TRICOMMERCE VEJLEDNING FOR LEVERANDØRER

TRICOMMERCE VEJLEDNING FOR LEVERANDØRER 1

Velkommen til Tricoms leverandørportal Tricoms leverandørportal er en selvbetjeningsportal til dig som leverandør, hvor du gratis kan få adgang til en lang række funktioner omkring e-handel. Gennem Tricoms leverandørportal får du mulighed for at søge i dine egne kataloger og se dine produkter på samme måde som kunderne. Du får et fuldt online arkiv over alle de elektroniske ordrer, der er sendt til dig gennem Tricommerce-platformen, og du kan angive status på ordrehåndtering direkte I portalen. Desuden får du et overblik over aftaler på tværs af kunder, samt mulighed for at oprette og vedligeholde dine kataloger online. Det er gratis for leverandører at oprette sig hos Tricom på www.tricom.dk/leverandør, og du må tilføje og vedligeholde så mange kataloger, du ønsker. Kataloger kan blive sendt til udvalgte kunder og flere kan tilføjes efter behov. Ordrer sendes som udgangspunkt via email, men det er muligt at modtage dem i XML-formater gennem andre kanaler som for eksempel FTP. Kataloger vedligeholdes manuelt, men det er muligt at sætte automatisk katalogoverførsel op via FTP. Læs mere i afsnit 5 Automatisk katalogupload og support eller kontakt Tricom på info@tricom.dk eller +45 70 60 58 20. Du kan få adgang til Tricoms leverandørportal via www.tricommerce.dk Brugernavnet er din email-adresse og dit password har du modtaget i en separat email. Mangler du brugernavn, er du velkommen til at kontakte Tricom support på support@tricom.dk eller tlf. +45 70 60 58 20. Vi håber, du bliver glad for Tricoms leverandørportal, og at løsningen vil sende flere ordrer din vej. Med venlig hilsen, Tricom www.tricom.dk 2

Indhold 1. Varesøgning... 4 2. Ordrer... 5 2.1 Vis ordre og angiv status... 5 3. Vedligeholdelse af kataloginformation... 7 3.1 Opret nyt katalog/vælg katalog... 7 3.2 Katalogindhold... 9 3.2.1 Header... 10 3.2.2 Products... 11 3.2.3 Lines - Prisinformation for dine varer eller services... 12 3.2.4 Line Relation Information... 14 3.2.5 Product Images (Produktbilleder)... 16 3.2.6 Importer ændringer... 16 4. OIOUBL-konverteringsværktøj... 18 5. Automatisk katalogupload og support... 19 3

1. Varesøgning Under fanen Varesøgning kan du søge efter varer, på samme måde som kunderne. Du kan søge efter ét eller flere ord, eller efter sætninger ved at sætte ord i anførselstegn. Man ekskluderer ord ved at sætte minus foran. Som udgangspunkt søges der i alle aktive varer, men man kan inkludere inaktive varer ved at vælge Inkluder inaktive i søgefeltets drop-down. For en liste over alle dine produkter, klikkes blot på søgeknappen indtaste søgeord. uden at Dobbeltklik på en vare for at se mere produktinformation. Denne information vedligeholdes i katalogerne, hvilket er beskrevet nærmere i afsnit 3. Vedligeholdelse af kataloginformation. Varer fremsøges på samme måde som en bruger søger efter varer. 4

2. Ordrer Ordrer leveres som udgangspunkt til leverandøren via email. Det er dog muligt at modtage ordrer i XML-format via eksempelvis FTP eller NemHandel. Alle ordrer tilføjes automatisk det online ordrearkiv i Tricoms leverandørportal. Som udgangspunkt vises ordrer for de seneste tre måneder, men alle ordrer kan fremsøges ved at ændre perioden i søgefeltets drop-down. Ordreoversigten er et online arkiv over alle ordrer sendt til leverandøren. 2.1 Vis ordre og angiv status Dobbeltklik på en ordre for at se detaljer. Ordren vises i en ny fane. Som leverandør har man mulighed for at angive en ordres status. Denne status vises i ordreoverblikket for både kunden og leverandøren, og hver gang en leverandør ændrer status på en ordre, modtager kunden en email herom. Status for en ordre kan angives som én af følgende: Åben (automatisk, når ordren modtages) Godkendt I gang Afsendt Annulleret 5

Leverandøren kan angive og ændre status for en ordre, hvilket kunder får besked om via e-mail. 6

3. Vedligeholdelse af kataloginformation Funktionaliteten vedr. katalogadministration er placeret i menuen aftaler, hvor du kan få et overblik over alle dine aftaler og kataloger. Hvis du holder musen over punktet Aftaler i topmenuen, har du 2 valg nemlig Aftaleoversigt og rediger katalog. Hvis du vælger Aftaleoversigt får du vist en liste over gældende aftaler, så du herved kan få en overblik over de aftaler der er registeret i løsningen. Hvis du vælger Rediger katalog får du mulighed at oprette eller opdatere kataloger, du kan herved også få specificeret hvilke produkter og services som du har gjort synlige for dine kunder. 3.1 Opret nyt katalog/vælg katalog Når man har valgt Rediger katalog, får man mulighed for enten at oprette et nyt katalog eller opdatere et eksisterende katalog. Opret nyt katalog: Hvis du ønsker at oprette et nyt katalog, skal du gøre følgende 3 ting 1. Vælg Ny prisliste i dropdown menuen Catalogue 2. Vælg den kunde du ønsker kataloget skal adresseres til i drop Down menuen Customer 3. Udfyld de 7 faner med den data, du ønsker kunden skal præsenteres for. For yderligere information om hvad hver fane skal indeholde, bedes læse punkterne i afsnit 3.2 katalogindhold. 7

Opret et nyt katalog, du ønsker at publicere Opdater/rediger katalog: I drop down-menuen Catalogue kan du se alle de kataloger, som du har oprettet i løsningen, ved at vælge et af disse kataloger fra listen vil du få vist indholdet i kataloget og kan nu redigere i kataloget. Kataloget vises i form af et Excel ark, hvor du har mulighed for at oprette data i 7 forskellige faneblade. Vælg det katalog, du ønsker at redigere. For mere information om hvordan man udfylder indhold i kataloget, skal du følge punkterne oplistet i afsnit 3.2 katalogindhold. 8

3.2 Katalogindhold Katalog-arket består af syv faner, som hver indeholder diverse information om varerne i kataloget. De syv faner indeholder diverse information om varer i kataloget. Start med at oprette de generelle kataloginformationer på fanebladet Header. Angiv dernæst produktinformationerne i Products og tilføj prisinformationer i Lines. Til sidst tilføjes link til produktbilleder på Product images. Når kataloget er klart, valideres og uploades det direkte i løsningen. Læs mere herunder. * Tre af fanerne bruges ikke som udgangspunkt og er derfor markeret med gråt herunder. Disse gennemgås ikke i denne manuel. Tab Header Explanation I denne fane angives generelle katalog informationer som katalog navn og ID, valuta, start- og slut dato etc. Denne type information ændres sjældent, så denne fane benyttes oftest kun når kataloget oprettes eller hvis start- og slut dato skal ændres. Info: Det er vigtig, at huske at ID er den nøgle som identificerer kataloget, så venligst sørg for ikke at ændre dette i kataloget. Hvis ID ændres vil kataloget betragtes som et nyt katalog og vil ikke opdatere eksisterende katalog. Lines Line relation information Line categories Products I denne fane tastes information som f.eks. pris, min- og maks. bestillingsmængde og leveringstid. Her kan man angive relationer mellem varer. Fx at en tonerpatron kan bestilles som relateret vare til en given printer. Bruges ikke. Her angives information om det produkt eller service som man ønsker at sælge. Product images Product information For at sikre, at brugerne kan se billeder af dine produkter eller services, skal der i denne fane indsættes URL-henvisning til det billede, du ønsker at vise brugerne. Bruges ikke. 9

3.2.1 Header Under fanen Header kan man angive den generelle information for hele kataloget, som f.eks. katalogets unikke ID, navn og type etc.. Under fanen Header kan man angive generel information, som er gældende for hele kataloget. Felt Identifikation (Identification) Navn (Name) Type (Type) Valuta (Currency) Gyldig fra (Valid from) Gyldig til (Valid to) Beskrivelse (Description) Aktiv (Active) Forklaring Katalog-ID et er unikt og bruges til at identificere et katalog. Katalog ID et må ikke ændres, når kataloget én gang er publiseret. Hvis ID et ændres, betragtes kataloget som et nyt katalog og ikke som en opdatering af det eksisterende katalog. Katalognavnet, som kunden ser det. Katalogtypen kan være Forhandlet Listepriser ToBeDetermined Valutaen på alle produkter i kataloget. Der kan kun være én valuta per katalog. Startdato, fx 01-01-2014 Slutdato, fx 01-01-2020 Beskrivelse af katalogets indhold Angiv om kataloget er aktivt med TRUE/FALSE. Som udgangspunkt er kataloget aktivt og kunderne kan se og købe produkterne. 10

3.2.2 Products I denne fane oprettes data om produktet. Udfyld så mange felter som muligt, så kunden får mest mulig information om varen. Hvis et produkt sælges i forskellige kvanti og har samme produktnummer, skal varen blot oprettes én her. På Lines -fanebladet oprettes så en pris per enhed, der relaterer sig til denne vare. Vær opmærksom på at varenummer skal være unikt på tværs af varerne. Felt Navn (Name) Beskrivelse (Description) Produkt-nummer (Product number) Producent (Manufacturer) Producent-nummer (Manufacturer number) UNSPSC Kategorikode (UNSPSC category code) Varemærke (Brand names) Søgeord (Search keywords) Forklaring Produktets navn, som vises når kunden søger efter varer. Maksimal længde for navn er 255 tegn. En lidt længere tekst, som beskriver produktet i detaljer. Denne beskrivelse vises, når kunden dobbeltklikker på en vare ved varesøgning. Vær opmærksom på at eventuelle html-tags ikke tolkes. Jeres produktnummer for varen. Produktnummeret skal være unikt i kataloget. Navnet på produktets producent. Producentens varenummer. UNSPSC står for United Nations Standard Products and Services Code og er en international klassificeringsstandard. Tricommerce anvender version 7.04.01. En UNSPSC-kode er otte karakterer lang. Listen kan downloades her: www.tricom.dk/docs/unspsc_7_0401_dk_uk.xls Produktets varemærke. Hvis man ønsker at angive flere, angives de med komma imellem. Søgeord er eksempelvis synonymer for produktet, som produktet kan fremsøges med. Er produktet for eksempel en USB-nøgle, kan man angive, at den også skal vises, når der søges på USB-stik. Hvis man ønsker at angive flere, angives de med mellemrum. Da al information omkring et produkt er søgbart, er det kun nødvendigt at angive søgeord, såfremt de ikke optræder i produktnavn, beskrivelse eller andet. 11

Produktinformation angives under fanen Products. 3.2.3 Lines - Prisinformation for dine varer eller services Prisinformation angives i fanen Lines. Der kan være mere end én pris per produkt, da der kan være forskellige enhedspriser (fx stykpris og palle-pris). For at kataloget kan valideres, skal det produkt, prisen refererer til, findes i kataloget på fanebladet Products. Prisinformation angives under fanen Lines med reference til produktnummeret. 12

Felt Katalog (Catalogue) Identifikation (Identification) Enhed (Unit) Enhedspris (Unit price) Moms (Tax) Antal enheder i pakningen (Content amount) Enhedskode for antal enheder i pakningen (Content unit) Forklaring Reference til det katalog, der er angivet i celle A2 på fanen Header Identifikationsnummeret er et unikt nummer, som refererer til produktet. Det kan være identisk med produktnummeret, men kan også være et andet unikt nummer. Når ID et er angivet for en prislinje, må det ikke ændres, så længe denne pris er gældende. Måleenhed angives med forkortelse og store bogstaver. De mest almindelige koder for dette er: EA (Each = Pr. stk.) BX (Box = Æske) CS (Case = Kasse) PK (Pack = Pakke) PL (Pallet = Palle) PR (Pair = Par) RO (Roll = Rulle) En samlet liste over enhedskoder kan ses på: http://www.tricom.dk/docs/enhedskoder-uom.xlsx Enhedsprisen på et produkt baseret på den angivne måleenhed eksklusiv moms. Valutaen angives på Header -fanen. Moms angives i procent. 25 % angives ved at indtaste 25,00. Antal enheder af en vare, som man får ved køb at 1 stk. af den enhed, som er angivet i kolonne C Enhed (unit). Måleenhed angives med forkortelse og store bogstaver. De mest almindelige koder for dette er: EA (Each = Pr. stk.) BX (Box = Æske) CS (Case = Kasse) PK (Pack = Pakke) PL (Pallet = Palle) PR (Pair = Par) RO (Roll = Rulle) Mindste bestillingsantal (Min. Ordering Quantity) Maks. Bestillingsantal (Max Ordering Quantity) En samlet liste over enhedskoder kan ses på: http://www.tricom.dk/docs/enhedskoder-uom.xlsx Minimum tilladte antal varer. Hvis intet andet angives, sættes dette automatisk til 1. Minimumsantallet er vejledende. Højeste antal varer. Hvis kunden max må bestille et bestemt antal. Maks. Bestillingsantallet er vejledende. Bestillingsspring Her defineres det antal varer, der bør bestilles adgangen. Det vil sige, hvis en (Ordering bestemt vare typisk sælges i par sættes til bestillingsspring til 2. Dette er kun en Incremental Step) anbefaling for kunden og kan skiftes ved bestilling. Undlader man at udfylde sættes anbefalede antal til 1. Leveringstid i Forventet leveringstid målt i hele dage. For en leveringstid på tre dage, indtast: 3. 13

dage (Lead time / day) Leverandørnote (Supplier Note) Produkt (Product) Søgbar (Searchable) Aktivt (Active) Leverandørnoten er et fritekstområde, hvor produktspecifik information kan angives. Leverandørnoten vises under produktdetaljer, når kunden dobbeltklikker på en vare. Reference til produktnummeret, som skal findes under fanen Produkter. Her kan det angives, hvorvidt et produkt skal være søgbart eller ej. Dette angives med TRUE (produktet er søgbart) eller FALSE (produktet er ikke søgbart). Et produkt kan godt findes i et katalog uden at være søgbart, for eksempel hvis man har angivet relationen del af til et andet produkt. For at produktet bliver tilgængeligt for kunden, skal det altid være sat til TRUE. Det angives med TRUE/FALSE, om produktet er aktivt og dermed kan købes i øjeblikket. Sættes produktet til TRUE kan det bestilles af en kunde, og sættes det til FALSE fjernes det fra varesøgningen. Er et produkt sat til FALSE kan det ikke bestilles og heller ikke fremsøges med mindre kunden vælger Inkluder inaktive i sin søgning. Grundlæggende skal varen altid være sat til TRUE, hvis kunder skal kunne købe den. 3.2.4 Line Relation Information Fanen Line relation information giver dig mulighed for, at lave relationer mellem de varelinjer som er oprettet i dit katalog. Der kan oprettes følgende 3 typer: Del af -varer (Part of items) Relaterede varer (Related items) Påkrævede varer (Required items) Relationerne beskrives i nedenstående tabel. Felt Line 1 Line 2 Relation type Forklaring Indtast et unikt ID "Identification" for den enhed, som du ønsker skal have en relation til den enhed som oprettes i Line 2. Enheden oprettet i Line 1 er den primære enhed, hvilket betyder, at når denne vare fremsøges, så vil enheden oprettet i Line 2 automatisk blive relateret til enheden i Line 1. Indtast et unikt ID "Identification" for den enhed, som du ønsker skal have en relation til enheden oprettet i feltet Line 1. Den enhed, som du opretter her, vil altså blive vist som det relaterede produkt, når en bruger fremsøger enheden oprettet i Line 1. I Tricommerce kan du oprette 3 forskellige typer af relationer, relationer som sikre at løsningen automatisk foreslår eller tilføjer de relaterede vare som er 14

oprettet I kataloget. De 3 typer af relationer er: - Del af (Part of): Er en relation som sikrer, at brugeren får præcis de varer som relaterer sig til de produkter, der er lagt i indkøbskurven automatisk når man ligger en vare i kurven. Løsningen ligger herved det antal varer, som er angivet ud for den eller de relaterede varer, som er knyttet op mod den vare som brugeren har valgt at ligge i kurven. Man kan som bruger ikke ændre eller slette i det antal, der er angivet for del af -varer. - Relaterede (Related): Er en relation som sikrer, at brugeren får vist de varer som leverandøren har af relaterede produkter til varen. Modsat Part of og Required bliver de relaterede vare ikke lagt i kurven, men vises i et separat faneblad på varevisningen, hvor brugeren selv kan udvælge hvilke og hvor mange relaterede varer, som skal tilføjes. For at tilføje et produkt eller en service, skal brugeren blot klikke på det grønne plus-ikon. - Påkrævede (Required): Er en relation som sikrer, at brugeren automatisk får tilføjet de vare eller services som leverandøren har specificeret i sit katalog. Modsat Part of relationen, er de vare og antal der er lagt i kurven kun vejledende, hvilket betyder at brugeren her kan ændre i det antal som leverandøren har angivet i sit katalog. Brugeren kan dog kun ændre således, at man tilføjer flere relaterede enheder og man kan derfor hverken slette eller reducere i antal for de påkrævede varer. Quantity Description Indtast det antal af enheder som du vil foreslå brugeren skal ligge I kurven, når dette produkt skal vælges. Benyttes ikke Man kan opsætte relationer mellem varer på fanebladet Line relation information 15

3.2.5 Product Images (Produktbilleder) Produktbilleder uploades automatisk til Tricommerce-portalen, når en gyldig URL til et produktbillede indtastes. URL en skal henvise til et specifikt billede og ende på.jpg,.png. eller.gif. Produktet skal være et varenummer, der er oprettet på Products -fanebladet. Ved at indtaste en URL til et produktbillede overføres det automatisk til Tricommerce-portalen, når kataloget udgives. 3.2.6 Importer ændringer Når alle ændringer er foretaget, er kataloget klar til at blive publiceret til kunderne. I øverste højre hjørne findes en drop-down, hvor man kan vælge actions. Her vælges Importer data. Valider og udgiv (=importer) kataloget ved at vælge i drop-down-menuen. Først valideres alt indhold, og hvis valideringen er succesfuld, spørger systemet, om kataloget skal importeres og angiver antallet af foretagne ændringer. 16

Kataloget skal valideres, før det kan publiceres/importeres. Når kataloget er importeret blankes skabelonen. Det betyder, at kataloget nu er publiceret til kunden og afventer godkendelse. Hvis valideringen fejler, vises en fejlmeddelelse under Excel arket. Der angives både hvilket faneblad, her Product og Line, der har fejlen samt, hvad der fejler. I dette tilfælde mangler både produktet og tilhørende informationer i Line. Hvis validering af et katalog fejler, vises en fejlmeddelelse med angivelse af det fundne fejl. I Action -drop-down-menuen er det muligt at vælge Gem Excel. Dermed downloades skabelonen, som kan redigeres lokalt i Excel og derefter uploades ved valg af Load Excel. Har man uploadet sit katalog fra Excel, skal det publiceres/importeres før ændringerne træder i kraft. 17

4. OIOUBL-konverteringsværktøj Digitaliseringsstyrelsen har lavet et gratis-værktøj til konvertering af en Excel-skabelon til den fællesoffentlige katalogstandard OIOUBL. Værktøjet og skabelonen kan hentes her: http://digitaliser.dk/resource/2549851 Kataloget oprettes i Excel-skabelonen og konverteres vha. konverteringsprogrammet. Det giver en OIOUBL-fil som resultat. OIOUBL-filen kan overføres til kunden via Tricommerce. Log på leverandørportalen og vælg Rediger katalog under Aftaler. Nederst på siden vælges fanebladet XML upload og dernæst vælges OIOUBL-filen via knappen Gennemse. Herefter valideres kataloget og hvis der ikke er valideringsfejl, publiceres det til kunden i Tricommerce. OIOUBL-kataloget kan uploades direkte eller zip et dog er der en max filstørrelse på 5 MB. Der skal angives en UNSPSC-kategori. En samlet liste kan hentes her: www.tricom.dk/docs/unspsc_7_0401_dk_uk.xls Enheds- og landekoder er listet på fanebladet Validering i Excel-skabelonen. Vær opmærksom på, at der kan være en begrænsning på, hvor mange linier konverteringsværktøjet kan konvertere (ca. 1950 linier). Hvis et katalog ikke validerer, angives en fejlbesked i konverteringsværktøjet. Denne kan være lidt svær at tolke, hvis man ikke har erfaring med det. Se punkt 5 for support fra Tricom. OIOUBL-kataloger kan uploades direkte i løsningen ved at vælge XML upload. 18

5. Automatisk katalogupload og support Tricoms leverandørportal er en selvbetjeningsløsning for leverandører. Det er gratis at benytte portalen til at oprette, vedligeholde og publicere kataloger, som beskrevet i afsnit 3 ovenfor. Det er ligeledes gratis at benytte Digitaliseringsstyrelsens værktøj til konvertering af Excel til OIOUBL, som beskrevet i afsnit 4. Support Har du brug for hjælp ifbm. oprettelse eller vedligeholdelse af kataloger, kan Tricoms konsulenter hjælpe. Vi har medarbejdere med stor erfaring i kataloggenerering uanset om du har benyttet Tricoms katalog-skabelon eller Digitaliseringsstyrelsens skabelon. Det er muligt at tilkøbe support-abonnement, hvorved du til fast månedlig ydelse har en hotline, der står klar til at hjælpe dig. Har du ikke support-abonnement, kan supporten også kontaktes uden, hvorved der afregnes på timebasis til 695 kr. pr. påbegyndt time. Automatisk katalogindlæsning og ordrelevering I leverandørportalen kan du manuelt vedligeholde og uploade elektroniske kataloger i Excel- eller OIOUBL-format. Ordrer kan modtages via email og ses i ordreoversigten. Hvis du ønsker automatisk overførsel af kataloger via FTP, er dette en tilkøbsydelse til kr. 495 per kunde per måned. Herved kan du overføre valide OIOUBL-kataloger direkte til Tricom, der samles op og indlæses til kunderne fuldautomatisk. Det sparer procestid med generering af katalogerne og sikrer ofte hyppigere opdatering af priser og vareinfo. Tilsvarende er det muligt at få automatik på ordrer, hvor OIOUBL-ordrer kan overføres via email, FTP eller Nemhandel. Prisen for denne service er ligeledes kr. 495 per kunde per måned. Ønsker du at tilkøbe en eller flere serviceydelser, kan det gøres ved at udfylde og sende formularen på www.tricom.dk/leverandør Kontakt Tricom Salg for nærmere information på info@tricom.dk eller tlf. 70 60 58 20. 19