Den systematiske sygefraværsindsats i MSO skal sikre, at målet om 9,5 sygefraværsdage pr. medarbejder i 2016 nås. Målet skal nås gennem en række fokusområder og konkrete indsatser, som er beskrevet i denne pjece. 1. Onboarding og... 1 uddannelse... 1 2. Monitorering... 1 3. Kultur- og... 2 ledelsesmæssig fokus... 2 4. Tilbudspaletten... 3 5. Særlige målgrupper... 4 6. Inddragelse af MEDsystemet... 5 7. Samarbejdspartnere... 5
1. Onboarding og uddannelse Ledelse er en afgørende faktor i forhold til sygefravær. Det er derfor vigtigt, at alle ledere er klædt på til både at forebygge, og tage hånd om sygefravær. MSO gør derfor meget ud af dels at klæde nye ledere på til at håndtere sygefravær dels at undervise allerede ansatte ledere, der måtte have behov for det. Uddannelse for ledere med højest sygefravær Lederne af de 20 team med det højeste sygefravær gennemgår en uddannelse i håndtering af sygefravær. Indhold: Sund og bæredygtig ledelse af sygefravær Forretning og kultur i sygefraværet Den svære samtale som et ledelsesværktøj Hvordan skal du som leder sætte fravær på dagsordenen Varighed: 3 dage Den svære samtale I efteråret 2014 fik alle områder tilbud om praktisk træning i afholdelse af den svære samtale. Indhold: Samtalen som redskab til bedre trivsel og bundlinje Tips og tricks til før, under og efter samtalen Varighed: 2 dage. http://www.cabiweb.dk/media/634527/dss_web.pdf Sygefravær som en essentiel del af onboarding Som en del af den generelle onboarding introduceres nye ledere til afdelingens holdning til sygefravær og fremmøde, og til den vifte af værktøjer MSO anvender til at hjælpe sygdomsramte kollegaer hurtigst og bedst muligt tilbage til arbejdet. Håndtering af sygefravær Alle nye ledere i Sundhed og Omsorg gennemgår et obligatorisk to-dageskursus i sygefravær og den svære samtale. Hvornår: Påbegyndes forår 2015 E-læring til ledere om håndtering af sygefravær Alle ledere gennemgår et obligatorisk E- læringskursus om håndtering af, og opfølgning på sygefravær. Kurset kan efterfølgende bruges som opslagsværk. Hvornår: Værktøjet er tilgængeligt fra maj 2015 og skal være gennemført af alle ledere senest ultimo august 2015. 2. Monitorering Systematisk opfølgning på sygemeldte medarbejdere Der genereres løbende lister til direktionerne over medarbejdere med højt fravær. Formålet med listerne er, at direktionerne nemt og hurtigt kan få overblik over, hvilke af deres medarbejdere, der har højt sygefravær. Analyse af de mest fraværende Der udarbejdes en analyse af, hvad der kendetegner de 100 medarbejdere, der har mest sygefravær i Sundhed og Omsorg. SYGEFRAVÆRSINDSATS 1
Formålet med analysen er at få viden om forløb, dokumentationsgrad, årsag, varighed og opfølgningskvalitet i de længste sygefraværssager. Den erhvervede viden skal bruges til at lave konkrete indsatser der understøtter denne gruppes behov. Hvornår: juni 2015 Monitorering og ledersparring: Serviceeftersyn af 100 sager Sygefraværsteamet har i 2015 særligt fokus på medarbejdere med højt fravær. I den forbindelse gennemgås de 100 sager med højest sygefravær i Sundhed og Omsorg. Formålet er at give lederne konkret sparring og feedback på deres opfølgning i de længste sygefraværssager. Fokus er på fastholdelse-, afklarings- og skåneperspektivet. I 2016 har Sygefraværsteamet fokus på hyppigt fravær. I den forbindelse gennemgår teamet løbende top 20 af sager med hyppigt fravær. Listen gennemgås med henblik på at understøtte de sager, hvor der er tvivl om, hvorvidt der er fuldt systematisk og optimalt op i sagen. I de tilfælde, hvor det ikke er sket, kontaktes lederen med henblik på rådgivning og sparring i sagen. Fokus er på sparring vedr. årsager, kultur og handlemuligheder. Lederen af sygefraværsteamet deltager i kvartalsmøderne med de områder, der er steget mere end gennemsnittet i MSO fra årsskiftet og frem til nu. Formålet er at lave konkrete aftaler om et insisterende samarbejde mellem Sygefraværsteamet og de pågældende områder. Inspirationsbesøg Sygefraværsteamet tager på inspirationsbesøg i andre kommuner og områder i Sundhed og Omsorg der har lavt eller faldende sygefravær.formålet med besøgene er blive klogere på, hvorfor de lykkes så godt med sygefraværsarbejdet, og hvordan vi kan udbrede de gode initiativer til resten af organisationen. 3. Kultur- og ledelsesmæssig fokus Sygefraværet varierer meget fra team til team. Det kan der være flere årsager til. Én af dem er kultur og ledelsesmæssig fokus. Som leder har man en vigtig funktion i at være med til skabe en kultur, hvor medarbejderne trives og ønsker at komme på arbejde, hvor sygefravær- / nærværskulturen italesættes, og hvor alle ved, hvad de kan forvente i forbindelse med evt. sygefravær. I Sundhed og Omsorg er det en vigtig ledelsesmæssig opgave at skabe en arbejdsplads, hvor der er plads til at de medarbejdere, der har været ramt af langvarig sygdom, kan komme gradvist tilbage til deres arbejde - i det tempo deres sygdom tillader det. Sygefravær på kvartalsmøder I chefteamets ugentlige nyhedsbrev 5 minutter om ugen der gik informeres der løbende om sygefravær. Emnet kan for SYGEFRAVÆRSINDSATS 2
eksempel være: Ændret lovgivning, interne analyser om sygefravær i MSO eller nye tilbud til sygemeldte medarbejdere. Alle ledere i MSO skal kende og efterleve proceduren for sygemelding og vide, hvornår der skal være kontakt mellem leder og medarbejder (minimumsstandarderne), og hvilke tilbud MSO har til sygemeldte medarbejdere. Målet er at sikre en tæt dialog mellem leder og medarbejder, med henblik på at bevare medarbejderens relation til arbejdspladsen. Strategikonsulenterne i Sundhed og Omsorg har i en række af deres besøg særlig opmærksomhed på sygefravær. Sygefraværsteamet samarbejder med strategikonsulenterne om deres besøg i teams med højt fravær. 4. Tilbudspaletten I MSO har vi en række tilbud til medarbejdere, der skal være med til at forebygge og reducere sygefravær. Tilbuddene præsenteres på portalen under navnet: Trivslen i Centrum. Vi afprøver løbende forskellige tiltag og samarbejdspartnere og evaluerer på de respektive tilbud. Tilbuddene vil derfor variere over tid. Nedenfor ses en række eksempler på de tilbud, vi aktuelt har på paletten: Tilbud om individuelle psykologsamtaler Tilbuddet er anonymt og man kan benytte sig af det uden at ens leder eller andre på arbejdspladsen bliver involveret. www.sundhedogomsorg.dk søg på Trivslen i Centrum. Varighed: Op til fem samtaler. Socialrådgiverordning Medarbejdere i MSO kan frit, uforpligtende og uden om deres leder få en snak med en socialrådgiver om private problemstillinger. www.sundhedogomsorg.dk søg på Trivslen i Centrum Forløb hos Folkesundhed Aarhus Medarbejdere der er hel- eller deltidssygemeldt, eller som er i risiko for en langtidssygemelding, har mulighed for at følge et forløb hos Folkesundhed Aarhus, som er målrettet netop deres situation. Alle forløb hos Folkesundhed Aarhus indledes med en individuel samtale med en sundhedsfaglig specialist. Stress: Tilbage til Arbejde Folkesundhed Aarhus tilbyder forløb inden for: I dette tilbud arbejder stresspsykologen, den sygemeldte medarbejder og dennes leder sammen om at tilrettelægge en proces for, hvordan den stresssygemeldte medarbejder bedst og hurtigst muligt kommer tilbage i arbejde. Hvornår: Sommer 2015 Sund livsstil Sundt liv med en kronisk sygdom (KOL, diabetes, hjertekar-lidelser) Lænde- rygtræning Rygestop Aktiv smertehåndtering Bekymringer om alkohol Hverdag med eller uden kræft SYGEFRAVÆRSINDSATS 3
www.sundhedogomsorg.dk søg på Trivslen i Centrum Gruppeforløb for Stress- og depressionsramte Medarbejdere der er sygemeldt med stress, eller som er diagnosticeret med mild til moderat depression hos egen læge kan deltage i et gruppeforløb hos Folkesundhed Aarhus. www.sundhedogomsorg.dk søg på Trivslen i Centrum Eleverne er den medarbejdergruppe, der har det højeste sygefravær i MSO. Vi har derfor stor fokus på, hvordan netop denne gruppes fravær kan mindskes. Formålet med forløbet er at reducere det graviditetsbetingede fravær, samt at øge trivslen og forbedre tiden på arbejdspladsen frem mod barsel. Indhold: De gravide medarbejdere tilbydes: Ugentlig træning varetaget af en fysioterapeut Rådgivning på den gravides arbejdsplads og undervisning varetaget af en jordemoder Netværksmøder hvor de gravide medarbejdere har mulighed for at udveksle erfaringer og sparre med hinanden www.sundhedogomsorg.dk søg på Trivslen i Centrum. 5. Særlige målgrupper I Sundhed og Omsorg har vi i vores sygefraværsindsats, særlig fokus på elevers fravær, gravide samt stress og psykisk betinget fravær. Desuden holder vi løbende øje med om sygefraværet stiger i bestemte medarbejdergrupper. Elevers Sygefravær Eleverne er den medarbejdergruppe, der har det højeste sygefravær i MSO. Der er udarbejdet en særskilt indsatsplan for, hvordan elevernes sygefravær skal nedbringes. Indsatsplanen skal til høring i HMU i sommeren 2015, og forventes implementeret i løbet af 2015 og 2016. Gravid og Glad Gravide medarbejdere i MSO har i gennemsnit 38-40 sygefraværsdage, inden de går på barsel. Stress Op mod 25 % af alt fravær i Danmark skyldes stress. I MSO svarer det til 11.800 fraværsdage. Tal fra Jobcenter Aarhus viser, at 42 % af deres sager vedrører stress, depression eller angst. Vi ved, at MSO s fagrupper i højere grad end andre faggrupper er udsat for følelsesmæssige belastninger i deres arbejde, derfor er forebyggelse- og håndtering af stress et særligt indsatsområde i MSO i 2015 og 2016. Stressindsatsen går på tre ben: 1) Kompetenceudvikling til TR og AMR. 2) Viden og information på Portalen SYGEFRAVÆRSINDSATS 4
Definitioner af stress vs. travlhed Inspiration til teamdrøftelse om stress Relevant informationsmateriale Information om konkrete tilbud 3) Konkrete tilbud til ledere, teams og medarbejdere Tilbage Til Arbejde (tilbud om arbejdspsykolog til stresssygemeldte medarbejdere) Arbejdspsykologiske forløb for særligt udfordrede teams Hjælp til ledere med stress Terapeuter Terapeuternes fravær er steget gennem det seneste år. For at blive klogere herpå, udarbejder Sygefraværsteamet, i samarbejde med Tværgående analyse, en kvantitativ analyse af det stigende sygefravær blandt terapeuter. Hvornår: Efterår 2015 7. Samarbejdspartnere MSO har kontinuerligt fokus på, hvilke eksterne samarbejdspartnere, der kan hjælpe os i arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Praktiserende læger 25 % af de, der er sygemeldte i over 13 uger, vender ikke tilbage til samme arbejdsplads. MSO er i løbende dialog med de praktiserende læger om, hvordan vi i fællesskab kan få deres patienter og vores medarbejdere hurtigst og bedst muligt tilbage til deres arbejdsrelationer - og på den måde sikre, at de fastholdes på arbejdsmarkedet. Sundhed og Omsorg indgår desuden i et tværmagistratsligt samarbejde om at udarbejde en film om den gode brug af mulighedserklæringer. 6. Inddragelse af MEDsystemet Medarbejderrepræsentanterne spiller en vigtig rolle i arbejdet med at nedbringe sygefraværet i MSO. Kursus for arbejdsmiljørepræsentanter og TR Alle arbejdsmiljørepræsentanter og TR i Sundhed og Omsorg tilbydes et én dagskursus i sygefravær og den svære samtale. Kurset svarer til det lederne tilbydes, men tager udgangspunkt i rollen som medarbejderrepræsentant. Jobcentret MSO har indgået en samarbejdsaftale med Job og Sundhed (Jobcentret). Aftalen har til formå at nedbringe det langvarige sygefravær i MSO gennem en koordineret indsats og en tættere dialog. Samtidig skal aftalen synliggøre og lette adgangen til Job og Sundhed for MSO s ledere. Indhold: Hotline for MSO s ledere til Job og Sundhed. Her kan lederne hurtigt få hjælp og sparring i konkrete sygedagpengesager. Hvornår: 2015 SYGEFRAVÆRSINDSATS 5
STRATEGI OG UDVIKLING Sundhed og Omsorg Aarhus Kommune September 2015 SYGEFRAVÆRSINDSATS 6