Behovsafdækning del 2 Medarbejdernes behov for information og brug af Medarbejderportalen Juni 2014 HR Fredericia
Indhold Indledning... 4 Metode... 4 Hovedkonklusion... 4 Brug af Medarbejderportalen... 5 Man læser i stor udstrækning nyheder på forsiden... 5 Hvilke typer af nyheder er vigtige for medarbejderne?... 5 Der er brug for forbedring... 6 Det mest vidtgående ønske... 7 Bilag 1 Spørgeguide... 8 Bilag 2 Repræsenterede afdelinger... 9
Indledning I denne anden del af rapporten afdækkes medarbejdernes brug af specielt Medarbejderportalen i forhold til deres behov for information og viden om Fredericia Kommune. Desuden gøres der rede for medarbejdernes ønsker og forslag til forbedring af portalen. Metode I lyset af resultaterne af den første delrapport er kommissoriets metode revurderet. Der er gennemført 2 fokusgruppeinterviews med bredt sammensatte grupper af medarbejdere, som blev udvalgt ved, at et antal ledere blev bedt om at sende en medarbejder til interviewet. I alt 14 medarbejdere fra 12 afdelinger deltog i de to interviews. Heraf havde 2 ledelsesfunktioner. De fleste af de fremmødte viste sig at bruge Portalen meget eller jævnligt, men de repræsenterede og kendte til kolleger, som sjældent eller stort set aldrig brugte Portalen. Interviewene blev suppleret med telefonsamtaler med 4 medarbejdere/teamledere for medarbejdere, som formodentlig sjældent eller aldrig brugte Portalen. Interviewguiden blev ændret i forhold til kommissoriet efter aftale med Lisbet Lambert, og der blev taget udgangspunkt i fire cases fra Medarbejderportalen, som repræsenterer forskellige typer af information: 1. Sommerferie og gode råd fra IT 2. Fleksibelt ansættelsesstop 3. Skovens dag 4. 100 miniflexjob. Spørgeguiden findes i bilag 1, og i bilag 2 findes en oversigt over de afdelinger, som har bidraget til rapportens konklusioner. Hovedkonklusion Interviewene bekræfter ledernes udtalelser om, at der er stor variation i medarbejdernes brug af Portalen. For medarbejderne på de administrative områder er Portalen et vigtigt og uundværligt arbejdsredskab, som bruges mange gange dagligt. På nogle af de øvrige områder afhænger brugen meget af adgangen til pc og ikke mindst af den tid, der er til rådighed til andet end driftsopgaver. Det sidste har også betydning for flere af medarbejderne fra det administrative område. Ud fra interviewene kan man konkludere, at manglende brug ikke skyldes manglende interesse for andre forhold end arbejdsspecifikke forhold i snæver forstand. Medarbejdernes brug af Portalen (når den ikke er et arbejdsredskab) hænger ofte sammen med oplevelsen af arbejdspres i det daglige og trygheden i jobbet. Portalen har forskellig betydning for medarbejderne varierende fra, at det udelukkende er det arbejdsspecifikke indhold, som giver mening i hverdagen, til at læsning af informationer betyder, at man identificerer sig som medarbejder i Fredericia Kommune, og at man bliver glad for Fredericia Kommune som kommune. Det sidste kan også have betydning for medarbejdere, der ikke bor i Fredericia Kommune. Nogle af disse får øget viden om sjove og spændende aktiviteter, som gør Fredericia til en god by at bo i, og dette øger deres arbejdsglæde.
For at opfylde ambitionen om intranet for alle og intranet som samarbejdsforum peger medarbejderne på, at Portalen bør være mere overskuelig og konsistent i sin opbygning og i sit ordvalg. Vigtigst er, at: Man hurtigt kan spotte den centrale nyhed på startsiden Overskriften udtrykker nyhedens essens, og ikke mindst at Søgefunktionen for både telefonnumre og indhold forbedres væsentligt. Muligheder for at personliggøre startsiden og/eller koble den (specielt nyhederne) sammen med de platforme, man arbejder på, vil gøre indholdet lettere tilgængeligt og mere meningsfuldt. Brug af Medarbejderportalen Man læser i stor udstrækning nyheder på forsiden De fleste skimmer nyheder og overskrifter på pressemeddelelser og læser evt. nyheder, som de af personlige eller faglige grunde har en særlig interesse i. Nyheder på forsiden har konkret givet anledning til, at man tilmelder sig cykelhold og Hannerupløbet. Ud over fagspecifikke ting (som der er rigtig mange af) bruger medarbejderne telefonbogen, Hjælperen og nogle af de tværgående portaler, Min side og (for Rådhusmedarbejdernes vedkommende) oplysninger om Rådhuskantinens menu. Man går sjældent ind på andre afdelingers side, fordi det ikke opleves som relevant i hverdagen. Hvilke typer af nyheder er vigtige for medarbejderne? Nyheder fra IT-afdelingen er højtprioriterede nyheder for alle, der er koblet op, og nyhederne fra IT læses. For nogle er nyheder fra IT så vigtige, at de får nyhedsbreve fra IT-afdelingen for at være helt opdaterede. Informationer som meddelelsen om ansættelsesstop er ligeledes vigtige, men læses af færre end nyheder fra IT. Denne type informationer får medarbejderne også fra deres ledere. Ingen vil undvære denne information. Det vækker måske bekymring, hvis der er vakante stillinger eller udsigt til, at kolleger fratræder deres stilling. Bekymringen går på, at man selv eller kolleger vil blive belastede af ekstra arbejde. På den anden side skaber det også tryghed, at der tages hånd om beskæftigelsesmæssige konsekvenser af besparelser, og at man forsøger at løse kommunens økonomiske problemer uden afskedigelser. Under alle omstændigheder er det vigtigt, at man hører om evt. ansættelsesstop (og om ansættelse af ny kommunaldirektør) på arbejdspladsen og ikke læser om det i dagspressen. Nyheder a la nyheden om Skovens dag blev læst af ca. halvdelen af de interviewede. Flere læste kun overskriften. For de fleste er det en hyggelig nyhed om noget, der foregår i Fredericia og om, AT der foregår noget i Fredericia. Det opfattes som en god, almen orientering også hvis ikke man bor i Fredericia. Nogle deltog i Skovens dag uden at have set nyheden på Portalen. I nogle afdelinger er det en faglig nyhed, som man ikke altid havde været opmærksom på. Nyheden om de 100 fleksjobbere er den af de fire nyheder, som tilsyneladende er mindst vigtig for de interviewede. Betydningen varierer imellem, at nyheden ikke er vigtig i det hele taget, og at nyheden er vigtig, fordi det handler om kolleger ( nogle af vores ).
Der er brug for forbedring For næsten alle de interviewede er Medarbejderportalen et rigtig godt sted. Der er også ros fra dem, der har dårlig adgang til Portalen. Det er vigtigt, at afdelingerne har et sted, hvor de kan dele ting internt, og hvor deres dokumenter og værktøjer ligger. I begge fokusgrupper var der stor interesse for Portalens brugerflade. Der efterlystes først og fremmest overskuelighed og enkelhed uanset om man bruger Portalen meget eller lidt. Specielt når mange skal dele få computere, eller bede om adgang hos andre personalegrupper, skal det være nemt at se de informationer, som organisationen vil kommunikere ud til alle. Der foreslås følgende: Fokus på nyheder Tydeligere markeringer af, hvad der er nyt o Kampagnefeltet må gerne springe mere i øjnene og være tydeligere anderledes end det øvrige. Feltet overses af flere, fordi der står Nyheder lige nedenunder. o Prioriteringer i kampagnefeltet undrer ind imellem (fx gamle arrangementer eller ting, som ligger langt ude i fremtiden) Overskuelighed Færre felter på startsiden, evt. som Min side i KMD Opus (der roses meget) Mindre tekst eller evt. ikoner i stedet for tekstoverskrifter Andre farver, flere farver eller brug af farvekoder, fx til markering af graden af væsentlighed og/eller målgrupper En gennemskuelig logik i faner, portaler, placering af information og arkiver. Terminologien i fanebladene virker ikke logisk (ord som Hjælperen og Mig som ansat som stort set ingen kendte er for forskellige) Funktionalitet Færre arbejdsgange, når man lægger dokumenter ind (6-7 klik). Mange bruger ikke eller kender ikke til genvejsfunktioner. Kapacitet, så man har adgang til billeder og kan gemme billeder på Portalen Personliggørelse Mulighed for selv at organisere startsiden, så man fx kunne få lov til at starte på en afdelingsspecik side og have sit vagtskema (eller hvad man nu har mest brug for) liggende og linke til organisationens nyheder. Nogle er ikke interesserede i fødselsdage og jubilæer for medarbejdere, de ikke kender. Måske kunne man hente RSS-feeds og abonnere på ting og lægge dem på sin startside. Vigtige ting fra organisationen skal dog ikke kunne fravælges Flere muligheder for interaktion eller i hvert fald for at kommentere ting, der er lagt ind sådan lidt facebook-agtigt Fotos på medarbejdere Vedligeholdelse Oprydning og arkiveringsdisciplin, så det er tydeligt, hvad der ligger på Afdelingsportaler, Projektportalen, Acadre, fredericia.dk. Ikke alt skal ligge på Portalen o Prioritering af oprydning i afdelingerne Hyppig opdatering af telefonbogen (!)
Information om Portalen Kurser i brug af Portalen, fx om muligheder for selv at præge den og bruge genveje Vejledning til nyansatte. OG først og fremmest en søgefunktion, der virker! Flere siger, at dette er det allervigtigste. Det er vigtigt, at man kan søge på dele af navne eller ord, og at det bliver muligt at søge på afdelingers telefonnummer ved blot at søge på fx familie. Der efterlyses også information om, hvad der er defineret som søgeord, og hvordan man definerer søgeord. Yderligere efterlyses bedre tilgængelighed på smartphones, ipads og gerne også private pc er. De interviewede er dog ikke enige om, hvorvidt de vil læse information på Portalen hjemme. Flere vil gerne, specielt hvis de har hjemmearbejdsplads eller en vis fleksibilitet i tid. Andre er meget tydelige og vil ikke læse Portalen i deres fritid. De interviewede peger også på, at Portalen bør sammentænkes med andre kanaler i en overordnet kommunikationsstrategi. Der kunne fx opsættes info-skærme med nyheder på arbejdspladser med få pc er pr. medarbejder. Desuden er det fortsat vigtigt, at ledelsen sørger for at informere, når medarbejderne har dårlig adgang til pc er. Det mest vidtgående ønske En rejste spørgsmålet, om afdelingssiderne kunne være startsider, hvor de fælles informationer og nyheder får et særligt felt, der ikke kan fravælges. Herudover kunne der være nogle abonnementsordninger, så den enkelte medarbejder selv kan organisere sin side. På den måde vil Portalen i mindre grad signalere Rådhus, og den vil fange medarbejderne der, hvor de har mest behov for at være: i deres kerneopgave, i driften, og de vil kunne se den øvrige organisation derfra. Parallelt med dette er der et ønske om, at en ansvarlig for Portalen opretter sig som ekstern bruger på Skoleintra og bruger dettes fællesnettet som opslagstavle.
Bilag 1 Spørgeguide Fokusgruppeinterview med medarbejdere om brug af Portalen 1. Velkommen: rammen 2. Præsentation, herunder brug/ikke-brug af Portalen. 3. Til brugere: hvad har du senest læst på Portalen? Hvordan var det vigtigt for dig? Er der andre, der har læst det samme? Hvordan (i hvilken kontekst) er det vigtigt? Til dem, der ikke har set det: ville det være nyttigt/vigtigt for dig at læse netop dén information? Hvordan (i hvilken kontekst) ville det have været vigtigt? Har det haft betydning, at du ikke så informationen på Portalen? Gentagelse af 3, indtil temaer og betydninger er afdækket. 4. Præsentation af en af casene Er der nogen, der har læst den? Hvor vigtig var informationen? I hvilken kontekst? Ville de andre gerne have læst den? Hvor vigtigt er det? I hvilken kontekst? Gentagelse af 4 5. Afsluttende: hvordan kan informationer på Portalen gøres vedkommende for dig? Fx informationer, som arbejdspladsen FK finder, at det er vigtigt, at du har?
Bilag 2 Repræsenterede afdelinger Fokusgrupper: Affald & Genbrug Biblioteket Borgerservice 1 og 2 Bostøtten By & Erhverv Byråds- & Ledelsessekretariat Familie & Ungdomscenter HR Fredericia (administration, køkken, teknik og service) Hybyhus Kompetencecentret Natur & Miljø Telefon: Daginstitutioner Misbrugscentret Serviceafdelingen Skoler