Til samtlige beboere i afdeling 29, Finlandsparken Vejle, den 14. maj 2014 Ordinært afdelingsmøde den 12. maj 2014 i Beboerhuset, Finlandsvej 103A Hermed følger et kort referat af det ordinære afdelingsmøde således, at de beboere der ikke havde mulighed for at deltage, også kan få en orientering om afdelingens anliggender. Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2014/2015 4. Indkomne forslag 5. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen 6. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen 7. Valg af 3 medlemmer til aktivitetsudvalget i beboerhuset 8. Eventuelt Afdelingsformand Knud Aage Thiemer bød velkommen til det ordinære afdelingsmøde. Forinden afdelingsmødet gik i gang fik Lone Myrhøj ordet, hvor hun, som ny boligsocial medarbejder, kort præsenterede sig selv. Ad. 1 AAB s formand Hans Helge Andersen blev valgt til dirigent og kunne konstatere, at mødet var lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtigt. Ad. 2 Afdelingsbestyrelsens formand, Knud Aage Thiemer supplerede afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning med oplysning om, at afslutningen af renoveringen nærmer sig, dog er der stadig mangler, der kræver færdiggørelse. Der blev også fortalt, at der er sat penge af til færdiggørelse af containergårde og carporte. Der vil blive igangsat opstregning og reparation af parkeringspladserne. Afdelingsbestyrelsen har set på problemerne med aflåsning af dørene i kældrene, da beboerne glemmer ofte at låse. Afdelingens husorden kan fremover læses på afdelingens hjemmeside.
- 2 - Der har tidligere været et samarbejde med Natteravnene, men det er ikke afdelingsbestyrelsens opgave at få et samarbejde til at fungere. Der arbejdes med en løsning med en stang til vinduer lige som der arbejdes på en løsning for at undgå biler på cykelstierne. Endelig vil der blive afholdt fællesmøde for samtlige opgangsambassadører. Der var spørgsmål til hvorvidt ejendomsfunktionærerne bliver informeret om det, der sker i afdelingen. Afdelingsformanden oplyste, at referaterne fra møderne i afdelingsbestyrelsen bliver sendt til administrationen. Afdelingens inspektør Henrik Andersen oplyste, at referaterne fra afdelingsbestyrelsesmøderne bliver sendt i kopi til varmemesterkontorerne. Det blev endvidere oplyst, at der holdes løbende planlægnings- og informationsmøder med ejendomsfunktionærerne. Der blev stillet spørgsmål til trækgenerne ved lysningerne, da det opleves meget koldt ved lysningerne. Teknisk chef Steen R. Andersen, bekræftede, at man er bekendt med trækproblemerne. Der er udført forskellige destruktive arbejder, for at finde årsagen til problemerne. Byggeskadefonden har set på problemet og der udarbejdes en rapport. Resultatet heraf afventes, men problematikken forfølges, om nødvendigt via retssag. Der var yderligere spørgsmål, der blev besvaret. Beretningen, såvel den skriftlige som den mundtlige, blev taget til efterretning. Ad. 3 Driftsbudgettet for 2014/2015 blev gennemgået af økonomichef Kim Lassen fra administrationen. Budgettet giver ingen huslejeforhøjelse pr. 1. oktober 2014. Budgettet for 2014/2015 blev herefter enstemmigt vedtaget. Ad. 4 Forslag 1: Afdelingsbestyrelsen havde stillet forslag om, at salen i Beboerhuset igen åbnes for almindelig udlejning. Forslaget blev motiveret og det blev oplyst, at i det omfang, at salen ikke er udlejet til andre aktiviteter, skal salen kunne lejes ud flere gange i weekenden og på hverdage. Afdelingsbestyrelsens forslag blev vedtaget.
- 3 - Forslag 2: Thomas Bilet havde stillet forslag om, at afdelingen sætter solceller op på nogen af afdelingens tage. Forslaget blev yderligere motiveret. Forslaget blev forkastet vedtaget, Forslag 3: 9 beboere ønskede at alle der er i bestyrelsen og alle der er på valg til at blive bestyrelsesmedlem skulle rejse sig op og fortælle hvem de var og hvad de gerne ville gøre for Finlandsparken. Repræsentant for forslagsstillerne motiverede det fremsatte forslag. Afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at såfremt forslaget blev vedtaget i sin fulde ordlyd, ville bestyrelsen trække sig. Forslag 4: 9 beboere havde stillet forslag om udendørs lampe ved bålpladsen. Forslaget blev motiveret. Afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at der er mangler lamper ved indkørselsvejene og at disse prioriteres. Forslag 5: 9 beboere havde stillet forslag om bom på cykelstien/gangstien. Forslaget var blevet besvaret under afdelingsbestyrelsens mundtlige beretning. Forslag 6: 9 beboere havde stillet forslag om askebægre ved alle opgange. Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag Afdelingsbestyrelsen synes det er et godt forslag, men henviste til de opsatte affaldsspande, som beboerne ikke kan finde ud af at bruge. Det blev oplyst, at det ville koste 37.500 kroner at opsætte 53 askebægre. Under debatten var der en opfordring til, at plaseringen af askebægre ikke opsættes direkte ved opgangene ligesom det ikke er tilladt at ryge i opgangene.
- 4 - Forslag 7: 9 beboere ønskede at få oplyst, hvornår der kommer en pind ud til alle lejligheder for at åbne og lukke vinduerne. Under afdelingsbestyrelsens mundtlige beretning blev pinden vist. Pinden vil blive bestilt hjem så interesserede beboere kan afprøve den. Forslag 8: 9 beboere havde stillet forslag om chip til containerpladserne og cykelskurerne.. Forslaget var blevet besvaret under afdelingsbestyrelsens mundtlige beretning. Forslag 9: 9 beboere havde stillet forslag om chip på tørrerummene. Afdelingsbestyrelsen orienterede herom i den mundtlige beretning. Forslag 10: 9 beboere havde stillet forslag om nye hoveddøre ind til lejlighederne. Forslaget blev motiveret. Formanden for afdelingsbestyrelsen oplyste, at dørene i dag bliver skiftet over driften, når de ikke længere er funktionsdygtige. Samtidig blev det oplyst, at en dørudskiftning for samtlige lejemål vil koste ca. 210 kroner pr. måned i 36 måneder. Der fremkom bemærkninger om, at flere opgange fortsat havde flotte døre, selvom de er fra afdelingens opførelse. Der var en opfordring til at passe bedre på de nye glas-opgangsdøre. Forslag 11: 9 beboere ønskede at få at vide hvornår udearealet fra blok 7-11 bliver færdig. Under afdelingsbestyrelsens mundtlige beretning blev det oplyst, at det forventes færdiggjort inden udgangen af maj måned i det omfang vejret tillader det. Forslag 12: 9 beboere ønskede at få at vide hvornår haverne bliver færdige. I forlængelse af forslaget, blev der stillet spørgsmål til jorden til græsset i haverne. Afdelingsbestyrelsen havde i den mundtlige beretning blev det oplyst, at haverne forventes færdiggjort inden udgangen af maj måned i det omfang vejret tillader det. Haverne for blok 4-11 bliver afleveret med udgangen af året 2014. Der vil ske en gennemgang af haverne med hensyn til opretning dvs. muld, græs mv., der vil ske en efterplantning, eftersåning, efterregulering af terræn.
- 5 - Forslag 13: 9 beboere ønskede at samarbejdet med Natteravnene kunne komme op at kører igen. Ønsket om samarbejde med Natteravnene blev besvaret under afdelingsbestyrelsens mundtlige beretning med en opfordring til, at beboere der ønsker at være Natteravn selv kontakter disse. Forslag 14: 9 beboere ønskede at husreglerne bliver udsendt.. Under afdelingsbestyrelsens mundliget beretning blev det oplyst, at husreglerne bliver udsendt når de er blevet redigeret. Fremover kan husreglerne læses via afdelingens hjemmeside. Forslag 15: 9 beboere havde stillet forslag om at der må holdes flere indekatte. Forslaget blev motiveret. Afdelingsbestyrelsen indstiller, at der ikke skal være flere indekatte i afdeling 29. Forslaget blev ikke vedtaget, det er således fortsat tilladt kun at have én indekat i afdeling 29. Forslag 16: 9 beboere havde stillet forslag om at der må holdes 1 hund pr. lejemål. Forslaget blev motiveret. Afdelingsbestyrelsen indstiller, at der ikke skal være hund i afdeling 29. Efter skriftlig afstemning var der 35 stemmer for forslaget og 122 stemmer imod forslaget. Forslaget blev ikke vedtaget, det er således fortsat ikke tilladt at have hund i afdeling 29. Forslag 17: Peter Vigh Topp havde stillet forslag om tilladelse til at holde en lille hund på ca. 10 kg., max. 12 kg. i afdelingen. Forslaget blev motiveret. Efter skriftlig afstemning var der 34 stemmer for forslaget, 118 stemmer imod forslaget og 2 blanke stemmer. Forslaget blev ikke vedtaget, det er således fortsat ikke tilladt at have hund i afdeling 29. Ad. 5 På valg til afdelingsbestyrelsen var Pia Glerup, Kassem Al-Kassem, Gert Jacobsen og Tine Vibeke Poulsen, der alle ønskede at modtage genvalg.
- 6 - Foreslået blev Pia Glerup, Kassem Al-Kassem, Gert Jacobsen, Tine Vibeke Poulsen, Lone Kristoffersen, Michael Aytac og Thomas Bilet. Efter skriftlig afstemning, blev Pia Glerup, Gert Jacobsen, Tine Vibeke Poulsen. genvalgt mens Michael Aytac blev valgt for en 2-årig periode Ad. 6 De tre kandidater, der ikke opnåede valg til afdelingsbestyrelsen, blev suppleanter for afdelingsbestyrelsen i forhold til opnåede stemmetal under dagsordenes punkt 5. Kassem Al-Kassem blev 1. suppleant, Lone Kristoffersen blev 2. suppleant mens Thomas Bilet blev 3. suppleant alle valgt for en 1-årig periode. Efter valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter har afdelingsbestyrelsen herefter følgende sammensætning: Formand Knud Aage Thiemer, Finlandsvej 37, st.th. valgt 2013 Medlemmer Karlo Hansen, Finlandsvej 69, 1. tv. valgt 2013 Majbritt Skov Christensen, Finlandsvej 59, 4.th. valgt 2013 Jan Erik Larsen, Finlandsvej 53, st.tv. valgt 2013 Kaj Bredgaard, Finlandsvej 81, 1.tv. valgt 2013 Pia Glerup, Finlandsvej 67, 2.tv. valgt 2014 Gert Jacobsen, Finlandsvej 43, 1. tv. valgt 2014 Tine Vibeke Poulsen, Finlandsvej 117, 1. tv. valgt 2014 Michael Aytac, Finlandsvej 131, 3.th. valgt 2014 Suppleanter: 1. Kassem Al-Kassem, Finlandsvej 125, st.th. valgt 2014 2. Lone Kristoffersen, Finlandsvej 75, st.tv. valgt 2014 3. Thomas Bilet, Finlandsvej 135, 4.tv. valgt 2014 Ad. 7 Foreslået til aktivitetsudvalget i beboerhuset blev Berit Jørgensen, Susi Knudsen, Betina Andersen, Christina Kristensen, Conny Andersen, Lone Kristoffersen og Thomas Bilet. der alle blev valgt for en 1-årig periode. Ad. 8 Under eventuelt blev der stillet en lang række spørgsmål til drift og renoveringen. Nævnt blev skæve gelænder, revner i loftet i opgangene, eftersåning af græs efter kørsel med maskiner, fjernelse af træstubbe, ødelagte fliser. Der er flere opmagasineringer på altanerne, tæpper på altaner og paraboler på altaner.
- 7 - Der var også bemærkninger om sten, cykler mv. i dørene, cykelskurer der ikke bliver låst og børn der leger i cykelskurerne. Ligesom der var spørgsmål til haverne på taget, om det er for alle og hvornår de er åbne. Derudover var der bemærkninger dynebetræk i vinduerne, malingen i opgangene, udsugningen i badeværelserne samt at opgangsbelysningen tænder og slukker i mange opgange. Afdelingens inspektør, Henrik Andersen, besvarede de fremsatte spørgsmål: Gelændere skal rettes op. Revner i lofterne skal gennemgås. Der kommer stubfræsning inden for de næste par uger, flisen herfra fordeles. Der er knækkede fliser i området.. Diverse effekter på altaner og haver skal fjernes, når der er tale om opmagasinering. Der vil ske en opfølgning på parabolerne i afdelingen. Der sendes skrivelser ud med krav om nedtagning. Malingen i opgangen er ikke hærdet op med en glans. Glas i de nye hoveddøre bliver ødelagt prisen for udskiftning er opgjort til ca. 200.000 kroner. Der arbejdes på at få udsugningen til at fungere, evt. med driftsstyring eller lignende. Alle lamper er blevet efterspændt, men bliver ødelagt, prisen herfor er 6.800 kroner stykket. Haverne på taget i blok 10 bliver åbent når klyngerådet er klar. Knud Aage Thiemer gjorde beboerne klart, at såfremt der er noget galt, skan man give enten afdelingsbestyrelsen eller inspektøren besked. På spørgsmål omkring skader på glasværn, blev det oplyst, at der er foretaget en reparation af glasværn. Endvidere bliver der af sikkerhedsmæssige hensyn foretaget en gennemgang af samtlige glasværn på tagterrasserne. Mødet slut kl. 22:55 Der var fremmødt 118 beboere repræsenterende 87 lejemål. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen