EXCEL 2010 LÆR DET SELV

JES NYHUS EXCEL 2010 LÆR DET SELV EXCEL 2010 LÆR DET SELV Nyt i Excel 2010 Båndet, knappen Filer og værktøjslinjerne Navigering og tilpasning

Excel 2010 lær det selv 1. udgave, 2. oplag 2011 Copyright 2010 Forlaget Libris Forfatter: Jes Nyhus Forlagsredaktion: Peter Svendsen Omslag: Per-Ole Lind DTP: Jes Nyhus Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT a/s ISBN: 978-87-7843-925-3 Om Libris Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Alene i Danmark er hæfterne solgt i over ni millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg Libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter. Er der et hæfte, du ikke kan finde, så kan boghandleren normalt skaffe det hjem på et par dage. Hæfterne kan også købes på Libris.dk, men vær klar over, at der tillægges et ekspeditionsgebyr.

Indholdsfortegnelse Indledning... 4 1. Om Excel 2010... 5 Nyheder i Excel 2010...5 Nyheder i Excel 2007...6 2. Grænsefladen i Excel 2010... 10 Hurtigt overblik over Excels skærmbillede...10 Selve regnearket...12 Båndet, knappen Filer og værktøjslinjer...12 Knappen Filer...12 Båndet...13 Værktøjslinjer...15 3. I gang med at regne med Excel 2010.. 19 Logikken i et regneark...19 I gang med at regne...19 Hierarkiet XLSX-filen (projektmappen) regneark...22 Fejlhåndtering...22 4. Navigering, markering og tilpasning... 23 Navigation...23 Markering...24 Indsæt og slet rækker og kolonner...25 Tilpas kolonnebredder/ rækkehøjder...27 5. Kopiering, Autofyld mv... 29 Kopiering...29 Autofyld...32 Kopiering af hele regneark...34 6. Talformatering... 35 Rene tal, valuta og procent...35 Dato og klokkeslæt...36 7. Celleindholdets udseende... 41 Skrifttypejustering mv... 41 Justeringer... 42 Brug miniværktøjslinjen... 44 Brug formatpenslen... 44 Celletypografier... 44 8. Et rigtigt regneark et lille kørselsregnskab... 46 Kørselsregnskabet... 46 Autofuldførelse... 48 Betinget formatering... 49 Funktionen HVIS... 50 9. Diagrammer... 52 Opret diagrammer... 52 Oprettelse af et cirkeldiagram... 52 Oprettelse af et stregdiagram... 55 Mere om diagrammer... 57 Minidiagrammer... 58 10. Sideformatering og udskrivning... 60 Tilpasning til udskrivning... 60 Sidehoveder og sidefødder... 63 Udskriftstitler... 65 11. Flere spændende muligheder i Excel... 67 Excel som database... 67 Sortering... 69 Lidt om funktioner... 70 Arbejde med flere vinduer... 72 Lagring af projektmapper... 75 Dokumentinspektion... 76 Stikordsregister... 78 3 FORLAGET LIBRIS

Indledning Excel har et stort problem. Et luksusproblem. Det kan næsten for meget. Uanset hvilke talmæssige beregninger du skal udføre, kan du sikkert finde en mulighed i Excel til at udføre dem. Men luksusproblemet medfører et andet problem: Hvad skal der med i et hæfte om Excel? Uanset hæftets tykkelse vil der formentlig altid være emner, der ikke er dækket. Der er jo også forskel på de beregninger, som en murermester og en atomfysiker skal udføre. Men begge kan helt sikkert få glæde af Excel. Excel 2007 introducerede det nye bånd, der afskaffede de velkendte menuer, og båndet er videreført i Excel 2010. Hæftet kan derfor anvendes af både nybegyndere, der vil lære Excel fra grunden, og lidt mere rutinerede Excel-brugere, der måske opgraderer fra Excel 2003 eller tidligere, og som vil lære lidt om de nye muligheder og ikke mindst lære, hvordan de klarer sig uden menuerne. Kapitel 1 indeholder en hurtig oversigt over nogle af nyhederne i Excel 2007 og Excel 2010. Kapitel 2 indeholder en grundig gennemgang af menusystemets afløser båndet og de øvrige elementer i grænsefladen i Excel. Kapitel 3, 4, 5, 6 og 7 forklarer, hvordan du kommer i gang, hvordan du navigerer, markerer, kopierer og formaterer. Alt sammen noget, du er nødt til at vide, inden du går i gang med at bruge Excel for alvor. Kapitel 8 forklarer, hvordan du laver et rigtigt, brugbart regneark med indbygget logik og fejlkontrol. Kapitel 9 forklarer lidt om, hvordan du laver diagrammer. Kapitel 10 forklarer, hvordan du formaterer og klargør dine regneark til udskrivning, så de bliver flotte. Kapitel 11 forklarer bl.a. hvordan du bruger Excel som database, hvordan du arbejder med flere regneark eller projektmapper på samme tid, og hvordan du bruger funktioner. TIP Download af eksempler: Du kan downloade en pakke med eksempler på nogle af de regneark, der anvendes her i hæftet. Du kan hente pakken ved at gå ind på www.libris.dk/bilag og klikke på hæftets titel. VIL DU VIDE MERE? Hvis du vil lære noget om nogle af de mange avancerede muligheder i Excel 2010, kan du købe vores bog Professionel Excel 2010, der forventes at udkomme i 1. kvartal 2011. Hold øje med www.libris.dk. Vi håber, du får glæde af hæftet! Virum, juni 2010 Jes Nyhus FORLAGET LIBRIS 4

1. Om Excel 2010 Nyheder i computerprogrammer er altid en sjov ting. Mange gange nævnes større stabilitet og bedre muligheder for samarbejde som store nyheder. Sådanne nyheder er svære at forholde sig til, specielt fordi forrige version altid har opført sig pænt og aldrig drillet, og fordi man er den eneste bruger af regnearkene. Måske sender man et regneark til en kollega i ny og næ og får et tilbage men ellers arbejder man selvstændigt med arkene. De lidt mere håndgribelige nyheder kan deles i to dele: Nye muligheder og ændrede fremgangsmåder. Sådanne nyheder skal du som bruger forholde dig til, når du skifter version. Dette kapitel indeholder en kort omtale af nogle af de håndgribelige nyheder i Excel 2010. Dem er der nu ikke særlig mange af, og da vi regner med, at ganske mange brugere springer direkte fra Excel 2002/2003 til Excel 2010, har vi af hensyn til disse valgt også at medtage en oversigt over nyhederne i Excel 2007. Dette er beskrevet detaljeret i afsnittet Tilpasning af båndet på side 17. Introduktion af visningen Microsoft Backstage Excel 2010 indeholder visningen Microsoft Backstage, der er adgang til via fanen Filer på båndet. Dialogboksen Udskriv, muligheden Vis udskrift og andre muligheder er forsvundet og samlet i visningen Microsoft Backstage. Populært sagt er det muligheder, du udfører med snarere end i filen, du ser fra denne visning. Visningen Microsoft Backstage er omtalt en række steder i dette hæfte. Minidiagrammer En lille men stærk mulighed er Minidiagrammer. Et minidiagram fylder én og kun én celle. Har du behov for hurtigt at vise tendensen for en talrække, er denne mulighed virkelig god. Oversigterne er absolut ikke fuldstændige. De indeholder nogle af de emner, som forfatter og redaktør mener interesserer hæftets læsere. Nyheder i Excel 2010 Muligheder for tilpasning af båndet Båndet, der erstatter menuerne, som vi kendte til og med Excel 2003, kunne i Excel 2007 ikke tilpasses. Dette er heldigvis ændret, så du nu i meget stor udstrækning kan tilpasse båndet til den måde, du arbejder på. Figur 1.1 Der findes tre forskellige minidiagramtyper. Minidiagrammer er omtalt i afsnittet Minidiagrammer på side 58. Microsoft Live SkyDrive Microsoft Live SkyDrive er en tjeneste, hvor brugere, der har et Windows Live ID, får stillet lagerplads på 25 GB til rådighed på en Mi- 5 FORLAGET LIBRIS

1. Om Excel 2010 crosoft-server. Begge tjenester er gratis for private brugere. Der er adgang til mapperne på brugerens SkyDrive fra skrivebordet, men herudover kan du direkte fra Excel 2010 gemme dine projektmapper på SkyDrive. Men ser vi bort fra, hvordan programmet ser ud, så skete der også ændringer i det, programmet kan. Der var en række større og mindre ændringer og nyskabelser. En af fordelene ved at gemme dine filer på SkyDrive er, at du fra en vilkårlig Excel 2010 med internetadgang kan arbejde med dine filer. En anden fordel er, at du kan bestemme, at visse filer må redigeres af andre personer, og samarbejder du fx med fjern en kollega, kan han/hun arbejde i de samme filer som dig, så der måske bliver færre problemer med at holde styr på versionerne. Og mon ikke Microsoft sørger for en fornuftig sikkerhedskopiering af filerne på SkyDrive? Nyheder i Excel 2007 Afsnittet her forklarer nogle af nyhederne i Excel 2007, der også findes i Excel 2010. Skærmbillederne er fra Excel 2010. Båndet Systemet med menuer og værktøjslinjer, vi har kendt i årevis i Excel (og de andre programmer i Office-familien), blev erstattet af et bånd øverst på skærmen. Det kunne til manges irritation, inkl. forfatterens, ikke tilpasses. Dette er ændret i Excel 2010, så det nu kan tilpasses. Båndet er udførligt forklaret i afsnittet Båndet på side 13. Men når du har kæmpet dig gennem båndet og når frem til dialogboksene, så er det i mange tilfælde de gode gamle dialogbokse, som vi har haft i de seneste mange Excelversioner (se figur 1.2). Figur 1.2 Dialogboksen Formater celler fra Excel 2010. Har du en Excel 5 ved hånden, så prøv at sammenligne med den tilsvarende dialogboks dér. Fx er et enkelt regnearks kapacitet ændret med 1500%, så et regneark nu kan rumme mere end 16 milliarder celler. Om dette er en stor eller lille nyskabelse, er op til den enkelte at vurdere, men der findes næppe nogen pc, der synes, det er sjovt med et så stort regneark. Herunder findes en kort oversigt over nogle af de nye og ændrede funktioner: Visningen Sidelayout En virkelig praktisk nyskabelse var regnearksvisningen Sidelayout. Hvor man i tidligere versioner oprettede sidehoveder og -fødder i en dialogboks, kan det nu gøres direkte i arket, så man med det samme kan se, om teksten står pænt mv. FORLAGET LIBRIS 6

1. Om Excel 2010 Figur 1.3 Sidehoveder og -fødder kan skrives direkte i regnearket. Det gør det lettere og hurtigere at få det helt rigtige udseende. Forbedret Autofilter Den praktiske Autofilter-funktion blev endnu mere praktisk. Hvor man ved filtrering med funktionen i Excel 2003 og tidligere versioner kunne vælge mellem alt eller intet, kan man nu vælge flere værdier, der skal overholdes ved filtreringen. Visningen Sidelayout er udførligt omtalt i kapitel 10. Sideformatering og udskrivning. Celletypografier Der blev introduceret en række praktiske, foruddefinerede celletypografier, så det er hurtigt og let at give celler et flot layout. Figur 1.4 Med celletypografier er der ingen undskyldning for et grimt regneark... Brug af celletypografier er omtalt i afsnittet Celletypografier på side 44. Større formellinje Det blev muligt at udvide formellinjen, så der er plads til selv de længste formler. Til og med Excel 2003 var det lidt problematisk at se lange formler på formellinjen. Figur 1.5 Formellinjen kan udvides, så der er plads til lange formler. Figur 1.6 Autofilter-funktionen blev forbedret, så du kan vælge mere end én betingelse, der skal indgå i filtreringen. Brug af Autofilter er omtalt i afsnittet Autofilter på side 67. Betinget formatering Mulighederne for betinget formatering fx ændring af en skriftfarve, når en bestemt betingelse opfyldes/ikke opfyldes blev forbedret i forhold til tidligere versioner. Betinget formatering er omtalt i afsnittet Betinget formatering på side 49. Diagrammer Der blev introduceret en lang række typografier til de enkelte diagramtyper. Det blev endnu lettere end nogensinde at lave flotte dia- 7 FORLAGET LIBRIS

1. Om Excel 2010 grammer. En del af mulighederne til diagramformatering, der tidligere var gemt på en eller flere faner i en eller flere dialogbokse, er nu tilgængelige som knapper og/eller drop-down-menuer i en gruppe på båndet. Det gør det lettere at overskue og formatere diagrammer (se båndet på figur 2.3 på side 13). Når der vises en drop-down-menu i forbindelse med en knap på båndet, ændres skrifttypen i langt de fleste tilfælde ved blot at flytte musen ned over mulighederne på dropdown-menuen uden at vælge. Når elementerne har det rette udseende, skal du blot klikke på det menuelement, der angiver den ønskede formatering, for at anvende den. På denne måde er det let at se virkningen af en formateringsændring, inden den udføres. Det er altså ikke som tidligere nødvendigt at vælge forskellige skrifttyper mv. for at se virkningen. Det er nok at trække ned over skrifttypelisten mv. På nogenlunde tilsvarende måde kan du se, hvorledes diagrammer vil se ud med en given formatering uden at ændre formateringen. Eksempelvisning er bl.a. omtalt i afsnittet Direkte eksempelvisning på side 41. Figur 1.7 Med de indbyggede temaer er det let at sætte prikken over i et ved diagramformateringen. Til brug primært ved diagrammer findes også indbyggede temaer. Med et par museklik er det således muligt at ændre farvetemaet for et diagram fra fx Kontor til Overdådig eller Håndsats eller ændre skriftformateringen fra Kontor til Livfuld (kort omtalt i kapitel 9. Diagrammer). Det er utroligt let at lave flotte, formaterede diagrammer. Det største problem er i virkeligheden, at der måske er lidt for meget at vælge blandt Direkte eksempelvisning af formateringsændringer De fleste skrifttypeændringer mv. vises dynamisk i markerede celler, når markøren blot bevæges over en drop-down-menu. Forbedret statuslinje Excel-versioner tidligere end 2007 kunne på statuslinjen vise én ud af seks forskellige værdier for markerede tal (fx Sum eller Antal). Nu kan alle seks værdier vises (hvis der er plads på statuslinjen). Figur 1.8 Statuslinjen kan give flere hurtige oplysninger om markerede celler. Dette er omtalt i afsnittet Statuslinjen er praktisk på side 68. FORLAGET LIBRIS 8

1. Om Excel 2010 Dokumentinspektion Microsoft lavede et tillægsprogram til Office 2002/2003, hvormed det var muligt at fjerne skjulte oplysninger, som ikke skal ud af huset, når en tekstbehandlings- eller regnearksfil sendes til fremmede. Denne mulighed er nu integreret i alle Office 2007/2010-programmerne, og den er omtalt i afsnittet Dokumentinspektion på side 76. Miniværktøjslinjen Den nye miniværktøjslinje, der blev introduceret i Excel 2007, og vises, når du højreklikker på en eller flere markerede celler, indeholder knapper til de mest almindelige formateringsmuligheder. Figur 1.9 De almindelige formateringer udføres hurtigere med denne værktøjslinje. Miniværktøjslinjen er bl.a. omtalt i afsnittet Miniværktøjslinjen på side 16. Lettere indtastning af formler I de seneste mange versioner til og med Excel 2003 har det været muligt at indtaste formler direkte på formellinjen eller en celle uden brug af dialogboksen Indsæt funktion. Men det krævede, at man nøjagtigt kunne huske funktionens/formlens navn. Denne mulighed blev udvidet: Der er indbygget en Autofyld-funktionalitet, så det ikke længere er nødvendigt at huske det nøjagtige funktionsnavn. Figur 1.10 Den nye og lettere indtastning af funktioner. Brugen af den nye mulighed er omtalt i afsnittet Direkte indtastning på side 72. Ændret filformat Excel-filformatet blev ændret i Excel 2007, og dette filformat videreføres i Excel 2010. Det betyder, at du ikke uden videre kan åbne Excel-filer, der er gemt i Excel 2007/2010-format, på ældre versioner af Excel. Men der er hjælp forude. Første gang du klikker på en Excel 2007/2010-fil i en tidligere Excel-version, får du et tilbud om at hente et konverteringsfilter, så din gamle Excel kan læse de nye filer, men du kan dog ikke anvende de nye Excel-muligheder i en gammel Excel. Du kan vælge at gemme i ældre filformater, og du kan sikre dig, at dine Excel-filer ikke indeholder funktioner, der ikke kan anvendes i de ældre versioner. Læs mere om det i afsnittet Lagring af projektmapper på side 75. 9 FORLAGET LIBRIS

2. Grænsefladen i Excel 2010 Hurtigt overblik over Excels skærmbillede Når du starter Excel 2010, vises et skærmbillede som det, du kan se i figur 2.1. Du er nødt til at kende nogle af elementerne, inden du overhovedet går i gang. Dette kapitel forklarer de elementer, der er nødvendige for at komme i gang, og de fleste af de øvrige elementer bliver gennemgået gennem hæftet. Er det første gang, du ser et regneark, er der mange forskellige elementer, du skal lære at kende. Har du brugt de tidligere versioner af Excel (frem til og med Excel 2003), er der også mange elementer, du skal lære at kende Her følger en oversigt over de forskellige elementer på Excels skærmbillede. 1) Knappen Excel. Klikker du på knappen finder du vindueskommandoerne Gendan, Flyt, Størrelse, Minimer, Maksimer og Luk. 2) Knappen Filer. Klikker du på knappen, åbnes visningen Microsoft Backstage, hvor du bl.a. finder kommandoerne Åbn, Gem og Gem som, som du bruger, når du åbner og gemmer regneark. Det er forklaret yderligere i afsnittet Lagring af projektmapper på side 75. På panelet finder du også knappen Indstillinger, som du bruger ved tilpasning af Excel. 1 2 3 4 6 7 5 8 14 9 10 11 12 13 23 19 22 15 16 17 24 18 20 21 Figur 2.1 Skærmbilledet i Excel 2010. (Du kan se en bedre udgave af båndet i figur 2.3 på side 13). FORLAGET LIBRIS 10

2. Grænsefladen i Excel 2010 Flere steder i hæftet kommer du i berøring med denne knap. 3) Værktøjslinjen Hurtig adgang. Med denne værktøjslinje er der hurtig adgang til kommandoer, du ofte anvender. Du kan tilpasse værktøjslinjen, så den passer til netop dit arbejde. Læs om det i afsnittet Værktøjslinjen Hurtig adgang på side 15. 4) Titellinjen. Titellinjen indeholder navnet på projektmappen. Er du startet på en ny projektmappe, og har du endnu ikke gemt den, hedder den Mappe1, Mappe2 osv. 5) Ikonerne Minimer, Maksimer/Gendan og Luk som i næsten alle andre Windows-programmer. Knapperne påvirker hele Excel, dvs. alle projektmapper på én gang. 6) Båndet. Båndet er grænsefladen til alle kommandoer og funktioner i Excel og erstatter de menuer, vi har haft siden Excels barndom. Læs mere i afsnittet Båndet på side 13. 7) Hjælp-knappen, og ikonerne Minimer, Maksimer/Gendan og Luk. De tre ikoner påvirker den aktuelle projektmappe. 8) Knappen Udvid formellinje. Knappen anvendes, hvis din formel eller indtastning er så lang, så den ikke kan vises på én linje. 9) Feltet Navn. Feltet viser navnet adressen på den aktuelle celle, og feltet kan bl.a. anvendes til navigation. 10) Knappen Indsæt Funktion. Knappen anvendes ved indsættelse af funktioner. Knappen er bl.a. omtalt i afsnittet Lidt om funktioner på side 70. 11) Formellinjen. På formellinjen kan du indtaste dine data du kan også indtaste dataene direkte i en celle. Hvis du gør det, vises det, du indtaster, på formellinjen. Formellinjen er omt alt mange steder i dette hæfte. 12) Kolonneoverskrifter. Kolonnerne har overskrifterne A-Z, herefter AA-AZ, BA-BZ og så fremdeles. Excel kan rumme i alt 16.384 kolonner, svarende til bogstaverne XFD. 13) Rækkeoverskrifter. Rækkerne har overskrifterne 1-1.048.576. 14) Den aktive celle. Du skriver dine data i den aktive celle (eller på formellinjen). Den aktive celle er forsynet med en fed ramme. 15) Fanerulleknapper. Fanerulleknapperne anvendes, hvis du har så mange faner, at de ikke kan vises på én gang. 16) Arkfaner. Med arkfanerne skifter du mellem de forskellige regneark, som en projektmappe består af. Som standard indeholder en projektmappe tre regneark. Der skal være mindst ét regneark i en projektmappe, og det maksimale antal begrænses af computerens styrke. 17) Knappen Indsæt regneark. Knappen anvendes for at tilføje et nyt, tomt regneark til den aktuelle projektmappe. 18) Vandret rullepanel. Rullepanelet bruges til vandret rulning af regnearket. 19) Lodret rullepanel. Rullepanelet bruges til lodret rulning af regnearket. 20) Knapper til valg af visning. Læs mere om det i kapitel 10. Sideformatering og udskrivning. 21) Skyderen Zoom. Med skyderen kan du ændre størrelsen på det, der vises i regnearket. Ændring af størrelsen her påvirker ikke størrelsen på det, du senere udskriver på din printer. 22) Tilstandsindikator. Indikerer Excels aktuelle tilstand (omtales ikke yderligere i dette hæfte). 23) Gitterlinjer. De enkelte celler er af hensyn til overskueligheden adskilt med gitterlinjer. 11 FORLAGET LIBRIS

2. Grænsefladen i Excel 2010 Gitterlinjerne på skærmen kan skjules, og som standard udskrives gitterlinjerne ikke. Hvis du ønsker det, kan du vælge blandt en lang række rammer mv. til de enkelte celler. Disse vises på skærmen og på udskriften. Formatering af celler, herunder indramning er omtalt i kapitel 7. Celleindholdets udseende. 24) Statuslinje. Statuslinjen viser som standard forskellige oplysninger om markerede celler, der indeholder tal. Det er vist i afsnittet Statuslinjen er praktisk på side 68. Selve regnearket Regnearket er opbygget som et koordinatsystem med et antal celler. Faktisk op til godt 16 milliarder pr. regneark... De vandrette elementer kaldes for rækker, og de lodrette elementer kaldes for kolonner, og ved hjælp af kolonne- og rækkeoverskrifterne (12 og 13 på figur 2.1) kan enhver celle adresseres entydigt. Kolonnerne har bogstaver, og rækkerne har tal som overskrifter, og adressen på den celle, der står i et regnearks øverste venstre hjørne, hedder derfor A1. Når du adresserer en celle, som fx A1, er det lige meget, om du bruger store eller små bogstaver. Du anvender bl.a. den entydige adresse, når du i en formel i en celle vil referere til en anden celle. Du anvender også adressen, hvis du hurtigt vil flytte til en ny placering. Det er forklaret i kapitel 4. Navigering, markering og tilpasning. TIP Får du brug for at adressere flere sammenhængende celler på en gang, angives dette med adressen på cellen i øverste venstre og nederste højre hjørne, som fx A1:B2 her fire celler A1, A2, B1 og B2. Cellen i øverste venstre hjørne har adressen A1 fordi det er kolonne A, række 1. I figur 2.1 er celle A1 indrammet, fordi det er den aktive celle. Det er altid i den aktive celle, du foretager en indtastning. Cellen allernederst til højre har adressen XFD1048576, fordi denne udgave af Excel kan rumme op til 16.384 kolonner og 1.048.576 rækker. For at anvende et så stort regneark skal du have en meget kraftig computer. I praksis afgøres Excels kapacitet af computerkraften. Båndet, knappen Filer og værktøjslinjer Grænseflademæssigt har de tidligere Excelversioner frem til og med 2003 lignet hinanden. Forskellene var til at overse, og en af de større ændringer var, da der for snart mange versioner siden lige pludselig dukkede værktøjslinjer op. Alt det er historie nu. Knappen Filer Allerøverst og længst til venstre vises knappen Filer. Klikker du på knappen Filer, åbnes visningen Microsoft Backstage (se figur 2.2). Visningen Microsoft Backstage indeholder grundlæggende de muligheder, der i ældre versioner af Excel var gemt under menuen Filer og i Excel 2007 de muligheder, der gemte sig bag Office-knappen. Det drejer sig først og fremmest om kommandoer til lagring og udskrivning af dokumenter. Med knappen Indstillinger nederst åbnes panelerne til tilpasning af Excel. Du forlader visningen Microsoft Backstage ved at klikke på en af de andre faner på båndet. FORLAGET LIBRIS 12

2. Grænsefladen i Excel 2010 Figur 2.2 Klikker du på knappen Filer, skifter visningen til Microsoft Backstage. Båndet Når du starter en ny projektmappe, har båndet et udseende, der minder om det, du kan se øverst i figur 2.3. Der er slået op på fanen Startside. Den nederste del af figur 2.3 viser som et eksempel fanen Design, der indeholder praktiske muligheder ved formatering af diagrammer. Båndet stiller i princippet krav om en forholdsvis stor skærm, for båndet fylder 5-6 gange så meget i højden som de velkendte menuer. Som forklaret herunder kan du dog minimere det, så du kan vise mange celler ad gangen. Excel viser som standard syv faner Startside, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis og for hver fane er opgaver, der hører under fanens navn, vist i grupper. I de fleste tilfælde er fanerne statiske du skal selv klikke på en fane for at aktivere den, og i andre tilfælde skiftes der automatisk til en bestemt fane, når du gør noget bestemt. Langt de fleste almindelige opgaver er vist. Hvor man i tidligere versioner måske skulle vælge to eller tre kommandoer på en menu, så er de fleste funktioner nu direkte tilgængelige med et enkelt museklik. Figur 2.3 Eksempler på to forskellige fanebånd. Øverst fanen Startside, som vises, når Excel starter. Nederst fanen Design, der indholder de fleste formateringsmuligheder til diagrammer. 13 FORLAGET LIBRIS

2. Grænsefladen i Excel 2010 Når der fx er slået op på fanen Startside, vises grupperne Udklipsholder, Skrifttype, Justering, Tal, Typografier, Celler og Redigering (se øverste del af figur 2.3). Det svarer lidt til, at man i tidligere versioner af Excel viste alle værktøjslinjerne... Anbringer du musemarkøren på et ikon/en tekst i en gruppe, vises en forklaring (se figur 2.4), så du kan se, om du er på rette spor. Figur 2.5 Endelig noget velkendt. Er det Excel 2 eller Excel 3, vi kender den fra? Du kan ikke fjerne båndet, men du kan ved at trykke på Ctrl+F1 minimere det for at få lidt mere plads på skærmen. Figur 2.4 Når du anbringer musemarkøren på en knap, vises en forklaring. Når du minimerer båndet, vises kun fanerne. Klikker du på en fane, vises fanens grupper, og når du har valgt den ønskede mulighed, minimeres båndet igen. Denne mulighed er praktisk, hvis dit regneark er stort, og/eller din skærm er lille. Hvis symbolet vises til højre for et gruppenavn, har du direkte adgang til en god, gammeldags dialogboks. Klikker du fx på symbolet til højre for gruppenavnet Skrifttype, åbnes dialogboksen Formater celler, og der er slået op på fanen Skrifttype (se figur 2.5). Er der en pil til højre for eller under et ikon/ en tekst i en gruppe, åbnes en menu, hvis du klikker på ikonet/teksten. Klikker du fx på Søg og vælg i gruppen Redigering, vises en menu som den, du kan se i figur 2.6. Figur 2.6 Selvom båndet er indført, er menuerne (heldigvis) ikke helt forsvundet... FORLAGET LIBRIS 14

2. Grænsefladen i Excel 2010 For at minimere båndet skal du trykke på genvejstasten Ctrl+F1. Brug samme genvejstast til at vise hele båndet igen. Båndet og musen... Vil du nedsætte risikoen for at få en museskade, er der adgang til de fleste muligheder på båndet vha. et sindrigt tastesystem. Trykker du på tasten Alt på tastaturet, forsynes fanerne samt knapperne på værktøjslinjen Hurtig adgang med bogstaver (se figur 2.7). Værktøjslinjer Værktøjslinjerne er med to undtagelser forsvundet. De eneste værktøjslinjer, der findes, er værktøjslinjen Hurtig adgang længst til venstre på titellinjen umiddelbart til højre for knappen Excel og miniværktøjslinjen, der vises, når du højreklikker i regnearket. Værktøjslinjen Hurtig adgang Værktøjslinjen Hurtig adgang (se figur 2.9), der findes umiddelbart til højre for knappen Excel, indeholder som standard knapperne Gem, Fortryd, Annuller Fortryd samt Vis udskrift og Udskriv. Figur 2.7 Bogstaverne her er lettere at se end de understregede bogstaver, vi kender fra tidligere versioner Trykker du på et af bogstaverne (på tastaturet) vælges den pågældende fane, og mulighederne på denne fane er forsynet med bogstaver og tal (se figur 2.8). Tryk på et bogstav for at vælge muligheden, eller tryk på tasten Alt for at fjerne bogstaverne og tallene. Det ser ikke kønt ud, men det fungerer Figur 2.8 Der er meget at vælge blandt. Trykker du på A, vises kun de elementer, der starter med A Figur 2.9 Det er nok den kedeligste værktøjslinje, der nogensinde er frembragt. Men den fungerer udmærket Bliver du forvirret over en værktøjslinje på titellinjen, kan du flytte den, så den vises under båndet. Sådan ændres placeringen af værktøjslinjen Hurtig adgang: 1 Klik på knappen Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang længst til højre på værktøjslinjen Hurtig adgang for at vise en lang menu. 2 Vælg Vis under båndet langt nede på menuen. Brug samme fremgangsmåde, og vælg Vis over båndet for at flytte værktøjslinjen tilbage til titellinjen. Du kan selv bestemme, hvilke kommandoer der skal vises på værktøjslinjen Hurtig adgang. Det er praktisk, hvis du ofte anvender en mulighed, der er godt gemt på en fjern fane. 15 FORLAGET LIBRIS