Personalemæssige tilpasninger ved reorganiseringer og omstruktureringer i Holstebro Kommune Informationsmateriale til ledere og medarbejdere Løn & Personale og HR-Udvikling Vedtaget i Hoved MED den 5. december 2011 Organisation & Personale HR-Udvikling December 2011/Revideret December 2014 Hjemmeside: www.holstebro.dk. E-post: Organisation.Personale@Holstebro.dk
Principper for personalemæssige tilpasninger ved reorganiseringer og omstruktureringer i Holstebro Kommune Indledning Hoved-MED har besluttet, at der skal udarbejdes fælles principper for personalemæssige tilpasninger ved reorganisering og omstrukturering. Det skal sikre rammerne for en professionel håndtering af forberedelserne, udførelsen og efterforløbet af tilpasningerne. Vores værdier og personalepolitik skal være synlige i håndteringen af denne opgave og skal kunne genkendes via den måde aktørerne håndterer dette, så tilpasningerne opleves ordentlige og værdige. Det er vigtigt, at ledere, TR-ere og AMR-ere drøfter processen, da det har stor betydning for alle faser i forløbet. Det gælder både for det personale, der direkte selv er berørt af tilpasningerne og det tilbageværende personale. Planlægningen for de personalemæssige tilpasninger Planlægning skal være med til at sikre sammenhæng og gennemsigtighed i processen og indeholder Forberedelsen Udførelsen Efterforløbet Forberedelsen Der tages udgangspunkt i følgende værdimæssige principper Personaletilpasningerne sker på en værdig måde Fokus bevares på en langsigtet funktions- og driftssikker kommune med højest mulig værditilvækst og kvalitet i opgaveløsningen. Det tilbageværende personale er de bedst kvalificerede til at varetage de opgaver, der skal løses nu og i fremtiden inden for området. I de tilfælde, hvor personaletilpasningerne medfører personalereduktion undersøges først mulighederne for mindre vidtgående beslutninger end afskedigelse. Eks. mulighed for jobrotation, naturlig afgang, efterløn m.v. I forbindelse med de personalemæssige tilpasninger fastholdes fokus samtidig på mulighederne for øget digitalisering, optimering af arbejdsprocesser og innovation som en del af reorganiseringen og omstruktureringerne. Lederne inddrager TR og AMR i drøftelserne omkring processen Udmøntningen af principperne Processen opstartes ved inddragelse af MED-systemet, så medarbejderrepræsentanterne får gode muligheder for at komme med synspunkter og forslag, der kan indgå i ledelsens endelige beslutninger. Inddragelse af Løn & Personale og HR-Udvikling Løn & Personale inddrages i forberedelsesfasen i forhold til samtlige personalemæssige tilpasninger, som får ansættelsesmæssige konsekvenser. Se Guide fra Løn og Personale - Uansøgte afskedigelser i forbindelse med personalemæssige tilpasninger ved reorganisering og omstruktureringer. 2
Løn & Personale og HR-Udvikling understøtter gerne såvel chefgruppernes som ledelsesgruppernes arbejde omkring reorganisering, omstruktureringer og konkrete personalemæssige tilpasninger, både før, under og efter tilpasningerne. Begge afdelinger deltager også gerne i relevante mødefora eks. chefmøder/ledermøder, informationsmøder mv. Udførelsen I udførelsen er det vigtigt at medtænke, at Holstebro Kommune forsat skal opleves og omtales som en attraktiv arbejdsplads. Derfor skal reorganiserings- og omstruktureringsprocessen foregå så professionelt som muligt. Ændret arbejdssted eller ændret jobfunktion Ved reorganiseringer og/eller omstruktureringer som medfører, at personale får ændret arbejdssted eller ændret jobfunktion kontaktes Løn & Personale for nærmere konkretisering af korrekt procedure. Udførelse af afskedigelse Løn &Personale skal altid inddrages og selve afskedigelsesforløbet har fire faser Forløbet frem til dagen, hvor skrivelsen om partshøringen eller sin detskrivelsen udleveres Dagen hvor partshøringen/sindetskrivelsen udleveres Dagen hvor opsigelsen udleveres Forløbet efter opsigelsen Af guide fra Løn & Personale - Uansøgte afskedigelser i forbindelse med personalemæssige tilpasninger ved reorganisering og omstruktureringer fremgår de retningslinjer, der skal følges. Forud for udleveringen af partshøringen/sindetskrivelsen og selve Opsigelsessamtalen er det vigtigt at overveje Hvornår skal samtalerne finde sted? Hvornår meddeler man hensigten omkring opsigelsen - partshøringen/sindetskrivelse? Hvem deltager i samtalen omkring beskeden omkring partshøring/sindetskrivelsen? Hvad er baggrunden? Hvor foregår selve opsigelsessamtalen? Hvem meddeler opsigelsen? Hvor længe varer samtalen og hvem deltager? Hvornår skal den endelige skriftlige opsigelse laves? Hvordan håndterer vi de forskellige former for reaktioner? Hvordan sikrer vi, at den, der har opsagt vedkommende, også samtidig giver begrundelsen for opsigelsen? Hvilke vilkår og tilbud er der i opsigelsesperioden? Hvordan og hvornår informeres den øvrige medarbejdergruppe? Rådgivning og vejledning kan i øvrigt altid søges i Løn & Personale, samt HR- Udvikling afhængig af spørgsmålets karakter. 3
Tilbud til medarbejdere/ledere som direkte er berørt af tilpasningerne Medarbejdere og ledere, der selv er direkte berørte af de personalemæssige tilpasninger får følgende tilbud AKUT-samtaler Medarbejdere og ledere, der direkte selv er berørte af tilpasningerne tilbydes gratis AKUT-samtaler med en HR-konsulent i HR-Udvikling. Henvendelse til HR-Udvikling, på lokal nr. 7312. Jobbank Jobbanken er et tilbud til personale der er ansat ved Holstebro Kommune og som er opsagt pga. reorganiseringer og omstruktureringer. Jobbanken er et tilbud i opsigelsesperioden. Afdelinger/institutioner der har en ledig stilling henvender sig til Jobbanken (Løn &Personale) og undersøger om der er personale, der matcher stillingen. Kandidaten har som udgangspunkt krav på at komme til ansættelsessamtale, hvor det vurderes om pågældende har de faglige og personale kompetencer, der skal til for at matche stillingen. Er der mange kandidater i Jobbanken til stillingen, så udvælger ansættelsesudvalget de kandidater, der skal til samtale. (Bemærk der er særlige vilkår for ansatte under BUPL og SL vejledning kan fås hos Løn & Personale). Selvejende-, pulje- og private institutioner er ikke omfattet af ordningen. Skema til optagelse i Jobbank udleveres i forbindelse med opsigelsen og afleveres i Løn & Personale. Tryghedspulje For ansatte, der har været fastansat på månedsløn, og som hører under nedenstående faglige organisationer, er der fra centralt hold aftalt en Tryghedspulje til afskedigede medarbejdere. Tryghedspuljen er en central pulje, som er aftalt mellem KL og KTO ved overenskomstforhandlingerne. Gældende fra 1. juni 2011 og ophører 31. marts 2013. Opsagte medarbejdere fra før 1. juni 2011, og som stadig er ansat, kan også søge. Ordningen er forlænget og løber fra 1. april 2013 til 31. marts 2015. Hvem kan modtage midler fra Tryghedspuljen? Midlerne kan søges til medarbejdere, der er ansat på overenskomst under Offentligt Ansattes Organisationer (OAO), FOA, BUPL samt Forhandlingskartellet. Følgende organisationer under OAO er omfattet: Blik og Rør, Dansk El forbund, Dansk Jernbaneforbund, Dansk Metal, Dansk Socialrådgiverforening, 3F, HK/Kommunal, Malerforbundet, Serviceforbundet, Socialpædagogerne og Teknisk Landsforbund. Følgende organisationer under Forhandlingskartellet er omfattet: Søfartens Ledere, Danske Skov- og Landskabsingeniører og Have- og Parkingeniører, Kort- og Landmålingsteknikernes Forening, Frederiksberg Kommunalforening, HI Organisation for ledende medarbejdere i idræts-, kultur- og fritidssektoren, LederForum, Det Offentlige Beredskabs Landsforbund, Konstruktørforeningen, Gentofte Kommunalforening, Dansk Musiker Forbund og Maskinmestrenes Forening. Information på www.tryghedspuljen.dk. Udarbejdelse af ansøgning Tilbud om gratis hjælp til udarbejdelse af jobansøgning enten gruppevis eller individuelt afhængig af behov. Deltagelse sker som udgangspunkt i fritiden. Henvendelse rettes til HR-Udvikling. 4
Desuden tilbydes der gratis assistance til jobsøgningsaktiviteter i Jobcaféen på Job & Kompetencecenter Vest, Harald Leths Vej 4, 7500 Holstebro hver mandag og onsdag fra kl. 13 15.20 (Tidsbestilling ikke nødvendigt) se kursiv tekst: Assistance til jobsøgningsaktiviteter... Formål Mål Formålet med Åben Jobcafé er at skabe et fysisk rum med individuel personlig vejledning og coaching, som understøtter målrettet jobsøgning som et tilbud til alle kommunens borgere, herunder vores egne, ledige kandidater. Målet er at kandidaten får: Viden om jobsøgningsværkstøjer gennem praktisk erfaring og vejledning på konkrete produkter - f.eks. ansøgninger og CV. Hjælp til afklaring og udarbejdelse af beskæftigelsesmål og handleplaner. Kvalificeret uddannelsesvejledning. Hjælp til strategiske overvejelser i planlægningen af jobsøgningsprocessen - f.eks. struktur og udarbejdelse af logbog. Målgruppe Beskrivelse Et fysisk rum til jobsøgningsaktiviteter, som understøtter en aktiv jobsøgning. Jobcaféen er åben for alle kommunens borgere, som har behov for vejledning og coaching i forhold til jobsøgning og/eller uddannelsesvalg. Jobcaféen er også for de indskrevne kandidater på Job & Kompetencecenter Vest, som har brug en skrivecafé og yderligere sparring i forbindelse med deres jobsøgning. Jobcaféen har åben hver mandag og onsdag fra kl. 13-15.20. Tidsbestilling er ikke nødvendig. Jobcaféen er bemandet med flere jobcoaches, så ventetid så vidt muligt undgås eller i hvert fald minimeres. Der arbejdes med konkrete jobsøgningsværktøjer som CV, opfordret og uopfordret ansøgninger og logbog. Der er mulighed for at kandidaten kan sidde og arbejde selvstændigt videre med de skriftlige produkter og få sparring undervejs. En del af den personlige vejledning og coaching handler om mere overordnet afklaring af kompetencer og fremtidigt beskæftigelsesmål. Coaching. Direkte berørte medarbejdere og ledere kan tilbydes coachingsamtaler (typisk 2 3 samtaler) ved certificerede coach i HR-Udvikling. Henvisningen sker via nærmeste leder. Vilkår omkring tid til coaching aftales med nærmeste leder. (Prisen er pr. dags dato kr. 500. Varighed pr. samtale cirka 1 time). Yderligere oplysninger kan fås i HR-Udvikling. Kompetenceudvikling En velvillig indstilling til at tilgodese ønsker om kompetenceudvikling som har et fagligt formål i relation til fremtiden (f.eks. sidemandsoplæring, job bytte, kortere kurser, m.v.). Det skal altid ske under given hensyntagen til leveringen af kerneydelserne og aftales med nærmeste leder. Efterforløbet Et højt informationsniveau er meget vigtigt. Tydelig og synlig kommunikation omkring fremtiden medvirker til at øge rammerne for god opgaveløsning og for et godt arbejdsmiljø. Det er vigtigt, der er en anerkendelse af, at der skal ske en bearbejdning af oplevelsen omkring de personalemæssige tilpasninger ved reorganisering og omstruktureringer, herunder inddragelse i forhold til fremtidens opgaveløsning, samarbejde og udvikling. Vedtaget i H-MED den 5. december 2011. 5