MEMO TITEL Spørgsmål og svar til udbudsmateriale vedr. kommunal kørsel i Faxe Kommune DATO 24. juni 2013 TIL KOPI FRA PROJEKTNR Tilbudsgivere Faxe Kommune COWI A039863 ADRESSE COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk SIDE 1/9 I det følgende en gengivet de spørgsmål, der er modtaget pr. 17. juni 2013 til udbudsmaterialet vedrørende udbud af kommunal kørsel i Faxe Kommune, og de tilhørende svar. Spørgsmålene er gengivet, som de er modtaget, og de besvares anonymt, så det ikke fremgår, hvem der har stillet dem. Afslutningsvist præciseres oplysninger vedr. anskaffelse af nødvendigt udstyr til køretøjerne samt tidspunkt for aftale om evt. kørsel i option 2. Spørgsmål 1: Er det korrekt opfattet at det fire pakker med hver 1 garantivogn de efter Følgene 4 er biler der muligvis skal i gang? Svar: Faxe Kommune udbyder befordringsopgaverne i 4 pakker. Hver pakke består af 1 garantivogn, der skal starte med at køre pr. 1. september 2013. Derudover består hver pakke af 4 såkaldte optioner, som Faxe Kommune kan vælge til eller fra. I hver af disse optioner indsættes 1 ekstra garantivogn på et bestemt tidspunkt. Vælger kommunen f.eks. den første option, skal entreprenøren indsætte 1 ekstra garantivogn allerede ved kontraktstart, dvs. i alt 2 vogne pr. 1. september 2013. Vælger kommunen option 2 skal entreprenøren indsætte 1 ekstra vogn den 1. november 2013. Vælger kommunen option 3 skal entreprenøren indsætte 1 ekstra vogn pr. 1. august 2014 og vælges option 4 skal entreprenøren indsætte 1 ekstra vogn pr. 1. april 2015. Hvis kommunen vælger alle optioner til i en pakke, skal entreprenøren således samlet set råde over 5 køretøjer i løbet af kontrakten, som kan sættes ind på de nævnte tidspunkter: 1 ordinær garantivogn samt i alt 4 garantivogne i optionerne. Det gælder endvidere, at kommunen frit kan vælge option 2 i en pakke, selvom den foregående option 1 ikke er valgt, og så fremdeles. Kommunen kan også frit vælge en option hos den ene vognmand, uden at der også vælges en option hos en anden vognmand.
SIDE 2/9 For den ordinære garantivogn er der kørsel i alle årets 52 uger. For garantivognene i optionerne kan kun garanteres kørsel i 40 uger (skoleugerne) kørsel i de resterende 12 uger kan dog forekomme i det omfang, de ordinære garantivogne ikke kan anvendes. Der kan afgives tilbud på én eller flere pakker. Spørgsmål 2: Hvis det er rigtigt hvor lang tid før for man besked på det? Svar: I kontraktens 4, stk. 2 er fastlagt, hvornår entreprenøren får besked om tildeling af kørsel i en option. For kørsel i option 1 gives besked straks, dvs. samtidig med at kontrakten indgås. For kørsel i de øvrige 3 optioner informeres entreprenøren senest 3 måneder før kørslen skal begynde (til den første i en måned). Spørgsmål 3: De biler der først skal starte i august20 14 og april20 15 vil deres kontrakt også kun løbe til august 2015? Svar: I kontraktens 28 er fastlagt, hvornår kontrakten træder i kraft og hvornår den udløber. Hele kontrakten inkl. evt. kørsel i alle optioner udløber som udgangspunkt 31. juli 2015. Kommunen har dog mulighed for at forlænge kontrakten i op til 2 år, med ét år ad gangen på uændrede vilkår. En eventuel forlængelse skal meddeles skriftligt af kommunen, senest seks måneder før kontraktudløb. Spørgsmål 4: Jeg synes ikke jeg kan se, hvordan vi bliver prækvalificeret? Svar: Der gennemføres ingen prækvalificering i forbindelse med udbuddet. Kravene til entreprenøren for at kunne deltage i udbuddet omfatter bl.a. en Universaltilladelse til erhvervsmæssig buskørsel i henhold til forordning nr. 1073/2009. Universaltilladelse udstedes af Trafikstyrelsen, og dokumentation for, at en sådan tilladelse foreligger eller kan opnås inden kontraktstart, skal vedlægges tilbuddet. Herudover skal tilbudsgiver afgive en Tro og love-erklæring vedrørende:
SIDE 3/9 Ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 10, stk. 2 og Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektiv nr. 2004/18/EFs artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Erklæringen skal afgives på blanketten i tilbudshæftet. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for Faxe Kommune. De nærmere bestemmelser er beskrevet i udbudsbetingelserne under punkt 1.7. Spørgsmål 5: Er der nogen steder man kan set, hvor mange kilometer der er i en pakke? Svar: Den udbudte kørsel er ikke opgjort i km. Entreprenøren skal levere busser og chauffører, som således står til rådighed for Faxe Kommune i et afgrænset tidsrum på hverdage, hvor kørslen skal gennemføres. Faxe Kommune forestår den daglige planlægning af kørslen, og giver løbende hver chauffør/hver bus besked om ruter og tider. Køretiderne på de enkelte ruter vil blive tilpasset til brugerne og deres behov for assistance i forbindelse med påstigning og afsætning. Skønsmæssigt kan antages som udgangspunkt, at gennemsnitshastigheden vil ligge på mellem 25 km/t - 45 km/t. De nærmere bestemmelser om kørslens omfang er beskrevet i udbudsbetingelserne i afsnit 1.2. Spørgsmål 6: Er det alle busser der skal være udstyret med lift? Svar: Alle køretøjer, der anvendes til kørslen skal være udstyret med lift. De øvrige krav til køretøjer er beskrevet i udbudsbetingelserne i afsnit 1.4, se også udbudsbetingelsernes kapitel 2 samt Bilag A1. Spørgsmål 7: Hver garantivogn garanteres som udgangspunkt 30 timer om ugen normal uge man fredag i tidsrummet fra kl. 05.45 18.00 og i perioden januar maj til kl. 22.00.
SIDE 4/9 Hvorledes sammentælles afregning af garantitimer pr. dag/uge? Hvornår starter beregningen af garantitimer på dagen.? Hvorledes er sammenhæng i kørslen i de 6 garantitimer pr. dag? Kan det forekomme at garantitimerne afvikles over 2-3 dage? Svar: Alle ruter/ture tilrettelægges og afregnes med udgangspunkt i Busenhedens adresse på Brengtvedvej 30, 4690 Haslev. Den daglige beregning af garantitid har således udgangspunkt i ruter/ture, der har startsted og slutsted på denne adresse. Garantitiden opgøres i hver af ruterne/turene i minutter. Busenheden opgør derefter den daglige garantitid for hver vogn. Samlet garanteres 30 timers kørsel pr. uge pr. vogn, men på nogle dage kan der forekomme mere kørsel end på andre dage, f.eks. 6 timer 45 minutter om mandagen og 5 timer 30 minutter om tirsdagen osv. Der er heller ikke nødvendigvis kørsel alle 5 hverdage i en uge de 30 timer kan f.eks. være fordelt på 4 dage. Oftest vil der være tale om kørsel på faste ruter, der ikke afviger fra uge til uge, men ad hoc kørsler kan forekomme, ligesom mindre daglige justeringer på grund af sygdom, omlægninger o.l. Kørslen vil foregå på hverdage (mandag-fredag) og fortrinsvist i tidsrummet kl. 05.45-18.00. I perioden fra januar-maj kan der være kørsel også om aftenen på hverdage frem til kl. 22.00. Den samlede garantiperiode, hvor der kan forekomme kørsel, er således fra kl. 05.45 22.00. Typisk vil der dog være kørsel mellem kl. 05.45 10.00 og igen mellem kl. 12.00 17.00. På dage med aftenkørsel vil der oftest være kørsel mellem kl. 18.00 19.00 og kl. 21.00 22.00. Rettelse til kontrakten I kontraktens 21, stk. 2 fremgår: Garantiperioden måles fra første afhentning til sidste aflevering, dog minimum 30 timer pr. uge. Det rettes til følgende: Garantitiden opgøres på baggrund af ruter/ture, der alle køres med startsted og slutsted ved Busenhedens adresse på Brengtvedvej 30, 4690 Haslev. Garantitiden udgør minimum 30 timer pr. uge. Det øvrige udbudsmateriale konsekvensrettes i overensstemmelse hermed. Spørgsmål 8:
SIDE 5/9 Foregår alt kørsel inden for Faxe Kommunes grænser? Svar: Kørslen vil fortrinsvist ske inden for Faxe Kommune, men kørsel uden for kommunen kan forekomme, f.eks. i forbindelse med befordring af elever til/fra specialskoler i Ringsted og Næstved Kommuner. Spørgsmål 9: 6 garantitimer på en rådigheds tid fra kl. 05.45-18.00 hel holdsvis kl. 22.00 er timer 12½ - 16½ Time pr. dag hvordan fordeler pauserne sig over dagen? Svar: Den daglige tilrettelæggelse og planlægning af ruter/ture er uddybet i svaret på spørgsmål 7. Herudover fremgår det af kontraktens 14, Stk.5, at chaufførernes køre-/hviletider er operatørens ansvar. Busenheden indlægger dog dagligt 30 minutters pause for hver vogn. Pausen tilstræbes lagt i perioden kl. 10.30-13.30. Busenheden kan ikke garantere, at der er f.eks. toiletfaciliteter mm., til rådighed i pausen. Spørgsmål 10: Ekstra kørsel op til 15 timer pr. uge, der afregnes i minutter uden service tid, skal det forstås således: Eksempel: Vognen køre frem til klientens adresse, og skal være der kl. 10.20. Klienten skal hentes inde på adressen (kørestol) og skal spændes fast i bussen efter forskrifterne, vognen kommer af sted kl. 10.30, og kører frem til bestemmelsesstedet med ankomst kl. 10.48. Aflæsning påbegyndes og klienten køres ind, klienten er afleveret kl. 10.57. Som det fremgår af udbuddet afregnes der ikke for servicetid, det vil sige at betalingen for kørslen er 18 minutter.? Svar: Der skitseres et tænkt eksempel på kørsel, og spørges, om afregningen vil udgøre betalingen for 18 minutters kørsel (da der ikke betales for servicetid). Svaret er nej: Hvis vi derimod tilføjer en forudsætning om, at turen har opstart ved Busenheden kl. 10.10 og returnerer til Busenheden igen kl. 11.05, så vil betalingen for turen udgøre 55 minutter. Alle ruter/ture tilrettelægges og afregnes med udgangspunkt i Busenhedens adresse på Brengtvedvej 30, 4690 Haslev. Der betales på den måde således også for servicetiden hos brugeren. Betalingen indgår nemlig i timebetalingen for den tid, der er nødvendig for at få den samlede tur udført fra startstedet til slutstedet.
SIDE 6/9 Når servicetiden er nævnt som et særligt punkt i udbudsmaterialet, skyldes det, at der ikke afregnes ekstra for service mv. Der betales kun den tilbudte timepris for tiden til at gennemføre den pågældende rute/tur. Spørgsmål 11: Hvilket system afregnes der efter, og vil afregningen ske automatisk? Svar: Afregningsprincipperne er uddybet under svarene på spørgsmål 7 og 10. Herudover gælder, at selve afregningen foregår som beskrevet i kontraktens 25 og 26. Entreprenøren sender en faktura for kørslen til kommunen efter nærmere aftale, og kommunen betaler efterfølgende efter en fastlagt tidsfrist. Spørgsmål 12: Hvordan skal kombinationstilbud forstås.? Svar: Det er muligt at afgive tilbud på en enkeltpakke eller på flere pakker. Hvis der afgives tilbud på flere pakker med en forudsætning om, at der opnås kørsel i alle de pakker, der afgives tilbud på, er der tale om et kombinationstilbud. I så fald skal det angives på tilbudsskemaerne (afkrydsning). Herudover gælder særligt, at hvis der afgives et kombinationstilbud (f.eks. på pakke 1 og 2), så skal der samtidig afgives tilbud på de to pakker som enkeltpakker, altså et særskilt tilbud på pakke 1, og et særskilt tilbud på pakke 2. Spørgsmål 13: Er det korrekt opfattet at der ikke er medarbejder der skal overtages.? Svar: Nej, der er nye oplysninger i forhold til udbudsmaterialet: Som beskrevet i udbudsmaterialet er kørslen er omfattet af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (lov nr. 710 af 20. august 2002) og EU-overførelses-direktiv (77/187 EØF) med eventuelle senere ændringer. Den tilbudsgiver, der opnår kontrakt, vil derfor være stillet som ved erhvervelse af en virksomhed. Det indebærer, at kontrakthaveren umiddelbart indtræder i rettigheder og pligter i henhold til: kollektiv overenskomst og aftale bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.
SIDE 7/9 Der må i tilbuddet ikke tages forbehold for virkningerne af virksomhedsover-dragelsesloven. Ved kontraktstart kan der blive tale om at overtage følgende personale (disse oplysninger er nye): Overtagelsesdato 1. sept. 2013 Pakke Chauffør Antal timer ugentligt Månedlig løn og pension inkl. evt. personlige tillæg og før evt. løntilskud pr. d.d. Lønsum Pension 1 1 Flexjob 25 timer 23.180,85 3.013,47 1 1 Flexjob 18 timer 24.021,60 3.238,05 2 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 3 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 4 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 I forbindelse med optionerne kan der blive tale om at overtage følgende personale: Option 2: Overtagelsesdato 1. nov. 2013 Pakke Chauffør Antal timer ugentligt Månedlig løn og pension inkl. evt. personlige tillæg og før evt. løntilskud pr. d.d. Lønsum Pension 1 1 32 timer 20.049,11 2 1 32 timer 20.049,11 3 1 32 timer 20.049,11 4 0 Option 3: Overtagelsesdato 1. aug. 2014: Pakke Chauffør Antal timer ugentligt Månedlig løn og pension inkl. evt. personlige tillæg og før evt. løntilskud pr. d.d. Lønsum Pension 1 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 2 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 3 1 32 timer 20.049,11 4 1 32 timer 20.049,11 2.606,31
SIDE 8/9 Option 4: Overtagelsesdato 1. apr. 2015 Pakke Chauffør Antal timer ugentligt Månedlig løn og pension inkl. evt. personlige tillæg og før evt. løntilskud pr. d.d. Lønsum Pension 1 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 2 1 32 timer 20.581,19 2.675,49 3 1 Flexjob 25 timer 24.500,43 3.302,64 3 1 32 timer 20.049,11 2.606,31 4 0 Kilde: Faxe Kommune. Alle de nævnte chauffører, der er ansat i Faxe Kommune under Busenheden, arbejder under 3 F Teknisk servicemedarbejders overenskomst. I det omfang optionerne udnyttes, vil Faxe Kommune tildele kørsel til den kombination af tilbud, der samlet set giver den laveste pris for kommunen. Evt. overdragelse af medarbejdere vil følge de pakker, der er nævnt i tabellerne oven for. Faxe Kommune har en liste, der viser, hvilke medarbejdere der specifikt er knyttet til hvilke pakker, så der ikke opstår tvivl om, hvordan overdragelse af medarbejdere evt. skal ske undervejs i kontraktperioden. Listen offentliggøres ikke her på grund af personfølsomme oplysninger, men vil i givet fald indgå som en del af kontraktgrundlaget. I øvrigt gælder, at Faxe Kommune ikke forpligter sig til at overtage entreprenørens busser ved kontraktophør. Der er ligeledes ikke overtagelsespligt på de hidtil anvendte busser. Anskaffelse af nødvendigt udstyr til køretøjerne Som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 1.4, skal alle køretøjer, der anvendes til kørslen, have monteret med særligt GPS-udstyr, der kan kommunikere med Busenhedens planlægningssystem. Indkøb og drift af udstyret påhviler entreprenøren. Leverandøren af udstyret oplyser, at udstyret koster DKK 8.000 ekskl. moms i afskaffelse. De løbende omkostninger til kommunikation afholdes af Faxe Kommune. Faxe Kommune og kommunens leverandør yder teknisk assistance i forbindelse med anskaffelse af udstyret. Præcisering af tidspunkt for aftale om evt. kørsel i option 2
SIDE 9/9 Rettelse til kontrakten Det fremgår af udbudsmaterialet, at tildeling af kørsel i option 1 sker samtidig med nærværende kontrakt, og at tildeling af kørsel i de øvrige optioner sker med et varsel på 3 måneder til den første i en kalendermåned. Tildeling af kørsel i option 2 aftales dog også samtidig med nærværende kontrakt. Kontraktens 4, stk. 2 rettes således fra: til: Tildeling af kørsel i option 1 aftales samtidig med nærværende kontrakt. Tildeling af kørsel i option 2, 3 og 4 meddeles i givet fald til entreprenøren med et tre måneders varsel til den første i en måned. Tildeling af kørsel i optionerne 1 og 2 aftales samtidig med nærværende kontrakt. Tildeling af kørsel i optionerne 3 og 4 meddeles i givet fald til entreprenøren med et tre måneders varsel til den første i en måned.