked til tilbudsgiverne Resultatet vil blive meddelt de bydende snarest efter, at evaluering af tilbuddene er afsluttet. Herefter indgås rådgiverkontrakt med vindende rådgiver. Side 6 af 7

7 11 Tidsplan Offentliggørelse på udbud.dk Frist for tilmelding til orienteringsmøde Orienteringsmøde Frist for modtagelse af spørgsmål Svar på spørgsmål Afgivelse af tilbud Indgåelse af rådgiverkontrakt (forventet) Levering af endelig, godkendt og kvalitetssikret paradigme FBE400 bygningsinstallationer i Forsvaret Levering af endelig, godkendt og kvalitetssikret paradigmer for optioner Overholdelse af datoer for aflevering af FBE400 bygningsinstallationer i Forsvaret og optionerne er minimumskrav. FBE ser frem til at modtage deres tilbud. Med Venlig Hilsen Bjarne Pedersen Høj Overværkmester Byggedivisionens Udviklingssektion Side 7 af 7