INDSAMLINGSMANUAL Landsindsamling 2014 søndag den 1. juni i samarbejde med foreningsdanmark Noah på 5 år fik konstateret type 1- diabetes i 2013. Han skal stikkes op til 12 gange i døgnet dag og nat for at få målt sit blodsukker og få den livsnødvendige insulin.
Kære indsamlingskoordinator Mange tak fordi du vil være en del af Diabetesforeningens landsindsamling Støt Børn med Diabetes 2014. I år er vi indgået et samarbejde med foreningsdanmark for at gøre vores landsindsamling endnu større. Læs mere herom senere. Indsamlingsmanualen er dit opslagsværk, hvor du finder råd og vejledning til at koordinere landsindsamlingen lokalt samt løse de forskellige opgaver, der er knyttet hertil - både før, under og efter indsamlingen. Du vil altid kunne hente hjælp hos landsindsamlingsholdet. Held og lykke med landsindsamlingen. Venlig hilsen Ulrik Bjørn Leder af landsindsamlingen Hvad er nyt i forhold til sidste år? Samarbejde med foreningsdanmark (se side 5) Materialer for koordinatorer på diabetes.dk/landsindsamling Hvervepostkort og keychains med ID-kort bortfalder Synlighedsveste til indsamlere, der hellere vil stå end gå (se side 12) Indberetning af resultater online (se side 15) Landsindsamlingsholdet (se bagsiden) Hvad går pengene til? Overskuddet fra landsindsamlingen går til Diabetesforeningens arbejde for børn og unge med diabetes. Målet er at sikre, at børn og unge med diabetes påvirkes så lidt som muligt i deres sociale, fysiske og psykiske liv igennem hele opvæksten. Diabetesforeningen hjælper børn og unge, deres familier og netværk med at leve med sygdommen gennem rådgivning, kurser for børn, børnefamilier og unge samt via forebyggende arbejde, der skal bidrage til at nedsætte risikoen for at udvikle følgesygdomme. Derudover støtter Diabetesforeningen forskningen og arbejder for bedre behandlingsmetoder og på sigt en kur mod diabetes.
Indholdsfortegnelse Din rolle som indsamlingskoordinator......................... 4 Nyhedsmail for indsamlingskoordinatorer............................ 4 Hvervning af indsamlere................................ 5 Samarbejde med foreningsdanmark............................... 5 Generelt om hvervning af indsamlere.............................. 5 Hvem må samle ind?....................................... 6 Materialer til hvervning af indsamlere.............................. 6 Ringeliste............................................. 6 Telefonhvervning......................................... 7 Hvervede indsamlere....................................... 7 E-mail hvervning......................................... 7 Central hvervede indsamlere................................... 7 Presseomtale af landsindsamlingen.......................... 8 Forberedelser til indsamlingsdagen.......................... 9 Find et mødested......................................... 9 Landsdækkende aftale med føtex................................ 9 Landsdækkende aftale med Netto............................... 10 Bank til optælling af pengene.................................. 10 Indsamlingsruter......................................... 10 Indsamlingsmaterialer...................................... 11 Forplejning af indsamlere.................................... 12 Kontakt indsamlerne med mødetid og -sted.......................... 12 På indsamlingsdagen..................................13 Klargøring af mødested..................................... 13 Modtagelse af indsamlerne................................... 13 Bidragsmuligheder........................................ 14 Søndagsåbne butikker og offentlige steder.......................... 14 Forsikringsforhold........................................ 14 Optælling af pengene...................................... 15 Tak alle indsamlerne....................................... 15 Indberetning af indsamlingsresultat.............................. 15 Efter landsindsamlingen................................16 Opgørelse som grundlag for afregning til foreningerne.................... 16 Opgørelse for refundering af nødvendige udgifter....................... 16 Pressemeddelelse med jeres resultat.............................. 17 Overskydende indsamlingsmaterialer.............................. 17 Evaluering............................................. 17 Tjekliste.........................................17 Tidsplan for landsindsamlingen............................19
Din rolle som indsamlingskoordinator Som indsamlingskoordinator har du ansvaret for at koordinere landsindsamlingen i din kommune. Er I flere koordinatorer i samme kommune, skal I indbyrdes koordinere og opdele kommunen i distrikter, som ikke overlapper hinanden. Opgaverne som indsamlingskoordinator omfatter bl.a. at: finde flere koordinatorer finde hjælpere hverve indsamlere og foreninger skabe synlighed af landsindsamlingen finde mødested(er) og bank til optælling af pengene planlægge og printe ruter bestille, pakke og klargøre indsamlingsmaterialer kontakte indsamlerne med praktisk information før landsindsamlingen tage imod indsamlerne på dagen og udlevere indsamlingsmaterialer optælle og aflevere pengene, indberette resultatet og afregne med Diabetesforeningen Er I flere koordinatorer i samme kommune, kan I med fordel hjælpes ad med de forskellige opgaver, der skal løses, eller fordele dem mellem jer. Du kan se listen over alle landsindsamlingens koordinatorer på diabetes.dk/landsindsamling. Nyhedsmail for indsamlingskoordinatorer Som indsamlingskoordinator vil du løbende modtage seneste nyt om landsindsamlingen på e-mail. Du er også altid velkommen til at kontakte landsindsamlingsholdet (se bagsiden). 4
Hvervning af indsamlere Samarbejde med foreningsdanmark I år afholdes landsindsamlingen i samarbejde med foreningsdanmark. For at få flere indsamlere og dermed flere penge i indsamlingsbøsserne og samtidig få engageret flere i diabetessagen, inviterer vi foreninger med gode formål til at stille med indsamlere. Foreningerne får 15 % af de penge, deres indsamlere får i bøsserne, til egne formålsbestemte aktiviteter. På samme måde får Diabetesforeningens lokalforeninger 15 % af det beløb, som deres indsamlere får i bøsserne. Brug dette tilbud til at få lokale foreninger til at stille med indsamlere. På diabetes.dk/ landsindsamling kan du hente en række materialer, som du kan bruge til at indgå aftaler med lokale foreninger. Efter indsamlingen skal du indsende en opgørelse over det indsamlede beløb fordelt på foreninger og lokalforeningen, hvorefter Diabetesforeningen afregner (se side 16). Generelt om hvervning af indsamlere Mange danskere vil rigtig gerne støtte en god sag og hjælper gerne med at samle penge ind til gode formål. Desværre melder de fleste sig ikke af sig selv de skal ofte spørges eller opfordres direkte. En personlig henvendelse er klart den mest effektive måde at hverve indsamlere på. Fortvivl ikke hvis flere siger nej. Hver eneste hvervet indsamler er en fantastisk hjælp og vil i gennemsnit samle over 1.000 kr. ind til sagen. Endvidere vil en personlig henvendelse betyde synlighed af landsindsamlingen og diabetessagen. Du kan hverve indsamlere på flere forskellige måder, f.eks. ved at: lave aftaler med lokale foreninger (se ovenfor) kontakte tidligere indsamlere (se side 6) kontakte Diabetesforeningens medlemmer i kommunen (se side 6) opfordre familie, venner, kolleger, bekendte m.fl. opfordre venner på sociale medier opfordre deltagere ved lokale arrangementer, caféer, møder mv. 5
hænge hverveplakater op og omdele hvervefoldere i lokalområdet, f.eks. på arbejdspladser, i butikker, biblioteker, sundhedscentre, ambulatorier mv. (se nedenfor) skaffe presseomtale i lokalaviserne (se side 8) Hvem må samle ind? Børn under 11 år skal gå ifølge med en voksen. Unge i alderen 11-17 år skal følges to og to, mens voksne kan gå alene. Materialer til hvervning af indsamlere Når du tilmelder dig som koordinator, modtager du en pakke med hvervematerialer. Pakken indeholder: hverveplakater (fem stk. i A3 og fem stk. i A4) hvervefoldere (100 stk.) labels med dine kontaktoplysninger til påklæbning på plakater og foldere Får du behov for flere hvervematerialer, så kontakt landsindsamlingsholdet (se bagsiden). Hvervepakken indeholder også en anvisning til bestilling af indsamlingsmaterialer (se side 11). Husk at hvervematerialerne ikke gør det alene. Den bedste måde at hverve indsamlere på er stadig at spørge folk personligt eller over telefonen. Ringeliste Som koordinator modtager du en ringeliste (excel-ark) via e-mail (ringelisten tilsendes først tilmeldte koordinator i kommunen). Listen indeholder kontaktoplysninger på sidste års indsamlere (markeret med et x) samt Diabetesforeningens medlemmer i din kommune. Medlemmerne er listet med deres alder. Kontakt dem evt. i en prioritet rækkefølge efter alder. Brug listen til at finde flere koordinatorer i kommunen, hjælpere til landsindsamlingen og indsamlere. 6
Du modtager sammen med ringelisten også et skema til indsamlerregistrering, hvor du kan notere de indsamlere, du hverver. Telefonhvervning Den bedste måde at hverve indsamlere på er gennem personlig kontakt. Det kan dog være en svær opgave at sidde alene derhjemme og hverve indsamlere over telefonen. En god idé er at gøre det sammen. Sæt en eller flere aftener af til ringeaftener, hvor I samlet ringer efter indsamlere så er det sjovere. Hvervede indsamlere Når du har hvervet en indsamler, så sørg for at få følgende kontaktoplysninger på vedkommende: Navn, adresse, postnr., by, telefonnummer, e-mail og fødselsdato. Husk at fortælle de, der tilmelder sig, at de vil blive kontaktet i ugerne op til den 1. juni med mødetid og -sted for landsindsamlingen. Har du allerede mødetid og -sted på plads, så giv indsamleren besked herom med det samme. E-mail hvervning Vil du forsøge at hverve indsamlere via e-mail og ønsker at sende opfordringen til flere på én gang, skal e-mailadresserne indtastes i Bcc-feltet og ikke i Til-feltet, som man normalt gør. Herved sikrer du, at den enkelte modtager ikke kan se de andre modtageres mailadresser. Centralt hvervede indsamlere Diabetesforeningen hverver også indsamlere fra centralt hold, bl.a. via diabetes.dk, nyhedsmails, medlemsbladet, sociale medier, samarbejdspartnere mv. Landsindsamlingsholdet sender dig i ugerne op til landsindsamlingen en liste over de centralt hvervede indsamlere i din kommune. Du skal herefter kontakte de indsamlere, der ikke allerede har fået besked og informere dem om mødetid og -sted den 1. juni. 7
Presseomtale af landsindsamlingen Presseomtale i lokalaviserne er en god og gratis måde at synliggøre landsindsamlingen på. Har man hørt om landsindsamlingen på forhånd, er der større chance for et ja. Både i forhold til at melde sig som indsamler og til at give et bidrag på indsamlingsdagen. Journalister vil ofte gerne hjælpe og er glade for lokale historier, hvilket landsindsamlingen i din kommune er. Nedenfor finder du en række gode råd til at komme i avisen. 8 Få et overblik over aviserne i dit lokalområde Første skridt på vejen til presseomtale er at skabe sig et overblik over, hvilke lokalaviser ugeaviser eller lokalsider i den regionale avis, der findes i din kommune. Herefter skal du undersøge redaktionernes deadlines altså hvornår de lukker for indhold til næste udgave af avisen. Dette står ofte i avisen hvis ikke, så kontakt avisen. Pressemeddelelser I uge 15 vil du modtage en håndfuld pressemeddelelsesskabeloner. Du skal blot tilrette pressemeddelelserne de steder, der er markeret med [klammer]. Du vil også modtage et faka-ark om type 1-diabetes, som du kan sende sammen med pressemeddelelsen. Hvordan kontakter jeg en journalist? Når du har dine pressemeddelelser færdige, skal du beslutte dig for, hvilke aviser du vil forsøge at få omtale i. Det er en god idé at overveje, om du kender en journalist på avisen eller kender én, der kender én. Personlige relationer åbner flere døre, end man skulle tro. Kender du ikke én, så kontakt avisen pr. telefon og bed om en journalist, der dækker lokalstoffet i dit område. Aviser er vante til at guide folk videre. Når du har journalisten i røret, så fortæl om landsindsamlingen og dens formål. Sig at du gerne vil sende din pressemeddelelse til journalisten på e-mail. Lav desuden en aftale om, at journalisten kan læse pressemeddelelsen igennem, og at du ringer dagen efter for at følge op på den. Det sidste er meget vigtigt. Det sikrer, at journalisten læser din e-mail og tager stilling. Måske har journalisten også opklarende spørgsmål. Pressefoto Du kan vælge at sende et foto med pressemeddelelsen. Har du et foto fra sidste års indsamling, kan du bruge det. Hvis ikke, kan du bruge det foto, du modtager sammen med pressemeddelelserne.
Hvis en journalist kontakter dig Vil journalisten gerne bringe pressemeddelelsen, kan det være, at jeres kontakt slutter her. Vil journalisten lave en uddybende historie om landsindsamlingen, vil denne formentlig gerne have din hjælp til at finde en case. En case er ansigtet på den menneskelige historie om diabetes, f.eks. et barn med type 1-diabetes og dennes familie. Forberedelser til indsamlingsdagen Find et mødested Du skal finde et sted, hvor dine indsamlere skal møde op søndag den 1. juni og få indsamlingsmaterialerne udleveret. Indsamlerne vil gerne hurtigt afsted og vil ikke bruge tid på at vente eller på transport til mødestedet og ud til ruten. Mødestedet skal derfor ligge centralt, være let at finde og der skal være god plads. Meld mødested og -tid ind til landsindsamlingsholdet (se bagsiden). Vi lægger informationerne på diabetes.dk/landsindsamling, så interesserede kan se, hvor og hvornår de skal møde op den 1. juni. Landsdækkende aftale med føtex Du kan vælge at benytte føtex som mødested. Diabetesforeningen har en landsdækkende aftale med føtex-varehusene om, at de opstiller et bord til udlevering af indsamlingsmaterialer og sponsorerer desuden kaffe, vand og en grovbolle til indsamlerne. Derudover har indsamlerne lov til at samle ind foran alle føtex-varehuse i Danmark (hent tilladelsen på diabetes.dk/landsindsamling). Der vil være åbent i føtex-varehusene fra kl. 9.00 søndag den 1. juni og frem til kl. 16.00, hvor landsindsamlingen slutter. Vil du gerne benytte tilbuddet fra føtex, skal du kontakte servicechefen i den lokale føtex og aftale, hvor mange indsamlere i forventer på dagen. Du må først kontakte føtex fra den 1. maj. 9
Landsdækkende aftale med Netto Indsamlerene må også stå og samle ind foran alle landets Netto og DøgnNetto-butikker indtil kl. 16.00 (hent tilladelsen på diabetes.dk/landsindsamling). Det er dog ikke muligt at benytte Netto som mødested på indsamlingsdagen. Du behøver ikke kontakte Netto i forvejen. Hold blot styr på, hvilke Netto og DøgnNettobutikker du sender dine indsamlere hen til. Bank til optælling af pengene Du skal finde et sted, hvor de indsamlede penge kan tælles op. Du kan forsøge at få en aftale i stand med en lokal bank eller benytte en af de Danske Bank filialer, som Diabetesforeningen allerede har en aftale med. Du vil modtage listen over banker sammen med nyhedsmailen for indsamlingskoordinatorer. Har du selv fået en aftale i stand med en lokal bank, så meld dette ind til landsindsamlingsholdet (se bagsiden). På den måde kan koordinatoren i nabokommunen måske også nyde godt af din aftale. Indsamlingsruter Med mange indsamlere er det nødvendigt med gode gennemarbejdede ruter. På internettet finder du de landsindsamlende organisationers fælles rutesystem, RUT. Her kan du bygge og/eller importere ruter fra de andre organisationer, f.eks. Kræftens Bekæmpelse, som du kan printe og uddele til indsamlerne. Ruterne består af et kort, der angiver ruten, og som viser antallet af husstande. Du kan indflette en lille tekst, der printes på alle ruter i et givent område, f.eks. 'Hvis du har spørgsmål undervejs, så ring til xx på tlf. xx. Du skal være i banken på xx senest kl. 16. God tur.' RUT indeholder alle vejstrækninger i en given kommune. Vejdata opdateres jævnligt, så nye beboelser kommer med. RUT indeholder i alle kommuner ruter, som er importeret fra andre organisationer for 10
flere år tilbage. Ruterne er derfor ofte af ældre dato. Det kan være en god idé at slette Diabetesforeningens egne ruter og importere ruterne fra Kræftens Bekæmpelse, som har nogle rigtig gode ruter i størstedelen af landet. Det er nemt og hurtigt at gøre i RUT. Du kan let printe alle ruterne på én gang. Sådan logger ind i RUT RUT findes på adressen: rut.praqma.net. Benyt enten Google Chrome eller Firefox som browser. Du logger ind ved først at skrive dia ud for Organisation. Under Område type skal der stå Kommuner. Under Område vælger du din kommune, f.eks. Odense. Distrikt skal forblive tom. Under Adgangskode indtaster du navnet på din kommune, f.eks. Odense. Tryk slutteligt på 'Login ind' knappen. Brug funktionen 'Hjælp', som indeholder en vejledning, hvis du er i tvivl om det tekniske. Man siger vejledende, at en indsamler på tre timer i byområder (etageejendomme) kan nå 150 husstande, i parcelhuskvarterer 100 husstande og i landområder 50 husstande. Ring gerne til landsindsamlingsholdet for hjælp til at komme i gang eller få printet og tilsendt ruter (se bagsiden). Indsamlingsmaterialer Du bestiller de indsamlingsmaterialer, du skal bruge, på diabetes.dk/landsindsamling. Materialerne er pakket i standardkasser bestående af 20 sæt indsamlingsmaterialer. Har du 27 indsamlere, så bestil to standardkasser. Har du indsamlingsbøsser liggende fra sidste års landsindsindsamling, kan du angive det i bestillingsformularen så supplerer sekretariatet op med indsamlingsmaterialer. Har du spejdere blandt dine indsamlere, kan du bestille spejdermærker til dem. 11
Har du indsamlere, som hellere vil stå og samle ind foran en butik, f.eks. føtex, Netto, DøgnNetto (se side 9) eller et andet sted, kan du bestille synlighedsveste i str. L og XL, så forbipasserende kan se, hvad vi samler ind til. Af hensyn til pakningen må du meget gerne foretage din bestilling af indsamlingsmaterialer inden den 9. maj. Du kan naturligvis bestille ekstra indsamlingsmaterialer, hvis du får flere indsamlere end forventet. Du modtager indsamlingsmaterialerne i uge 21. Herefter skal du pakke indsamlingsmaterialerne i de plastikposer, som du modtager sammen med de øvrige indsamlingsmaterialer. Hver pose skal indeholde: en indsamlervejledning, der indeholder informationer og retningslinjer, som indsamleren skal kende og efterleve. et bundt støttefoldere (50 stk.), som kan smides i postkassen hos de, der ikke er hjemme. Herved får også de mulighed for at give et bidrag. Støttefolderen giver også Diabetesforeningen og diabetessagen synlighed. Derudover skal indsamleren på indsamlingsdagen have udleveret: en indsamlingsbøsse med label, som du skal udfylde med indsamlerens rutenummer en eller flere indsamlingsruter Du modtager sammen med indsamlingsmaterialerne også plakater, som du kan hænge op på mødestedet samt diplomer til indsamlerne. Forplejning af indsamlere Forsøg at få doneret drikkevarer, morgenmad, frugt eller andre forfriskninger til indsamlerne, så de ikke giver op undervejs, fordi de er tørstige eller sultne. Føtex vil eksempelvis gerne hjælpe (se side 9). Kontakt indsamlerne med mødetid og -sted Du skal informere indsamlerne om, hvor og hvad tid de skal møde søndag den 1. juni. Det bedste vil naturligvis være, at du kan give indsamlerne denne besked, når de bliver hvervet. Husk at give centralt hvervede indsamlere besked, når du modtager dem fra landsindsamlingsholdet (se bagsiden). 12
På indsamlingsdagen Klargøring af mødested Indsamlingen starter kl. 10.00 og slutter senest kl. 16.00. Start gerne en time før med at klargøre mødestedet. Der skal være god plads og en logisk opbygning i tingene, så det hele ikke roder Hav godt med hjælpere Stil materialerne frem, så de er nemme at udlevere Der må gerne være en kop kaffe og måske lidt morgenmad Tilbyd frugt og en flaske vand til at tage med ud på ruten Hæng ruterne op på væggen, så folk selv kan vælge og tage den rute, de gerne vil gå Modtagelse af indsamlerne Sørg for at være klar til at tage imod indsamlerne på mødestedet på det aftalte tidspunkt. Dukker en tilmeldt indsamler ikke op, kan denne have sovet over sig eller glemt landsindsamlingen ring gerne personen op eller send en sms. Det kan også være, at der dukker ikke-tilmeldte indsamlere op. Disse er naturligvis velkomne. Registrér indsamlerne med deres kontaktoplysninger, hvilken forening de samler ind for (f.eks. en boldklub, gymnastikforening mv. Hvis de ikke tilhører en forening, så noter at indsamleren tilhører lokalforeningen), samt rute og udlevér indsamlingsmaterialerne (se side 12). Vær gerne flere om denne opgave. Har du flere foreninger at holde styr på, så giv evt. bøsserne en farvekode for hver forening med en touch. Bed indsamlerne læse indsamlervejledningen og støttefolderen, som de lægger i postkassen hos de, der ikke er hjemme. 'Reklamer nej tak' gælder ikke for støttefolderen. Informer også indsamlerne om, hvor de skal aflevere indsamlingsbøsserne efter endt indsamling. Skriv dette på ruterne. Børn under 11 år skal gå ifølge med en voksen. Unge i alderen 11 17 år skal følges to og to, mens voksne kan gå alene. 13
Bidragsmuligheder Møder indsamlerne folk, der ikke har kontanter på sig, findes der flere måder at støtte på: MobilePay Giveren kan støtte via deres smartphone med app'en MobilePay App'en kan downloades gratis i App Store, Google Play eller Windows Store. Giveren åbner blot app'en, indtaster beløb og sender det til tlf. 40 22 01 11. Overførslen er gratis. SMS Giveren kan støtte med 50 kr., 100 kr. eller 150 kr. via sms. Giveren sender blot teksten sbd50, sbd100 eller sbd150 til 1231. Donation og alm. sms takst trækkes på næste telefonregning. Online bidrag Giveren kan støtte med et onlinebidrag på diabetes.dk/bidrag Netbank Giveren kan støtte med et bidrag via netbank ved at foretage en overførsel til landindsamlingens konto: 3574 336 239 3930. Søndagsåbne butikker og offentlige steder Erfaringsmæssigt kan der samles mange penge ind foran indkøbscentre, supermarkeder, på torve, handelsgader, ved sportsarrangementer mv. Flere indkøbssteder har åbent søndag den 1. juni. Husk at indgå aftale med det pågældende sted om indsamlingen i god tid. I kan evt. bemande butikker og offentlige steder med indsamlere, der hver står og samler ind i 2-3 timer, hvorefter de afløses af nye indsamlere. Diabetesforeningen har landsdækkende aftaler med føtex og Netto, der giver indsamlerne lov til at samle ind foran deres butikker (se side 9). Forsikringsforhold Alle indsamlere er på indsamlingsdagen dækket af Diabetesforeningens arbejdsskadeforsikring. I tilfælde af skade skal den skadelidte kontakte sin indsamlingskoordinator efter indsamlingen. Bliver en indsamler bidt/skadet af en hund, er det hundeejerens ansvarsforsikring, der skal dække. Indsamleren skal derfor straks kontakte hundeejeren for at få oplyst navn, adresse samt hundeejerens forsikringsselskab. Indsamleren bør også notere navn og adresse på eventuelle vidner. Skader forvoldt af biler skal dækkes af bilejerens egen forsikring. 14
Optælling af pengene Der skal være minimum to personer til stede ved optælling af pengene. De to personer må ikke tilhøre samme husstand. Benytter du en bank, så klarer personalet optællingen for dig. I skal dog stadig være minimum to til at modtage indsamlerne og kontrollere, at alle kommer retur. I skemaet over indsamlerne skal du påføre det indsamlede beløb for indsamleren. Noter også om indsamleren tilhører en forening, som I har et samarbejde med, eller om det er lokalforeningens indsamler. Denne registrering benyttes som grundlag for udbetalingen af de 15 % (se side 16). Alle de indsamlede penge sættes ind på landsindsamlingens konto: 3574 336 239 3930 Husk at få banken til at mærke indbetalingen med kommunen/distriktet og foreningens navn. Såfremt du ikke har mulighed for at benytte en bank på indsamlingsdagen, skal du i løbet af mandag den 2. juni indsætte det indsamlede beløb i en bank på ovenstående kontonummer. Tak alle indsamlerne Husk at takke alle indsamlerne for deres indsats! Udlever evt. et diplom, som du modtager sammen med indsamlingsmaterialerne (se side 12). Du kan også hente det på diabetes.dk/landsindsamling Fortæl dem også, at vi håber de har lyst til at være med igen næste år, hvor landsindsamlingen er søndag den 7. juni 2015. Indberetning af indsamlingsresultat Når du kender indsamlingsresultatet, skal du melde det samt antallet af indsamlere og antallet af ruter ind til landsindsamlingsholdet. Du kan gøre det enten ved at logge ind på diabetes.dk/landsindsamling (du modtager login-koden pr. e-mail sidst i maj) eller ved at indtelefonere beløbet og antallet af indsamlere til landsindsamlingsholdet senest kl. 17.30 (se bagsiden). Såfremt du ikke har mulighed for at få talt pengene op den 1. juni, skal du foretage et skøn over det indsamlede beløb og indberette det. Indtaster du et forkert resultat, antal indsamlere eller ruter, kan du blot logge ind igen og indtaste de korrekte tal. 15
Efter landsindsamlingen I ugen efter indsamlingen (senest fredag den 6. juni) skal du indsende nedenstående til Diabetesforeningen. Benyt svarkuverten, du modtager sammen med indsamlingsmaterialerne, eller send det via e-mail til sbd@diabetes.dk Opgørelse som grundlag for udbetaling af 15 % til foreninger og lokalforeningen Opgørelse, kørselsblanket og originale bilag for refundering af nødvendige udgifter Kvitteringen fra banken (husk at få banken til at mærke indbetalingen med kommunen/distriktet og foreningens navn) Listen over indsamlere med navn, adresse, tlf., e-mail og fødselsdato. Opgørelse som grundlag for afregning til foreningerne Du vil modtage en elektronisk formular til opgørelsen sidst i maj. I formularen skal du oplyse, hvilke foreninger der har samlet ind og hvor meget. Ud fra det beregnes, hvor meget Diabetesforeningen skal udbetale (15 %) til den enkelte forening. Det samlede beløb skal svare til det beløb, der er indsat i banken. For at kunne udbetale til en forening, skal du have følgende oplysninger: foreningens navn, CVRnummer og NEM-konto samt tlf. og e-mail på foreningens kontaktperson. Beløbet vil blive overført til foreningens NEM-konto hurtigst muligt inden 1. september. Sekretariatet overfører på samme måde de 15 % direkte til lokalforeningen. Opgørelse for refundering af nødvendige udgifter Du vil modtage en elektronisk formular til opgørelsen og en kørselsblanket sidst i maj. Lokale omkostninger i forbindelse med indsamlingen, der refunderes af Diabetesforeningen: Nødvendig kørsel for transport af indsamlingsbøsser/indsamlede penge til banken Forplejning af indsamlere i det omfang sponsorering ikke lykkes 16
Pressemeddelelse med jeres resultat Efter landsindsamlingen kan du bruge pressemeddelelsen vedrørende resultatet i jeres kommune, som du modtager sammen med pressematerialerne i uge 15. Giv den til lokalavisen og brug den til at takke indsamlerne, giverne, sponsorer og andre. Overskydende indsamlingsmaterialer Overskydende indsamlingsbøsser, plastikposer og indsamlingsveste kan genbruges ved næste års landsindsamling. Du kan vælge selv at opmagasinere materialerne eller retursende dem til Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, 5000 Odense C. De resterende indsamlingsmaterialer kan kasseres. Evaluering De erfaringer, som gøres under landsindsamlingen i år, kan gøre næste års landsindsamling endnu bedre. Derfor beder vi dig om at udfylde det online evalueringsskema, som du modtager et link til pr. e-mail sidst i maj. Udfyld det senest fredag den 6. juni. Tjekliste Brug evt. nedenstående tjekliste til at holde overblikket over de forskellige opgaver, der skal løses i forbindelse med landsindsamlingen. Opgave Status Lave aftaler med lokale foreninger Kontakte tidligere indsamlere Kontakte Diabetesforeningens medlemmer i kommunen Opfordre familie, venner, kolleger, bekendte m.fl. Opfordre venner på sociale medier 17
Opfordre deltagerne ved lokale arrangementer, caféer, møder mv. Hænge hverveplakater op i lokalområdet Omdele hvervefoldere i lokalområdet Skaffe presseomtale i lokalaviserne Finde mødested for landsindsamlingen og indberet det til landsindsamlingsholdet Finde en bank til optælling af pengene Planlægge og printe indsamlingsruter Bestille, pakke og klargøre indsamlingsmaterialer Sørge for forplejning af indsamlerne Informere indsamlerne om mødetid og -sted Klargøre mødestedet Modtage og registrere indsamlerne Kontakte indsamlere, der ikke er mødt op Udlevere indsamlingsmaterialer og ruter Bede indsamlerne læse indsamlervejledningen og støttefolderen Informer indsamlerne om, hvor de skal aflevere pengene Optælle de indsamlede penge og indsætte dem på landsindsamlingens konto Indberette resultatet, antal indsamlere og ruter Takke alle indsamlerne, evt. med et diplom Udsend pressemeddelelse til lokalavisen om resultatet 18
Afregne med Diabetesforeningen ved at indsende opgørelser over afregning til foreningerne og refundering af nødvendige udgifter, listen over indsamlere med deres indsamlede beløb samt bankens kvittering Kassere overskydende indsamlingsmaterialer Evaluere landsindsamlingen via det online spørgeskema Tidsplan for landsindsamlingen Uge 15 Pressematerialer bliver tilgængelige 1. maj føtex-butikkerne må kontaktes 9. maj Frist for bestilling af indsamlingsmaterialer Uge 21 Uge 22 Landsindsamlingsholdet udsender lister over indsamlere til koordinatorerne Indsamlingskoordinatorer modtager indsamlingsmaterialer Landsindsamlingsholdet udsender en e-mail med en indberetningskode, formularer til opgørelser, kørselsblanket og link til evalueringsskemaet 27. maj Frist for udsendelse af ekstra indsamlingsmaterialer 1. juni Landsindsamling 6. juni Frist for indsendelse af afregningsblanket, liste over indsamlere med påførte indsamlede beløb samt bankens kvittering for indbetaling Frist for udfyldelse af evalueringsskema 19
Landsindsamling 2014 Kontakt landsindsamlingsholdet Landsindsamlingsholdet er din kontakt i Diabetesforeningen. Du vil altid kunne kontakte det, hvis du har spørgsmål. Ring på tlf. 63 12 90 14 mandag til torsdag fra 10-18 eller skriv til sbd@diabetes.dk Husk at du kan finde relevante materialer på diabetes.dk/landsindsamling under 'Til indsamlingskoordinatorer' Diabetesforeningen Rytterkasernen 1 5000 Odense C Telefon 66 12 90 06 df@diabetes.dk www.diabetes.dk