EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1 EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1 EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1 Excel 2010 for begyndere første trin Baseret på små overskuelige øvelser Mange store illustrationer i farver

KURSUSHÆFTE TRIN 1

Excel 2010 kursushæfte trin 1 1. udgave, 1. oplag 2011 Open Learning Guide, CiA Training, Ltd. Copyright 2010. All rights reserved. Copyright 2011 Libris Media A/S Originaltitel: Microsoft Excel 2010 Introductory Forfatter: Open Learning Oversættelse: Lene Sekjær Versionering: Libris Media Forlagsredaktion: Kirsten Bæk Omslag: Per-Ole Lind DTP: Libris Media Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT A/S ISBN: 978-87-7843-960-4 Om Libris Media Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for: Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Sundhed og sygdom Alene i Danmark er hæfterne solgt i over otte millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter.

Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Om hæftet... 4 Læsevejledning... 4 Øvelsesfiler og ekstra lektioner... 4 Lektion 1. Det grundlæggende... 5 Øvelse 1 Principperne i regneark... 5 Øvelse 2 Start programmet... 5 Øvelse 3 Skærmbilledet i Excel... 6 Øvelse 4 Båndet... 8 Øvelse 5 Værktøjslinjen Hurtig adgang... 10 Øvelse 6 Regnearkets skærmbillede... 11 Øvelse 7 Proceslinjen... 12 Øvelse 8 Hjælp... 13 Øvelse 9 Indstillinger... 15 Øvelse 10 Luk Excel... 17 Øvelse 11 Repetition: Grundlæggende principper... 18 Lektion 2. Åbne og lukke projektmapper... 19 Øvelse 12 Åbn en projektmappe... 19 Øvelse 13 Naviger ved hjælp af tastaturet... 21 Øvelse 14 Naviger ved hjælp af musen... 23 Øvelse 15 Luk en projektmappe... 24 Øvelse 16 Åbn flere projektmapper... 25 Øvelse 17 Repetition: Åbn og luk projektmapper... 26 Lektion 3. Oprette og gemme projektmapper... 27 Øvelse 18 Strukturen i regneark... 27 Øvelse 19 Indtastning i et regneark... 28 Øvelse 20 Opret en ny projektmappe... 29 Øvelse 21 Indtast etiketter... 30 Øvelse 22 Indtast tal... 31 Øvelse 23 Gem en ny projektmappe... 31 Øvelse 24 Gem en navngivet projektmappe... 32 Øvelse 25 Gem i forskellige formater... 34 Øvelse 26 Gem som webside... 35 Øvelse 27 Repetition: Opret og gem projektmapper... 36 Lektion 4. Formler... 37 Øvelse 28 Anvend formler... 37 Øvelse 29 Regnearter... 38 Øvelse 30 Parenteser... 39 Øvelse 31 Procentregning... 42 Øvelse 32 Celleområder... 43 Øvelse 33 Autosum... 45 Øvelse 34 Kontrol af formler... 46 Øvelse 35 Repetition: Formler... 47 Lektion 5. Celleredigering... 48 Øvelse 36 Rediger celler... 48 Øvelse 37 Rediger i formellinjen... 49 Øvelse 38 Rediger inde i en celle... 50 Øvelse 39 Slet celleindhold... 51 Øvelse 40 Fortryd og Annuller fortryd... 52 Øvelse 41 Repetition: Rediger celler... 53 Lektion 6. Kopiere og flytte... 54 Øvelse 42 Kopier celleindhold... 54 Øvelse 43 Flyt celleindhold... 56 Øvelse 44 Kopier et celleområde... 58 Øvelse 45 Fyldhåndtaget (Autofyld)... 59 Øvelse 46 Kopier formler... 60 Øvelse 47 Kopier og flyt ved at trække... 61 Øvelse 48 Genvejsmenuer... 63 Øvelse 49 Repetition: Kopier og flyt... 64 Lektion 7. Udskrivning... 65 Øvelse 50 Introduktion til udskrivning... 65 Øvelse 51 Udskriftsvisning... 66 Øvelse 52 Udskrivningsindstillinger... 67 Øvelse 53 Udskriv regneark... 69 Øvelse 54 Margener... 70 Øvelse 55 Sidehoveder og sidefødder... 71 Øvelse 56 Gitterlinjer og overskrifter... 73 Øvelse 57 Udskriv formler... 74 Øvelse 58 Repetition: Udskrivning... 75 Svar... 76 Ordforklaringer... 77 Stikordsregister... 78 3 libris.dk

Indledning Om hæftet Dette kursushæfte fra Libris er det første trin i et Excel 2010-kursus, der primært henvender sig til begyndere. Hvis du allerede kender Excel, men ikke er fortrolig med brugerfladen i Excel 2010, kan du også have glæde af dette kursus. Hæftet består af en samling strukturerede øvelser, der lærer dig at bruge regnearksprogrammet Excel 2010. De enkelte lektioner og øvelser er tilrettelagt, så du bliver ført igennem Excels grundlæggende funktioner og faciliteter i en rækkefølge, der giver dig større og større fortrolighed med programmet. Der forudsættes derfor kun et grundlæggende kendskab til brugen af en computer. Læsevejledning Hæftet er skrevet til styresystemet Windows 7. Hvis du har Windows Vista eller en endnu ældre version af Windows på din computer, vil visse dialogbokse se lidt anderledes ud på dit system end her i hæftet, men indholdet er det samme. Alle taster på tastaturet er gengivet på denne måde: <Tast>. Øvelsesfiler og ekstra lektioner Der hører en samling øvelsesfiler til dette hæfte. Filerne skal du selv hente på forlaget Libris hjemmeside. Sådan henter og installerer du øvelsesfilerne: 1. Gå ind på internetadressen: www.libris.dk/bilag. 2. Find dette hæftes titel under bogstavfanen c-d-e. 3. Klik på titlen Excel 2010 kursushæfte trin 1 i listen. 4. Klik på linket Øvelsesfiler. 5. Gem og udpak filen i mappen (biblioteket) Dokumenter på din computer. 6. Når du har pakket øvelsesfilerne ud, vil de ligge i mappen: Dokumenter\Libris-filer\Eksempler\Excel 2010. Libris Januar 2011 libris.dk 4

Lektion 1. Det grundlæggende Øvelse 1 Principperne i regneark Vejledning: Et regneark er et computerprogram, som er specielt beregnet til at fremstille tabeller, der typisk består af tal. Informationerne lagres i rækker (vandret, på tværs af skærmen) og i kolonner (lodret). Tilsammen udgør de selve regnearket. Du kan knytte flere regneark sammen i en såkaldt projektmappe, som er Excels betegnelse for et gemt dokument. Regneark bruges hyppigst til at behandle tal. Det kan være på områder som: Bogholderi Pengestrømsanalyser Budgetlægning Prognoser og lignende Alle opgaver, der indebærer bearbejdning af tal, kan udføres i et regneark. Den største fordel ved et regneark, sammenlignet med andre metoder til at bearbejde data, er muligheden for at arbejde med konstant opdaterede talværdier, uden at du selv skal foretage beregninger. Er regnearket korrekt opstillet, vil alle beregninger altid være korrekte, og alle data blive justeret automatisk. Desuden kan et regneark præsentere tørre tal på indbydende måder i form af formaterede tabeller og diagrammer. Øvelse 2 Start programmet Vejledning: For at opstille et regneark skal du først starte programmet. Det kan gøres på flere måder, men den følgende metode anbefales dog for nybegyndere. Prøv selv: 1. Når computeren tændes, dukker Windows skrivebord automatisk frem på skærmen. 5 libris.dk

Lektion 1 2. Klik én gang på Start-knappen (i venstre side af skærmens bund, på proceslinjen). Herefter vises en liste over alle startmuligheder (Startmenuen), hvorfra alle Windows-programmer kan aktiveres. 3. Placér musemarkøren på punktet Alle programmer nederst i menuen. 4. Klik på mappen Microsoft Office for at se hele dens indhold: Listen med Alle programmer varierer, alt efter hvilke programmer der er installeret på pc en. 5. Klik på, og programmet Excel 2010 starter. Så snart programmet har været i brug en enkelt gang, vil du efterfølgende kunne starte det direkte fra Start-menuen. Øvelse 3 Skærmbilledet i Excel Vejledning: Når programmet startes, ser du en tom projektmappe (se næste side) med navnet Mappe1. Navnet fremgår af programmets titellinje. En projektmappe er et dokument, der kan indeholde adskillige regneark, men som typisk består af tre. libris.dk 6

Lektion 1 Prøv selv: 1. Excel-skærmen vil ligne billedet nedenfor. Læg mærke til elementnavnene og skærmens forskellige dele. Ark1 bliver vist. Fanen Filer Værktøjslinjen Hurtig adgang Titellinjen Båndet Faner Selve regnearket Ark-faner Statuslinjen 2. Titellinjen er den øverste linje i Excels skærmbillede. Den viser programmets navn og navnet på den mappe, du aktuelt arbejder med. Find titellinjen. 3. Det aktuelle regneark hedder Mappe1. Find navnet i titellinjen. 4. Til venstre i titellinjen finder du værktøjslinjen Hurtig adgang. Som standard indeholder denne tre knapper, Gem, Fortryd Indtastning og Gentag Indtastning eller Annuller fortryd Indtastning. Flere knapper kan føjes til denne værktøjslinje. 5. Neden for titellinjen finder du området, der kaldes Båndet. Dette består af et antal faner, som hver indeholder et udvalg af knapper, der er fordelt i navngivne grupper. Knapperne repræsenterer programmets mange forskellige kommandoer og funktioner. Læs mere om Båndet i øvelse 4. 6. Den særlige, farvede fane, kaldet Filer, åbner en menu, når du klikker på den. Menuen giver adgang til en række grundlæggende funktioner som fx Åbn, Gem, Udskriv og Luk. 7 libris.dk

Lektion 1 7. Klik på fanen Startside, hvis den ikke allerede bliver vist. Prøv at pege med musemarkøren på en knap på båndet, og aflæs så knappens funktion i den lille boks, der dukker op. Her er det knappen Kursiv i gruppen Skrifttype, der bliver vist. 8. Statuslinjen er den bjælke, der findes neden for selve regnearket. Her dukker beskeder op i forbindelse med, at opgaver bliver udført. Tjek lige, at den aktuelle besked er Klar. 9. I højre side af statuslinjen ser du de forskellige muligheder for arkvisninger samt en Zoom-skyder. 10. Langs bunden af skærmen finder du Windows Proceslinje med bl.a. Startknappen til venstre, et antal programknapper og et klokkeslæt helt ude til højre. Øvelse 4 Båndet Vejledning: Båndet løber på tværs af Excel-vinduet oven for selve regnearket. Båndet består af knapper og rullelister, hvorfra du kan vælge de ønskede funktioner. Båndet er forsynet med faner, som hver indeholder værktøjer med tilknytning til en bestemt funktion eller proces. På hver fane er disse værktøjer desuden opdelt i Grupper af beslægtede funktioner. Nogle af fanerne er altid tilgængelige, mens andre kun viser sig, når du foretager bestemte handlinger. Prøv selv: 1. Kig på båndet. Her er fanen Startside nu aktivt, mens de øvrige, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis kan aktiveres med et klik: libris.dk 8

Lektion 1 De knapper, der evt. bliver vist som blege skyggebilleder, kan ikke aktiveres på nuværende tidspunkt. 2. Læg mærke til, at knapperne på båndet er opdelt i grupper (Udklipsholder, Skrifttype, Justering mv.). Visningen af knapper på båndet kan variere, afhængigt af hvor meget plads der er til rådighed. 3. Placer markøren over knappen i gruppen Skrifttype. Du får nu beskrevet værktøjet og en tastaturgenvej til kommandoen, hvis en sådan findes. Her <Ctrl+F>. 4. Visse knapper tilføjer effekter med det samme. Det gælder f.eks. knapperne Fed, Kursiv og Understregning i gruppen Skrifttype. 5. Hvis en knap er forsynet med en lille, trekantet pil, betyder det, at her er flere valgmuligheder. Klik fx på knappen Søg og vælg, som findes i gruppen Redigering. En liste med en række valgmuligheder dukker så frem. 6. Visse valg åbner en dialogboks, hvor du skal indtaste oplysninger af forskellig slags. Klik på den første valgmulighed Søg, og dialogboksen Søg og erstat dukker op. Klik på Luk-knappen i dialogboksen for at fjerne den. 7. Nogle grupper har en dialogboksstarter i nederste højre hjørne. Det gælder f.eks. gruppen Skrifttype. 8. Hvis du klikker på dialogboksstarteren for Skrifttype, dukker dialogboksen Formater celler op på skærmen: 9 libris.dk

Lektion 1 9. Dialogboksen har faner, der ligner, hvad du måske kender fra ældre versioner af Excel. Klik på Annuller for at lukke boksen igen. 10. Prøv at aktivere Excel-vinduets øvrige overordnede faner én ad gangen: Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis, og få en idé om, hvilke mange andre kommandoer der findes. 11. Vælg fanen Startside igen. Øvelse 5 Værktøjslinjen Hurtig adgang Vejledning: Fra båndet har du adgang til samtlige Excel-funktioner. I venstre side oven for båndet finder du værktøjslinjen Hurtig adgang med nogle få, hyppigt anvendte kommandoknapper. Værktøjslinjen indeholder som standard tre knapper: Gem, Fortryd og Gentag eller Annuller fortryd, men den kan udvides med flere knapper. Prøv selv: 1. Find værktøjslinjen Hurtig adgang. 2. Peg på hver af knapperne, og læs beskrivelsen af værktøjerne. Da der endnu intet er indtastet, fremstår de sidste to knapper som skyggebilleder, men du kan stadig læse beskrivelserne. 3. Den tredje knap er knappen Annuller fortryd, som bliver aktiv, når Fortrydknappen har været brugt. 4. Til højre for Annuller fortryd-knappen finder du knappen Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang. Klik på knappen for at få denne menu frem: libris.dk 10

Lektion 1 5. Ønsker du kommandoer, som ikke fremgår af listen, klikker du på punktet Flere kommandoer. I så fald får du en ny dialogboks, Excel indstillinger, hvor funktionen Tilpas er valgt. Dette vindue behandles senere i øvelse 9. 6. Klik på Annuller for at lukke vinduet igen. Øvelse 6 Regnearkets skærmbillede Vejledning: Regneark er et program til behandling af tal. Informationerne lagres i rækker (vandret, på tværs af skærmen) og kolonner (lodret). En celle er det felt, hvor en række og en kolonne mødes. Tilsammen former alle celler hele regnearket. Flere regneark, der er forbundne, kaldes en projektmappe. Prøv selv: 1. Hver celle identificeres ved kolonnens bogstav og rækkens nummer. F.eks. kaldes den celle, hvor kolonne D og række 8 mødes, for celle D8. Flyt markøren til celle B3, og klik. Den aktuelle og aktive celle hedder nu B3 og er omkranset af en sort ramme. Den aktive celles adresse Formellinjen Kolonneoverskrift (kolonnebogstav) Den aktive celle Rækkeoverskrift (rækkenummer) Arkets navn Selve regnearket Rullepaneler 11 libris.dk