05.060 E-mail mailinglister i Revimentor Revimentor giver mulighed for at revisor kan benytte mailinglister til sende e-mails kunder eller kontaktpersoner hos kunder. Dette kan bruges til nyhedsmail eller anden målrettet information til kunderne.
05.060.010 Oprettelse af mailingliste skabeloner Formål: Formålet er at vise, hvordan du opretter en mailingliste skabelon i Revimentor, som kan danne udgangspunkt for fremtidige mailinglister. Mailingliste skabeloner bruges som skabelon, når den endelige mailingliste oprettes. På den måde kan man opbygge et helt bibliotek af forskellige skabeloner, som man kan oprette nye mailinglister ud fra. Fremgangsmåde -Opret en mailingsliste skabelon: 1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "Skabeloner" ud. Klik på "E-mail skabeloner". 2. Klik på [Opret] i oversigten og vælg [E-mail skabelon]. Der vil nu blive oprettet en ny skabelon. 3. Udfyld informationerne i skabelonen.
Felttabel til skabelon. Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Skabelonnavn Navnet på denne skabelon. Kategori Underkategori Målgruppe E-mail emne Besked Hovedkategori (til senere journalisering). Dette kan senere rettes, når den endelige mailingliste oprettes og afsendes. Underkategori (til senere journalisering). Dette kan senere rettes, når den endelige mailingliste oprettes og afsendes. Angiv hvem, der skal være modtagere på mailinglisten, når den endelige mailingliste oprettes og afsendes. Emne på den e-mail som skal afsendes. Dette kan senere rettes, når den endelige mailingliste oppettes og afsendes. Selve teksten. Eventuelle flettefelter er betinget af dette valg. Når beskeden skrives er det muligt at indsætte nogle flettefelter, således at felter fra enten kundedokumentet (hvis målgruppe er kunder) eller felter fra kontaktpersoner (hvis målgruppe er kunders kontaktpersoner) kan flettes ind i teksten, når den endelige e-mail afsendes. Tilføj flette felter - ved at benytte knappen [Indsæt flettefelt i teksten]
vælg herefter feltet, der skal overføres automatisk til email skabelonen, og klik på [Tilføj felt] Ønsker du at benytte flettefelter kan disse indsættes ved at stå det sted i teksten, hvor informationen skal indsættes, og vælge handlingen [Indsæt flettefelt i teksten]. Nedenstående eksempel viser at der er indsat to flettefelter. Flettefelter står mellem tegnene { og }.
Ønsker du at se, hvordan det færdige resultat vil se ud, så kan du klikke på handlingen [Vis resultat]. Derefter vælges den kunde/kontaktperson, som du ønsker at benytte til visningen: Derefter vises, hvordan flettefelterne bliver udfyldt med information fra denne kunde/kontaktperson:
Har du allerede skrevet en tekst i en MS Word, HTML eller tekstfil, kan teksten hentes ind via handlingen [Importér indhold fra fil]. Vælg derefter den fil, som du ønsker at importere. Bemærk: Det kan ikke garanteres at formatteringen er 100% ens i forhold til den oprindelige fil, da kan være forskelle på, hvordan de enkelte programmer virker. Klik på [Gem & Luk], når du har skrevet beskeden færdig. Beskeden ligger nu gemt i oversigten "E-mail skabeloner".
05.060.020 Oprettelse af mailingliste ud fra mailinglist skabeloner Formål: Formålet er at vise, hvordan du opretter en mailingliste ud fra en eksisterende skabelon i Revimentor. Fremgangsmåde 1 -Opret en mailingsliste ud fra eksisterende skabelon: 1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "Skabeloner" ud. Klik på "E-mail skabeloner". 2. Klik på [Opret] i oversigten og vælg [Ny e-mail fra valgte skabelon]. Der vil nu blive oprettet et nyt mailingliste dokument med kopi af indholdet fra skabelonen.
I dette dokument kan modtagerne angives. Det er også mulgit Fremgangsmåde 2 -Opret en mailingsliste ud fra eksisterende skabelon:
1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "E-mail (mailingliste)" ud. Klik på en af de tre oversigter. 2. Klik på [Opret] i oversigten og vælg [Ny e-mail (mailingliste) ud fra skabelon]. 3. Vælg mellem skabeloner:
Der vil nu blive oprettet et nyt mailingliste dokument med kopi af indholdet fra skabelonen.
05.060.030 Oprettelse af tom mailingliste uden brug af skabelon Formål: Formålet er at vise, hvordan du opretter en tom mailingliste uden at benytte en eksisterende skabelon i Revimentor. Fremgangsmåde -Opret en tom mailingsliste: 1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "E-mail (mailingliste)" ud. Klik på en af de tre oversigter. 2. Klik på [Opret] i oversigten og vælg [E-mail (mailingliste)]. Der vil nu blive oprettet et nyt tomt mailingliste dokument.
05.060.040 Oprettelse af mailingliste ud fra eksisterende mailingliste Formål: Formålet er at vise, hvordan du opretter en ny mailingliste ved at oprette den som en kopi af en eksisterende mailingliste. Fremgangsmåde -Opret en tom mailingsliste: 1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "E-mail (mailingliste)" ud. Klik på en af de tre oversigter, hvor du har den mailingliste, som skal denne udgangspunkt for den nye mailingliste. 2. Vælg mailinglisten ved at klikke en gang på den. Klik på [Opret] i oversigten og vælg [Kopi af e-mail (mailingliste)]. Der vil nu blive oprettet en kopi af mailinglisten, som du havde valg. Det nyoprettede dokument ligger i oversigten "Kladder", hvor det kan åbnes og redigeres.
05.060.050 Redigering og afsendelse af mailinglister Formål: Formålet er at vise, hvordan du kan redigere og afsende en mailingliste. Forudsætning: Det er en forudsætning, at du har oprettet et mailingliste dokument ud fra en af følgende vejledninger: 05.060.020 Oprettelse af mailingliste ud fra mailinglist skabeloner 05.060.030 Oprettelse af tom mailingliste uden brug af skabelon 05.060.040 Oprettelse af mailingliste ud fra eksisterende mailingliste Fremgangsmåde - Redigering af mailinglisten: 1. Åbn mailinglisten, hvis den ikke allerede er åben og klik på knappen [Rediger]. 2. Udfyld informationerne i mailinglisten. Felttabel til mailinglisten. Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Sagsår Indtast sagsår. De afsendte e-mails journaliseres under dette sagsår, så det er vigtigt at det er korrekt. Kategori Hovedkategori (til journalisering). Underkategori Underkategori (til journalisering). Målgruppe Angiv hvem, der skal være modtagere på mailinglisten. Eventuelle flettefelter er betinget af dette valg.
Du har nu tre muligheder for at tilføje modtagere på. Modtagerne er dog altid betinget af "Målgruppe" feltet. A) Vælg fra liste: Vælg modtagere ved at klikke på knappen [Tilføj modtagere]. Fjern modtagere fra listen ved at klikke på [Fjern modtager(e)]. Nulstil hele modtagerlisten ved at klikke på [Nulstil liste]. B) Vælg mailinggruppe(r): Her vælges modtagere ud fra de mailinggrupper som er oprettet i Revimentor og som er tildelt til kunder/kontaktpersoner. Felttabel til mailinggrupper. Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Udvælgelsestyoe Vælg mellem de tre muligheder. Mailinggruppe(r) Vælg en eller flere mailinggrupper, som denne afsendelse skal ramme. C) Udvælg via søgekriterie
Dette er den udvidede søgning. Her kan vælges en række søgekriterier for at ramme bredt eller mere målrettet. De enkelte søgekriterier afhænger af valg af målgruppe, fx er der flere søgemuligheder, hvis målgruppen er kunder end ved kontaktpersoner. I ovenstående eksempel vil den søge efter alle med postnummer fra 1000 til og med 2500 og som har driftsformen "ApS". Felttabel til søgekrierier. Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Kundenr. fra/til Postnummer fra/til Land Kommunenr. Bogføringssystem Mailinggruppe Kundeaftaletype Indtast kundenummer fra og til. Indtast/vælg postnummer fra/til. Indtast land. Vælg kommunenummer. Vælg bogføringssystem. Vælg mailinggruppe. Vælg kundeaftaletype. Årsafslutning Vælg årsafslutning fx 30-06. Branche Driftsform Momsopgørelse Frist for selvangivelse Vælg branche. Vælg driftsform. Vælg momsopgørelse. Vælg frist for selvangivelse. Visning af modtagere Ud fra søgekriterier eller valg af mailinggruppe(r) kan det være svært at gennemskue helt præcist, hvem modtagerne er. Derfor kan du altid klikke på handlingen [Vis modtagere] for at få vist en liste med modtagernavne og deres e-mail adresser. Hvis der er mange modtagere, så vises et vindue, hvor man kan se 30 modtagere af gangen med mulighed for at klikke "Næste" for at vise yderligere 30 osv. osv.
E-mail information
Felttabel til søgekrierier. Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Status E-mail emne Forsinket afsendelse Afsender Er automatisk sat til "Kladde" ved nyoprettede mailinglister. Når mailinglisten er afsendt, så er status "Afsendt". Hvis mailinglisten skal sendes senere af serveren, så er status "Afventer afsendelse". E-mailens emne/subject (bliver det emne, som e-mailen har, når den bliver sendt til modtageren) Vælg enten et Notesnavn fra Domino Directory elller indtast en email adresse. Kan ikke udfyldes manuelt. Vælg vælges, hvis man fx. opretter mailinglisten, men ønsker at den skal sendes mandag morgen, så kan systemet afsende den automatisk. Det kan desuden være en fordel at benytte forsinket afsendelse, hvis man skal sende til et stort antal modtagere. Mere information omkring forsinket afsendelse ses herunder. Kræver at en tidsstyret agent er aktiveret først via Administrationsmodulet. Som standard indsættes dit eget Notesnavn ved oprettelsen (ved kopieres af eksisterende mailingliste udskiftes navnet ikke). Forsinket afsendelse Hvis man ønsker at udsende mailinglisten på en bestemt dato og indenfor et bestemt tidsinterval, så skal forsinket afsendelse vælges. Forsinket afsendelse kan også med fordel vælges, hvis man udsender mailinglisten til et stort antal modtagere. Ved at lade serveren udføre jobbet med afsendelsen skal man ikke vente på at sin egen Notes klient får afsendt alle e-mails, hvilket kan tage tid. Vælges "Vi ønsker at serveren skal sende e-mails på et andet tidspunkt", så dukker der en række ekstra felter frem:
Feltnavn Feltbetydning Bemærkninger: Forsinkel afsendelse Afsendelsesdato Tidsinterval Fejlmodtager Hvis feltet "Vi ønsker at serveren skal sende e-mails på et andet tidspunkt" er blevet valgt, så dukker dette felt op: Feltet "E-mailen er nu skrevet færdig og klar til afsendelse". Vælges dette felt og man klikker på handlingen [Gem & Luk], så lægges mailinglisten i kø til at blive afsendt på den dato, som er valgt. Skal vælges. Her vælges en dato for afsendelselse. Vælges tilbage i tid, så afsendes e-mailen ved førstkommende lejlighed (dog overholder den altid tidsintervallet). Her vælges det tidsinterval, hvor e-mailen skal afsendes. Der kan kun vælges tidsinterval i hele timer. Når forsinket afsendelse er valgt, så skal man vælge den person som skal modtage fejlbeskeder, hvis der under mailafsendelsen sker fejl. Ved fejl sendes en e-mail med et link til mailinglistedokumentet. Ved at åbne dette kan du se en fejllog nederst. Besked og flettefelter Når beskeden skrives er det muligt at indsætte nogle flettefelter, således at felter fra enten kundedokumentet (hvis målgruppe er kunder) eller felter fra kontaktpersoner (hvis målgruppe er kunders kontaktpersoner) kan flettes ind i teksten, når den endelige e-mail afsendes. Ønsker du at benytte flettefelter kan disse indsættes ved at stå det sted i teksten, hvor informationen skal indsættes, og vælge handlingen [Indsæt flettefelt i teksten]. Nedenstående eksempel viser at der er indsat to flettefelter. Flettefelter står mellem tegnene { og }.
Ønsker du at se, hvordan det færdige resultat vil se ud, kan du klikke på handlingen [Vis resultat]. Derefter vælges en kunde/kontaktperson, som du ønsker at bruge til visningen: Derefter vises, hvordan flettefelterne bliver udfyldt med information fra denne kunde/kontaktperson: Import af tekst fra fil Har du allerede skrevet teksten i en MS Word, HTML eller tekstfil, så kan teksten hentes ind via handlingen [Importér indhold fra fil]. Vælg derefter den fil, som du ønsker at importere.
Bemærk: Det kan ikke garanteres at formatteringen er 100% ens i forhold til den oprindelige fil, da kan være forskellige på, hvordan de enkelte programmer virker. Gemme som kladde Undervejs ved redigeringen af mailinglisten kan du til enhver tid klikke på [Gem & Luk], hvorefter mailinglisten ligger i oversigten "Kladder". Eneste undtagelse hertil er dog, hvis du har valgt "Vi ønsker at serveren skal sende e-mails på et andet tidspunkt" samt "E-mailen er nu skrevet færdig og klar til afsendelse". Vælges disse to felter og man klikker på handlingen [Gem & Luk], så lægges mailinglisten i kø til at blive afsendt. Afsendelse af mailinglisten via Notes klienten Når du har skrevet e-mailen færdig og udfyldt alle felter korrekt, samt tjekket at modtagere er korrekte i forhold til dit søgekriterie, kan du lade klienten afsende e-mails. Dette vil tage lidt tid, idet klienten skal oprette, sende og journalisere samtlige e-mails. Du kan sende ved at klikke på handlingen [Send]: Systemet vil dog spørge dig om du er sikker for at undgp utilsigtet afsendelse. Vælges "Ja", så afsendes e-mails og mailingliste dokumentet lukkes. Det kan nu findes i oversigten "Afsendte". Afsendte mailinglister kan ikke længere redigeres. Ønsker du at arbejde på en allerede afsendt mailingliste kan du tage oprette en ny som kopi af den gamle. Se 05.060.040 Oprettelse af mailingliste ud fra eksisterende mailingliste. Forsinket afsendelse via serveren Har du har valgt "Vi ønsker at serveren skal sende e-mails på et andet tidspunkt" og "E-mailen er nu skrevet færdig og klar til afsendelse", skal du klikke på handlingen [Gem & Luk], så lægges mailinglisten i kø til at blive afsendt. Serveren sørger derefter for afsendelse og journalisering, når datoen og tidsintervallet er nået. Afsendte mailinglister kan ikke længere redigeres. Ønsker du at arbejde på en allerede afsendt mailingliste kan du tage oprette en ny som kopi af den gamle. Se 05.060.040 Oprettelse af mailingliste ud fra eksisterende mailingliste.
05.060.060 Se journaliserede e-mails sendt via mailinglister Formål: Formålet er at vise, hvordan du kan finde en e-mail, som er afsendt via en mailingliste. Forudsætning: Det er en forudsætning, at du har sendt e-mails ved at oprette og afsende et mailingliste dokument ud fra en af følgende vejledninger: 05.060.020 Oprettelse af mailingliste ud fra mailinglist skabeloner 05.060.030 Oprettelse af tom mailingliste uden brug af skabelon 05.060.040 Oprettelse af mailingliste ud fra eksisterende mailingliste 05.060.050 Redigering og afsendelse af mailinglister Fremgangsmåde: 1. Gå til "Dokument" modulet og fold sektionen "Kunder" ud. Klik på enten direkte på "Kunder" eller vælg en af undermenuerne. 2. Find kunde og fold sagsår samt kategori/underkategori ud. Alle e-mails som er afsendt via en mailingliste har teskten "Udgående post via mailingliste: " + e-mailens emne som journaliseringstekst. 3. Åbn e-mailen, hvis du ønsker at se detaljer.
Bemærk at beskedteksten er tom. Dette skyldes at alle e-mails afsendt via mailinglisten har samme tekst - bortset fra flettefelterne. For at spare plads i databasen linkes istedet til mailinglistedokumentet (masteren), hvor man kan se teksten. Mailinglistedokumentet åbnes ved at klikke på knappen [Via e-mail (mailingliste)]