Team Ejendomme Direkte tlf.: 74929292 Mail: teknisk@toender.dk Sags id.: xxxxx Dato: 13.09.2013 UDBUDSBREV Tønder Kommune ønsker at udbyde følgende projekt i offentligt udbud. Tilbud afgives som købstilbud i henhold til tilbudsloven. Projekt: Sælger: Tønder Kommunes salg af retten til at indberette ca. 2 millioner kwh energibesparelser til Energistyrelsen jf. Aftalen af 13. november 2012 om Energiselskabernes spareindsats. Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder Tidspunkt for salgets effektuering: Se Udbudsmaterialet Liste over omfattede energibesparelser: Se Udbudsmateriale Udbudsmateriale: Udbudsmaterialet, som beskrevet nedenfor, bedes gennemgået straks, så den bydende kan sikre sig, at samtlige dokumenter der danner grundlag for tilbudsgivningen, er den bydende i hænde. Såfremt der mangler materialer skal der rettes henvendelse til Tønder Kommune snarest muligt og senest indenfor den i tilbudmaterialet angivne frist. Der vil ikke senere kunne fremsættes krav, som skyldes, at det fulde udbudsmateriale ikke har været den bydende i hænde. Udbudsmaterialet omfatter: 01. Dette Udbudsbrev. 02. Udbudsmateriale 03. Tiltagslister 04. Kontraktudkast 05. Tro- og loveerklæring i h. t. lov nr. 336 af 13. maj 1997. Afgivelse af tilbud: 1
Afgivelse af tilbud skal ske i henhold til udbudsmaterialet. Tilbud afleveres i et eksemplar. Vedlagte Tro og love erklæring skal udfyldes og vedlægges tilbudslisten Postbesørgelse af tilbud skal ske direkte til: Tønder Kommune Teknik og Miljø, Team Ejendomme Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster Att.: Projektleder Kim Lilliendahl Tygesen Tilbud skal være fremme senest, Fredag den 11. oktober 2013 kl. 12:00. Afleveres tilbuddet direkte, skal det afleveres til: Tønder Kommune Teknik og Miljø, Team Ejendomme Rådhusstræde 2 6240 Løgumkloster Tilbud skal være afleveret senest, Fredag den 11. oktober 2013 kl. 12:00. Tilbud der fremsendes med post eller afleveres i kommunens postkasse bedes afleveret i rød tilbudskuvert for at sikre at kuverten ikke bliver åbnet ved posthåndteringen. Fremsendes der ikke i en rød kuvert, er det alene entreprenørens egen risiko at denne bliver åbnet. Røde tilbudskuverter kan rekvireres på telefon: 74 92 92 97 eller mail: klt@toender.dk Ved personlig aflevering på dagen for åbning af tilbuddene kan almindelige kuverter anvendes. På tilbudskuverten angives: - Tilbud - Projektnavn, dvs Tønder Kommunes salg af retten til..., jf. ovenfor. - Tilbudsgiverens navn Det er alene tilbudsgivers ansvar at dennes tilbud er tilstede på licitationstidspunktet. Tilbuddene åbnes fredag den 11. oktober 2013 kl 12.00 ved Teknisk Forvaltning Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster, Mødelokale 5, i overværelse af de bydende, der måtte ønske at deltage. Tildelingskriteriet vil være som beskrevet i Udbudsmaterialet Tønder Kommune forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud. Besigtigelse: Der afholdes ikke besigtigelse. Forespørgsler: Se Udbudsmaterialet. Henvendelse vedr. projektet bedes venligst rettet til: 2
Tønder Kommune Teknik og Miljø, Team Ejendomme Projektleder Kim Lilliendahl Tygesen Rådhusstræde 2 6240 Løgumkloster klt@toender.dk Tlt.:74 92 92 97 Med Venlig Hilsen Kim Lilliendahl Tygesen Bygningskonsulent Team Ejendomme Tønder Kommune 3
UDBUDSMATERIALE 4
Udbudsmateriale for Udbud af Salg af energibesparelser Indhold: Udbudsvilkår... 6 Udbudsform... 6 Ordregivende myndighed... 6 Kontraktenstand... 6 Kontaktperiode... 6 Rammekontrakt/Delkontrakter... 6 Udbudsbetingelser... 7 Tilbudsgivning... 7 Tilbudsprocessen... 7 Tilbudsudformning... 8 Tilbudsforhold... 8 Tildelingskriterium... 10 5
Udbudsvilkår Udbudsform Offentligt udbud af salg af energibesparelser opnået i et af Tønder Kommune igangsat ESCO projekt på kommunens ejendomme. Udbuddet vil omfatte samtlige de ved Tønder Kommunes ESCO projekt opnåede energibesparelser, samt energibesparelser omfattet af Tønder Kommunes øvrige energibesparende initiativer i perioden. Alternative bud accepteres ikke. Ordregivende myndighed Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder Kontraktenstand Udbuddet omfatter følgende: Salg af forventet mindst 2.000.000 kwh energibesparesler opnået gennem et af Tønder kommune iværksat ESCO projekt på udvalgte kommunale bygninger samt energibesparelser opnået gennem Tønder Kommunes øvrige energibesparende initiativer. Ved kontraktens indgåelse overdrager Tønder Kommune retten til at indberette de opnåede og dokumenterede energibesparelser til et energselskab jf. Bilag 3 til Aftale af 13. november 2012 om Energiselskabernes spareindsats 1, eller dens eventuelle efterfølger. Energibesparelserne forventes opnået gennem investeringer m.v. iværksat i 2013-15. Kontaktperiode Kontrakten er gældende for en to-årig periode med mulighed for forlængelse med yderligere to år. Rammekontrakt/Delkontrakter Der indgås en eller flere rammekontrakter for energibesparelser opnået i hele perioden. ESCO projektet og Tønder Kommunes øvrige energibesparende initiativer forventes gennemført i form af en række entreprenørkontrakter. Før Tønder Kommunes indgåelse af hver entreprenørkontrakt kontraktes de i vedkommende del-projekt beregnede 1 http://www.ens.dk/sites/ens.dk/files/forbrug-besparelser/energiselskabernesspareindsats/dokumenter/energispareaftaleaf13november2012.pdf 6
energibesparelser med den eller de højestbydende i nærværende udbud, jf. afsnittet om Tilbudsforhold nedenfor. Udbudsbetingelser Tilbudsgivning Tilbuddet skal fremsendes i lukket kuvert. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter tidsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Vurdering af tilbuddet vil blive fortaget på grundlag af det modtagne tilbudsmateriale. Tilbudsmateriale og tilhørende materiale/information skal være på dansk. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Tønder Kommune uvedkomende. Sidste frist for modtagelse af tilbud er: Fredag den 11. oktober 2013 kl 12.00. Alle henvendelser og tilbud, herunder spørgsmål m.v. skal i løbet af udbudsprocessen skriftligt rettes til: Tønder Kommune Teknik og Miljø, Team Ejendomme Projektleder Kim Lilliendahl Tygesen Rådhusstræde 2 6240 Løgumkloster klt@toender.dk Spørgsmål m.v. kan indtil fristen for modtagelse af spørgsmål er udløbet - rettes til Kim Lilliendahl Tygesen på email: klt@toender.dk Selve tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Tilbuddet skal være underskrevet af en underskriftberettiget person fra tilbudsgiver. Dokumentation (fuldmagt) for underskrivers underskriftberettigelse skal være indeholdt i tilbudsmaterialet. Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra tilbudsdagen. Tilbudsprocessen Tilbuddet vil blive behandlet fortroligt og vil ikke blive returneret. Indkomne tilbud vil blive åbnet samtidig ved afleveringsfristens udløb. Udbuddets tidsplan er: 1. Spørgefrist, skriftlig senest d. 27. september 2013 2. Frist for interessetilkendegivelse senest d. 27.september 2013 3. Tilbudsfrist senest d. 11. oktober 2013 kl 12.00 4. Åbning af modtagne tilbud d. 11. oktober 2013 kl. 12.00 Der er adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, jf. Tilbudsbrevet. 7
Interesserede, potentielle tilbudsgivere opfordres til at tilkendegive interesse til ovennævnte email adresse med henblik på at modtage kopi af svar på afklarende spørgsmål og bemærkninger i forbindelse med udbuddet. Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet eller udbuddet kan der rettes henvendelse på ovennævnte email adresse inden den angivne frist. Alle henvendelser besvares i anonymiseret form og svaret sendes til alle der har tilkendegivet interesse i udbuddet, jf. ovenstående. Ved fremsendelse af spørgsmål og kommentarer vil kun email henvendelser blive besvaret. Ligeledes vil svar kun blive afgivet pr. email. Modtagne tilbud vil blive behandlet administrativt af Tønder Kommunes afdeling for teknik og miljø, der udarbejder en indstilling til beslutning om kontraktindgåelse til forelæggelse for Tønder Kommunes Teknik- og Miljøudvalg. Tilbudsudformning Tilbudsgiver skal give tilbud på pris pr. kwh energibesparelser. Tilbudsgiver skal oplyse hvor mange kwh energibesparelser tilbuddet omfatter. Tilbudsgivers omkostninger til dokumentation/verfikation af de af Tønder Kommune til den tid opnåede og angivne energbesparelser, jf. betingelserne i ovennævnte aftale af 13. november 2012 afholdes af tilbudsgiver. Den tilbudte pris skal således være den pris Tønder Kommune opnår netto af alle eksterne transaktionsomkostninger. Der accepteres ikke forbehold eller gebyrer og lignende i tilbuddet. Herunder accepteres forbehold for tilbudsgivers almindelige kontraktbetingelser ikke. Såfremt tilbudsgiver efter udløber af fristen for spørgsmål og bemærkninger bliver opmærksom på uklarheder i tilbudsmaterialet skal tilbudsgiver i tilbuddet angive hvilke forudsætninger, der er lagt til grund. Tilbudsforhold Samtlige de opnåede energibesparelser i de af kommunens bygninger, der omfattes af energispareinitiativer, der falder ind under ovennævnte Aftale af 13. november 2013 er omfattet af udbuddet. Tønder Kommune foretager en årlig opgørelse af de opnåede energibesparelser, jf. de krav der stilles til opgørelsen i Aftalen af 13. november 2012. Den af Tønder Kommune leverede dokumentation af opnåede energibesparelser vil omfatte - Projektkatalog over opnåede energibesparelser opgjort pr. bygning og aktivitietstype. - Metodebeskrivelse for opgjorte energibesparelser, inkl. udfyldte beregningsark. - Eksempler på energiberegninger for eksempel på en bygning. - Uddybende beskrivelse af udvalgte projekter. 8
Den nødvendige verifikation og udarbejdelse af alle nødvendige dokumenter, afholdelse af udgifter i forbindelse med registrering, eventuelle gebyrer, skatter, moms, afgifter m.v. i bredest mulige forstand og alle udgifter i den forbindelse afholdes af tilbudsgiver og er indeholdte i den tilbudte pris pr kwh og gælder for samtlige kontraktede energibesparelser. Tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på køb af alle eller dele af de anslåede 2 millioner kwh energibesparelser således: Med henblik på at opnå en effektiv kontraktadministration skal tilbuddet omfatte køb af enten - 500.000 kwh, - 1.000.000 kwh, - 1.500.000 kwh eller - 2.000.000 kwh. Kontrakt vil blive indgået først med den højestbydende på de mængder, denne har tilbudt pris på. Derefter vil der blive indgået kontrakt med den næsthøjstbydende på den tilbudte pris og mængde og så videre indtil alle 2 millioner kwh er kontraktet. Denne fremgangsmåde kan efterlade en restmængde energibesparelser, som er mindre end den mængde, som det sidstfølgende tilbud vedrører. Restmængden vil blive tilbudt til den relevante bydende til den af denne tilbudte pris. Såfremt denne ikke ønsker at købe de til rådighed værende energibesparelser vil disse blive tilbudt den tilbudsgiver, der har afgivet det mest fordelagtige tilbud målt som pris pr. kwh, men til den lavere pris tilbudt af den tilbudsgiver, der har afslået at købe de nedsatte mængder. Vejledende eksempel: Tilbud 1: 1 mill. kwh á 0,xx kr Tilbud 2: 0,5 mill. kwh a 0,yy kr. Tilbud 3: 1 mill kwh a 0,zz kr. hvor xx > yy > zz. I dette eksempel vil Tilbud 1 og Tilbud 2 blive kontraktet til de nævnte priser og mængder. Tilbud 3 vil blive tilbudt 0,5 mill. kwh á 0,zz kr. Såfremt tilbuddet afslås tilbydes de 0,5 mill. kwh til Tilbud 1, derefter til tilbud 2 i begge tilfælde til den i Tilbud 3 tilbudte pris. De kontraktede energibesparelser leveres i den takt de opnås og opgøres og afregnes årligt i december måned. De kontrakter, der indgås opfyldes af Tønder Kommune således, at den tilbudsgiver, der tilbyder den højeste pris, tilbydes de først genererede energibesparelser, den tilbudsgiver, der tilbyder den næsthøjeste pris tilbydes de dernæst genererede energibesparelser og så videre. Tønder Kommune bestræber sig på at opnå de anførte energibesparelser på ialt 2 mill. kwh og forventer en betydeligt større energibesparelse, men tager forbehold for at disse ikke opnås. I tilfælde af at de kontraktede energibesparelser ikke opnås inden udgangen af 2015 bortfalder kontrakten og alle de i kontrakten hørende forpligtigelser for begge parter for så vidt angår de kontraktede, men ikke leverede mængder. 9
I tilfælde af at Tønder Kommune opnår flere energibesparelser end 2 millioner kwh tilbydes de overskydende energibesparelser først til den højstbydende jf. nærværende tilbudsrunde, dernæst til næsthøjestbydende og så fremdeles. Såfremt Tønder Kommune ønsker det kan kommunen dog udbyde opnåede energibesparelser ud over de 2 millioner kwh i en fornyet udbudsrunde. Ligeledes kan tilbudsgiver afstå fra at købe energibesparelser under denne udbudsrunde ud over de omhandlede 2 millioner kwh. Herved ønskes det undgået at væsentlige ændringer i markedsprisen for indberetningsretten til eneribesparelser binder parterne urimeligt ud over de anførte mængder og ud over den anførte periode. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der vil blive lagt vægt på følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge. - Dokumenteret erfaring med køb af minimum 5 millioner kwh energibesparelser opgjort og verificeret under anvendelse af standardværdier og minimum 10 millioner kwh energibesparelser opgjort og verificeret ved anvendelse af specifkke beregninger. De nævnte krav gælder for energibesparelser der er endeligt godkendte af Energistyrelsen. Tilbud fra tilbudsgivere, der ikke opfylder dette krav vil ikke blive taget i betragtning. - Pris pr. kwh. inkl. købers udgifter til verifikation af de opnåede eneigibesparelser. Tønder Kommune forbeholder sig ret til at vælge frit mellem de indkomne tilbud, herunder at forkaste dem alle. Prisangivelse Med henblik på at mindske risikoen for at to bydende tilbyder nøjagtig samme pris pr kwh skal den tilbudte pris angives i danske kroner med 3 decimaler, hvor den sidste decimal ikke må være 0, som feks. Y,xzv kroner pr. kwh, hvor v er forskellig fra 0 10
KONTRAKTUDKAST 11
Salgskontrakt Sag Salg af retten til at indberette energibesparelser Sælger Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder Køber Kontraktsum Tilbudssummen kwh á Kr uden moms Kontrakten er ikke til hinder for, at der kan ske ændringer i omfanget af ydelser, som beskrevet i udbuddet. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt Tilbud dateret Særlige betingelse Udbudsbrev med bilag Rettelsesblad Nr. 1 Rettelsesblad Nr. 2 Ekstrapris Tillægspris Forbehold Leveringstidspunkt Vedlagt tidsplan Betaling Ved kontraktindgåelse vedrørende dokumenterede energibesparelser. Prisregulering Fast pris med mindre andet aftales Sikkerhedsstillelse Ingen Tro- og loveerklæring Iht. Tilbuddet Ordrebekræftelse Undertegnede energiselskab/køber anerkender modtagelsen af ovenstående kontrakt og bekræfter herved at være indforstået med dennes indhold, herunder at der i forhold til udbudsmaterialet ikke er taget forbehold, der ikke direkte er anført i accepten. Nærværende kontrakt udfærdiges i to eksemplarer, hvoraf det ene eksemplar opbevares hos Tønder Kommune, medens det andet eksemplar opbevares hos Energiselskabet/køberen. Note: 12
Underskrift: For Tønder Kommune: Dato/Underskrift 13
TILTAGSLISTE 14
Forventede energibesparende tiltag ved Energispareprojekt Tønder Kommune Dato: 2013.09.12 Følgende liste viser et udkast af de tiltag der forventes udført i forbindelse med Energispareprojekt Tønder Kommune. De anførte energibesparel er blot eksempler. Der må forventes, at der kommer energibesparende tiltag som ikke er nævnt herunder. Beskrivelse af tiltag el (kwh) FJV el centralv. (kwh) Etablering af minikraftvarme i teknikrum sammen med den eksisterende kedel. 57.623-7.667 Udskiftning af pumpe type Grundfos UPS 25-60 til ny Grundfos Alpha2 25-60. Udskiftning af ventilatorer i ventilationsanlæg. Nedtagning af eksisterende ventilatorer i eksisterende ventilationsanlæg, og etablering af nye ventilatorer med EC-motorer og optimerede vingehjul. 227 5.042 Isolering af uisolerede ventilationskanaler i teknikrum. 1.892 Isolering af uisolerede ventilationskanaler i krybekælder. 550 Udskiftning af ventilationsanlæg. Nedtagning af eksisterende ventilationsanlæg, og etablering af ét nyt ventilationsanlæg. 11.418 3.608 Eksisterende kanalsystemer tilsluttes igen. Udskifte interne jordledninger og sænke temperatursættet i jordledningerne. 27.500 Efterisolere loft med 100 mm isolering til i alt 300 mm isolering. 1.199 18.700 Forbedre afkøling ved vententilationsvarmeflader i klasselokaler ved montering af motorventiler på returledning. 2.101 Installere telestater på radiatorer i Musikhuset. 793 Udskifte varmvandsbeholder i teknikrum til ny ladekreds inkl. Ctsarbejde. 1.600 Isolering af etageadskillelse mod kælder til i alt 100 mm. Isolering fastgøres på undersiden af etageadskillelsen. 27.520 Isolering af kældervægge mod uopvarmet rum til i alt 200 mm. Isolering monteres på eksisterende kældervæg. 10.990 Indføre ny stikledning til teknikrum og sløjfe eksist interne ledning i jord. 16.530 Sløjfe intern varmeledning i kælder i forbindelse med etablering af jordledning. 3.800 Efterisolere ydervæg. Isolering af hulmure med granulat. 32.140 Nedtage eksisterende centrale ventilationsanlæg og etablere nye decentrale ventilationsanlæg i de enkelte klasselokaler. 28.664 87.129 15
Efterisolere rør og ventiler i uopvarmet rum. Etablering af vejrkompensering via blandesløjfer. Prognosestyring til eksisterende vejrkompensering Belysning. Udskiftning af eksisterende lysstofrør til nye T5 lysstofrør samt etablering af dagslysstyring. 3.675 5.900 44.324 5.280 i alt 107.848 282.690 16
TRO- OG LOVEERKLÆRING 17
Tro og love-erklæring til brug ved udbud I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, erklærer undertegnede tilbudsgiver hermed på tro og love, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør kr. En ordregiver må ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet tro-og love erklæring, eller som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Ved gæld til det offentlige forstås: 1 forfaldne ubetalte skatter 2 forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter 3 forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger Der er tale om gæld til offentlige myndigheder såvel i Danmark som det land, hvor tilbudsgiver har sit erhvervsmæssige hovedsæde. Undertegnede erklærer hermed på tro og love, at ovenfor afgivne oplysninger er korrekte, samt giver samtykke til, at Udbudsportalen og/eller Tønder Kommune må kontrollere oplysningerne hos de relevante myndigheder. Dato og sted Underskrift og stempel 18