GUIDE TO PROGRAMME CYCLE MANAGEMENT IN CKU

GUIDE TO PROGRAMME CYCLE MANAGEMENT IN CKU

Guide to Programme Cycle Management in CKU STAGE ACTION RESPONSIBLE FORMAT OUTPUT 1. GO/NO GO Request Embassy Request form Request Go/No go CKU/MFA Meeting Conclusion Board information CKU (board) Board meeting Decision Approval/rejection CKU Response form Letter to embassy Regional paper CKU CKU format 2. PREPARATION Embassy dialogue CKU Check-list Minutes External country analysis CKU TOR/report format Draft report Q/A of report CKU/Embassy/C onsultant Q/A Guide Final report 3. FORMULATION & APPRAISAL Formulation request Embassy Request form Request Formulation mission CKU TOR Report Embassy dialogue CKU Check-list Minutes Programme document CKU/Embassy ProDoc Internal appraisal CKU TOR Appraisal Final Prog. Document CKU ProDoc 4. APPROVAL & FINANCING Budget Budget Format PK Approval CKU Usual PK form Side 3

STAGE ACTION RESPONSIBLE FORMAT OUTPUT Board approval CKU Usual B.form 5. IMPLEMENTATION Implementation plan Partner agreements Management/support Monitoring Reporting PIP K&B Agreem. Mon.report Reports 6. COMPLETION, LEARNING & EVALUATION Regular reviews Hand-over Final report Final accounts Evaluation Lessons learnt Documentation TOR Review Proj.Compl.R. Usual AccForm TOR Eval Docum.plan Side 4

Bevillingsproces for udmøntning af tilsagn under Kulturpuljen Følgende oversigt er et bilag til den administrative vejledning for Center for Kultur og Udviklings forvaltning af Udenrigsministeriets bevillinger. Oversigten skitserer i hovedtræk udmøntningen, gennemførslen og afslutningen af Kulturpuljen og bevillingen Drift, administration og faglig støtte, der forvaltes af Center for Kultur og Udvikling. Det påhviler Center for Kultur og Udvikling at forvalte Kulturpuljen og bevillingen Drift, administration og faglig støtte i henhold til dette bilag. Handling Dialog med repræsentationer om mulige programmer og projekter. Interessetilkendegivelse, screening og forslag til valg af landeprogrammer og regionale programmer Ansvarlig enhed Udenrigsministeriet informerer dets repræsentationer om strategiske prioriteter og programtyper. Udenrigsministeriet indgår i dialog med dets repræsentationer om lande- og regionsspecifikke interesser og muligheder Repræsentationerne tilkendegiver interesse til Center for Kultur og Udvikling, der screener indkomne tilkendegivelser ift. Danidas strategiske prioriteter (nedfældet i strategien Retten til Kunst og Kultur samt i resultatkontrakten). Indstilling Center for Kultur og Udvikling forelægger forslag til landeprogrammer og regionale programmer for Udenrigsministeriet Forelæggelse Identifikations- og formuleringsmission In-country programidentifikation og - formulering Godkendelse Center for Kultur og Udviklings bestyrelse tager endelig stilling til forslag om landeprogrammer og regionale programmer i forhold til Center for Kultur og Udviklings strategiske prioriteter Repræsentationerne anmoder Center for Kultur og Udvikling om gennemførsel af identifikations- og formuleringsmission baseret på særlig formular udarbejdet af Center for Kultur og Udvikling. Center for Kultur og Udvikling gennemfører programidentifikation og - formulering, i samarbejde med og under repræsentationernes ledelse, med inddragelse af lokal ekspertise og eventuelt konsulentbistand, resulterende i enighed om indsatsområder og lokale partnere samt programdokument Forslag til landeprogrammer og regionale programmer forelægges Center for Kultur og Udviklings bestyrelse til godkendelse. Side 5

Indgåelse af partneraftaler i henhold til gældende udbudsregler samt udarbejdelse af projektdokumenter, handlingsplaner mv. Implementering Center for Kultur og Udvikling forestår indgåelse af partneraftale med samarbejdspartnere. Center for Kultur og Udvikling forelægger halvårlige implementeringsplaner til ambassadens godkendelse Programmer gennemføres af partnere under Center for Kultur og Udviklings ansvar Monitorering og rapportering Review Center for Kultur og Udvikling Repræsentationerne og/eller Udenrigsministeriets hjemmetjeneste. Terms of Reference for reviews udarbejdes af Udenrigsministeriet Review af kulturprogram som led i de løbende generelle landeevalueringer. Midterm review af program,mer på landeniveau eller regionalt; eksternt: TOR v/amb., Rekvirering v/cku, Ekstern teamleder Tværgående review af hele puljen hvert 3. år; eksternt: TOR v/pdk (UFT), Rekvirering v/pdk, UFT teamleder Evaluering Udenrigsministeriet Side 6