NOTAT Dato Børne- og Ungeforvaltningen Dagtilbudsområdet Procedure for tilsyn på sområdet Dette afsnit beskriver Køge Kommunes retningslinjer i forhold til tilsyn med ifølge kommunernes tilsynsforpligtelse, som fremgår af retssikkerhedslovens 16 og slovens 5. Køge Rådhus Torvet 1 4600 Køge www.koege.dk Tlf. 56 67 67 67 Tilsynet er en lovmæssig sikring af den pædagogiske praksis og skal ses som led i den fortsatte udvikling af kvalitet i kommunens. Tilsynet med har altså til hensigt at sikre, at det lever op til lovgivningen samt er i overensstemmelse med det serviceniveau, der er fastsat af byrådet. Det vil sige: At denes formålsbestemmelse efterleves. At borgerne får den hjælp, som de har ret til ifølge loven og ifølge de beslutninger, som byrådet har truffet på sområdet At det er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde At der forebygges og gribes ind, så eventuelle problemer ikke udvikler sig At stille konkrete forventninger og øge den faglige kvalitet Med henblik på at sikre opfyldelsen af ovenstående fire mål foretages en vurdering af dets pædagogiske, hygiejniske, sikkerhedsmæssige, økonomiske forhold samt fysiske rammer. Flere faggrupper og forvaltninger er involveret i forskellige dele af tilsynet. Det er derfor målet med dette afsnit at skabe tydelighed omkring, hvem og hvor ofte der foretages tilsyn, hvorfor der foretages tilsyn samt hvordan der foretages tilsyn. Med fastlagte retningslinjer for tilsynet ønsker Køge Kommune: Side 1 / 7
at der sker et ensartet og tilstrækkeligt tilsyn på tværs af at dets pædagogiske praksis og fysiske rammer systematisk sammenholdes med det ønskede serviceniveau og lovgivningen på området at sikre kvaliteten i tilsynet ved at systematisere og skriftliggøre tilsynet, så erfaringsudveksling og udvikling af tilsynet forbedres Lovgrundlag for det kommunale tilsyn med Lovgrundlaget for kommunes pligt til at yde tilsyn med fremgår af retssikkerhedslovens 16 og Dagtilbudslovens 5. Retssikkerhedsloven 16: Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Dagtilbudsloven 5: Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med indholdet af tilbuddene efter denne lov og den måde, hvorpå opgaverne udføres, herunder at de mål og rammer, der er fastsat efter 3, efterleves. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte og offentliggøre rammerne for tilsynet. Tilsynsforpligtelsen gælder både for de opgaver, som løses af kommunen selv, det vil sige de, samt de tilbud, som varetages af andre, herunder selvejende, pulje samt private. pædagogiske forhold I Køge Kommune varetages tilsynet af pædagogiske forhold primært af Børne- og Ungeforvaltningens pædagogiske konsulenter. Udover det beskrevne tilsyn er alle i løbende dialog med konsulenter fra kommunens øvrige afdelinger og forvaltninger, hvilket bidrager til løbende indblik i dets virke. Det daglige ansvar for udførelsen af tilsynet er forankret hos schefen. De pædagogiske konsulenter har i deres funktion som tilsynsførende ansvar i forhold til: at være rådgivende og vejledende i forhold til den daglige drift at være sparringspartnere i forhold til faglig udvikling Side 2/7
at sikre at det er egnet til ophold for de børn, som tilbuddet er bestemt for, samt at opgaverne løses med det indhold og den kvalitet, som kommunen har fastsat. I det pædagogiske tilsyn er der altså dels en dimension, der skal sikre, at dets opstillede mål løses i overensstemmelse med lovgivningen og de kommunale beslutninger om mål og indsatsområder. Dels en udviklingsdimension med henblik på at sikre den fortsatte pædagogiske kvalitet i det. fysiske forhold Jf. retssikkerhedsloven handler tilsyn med fysiske, sikkerhedsmæssige og hygiejniske forhold primært om at sikre, at det er egnet til ophold for de børn, det er bestemt for. Det fysiske tilsyn vedrører ofte synlige fysiske forhold, som kræver et teknisk tilsyn. Tilsynet med sikkerhed vedrører generel forebyggelse af ulykker og tilsynet med hygiejne skal sikre den hygiejniske standard. Skemaerne på de følgende sider beskriver først de forskellige former for pædagogisk tilsyn og dernæst tilsynet med de fysiske, sikkerhedsmæssige og hygiejniske forhold. Til slut beskrives det økonomiske tilsyn, tilsyn med arbejdsmiljøet og tilsyn med opbevaring af levnedsmidler. Forskellige former for tilsyn Pulje- Tilsyn generelt Køge Byråd har både ret og pligt til at føre tilsyn Køge Byråd skal føre tilsyn med, at de krav og kriterier som institutionen blev godkendt efter, overholdes. Tilsyn i forhold til nes mål og indsatsområder 1 gang om året af konsulenter i Børne- og Ungeforvaltningen Sikre at institutionen lever op til gældende målsætninger, herunder at dets praksis er i overensstemmelse med børneudvalgets indsatsområder og egne fastsatte mål Tilsynsbesøg Skriftlig tilbagemelding på virksomhedsplan / pædagogiske læreplaner 1 gang om året af konsulenter i Børne- og Ungeforvaltningen. 2 gange om året i med stor andel af børn i udsatte positioner. at være rådgivende og vejledende i forhold til den daglige drift at være sparringspartnere i forhold til faglig udvikling Side 3/7
Pulje- Skærpet tilsynsbesøg at sikre at det er egnet til ophold for de børn, som tilbuddet er bestemt for, samt at opgaverne løses med det indhold og den kvalitet, som kommunen har fastsat. - pædagogisk konsulent på besøg i det - Pædagogisk konsulent holder møde med områdeleder og sleder og evt. medarbejdere - tilbagemeldingsbrev udarbejdes af pædagogisk konsulent - Møde mellem områdeleder og schef med udgangspunkt i tilbagemeldingsbrev ene - Pædagogisk konsulent på besøg i det - Pædagogisk konsulent holder møde med institutionsleder og evt. medarbejdere og/eller bestyrelsesmedlemmer - tilbagemeldingsbrev udarbejdes af pædagogisk konsulent - Evt. opfølgende møde med institutionsleder og institutionens bestyrelse/forening/direktør med udgangspunkt i tilbagemeldingsbrevet og den aktuelle situation i det Når Køge Kommune får oplysninger, der giver anledning til en skærpet opmærksomhed. Udfører af tilsynet afhænger af situationen. At undersøge nærmere de forhold, der giver anledning til det skærpede tilsyn Løbende dialogbaseret tilsyn Enten anmeldt eller uanmeldt besøg. Løbende og ved behov. Forvaltninger i Køge Kommune. Sikre at det lever op til gældende målsætninger Sikre en fortsat udvikling af pædagogiske forhold i det Medvirke til at forebygge og afhjælpe konflikter i det ledelse og personaleforhold Dialog på møder, telefonopkald, personlig kontakt mv. Opfølgning på henvendelser fra personale, forældre eller øvrige samarbejdspartnere. Årligt, og derudover hvis der skønnes at være behov for det. Leder af safdelingen og konsulenter i Børne- og Ungeforvaltningen. Sikre at dets organisering, ledelse og personalets faglige kvalifikationer er på et niveau, der gør det muligt at opfylde målsætningen og varetage dets opgaver Opfølgning på ledervurderinger samt løbende dialog Løbende dialog med den enkelte institution om ledelse, organisering, faglighed og personaleforhold. Side 4/7
Pulje- med den enkelte institution om ledelse, organisering, faglighed og personaleforhold. Tilsyn bygningsmæssige forhold i kommunale Årligt af Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre at nes vedligeholdelsesniveau er tilstrækkeligt fx angående klimaskærm (tag, facader, vinduer) og tekniske installationer. bygningsmæssige forhold i ikke-kommunale Bygninger gennemgås for at identificere vedligeholdelses- og genopretningsopgaver, hvorefter Teknisk Forvaltning laver en vedligeholdelses- og genopretningsplan Årligt af Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre at nes vedligeholdelsesnive au er tilstrækkeligt fx angående klimaskærm (tag, facader, vinduer) og tekniske installationer. udearealer tilknyttet kommunale Bygninger gennemgås for at identificere vedligeholdelses- og genopretningsopgav er, hvorefter Teknisk Forvaltning laver en vedligeholdelses- og genopretningsplan Årligt af Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre vedligehold og genopretning af udearealer, herunder tilsyn med terræn, græsarealer, befæstelser, hegn mv. Teknisk Forvaltning gennemgår dets udearealer og registrerer eventuelle vedligeholdelseskrævende aktiviteter og planlægger forløbet af udbedringer Side 5/7
Pulje- udearealer tilknyttet ikke-kommunale Årligt af Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre vedligehold og genopretning af udearealer, herunder tilsyn med terræn, græsarealer, befæstelser, hegn mv. legepladser Teknisk Forvaltning gennemgår institutionens udearealer og registrerer eventuelle vedligeholdelseskræ vende aktiviteter og planlægger forløbet af udbedringer Årlig hovedinspektion samt ved nyanlæg af legepladser og ved opsætning af enkelte nye legeredskaber ved ekstern legepladsinspektør Sikre legepladsens sikkerhed i forhold til de krav, der stilles af bl.a. Dansk Standard for Legepladssikkerhed samt behov for vedligehold og genopretning Sikre at legepladsens udformning er betryggende under børns leg På foranledning af Teknisk Forvaltning gennemgås legepladserne efter behov af ekstern legepladsinspektør, dette sker årligt for at leve op til DS/En 1176 forskrifterne Ved nyanlæg af legepladser samt opsætning af enkelte nye legeredskaber søges byggetilladelse jf. bygningsreglementets afsnit 5.3. Desuden søger Køge Kommune godkendelse af ekstern legepladsinspektør skal selv betale for tilsyn med legepladser udført af ekstern legepladsinspektør. Tilsynet skal udføres årligt samt ved nyanlæg efter samme standarder som stilles til øvrige. Brandsyn Brand og Redning fører et årligt brandsyn - besøget sker primært som et anmeldt tilsyn, men kan også foregå uanmeldt Sikre børn, personale og mod brand Brand og Redning udfører en kontrolfunktion iht. beredskabslovens 36 og har desuden til hensigt at være forebyggende ved at vejlede i forhold til brandtekniske spørgsmål. Brand og Redning inspicerer brandmateriel herunder røgalarmer, automatiske dørlukkere, Side 6/7
Pulje- Økonomisk tilsyn brandsikre døre og brandslukningsudstyr. Ved brandsynet udarbejdes en synsrapport med angivelse af eventuelle fejl og mangler samt tidsangivelse for udbedring Forvaltningen foretager en løbende kontrol og den kommunale revision kommer på uanmeldt besøg Sikre at tilbuddets indhold og omkostninger svarer til kommunens overordnede målsætninger, og at forretningsgange følges Kontrollere at regnskabet føres efter de opstillede retningslinjer Modtagelse af budget Modtagelse af regnskab Stikprøvekontrol vedr. kontering af regninger Kontrol af kontantkasse (kommunal revision) arbejdsmiljøet Tilsynsbesøgene bliver gennemført af en eller flere tilsynsførende fra arbejdstilsynet. Føre tilsyn med at virksomhederne overholder arbejdsmiljøreglerne. Arbejdstilsynet bruger forskellige tilsynsmetoder, når de kontrollerer arbejdsmiljøet. tilberedning og opbevaring af levnedsmidler Levnedsmiddelkontrollen foretager med mellemrum uanmeldte kontrolbesøg Sikre at fødevarestyrelsens fastsatte bestemmelser omkring behandling af levnedsmidler bliver overholdt Under kontrolbesøget sker følgende: Kontrol af dets egenkontrol Gennemgang af virksomheden - lokaler, maskiner og varer Kontrol af dets papirer Derudover føres også tilsyn med hygiejniske forhold i alle. Side 7/7