DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET REFERAT AF ORDINÆRT SU- MØDE 27. NOVEMBER 2012 VDato: 11. oktober 2012 e d rtil stede:. Martin Zachariasen : Pawel Winter Camilla Jørgensen Dina Riis Egholm Rasmus Fonseca Anya Kjærsig Lisa Ibenfeldt Schultz (referent) Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 26. april 2012 3. Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten (bilag) 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser 7. Gener ved rygning uden for vinduerne 8. Grundkursus i psykisk arbejdsmiljø (bilag) 9. Praktiske brandkurser (bilag) DATALOGISK INSTITUT UNIVERSITETSPARKEN 1 2100 KØBENHAVN Ø TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 FAX 35 32 14 01 schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv.
10. Arbejdsmiljømesse (bilag) 11. APV-processen handlingsplaner (bilag) 12. Influenzavaccination (bilag) 13. Sygefraværsstatistik (bilag) 14. Rammer for Samarbejdsudvalg på Science (bilag) 15. Kriterier for udmøntning af lokalløn (bilag) 16. Rekrutteringsplanen (bilag) 17. MUS-processen (bilag) 18. Suggestion box 19. Julefrokost 7. december 2012 (bilag) 20. Eventuelt SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen gav følgende meddelelser: Ledelsen har udarbejdet et forslag til en ny rekrutteringsplan, som forelægges til godkendelse på næste direktionsmøde, Den foreslåede fusion med IND skal forelægges for bestyrelsen igen og det er endnu usikkert, om fusionen vil blive gennemført. Som svar på et spørgsmål fra Pawel Winter oplyste Martin Zachariasen, at det ikke er et krav, at instituttet skal blive større, men der skal være kapacitet til at løfte nye administrative opgaver, Den foreslåede School of Informatics vil ikke blive gennemført som foreslået. I stedet videreføres CITI i tre år fra 1. januar 2013. Det forventes, at CITI formelt henføres under DIKU, men det er ikke officielt besluttet endnu. Såfremt CI- TI bliver en del af DIKU, vil CITI skulle repræsenteres i DI- KUs LT og DIKU vil kunne yde støtte til CITI i forbindelse med bestræbelserne på at udbygge samarbejdet med HUM og SUND. Som svar på et spørgsmål fra Rasmus Fonseca oplyste Martin Zachariasen, at CITIs opgaver omfatter:
1) udbredelse af anvendelsen af IT-certifikater til alle studerende, som følger IT-kurser på andre studieretninger, 2) markedsføring af tværfaglige uddannelser og uddannelsesforløb, og 3) understøttelse af tværfaglige forskningsansøgninger. De årlige lønforhandlinger er indledt og der er gennemført forhandlinger for magistre og ingeniører. Der mangler forhandlinger på AC-Tap- området og HK-området samt enkelte selvforhandlere, I forbindelse med ansættelser mv. blev det oplyst, 1) at Kenny Erleben er udnævnt til vice-institutleder for undervisning med virkning fra 1. november 2012, 2) At Susan Ipsen og Kasper Rasmussen begge er blevet fastansat i deltidsstillinger som faglige sekretærer. Kasper Rasmussen vil sandsynligvis øge timeantallet senere på året med henblik på at assistere vice-institutlederen for forskning med bl.a. inddatering i CURIS og sekretariatsbetjening af forskningsudvalget, 3) At Christian Wulff-Nilsen, Sebastian Boring og Mikkel Rønne Jakobsen er ansat som adjunkter, 4) At Marco Loog er tilknyttet instituttet som adjungeret professor, 5) At Mikkel Thorup forventes at afslutte sin orlov i maj 2013. Arbejdet med de nye administrative procedurer efter fusionen formentlig vil føre til, at flere opgaver bliver henlagt til institutterne, Flytningen af medarbejderne fra UP1 er planlagt til november eller januar afhængig af, hvornår de nye lokaler bliver frigivet. De studerende flytter til januar. Fakultetet beholder retten til at disponere over UP1 og der er disponeret over bygningen således, at Forskning og Innovation flytter ind i stueetagen og 1. sal og ESS Data Management Centre flytter ind på 2. sal og i penthouse. SCIENCE-IT forbliver i bygningen, da den planlagte flytning til værkstedsbygningen blev aflyst, fordi det blev nødvendigt at nedrive værkstedsbygningen. Det er endnu uklart, om DIKU fortsat kan benytte mødelokale A+B, øvelsesrum, auditorierne og biblioteket. Flytningen bliver problematisk, da der ikke er plads til et møde- SIDE 3 AF 7
lokale og der ikke er plads til udvidelser. Emnet vil blive drøftet med dekanen, som besøger instituttet den 7. november 2012, idet det er problematisk, at pladsforholdene bevirker, at instituttet ikke kan udnytte det vækstpotentiale, der er økonomisk råderum til og som instituttets rekrutteringsplan lægger op til. Camilla Jørgensen bemærkede, at det vil være vanskeligt at gennemføre fortrolige samtaler med medarbejdere og studerende, når der kun findes delekontorer. Anya Kjærsig påpegede, at kvaliteten af arbejdet forringes i storrumskontorer. Pawel Winter nævnte, at han vil drøfte den vejledende kvadratmeter-norm med LSU og herudover ønskede han oplyst, hvilke planer der var lagt for anvendelsen af Resenhus. Martin Zachariasen oplyste, at Resenhus er afsat til gartnerne. Den automatiske dørkontrol og alarm er ændret i UP1, således at alarmen og benyttelsen af adgangskort aktiveres kl. 17.00 og ikke kl. 16.00, da de fleste medarbejdere er til stede efter kl. 16.00. Implementeringen af de nye institutråd går efter planen, Der er iværksat en proces for implementering af den nye kursusdatabase, DIKU har nået målet, hvorefter der skulle ansættes 11 phdstuderende inden 1. august 2012. Camilla Jørgensen oplyste supplerende, at 7 eller 8 indgår i allerede planlagte bevillinger, heraf 2 FNU og nogle i 2016-puljen. Endvidere arbejdes der på en EU-ansøgning og en ansøgning til Højteknologifonden. SIDE 4 AF 7 4. Meddelelser fra B-siden Intet. 5. Opgavelisten Udvalget gennemgik opgavelisten og i forbindelse med pkt. 17 - decentrale budgetter bemærkede Pawel Winter, at de eksisterende budgetter forekommer uoverskuelige. Camilla Jørgensen foreslog, at navnet på den berørte VIP-medarbejder indsættes i teksten. 6. Arbejdsmiljøhændelser Anya Kjærsig oplyste, at arbejdet med scanning af specialer havde forårsaget en golf-albue. Dette er meldt som en arbejdsskade.
7. Gener fra rygning Dina Riis Egholm redegjorde for, at der fortsat var gener fra tobaksrøg uden for vinduerne i E-bygningen på HCØ. Problemet var løst midlertidigt, da askebægerne var flyttet længere væk fra bygningen, men generne er vendt tilbage, da rygerne har flyttet askebægerne tilbage igen. SIDE 5 AF 7 Anya Kjærsig foreslog, at der opsættes et halvtag, hvorunder rygerne kan stå i tørvejr. Martin Zachariasen anførte, at problemet bør rejses i FAMU, således at der kan udarbejdes fælles retningslinjer. 8. Kurser i psykisk arbejdsmiljø Martin Zachariasen vurderede, at arbejdsmiljørepræsentanterne bør deltage, såfremt kurset indeholder mere end grunduddannelsen på arbejdsmiljøområdet. 9. Brandkursus Udvalget besluttede, at der skal afholdes et brandkursus og at de studerende fra kantineforeningen og fra revyen bør opfordres til at deltage. 10. Arbejdsmiljømesse Udvalget besluttede, at Dina Egholm kan deltage i messen og i efterfølgende erfaringscafeer. 11. APV-processen - handlingsplaner Udvalget besluttede, at alle på DIKU opfordres til at deltage i undersøgelsen og at der udsendes en eller flere påmindelser inden fristens udløb. 12. Influenza-vaccination Udvalget besluttede, at instituttet skal betale for vaccinationer, hvis der er interesse for det og hvis omkostningerne er overskuelige. 13. Sygefraværsstatistik Lisa Schultz oplyste, at der i perioden 1. oktober 2011 til 30. september 2012 har været i alt 152 sygedage fordelt på 22 personer. Heraf har en person haft 68 sygedage og en anden person haft 11 sygedage. De øvrige har haft 1-10 sygedage. Der er således tale om et meget begrænset sygefravær. Martin Zachariasen påpegede, at procedurerne for sygemelding bør meldes ud igen.
Pawel Winter bemærkede, at VIP-medarbejderne sjældent sygemelder sig, da de blot arbejder hjemme i det omfang dette er muligt. SIDE 6 AF 7 14. SU-rammer Martin Zachariasen fremlagde et brev, som netop var modtaget angående nye rammer for samarbejdsudvalgene. Det foreslås, at der udarbejdes en fælles standardforretningsorden som alternativ til overordnede rammer for udvalgene. 15. Lokalløn Martin Zachariasen henviste til de foreslåede kriterier og anbefalede, at kompetenceløft flyttes til de fælles kriterier. Dokumentet bør være elastisk, således at det ikke får karakter af bonusløn. De tidligere kriterier skal slettes fra diku.dk, når de nye er endeligt vedtaget. Pawel Winter anbefalede, at det præciseres, at kun nogle af kriterierne skal være opfyldt for at udløse tillæg. Udvalget besluttede, at B-siden hører TR om kriterierne. 16. Rekrutteringsplan Camilla Jørgensen ønskede oplyst, om planen omfatter hele 2014. Pawel Winter beklagede, at ESS-stillingen ikke var medtaget i planen. Martin Zachariasen oplyste, at planen omfatter hele 2014, men at der i forlængelse af strategiarbejdet udarbejdes en revideret plan for perioden 2013-2017, som muligvis har flere stillinger med, herunder evt. ESSstillingen, såfremt der er tilstrækkelig økonomi og plads. 17. MUS-processen Camilla Jørgensen bemærkede, at den foreslåede procedure for VIPmedarbejdere er hensigtsmæssig og foreslog, at der også for Phdstuderende bør være en opfordring til at drøfte karriereønsker. Rasmus Fonseca tilføjede, at phd-studerende kan have behov for at drøfte muligheden for eventuelle post.doc ansøgninger. 18. Suggestion box Intet 19. Julefrokost Udvalget besluttede, at julefrokost afholdes den 14. december i biblioteket.
20. Eventuelt Dina Egholm rejste spørgsmål om procedurerne for anvisning af betaling og beklagede, at sektionssekretærerne ikke kan anvise. SIDE 7 AF 7 Martin Zachariasen foreslog, at Lisa Schultz får anvisningsret for repræsentationsudgifter mv.