Online-ansøgning om eksportlicens Sådan søger du online 8. maj 2007 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Direktoratet for FødevareErhverv
Kolofon Online-ansøgning om eksportlicens Sådan søger du online Denne vejledning er udarbejdet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri i 2007 Fotograf: Sanne Olsen Direktoratet for FødevareErhverv Direktoratet for FødevareErhverv Nyropsgade 30 1780 København V Tlf.: 3395 8000 Fax: 3395 8080 E-mail: dffe@dffe.dk Websted: http://www.dffe.dk ISBN 978-87-92104-60-1 (Tryk) ISBN 978-87-92104-59-5 (Web)
Indholdsfortegnelse Forord... 2 A. Sådan oprettes du som bruger af Online-ansøgning om eksportlicens... 3 1. Login på systemet Online-ansøgning om eksportlicens...3 2. Brugerprofiler...4 3. Første login fra virksomhed...4 4. Virksomhedserklæring...5 5. Registrering af administrator i direktoratet...7 6. Administrator godkender bruger...7 7. Ret stamoplysninger...11 8. Første login for almindelig bruger...12 B. Sådan ansøger du via Online-ansøgning om eksportlicens... 13 9. Forside...13 10. Vælg varekode...13 11. Vælg licenstype og forordning...14 12. Vælg 500 euro, særlige bemærkninger, overdragelse, partiallicens, licitationsnummer og bemærkninger...15 13. Godkend og afsend ansøgning...17 14. Direktoratet bekræfter modtagelsen...18 15. Kopiering af en netop indsendt ansøgning...19 16. Ansøgningsoversigt...21 17. Udbakke...22 Bilag 1... 23 Bilag 2... 24 1
Forord Et internetbaseret selvbetjeningssystem gør det muligt at søge om eksportlicens via www.dffe.dk. Før der kan søges om licens i systemet, skal virksomheden have oprettet administrator og brugere. Proceduren herfor er nærmere beskrevet i sektion A i denne vejledning. Fordele for virksomhederne Virksomheder, der søger licenser i systemet, opnår bl.a. disse fordele: Ansøgningen kan klargøres i god tid og opbevares i ansøgningsudbakken indtil den skal afsendes. En stor del af de oplysninger, som skal skrives i papiransøgningen, dannes automatisk, når ansøgeren har tastet nogle få nøgleoplysninger. Mulighed for at indsende flere ansøgninger samtidig. Større sikkerhed for eksportøren, fordi ansøgningen gennemløber en række elektroniske kontroller og beregninger. Ved hver ansøgning vises status for den løbende garanti. Det er muligt at følge ansøgningen fra det tidspunkt, den er registreret i direktoratet og indtil licensen er afviklet. Du kan fx se licensnummer og udstedelsesdato. Er licensen endnu ikke udstedt, kan du se den forventede udstedelsesdato. Endvidere er der mulighed for at se den nedskrevne mængde på licensen for færdigbehandlede YM og en eventuel inddragelse af sikkerhedsstillelse. Mulighed for at downloade licensinformationerne i semikolonformat, således at informationerne maskinelt kan opdateres i eget edb-system. Kort præsentation Systemet er bygget op omkring tre nøgleoplysninger i form af varekode, licenstype og forordningsnummer. Først vælges varekoden. Er der til varekoden flere licenstyper vælger ansøger relevant type. Se en beskrivelse af typerne i bilag 1. Er der kun en type vælger systemet selv. I nogle få tilfælde skal ansøgeren også vælge et forordningsnummer. Er der kun et forordningsnummer vælger systemet selv. Herefter indtaster ansøger en række oplysninger om fx bestemmelsesland, varemængde og garantinummer. Når indtastningen er afsluttet vises hele ansøgningen. Den viste ansøgning er en kombination af egne indtastninger og data fra direktoratets licenssystem. Når ansøger godkender ansøgningen, sendes den samtidigt til direktoratet, som straks bekræfter modtagelsen. Tidligt i forløbet får ansøgningen et referencenummer, som gør det muligt at følge ansøgningen, indtil den bliver til en licens og får tildelt et licensnummer. De forskellige ansøgningsstadier kan ses i menuen Oversigt over ansøgninger. En ansøgning kan annulleres på ansøgningsdagen senest kl. 13.00. Annullering sker i ansøgningsoversigten. 2
A. Sådan oprettes du som bruger af Online-ansøgning om eksportlicens I kapitel 1 i den generelle eksportørvejledning findes reglerne for ansøgning om licens, udstedelse af licens og anvendelse af licens. Den generelle eksportørvejledning findes på direktoratets hjemmeside under: www.dffe.dk>virksomheder>eksport>eksportstøtte>vejledning og skema Genvej til siden med den generelle eksportørvejledning 1. Login på systemet Online-ansøgning om eksportlicens Fra menuen Virksomheder Eksport Eksportstøtte på direktoratets hjemmeside er der adgang til systemet Online-ansøgning om eksportlicens via Søg en licens i højre boks. Genvej til Søg en licens. Er der installeret Digital Signatur på PC en kan man trykke på Login. Herefter indtastes adgangskoden til Digital Signatur. 3
2. Brugerprofiler I systemet Online-ansøgning om eksportlicens opereres med to eksterne brugerprofiler: Administrator: En administrator er den person i virksomheden, som er godkendt til at tildele andre brugere i virksomheden adgang til systemet. Udover de særlige rettigheder har administrator også almindelig brugeradgang. En virksomhed kan have flere administratorer. Almindelig bruger: En almindelig bruger skal godkendes af virksomhedens administrator. Brugeren kan være godkendt til at søge om licens til bestemte SE-numre, eller alle SE-numre under virksomhedens CVR-nr. 3. Første login fra virksomhed Første gang en virksomhed logger på, vises skærmbilledet Første login. I dette skærmbillede skal den person, som virksomheden udpeger som administrator afgive oplysninger om navn, e-mail og telefon. Rubrikkerne Leder, Titel og Leder, Navn skal udfyldes med titel og navn på den person, som virksomheden har bemyndiget til at underskrive virksomhedserklæringen. 4
Eksempel: Tryk på knappen Send for at komme videre til siden med Virksomhedserklæring. 4. Virksomhedserklæring De oplysninger, der blev angivet på siden Første login, er ført med over til denne side. Siden skal udskrives og sendes i underskrevet stand til direktoratet på fax nummer 33 95 80 18 eller ved brev. Direktoratet registrerer brugeren som administrator når Virksomhedserklæringen er modtaget. 5
Eksempel: 6
5. Registrering af administrator i direktoratet Når administrator er registreret sender direktoratet en bekræftelse pr. e-mail. Herefter har administrator adgang til skærmbilledet Forside : 6. Administrator godkender bruger Når en ny bruger har søgt om at blive oprettet (se afsnit 8 om første login for almindelig bruger), får administrator følgende e-mail: 7
I skærmbilledet Brugeradministration kan administrator godkende brugeren. Eksempel: Administrator kan se at Jens Jensen søger om at blive godkendt som bruger. Marker linien med Jens Jensen og hans RID (kode fra Digital Signatur certifikatet) med musen og godkend Jens Jensen ved at trykke på knappen Godk. Herefter vil Jens Jensen fremkomme som gyldig bruger i boksen Medarbejdere med brugerrettigheder: 8
Knappen Opdater (se også Rediger brugerstamdata ) Jens Jensen har markering N i kolonnen Adm. Det betyder at han ikke er godkendt som administrator, men som almindelig bruger. Administrator kan oprette Jens Jensen som administrator ved at ændre N til J i skærmbilledet Rediger brugerstamdata. Det sker ved at markere linien med Jens Jensen og hans RID-kode, og herefter trykke på knappen Opdater. Dermed føres oplysningerne over i et nyt skærmbillede Rediger brugerstamdata, hvor administrator kan markere, at Jens Jensen også skal have rettigheder som administrator. Eksempel: Tryk på knappen Gem for at komme tilbage til Brugeradministration, hvor N ved Jens Jensen nu er ændret til J. I skærmbilledet Rediger brugerstamdata kan administrator også fjerne markeringer for udvalgte SE-numre, hvis Jens Jensen ikke skal have adgang til alle SE-numre under virksomhedens CVR-nummer. 9
Knappen Opret ny Kendes brugerens, navn, RID-kode, mv. kan vedkommende oprettes via knappen Opret ny. Se også afsnittet Første login for almindelig bruger. Knappen Slet Skal en bruger ikke længere have adgang til systemet slettes vedkommende ved at trykke på knappen Slet. Knappen Bekræft brugere Af revisionsmæssige årsager skal virksomheden periodevis bekræfte, at tilknyttede brugere fortsat må have adgang til systemet. Bekræftelsen skal foretages for hver 180 dage ved at trykke på knappen Bekræft brugere. Systemet vil automatisk gøre brugeren inaktiv, hvis bekræftelsen ikke sker rettidigt. For at få genaktiveret brugeren skal der rettes henvendelse til direktoratet. 10
7. Ret stamoplysninger I skærmbilledet Ret stamoplysninger rettes i de data den enkelte bruger er oprettet med. En almindelig bruger kan ændre egne oplysninger om navn, e-mail adresse og telefonnummer. En administrator kan ændre i alle oplysninger på alle brugere i virksomheden. Adgang til skærmbilledet Ret Stamoplysninger sker via Brugeradministration (se afsnittet Administrator godkender bruger ) 11
8. Første login for almindelig bruger Når der er oprettet en administrator i virksomheden kan en almindelige bruger foretage den første login på direktoratets hjemmside via genvejen eller menupunktet på Eksportstøttekontorets hjemmeside. Brugeren bliver først præsenteret for et skærmbillede, som skal udfyldes med en række oplysninger, bl.a. til hvilke SE numre, der kan søges om licens, hvis der under virksomhedens CVR-nummer er flere SE-numre. Eksempel: Når der trykkes på knappen Send får virksomhedens administrator en e-mail, hvoraf det fremgår at en ny bruger har søgt om at blive oprettet. Brugeren får en bekræftelse på, at der er sendt en e-mail til virksomhedens administrator: 12
B. Sådan ansøger du via Online-ansøgning om eksportlicens 9. Forside Opret ny ansøgning: Se afsnit 10 til 15 Ansøgningsoversigt: Se afsnit 16 Udbakke: Se afsnit 17 Brugeradministration og ret stamoplysninger: Se sektion A. 10. Vælg varekode Varekode: Varekoden kan skrives direkte eller søges i værdilisten. Tryk på knappen Næste for at komme videre. Ved fejlteksten Varekode ikke gyldig kontakt Eksportgruppen. Årsagen kan være, at der ikke er oprettet licensdata i direktoratets licenssystem. Ved tryk på Næste er ansøgningen registreret i menuen Udbakke, se afsnit 17 13
11. Vælg licenstype og forordning Når der er valgt varekode skal der vælges licenstype og forordning Har den valgte varekode kun én licenstype og én forordning vælger systemet selv. Har den valgte varekode flere licenstyper vælges typen fra værdilisten (drop-down knappen). En beskrivelse af licenstyperne findes i bilag 1. Har den valgte licenstype kun én forordning vælger systemet selv. Har den valgte licenstype flere forordninger vælges forordning fra værdilisten (drop-down knappen). En oversigt over licenstyper med flere forordninger findes i bilag 2. Herefter vælges: Bestemmelsesland: Landet vælges hurtigst ved at skrive landekoden i den første rubrik. Koden findes i kapitel 15 i den generelle eksportørvejledning. Landet kan også vælges fra værdilisten (drop-down knappen) i den anden rubrik. Ved uoverensstemmelse mellem landekode og landenavn er det koden som gælder. Mængde: Varemængden skrives i kg (nettovægt eller alternativ vægt se licensdelen). Ved ansøgning om licenstype PER (sammensatte varer) skrives det ansøgte beløb i euro. Garantinr.: Ved maksimal garanti skrives garantinr. Nummeret kan skrives direkte eller søges i værdilisten. Husk at bruge 7 cifret garantinr. ved branchegaranti. Engangssikkerhed: Ved engangssikkerhed marker med. Forudfastsættelse: Markering for forudfastsættelse vil normalt være udfyldt på forhånd, dvs. rubrikken er grå. Deponering: Kan licensen deponeres, er denne rubrik på forhånd udfyldt med. Hvis ansøgeren ikke ønsker licensen deponeret, skal markeringen fjernes. Tryk Næste for at komme videre Tryk Forrige for at komme tilbage til billedet i afsnit 10. OBS! Er sikkerhedsstillelsen beregnet til et beløb på 100 euro eller derunder fremkommer en meddelelse EUS-05058. Den har ingen betydning, tryk OK for at komme videre. 14
12. Vælg 500 euro, særlige bemærkninger, overdragelse, partiallicens, licitationsnummer og bemærkninger til DFFE 500 euro: Er beløbet, der skal stilles i sikkerhed, større end 100 euro og mindre end 500 euro, kan ansøgeren vælge ikke at stille sikkerhed ved ansøgningen. Tryk på rubrikken 500 euro. Læs mere om reglerne for ansøgning om licens uden at stille sikkerhed i den generelle eksportørvejledning, afsnit 1.1. Særlige bemærkninger: Rubrikken er delt i to. Den øverste rubrik bruges kun i de tilfælde, hvor ansøgeren skal skrive supplerende oplysninger i ansøgningen. Læs mere om udfyldning af rubrikken i licensdelen (eller i informationsbrev). Den nederste rubrik Særlige bemærkninger for den valgte vare er på forhånd udfyldt med oplysninger fra direktoratets licenssystem. 15
Licensoverdragelse: Skal licensen overdrages trykkes på krydset. Et nyt skærmbillede åbnes. Rubrikken kan kun aktiveres, hvis overdragelse er mulig. Ved overdragelse til dansk SE-nr. dannes navn og adresse automatisk, når SE-nr. er indtastet. Oplysningerne vises i billedet i afsnit 13. Ved overdragelse til virksomhed i et andet EU-land skal rubrikken Udl. SE-nr. udfyldes med nr., navn og adresse. Bemærk, at det kun er muligt at søge om overdragelse online samtidig med ansøgning om licens. Efterfølgende ansøgning om overdragelse skal indsendes på papir, fx fax. Skal overdragelsen ske samtidig med udstedelsen sættes i rubrikken Effektuer ved udstedelsen. Skal overdragelsen først ske på et senere tidspunkt, skal der indsendes ansøgning på papir, fx fax. Ansøgers kontaktperson: Kræves ikke udfyldt. Licitationsnr.: Søges licensen på grundlag af en vunden licitation (licenstype LIC) eller drejer det sig om en endelig licens på mælkepulver til Den Dominikanske Republik (licenstype DOM), skal ansøgningen knyttes til den vundne licitation eller den foreløbige licens på kvoten til Den Dominikanske Republik. Det gøres ved at vælge relevant licitationsnr. i værdilisten. Partiallicens: Det er kun muligt at søge om udstedelse af partiallicens online samtidig med ansøgning om licens. Ansøgning om en eller flere partiallicenser sker ved at sætte i denne rubrik. Derpå vises en ny rubrik, hvor ansøgeren skriver varemængden på følgende måde: Skal der blot udstedes en partial på fx 1500 kg skrives det således:1500. Skal der udstedes flere partialer, fx to på 1500 kg og en på 1000 kg skrives det således: 1500, 1500, 1000. Efterfølgende ansøgning om partiallicens skal indsendes på papir, fx fax. Bemærkninger til Direktoratet for FødevareErhverv: Skriv kun i denne rubrik når der er krav om det i licensdelen eller informationsbreve. Tryk på knappen Vis ansøgning for at se hele ansøgningen indsat i ansøgningsskema. Tryk på knappen Forrige for at komme til billedet der er vist i afsnit11. 16
13. Godkend og afsend ansøgning 17
Her vises hele ansøgningen, med alle oplysninger, som ansøger selv har tastet kombineret med de oplysninger, fx varebeskrivelsen i rubrik 15, som kommer fra direktoratets licenssystem. Bemærk, at ansøgningens referencenummer står i rubrik 2. Referencenummer dannes allerede ved godkendelse af varekode, se billedet i afsnit 10. Nummeret benyttes som identifikation (se billede i afsnit 13), indtil licensen er udstedt og har fået tildelt licensnummer. Kontroller ansøgningen nøje, er fx licenstype, vare og varemængde korrekt. Tryk på knappen Godkend ansøgning og ansøgningen sendes til direktoratet. Det betyder, at det ikke længere er muligt at ændre i ansøgningen via online-systemet. Opdager ansøgeren, at der er fejl i ansøgningen, kan der indsendes rettelse pr. fax. Rettelsen skal være modtaget i direktoratet senest kl. 13.00. Læs om annullering af ansøgningen i afsnit 16. Er der fejl tryk på knappen Fortryd. Derved kommer man tilbage til billedet i afsnit 12. Ønskes ansøgningen udskrevet tryk på knappen Udskriv. Skal ansøgningen opbevares i udbakken med henblik på endelig færdiggørelse og afsendelse på et senere tidspunkt trykkes på menuen Forside til venstre på skærmbilledet. Det betyder, at ansøgningen gemmes i Udbakke med de oplysninger, som er indtastet. OBS! Er sikkerhedsstillelsen beregnet til et beløb på 100 euro eller derunder, fremkommer en fejlkode EUS 05058. Den har ingen betydning, tryk JA for at komme videre. 14. Direktoratet bekræfter modtagelsen Dette er ansøgerens bevis for, at ansøgningen er modtaget og registreret i direktoratet. 18
15. Kopiering af en netop indsendt ansøgning. Ansøger har mulighed for at indsende op til 100 kopier af en netop indsendt ansøgning. Dette foregår ved at trykke på knappen Kopier i bekræftelsesbilledet. Skriv hvor mange kopier du vil lave. Tryk på næste. I dette billede har du mulighed for at rette i mængderne og til-/fravælge deponering på de kopier du er ved at lave. Når du har gjort dette trykker du på næste. 19
I dette billede har du mulighed for, at til-/fravælge 500 euroreglen (læs mere herom i den generelle eksportørvejledning, afsnit 1.1). Trykker du på vis ansøgninger vil du få vist ansøgningerne i en lang række og har mulighed for at godkende dem nederst på siden, præcis som når du indsender en enkelt ansøgning. Trykker du på Godkend ansøgninger vil der komme et bekræftelsesbillede frem, hvor direktoratet bekræfter indsendelse af ansøgninger. 20
16. Ansøgningsoversigt Her vises virksomhedens ansøgninger og ansøgninger, der er blevet til licenser de seneste 30 dage. Ønskes oversigten udvidet til alle ansøgninger trykkes på knappen List alle. Du kan se hvor i ansøgningsforløbet den pågældende ansøgning er. Licensnummeret vises, når licensen er udstedt. Er det en ansøgning uden liggedage, kan licensnummeret ses efter kl. 13.00 på ansøgningsdagen. Er det en ansøgning med liggedage, kan nummeret ses om formiddagen på licensens udstedelsesdag. Skal en tidligere ansøgning genbruges til en ny ansøgning trykkes på knappen Kopier. Dermed overføres alle oplysninger fra den gamle ansøgning til den nye. Ansøgningen starter med billedet, der er vist i afsnit 10. I de følgende billeder kan alle oplysninger ændres. Vær opmærksom på, at også evt. oplysninger om partiallicens og/eller overdragelse kopieres over i den nye ansøgning. Husk i givet fald at slette eller ændre disse oplysninger. Det er fra dette billede, at du kan annullere ansøgningen. Der kan dog kun annulleres, hvis det sker senest kl. 13.00 på ansøgningsdagen. Fremsøg den relevante ansøgning og tryk på 21
knappen Annuller. Efter højst 15 minutter kan annulleringen ses i dette skærmbillede. Foretages annulleringen tæt på kl. 13.00, kan du kontakte Eksportgruppen i Eksportstøttekontoret, for at sikre dig, at ansøgningen er annulleret. Er der udstedt partialer på en licens, vil disse blive vist i dette skærmbillede. Det er muligt at følge licensens afstemning og eventuel inddragelse af sikkerhedsstillelse i dette skærmbillede. Du kan overføre licensoplysningerne til Excel, som evt. kan overføres til eget edb-system. Dette gøres ved at trykke på overfør oversigt til Excel eller overfør oversigt samt evt. partialer til Excel. 17. Udbakke Her findes de ansøgninger, som endnu ikke er indsendt til direktoratet. Det kan være komplette ansøgninger, som blot afventer afsendelse, eller ukomplette ansøgninger, som skal færdiggøres. Lige så snart der er trykket på Næste i skærmbilledet med varekoden (se afsnit 10), findes ansøgningen i udbakken. Fra det øjeblik en ansøgning forlader udbakken, til den kan ses i ansøgningsoversigten (afsnit 16), går der ca. 15 min. 22
Bilag 1 Beskrivelse af licenstyper Licenstype Bruges for vareområde Beskrivelse Mælk og mejeri produkter Kød og æg Vegetabilsk Sammensatte EMF X X X DAG X X SUK X PER LØB EUF X X X USA X X X Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution. - Når licensen først kan udstedes efter et antal liggedage. - Når varemængden er større end bagatelgrænsen, fx over 2000 kg sukker, over 150 kg mælk og mejeriprodukter og over 200 kg oksekød. Dag til dag licens. Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution. - Når licensen kan udstedes samme dag. - Når varemængden er større end bagatelgrænsen (type EMF). For oksekød, svinekød, fjerkrækød og æg dog dog under 25 ton. Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution for sukker på højst 10 ton. - Sukker, herunder sukker, der indgår i forarbejdede frugter og grøntsager. - Når varemængden er over 2 ton, men højst 10 ton. Restitutionscertifikat (RC) for sammensatte varer søgt i fast ansøgningsperiode. Restitutionscertifikat (RC) for sammensatte varer søgt uden for fast ansøgningsperiode. Eksportlicens uden forudfastsættelse af restitution. - For de varer, hvor der skal bruges licens ved eksporten, selv om der ikke søges om forudfastsat restitution eller slet ikke søges om restitution, fx vareområderne oksekød, korn, ris og sukker, herunder sukker, der indgår i forarbejdede frugter og grøntsager. Eksportlicens på kvoten for ost til USA (preffered importer). CAN X Eksportlicens for ost til Canada under kontingent. DOM X Eksportlicens (endelig licens) på kvoten for mælkepulver til Den Dominikanske Republik. LIC X X Eksportlicens til brug ved licitation udbudt i EU. KYL KÆG X X Eksportlicens for levende kyllinger udstedt efterfølgende - Når der søges om licens efter eksporten har fundet sted. Eksportlicens for rugeæg udstedt efterfølgende. - Når der søges om licens efter eksporten har fundet sted. 23
Bilag 2 Oversigt over licenstyper og varer hvortil der knyttet flere forordninger Licenstype og varer Forordning EMF Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution med liggedage Sukker ansøgning om licens på over 10 ton. 951/2006 Sukker i forarbejdede frugter og grøntsager ansøgning om licens på over 10 ton... 2201/96 Glucose 1342/2003 Glucose i forarbejdede frugter og grøntsager.. 2201/96 Malt ansøgning om licens med almindelig gyldighedsperiode 1342/2003 Malt ansøgning om licens med lang gyldighedsperiode.. 1342/2003A DAG Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution uden liggedage Sukker ansøgning om licens på over 10 ton. 951/2006 Sukker i forarbejdede frugter og grøntsager ansøgning om licens på over 10 ton... 2201/96 SUK Eksportlicens med forudfastsættelse af restitution for sukker på højst 10 ton Sukker ansøgning om licens på over 2 ton, men højst 10 ton.. 951/2006 Sukker i forarbejdede frugter og grøntsager ansøgning om licens på over 2 ton, men højst 10 ton... 2201/96 EUF Eksportlicens uden forudfastsættelse af restitution Sukker ansøgning om licens på over 2 ton, men højst 10 ton.. 951/2006 Sukker ansøgning om licens på over 10 ton. 951/2006A Sukker i forarbejdede frugter og grøntsager ansøgning om licens på over 2 ton, men højst 10 ton.. 2201/96 Sukker i forarbejdede frugter og grøntsager ansøgning om licens på over 10 ton... 2201/96A Glucose 1342/2003 Glucose i forarbejdede frugter og grøntsager.. 2201/96 24
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Direktoratet for FødevareErhverv Nyropsgade 30 1780 København V ISBN (tryk) 978-87-92104-60-1 ISBN (web) 978-87-92104-59-5 Tlf.: 3395 8000 Fax.: 3395 8080 E-mail: dffe@dffe.dk http://www.dffe.dk