Protokol 1 Godkendelse af referat fra hovedbestyrelsesmødet Referatet fra hovedbestyrelsesmødet den 4. juni 2012 er tidligere udsendt. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Opfølgning på beslutninger og orienteringer fra sidste hovedbestyrelsesmøde Intet af væsentlig betydning. Revisionsprotokol 3 Ingen indføjelser Orientering fra formanden 4 Intet aktuelt ved udarbejdelsen af dagsordenen. efterretning Orientering fra administrationen 5 BL og LBF orienterer På selve hovedbestyrelsesmødet vil der være en kort orientering om udsendte orienteringer fra BL og LBF. 6 Kort orientering om udlejningssituationen På selve hovedbestyrelsesmødet vil der være en kort orientering om den aktuelle udlejningssituation. På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Gert Holm kort om udlejningssituationen. Der er ikke sket de store ændringer og det Side 1 af 13
ser dermed stadig rimelig godt ud. 7 Annoncering af ledige boliger på www.lejebolig.dk og www.boligportal.dk Som det formentlig er hovedbestyrelsen bekendt er der p.t. 2 sites på internettet, som er meget anvendt når man eksempelvis er interesseret i at leje en bolig. I erkendelse af at disse 2 internetsites er meget anvendt og at der formentlig er en del brugere af disse, der ikke umiddelbart tænker på at der også er ledige almene boliger, har administrationen besluttet at prøve at anvende disse 2 internetsites til annoncering af vore ledige boliger parallelt med vor egen annoncering på vor hjemmeside. Administrationen har netop indgået aftale med www.lejebolig.dk om annoncering af vore ledige boliger. Der er tale om de boliger, som boligforeningen ikke umiddelbart kan leje ud via ventelisten, og som vi i dag annoncerer som ledige boliger på vor egen hjemmeside. Aftalen med www.lejebolig.dk er gratis for boligforeningen, og fungerer i praksis ved at det er den søgende som betaler www.lejebolig.dk for at få oplysning om det aktuelle lejemål. www.lejebolig.dk sørger for at opdatere oplysningerne om vore aktuelle ledige boliger, som foregår ved at de ledige lejemål 4 gange ugentlig tages fra ledige boliger på boligforeningens hjemmeside og dermed opdateres på www.lejebolig.dk. Vore oplysninger om størrelse, antal rum, husleje m.v. anvendes, ligesom vore billeder af bebyggelsen m.v. også overføres til www.lejebolig.dk. Den 3. oktober 2012 har administrationen møde med www.boligportal.dk for at indgå en lignende aftale. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til Side 2 af 13
8 Nye billeder på www.aabskive.dk 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen den 5. september 2012 i Skive Fjernvarme 10 Excel-modeller med rapportgenerator Administrationen kan oplyse hovedbestyrelsen om, at der er lagt en del nye billeder af afdelingerne på www.aabskive.dk. Gert Holm har på en af de få eneste dage med blå himmel været rundt i mange afdelinger for at tage nye billeder. P.t. mangler der nye billeder fra bebyggelserne i Jebjerg, Højslev Kirkeby, Hald, Durup, Møllegade Skive, Frederiksgade Skive, Vestergade Skive. Såfremt der snart kommer endnu en dag med blå himmel vil Gert Holm forsøge af få taget de sidste billeder. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til Der afholdes generalforsamling i Skive Fjernvarme den 5. september 2012. Som bekendt er der kommet nye vedtægter, og i den forbindelse skal der vælges nye bestyrelsesmedlemmer til hele bestyrelsen. Ejerlejlighedsforeninger, andelsboligforeninger og boligselskaber vælger 2 medlemmer til selskabets bestyrelse. Heraf skal mindst 1 være andelshaver. Lukket dagsorden. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til Firmaet Exacto A/S har udarbejdet nogle Excel-modeller med rapportgenerator specielt til boligorganisationer. Administrationen har fået disse præsenteret og har i den forbindelse indgået aftale om køb af Excel-modeller til budget og årsregnskab, lønafstemning, budget for forbrugsregnskaber samt budget beregnet til beboerne. Den samlede pris ligger på omkring kr. 25.000 inkl. moms. Side 3 af 13
Det unikke ved Excel-modellerne er at data fra boligforeningens administrative edb-system (EGBolig) automatisk overføres til Excelmodellen og at data (eksempelvis budgettal for samtlige finanskonti for samtlige afdelinger) automatisk indlæses i EGBolig. Samtidig dannes der nøgletal for samtlige afdelinger m.v. I tilknytning til dette kan Gert Holm i øvrigt oplyse, at når disse Excel-modeller er implementeret, så vil næste arbejdsopgave være at få udarbejdet en afrapportering for forvaltningsrevisionen til hovedbestyrelsen. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til 11 Projekt møblerede lejligheder til erhvervsvirksomheder Gert Holm har deltaget i et par møder vedrørende en mulighed for at kunne tilbyde Skive Kommunes erhvervsvirksomheder møblerede lejligheder. Baggrunden for møderne var, at der er nogle erhvervsvirksomheder som efterspørger møblerede lejligheder til brug for nogle medarbejdere og lignende, som skal opholde sig i området i en kortere periode (op til nogle år). Det kan eksempelvis være udenlandske medarbejdere. På mødet hos Skive Kommune deltog, ud over boligforeningen og Bomiva, blandet andet DEIF, Skive Kaserne, Skov A/S. Udmeldingen fra både boligforeningen og Bomiva var, at vi naturligvis er indstillet på at kunne hjælpe egnens erhvervsvirksomheder såfremt dette var muligt så vi var indstillet på at være med på et kunne finde en model. Skive Kommune er p.t. ved at søge informationer hos Skive Kommunes erhvervsvirksomheder med hensyn til hvad der efterspørges (boligform, lejeperioder m.v.), hvorefter vi vil blive indkaldt til et nyt Side 4 af 13
møde. 12 Status for Et løft til Egeris Der har siden det første møde den 28. november 2011 vedrørende Et løft til Egeris været afholdt 3 møder for at i fællesskab at kunne komme frem til afholdelse af et decideret borgermøde. Mødedeltagerne er, ud over Gert Holm, en repræsentant fra Skive Kommunes teknisk forvaltning, direktøren for KCL, en repræsentant for grundejerne på vængerne, en repræsentant for Grundejerforeningen Egeris Syd, en repræsentant for erhverv, en repræsentant for kultur og fritid samt en repræsentant for Ådalskolen. Der har senest været afholdt møde den 27. august 2012, hvor det blev bestemt at der skal søges om midler til afholdelse af et utraditionelt borgermøde for borgerne i Egeris. 13 Oversigt varmeforbrug 2011/2012 Administrationen har udarbejdet en oversigt over varmeforbruget for de boligafdelinger, hvor vi kender dette typisk hvor vi står for varmeregnskabet. Oversigten er opdelt i fjernvarme og naturgas, og viser i det 3 kolonner til højre forbruget i kr. pr. m² bolig og energiforbrug (enten i Mwh eller m³-naturgas) pr. m² bolig. De største forbrug findes i boliger på Fur. Der er derfor allerede nu bestilt en gennemgang af varmeinstallationerne på Bjerregårds Bakke og Tingagervej. Oversigten vil samtidig blive brugt til vurdering af andre indsatser til reduktion af energiforbrug m.v. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager oversigten til 14 Problemer på Bakkevej, Stoholm, med samar- Der har på Bakkevej, Stoholm, gennem længere tid været problemer med samarbejdet mellem beboere, afdelingsbestyrelse, ejen- Side 5 af 13
bejdet mellem beboere, afdelingsbestyrelsen, ejendomsfunktionærer og administration domsfunktionærer og administration. På selve hovedbestyrelsesmødet vil der komme en nærmere uddybning, ligesom det kan tænkes at afdelingsbestyrelsen vil fremsende noget til hovedbestyrelsens orientering. Gert Holm har som en konsekvens af dette aftalt med afdelingsbestyrelsen, beboere og ejendomsfunktionærer, at boligforeningen vil indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde hvor boligforeningens formand ligeledes vil deltage. Formålet med mødet vil, ud over information om tidsplan for nye vinduer og døre samt information om afdelingsbestyrelsens planer for renovering af afdelingens udearealer, være at få renset luften. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager orienteringen til 15 Statistik over fraflytninger med angivelse af årsag til flytning Til hovedbestyrelsens orientering vedlægges statistik over fraflytninger for 2007 til 2012 (pr. 30. august 2012). Statistikken er opdelt på boligtype (familiebolig, ungdomsbolig osv). For hver boligtype er angivet årsag til fraflytning. Årsagen er dog først med fra medio 2010 hvilket sket efter overgangen til EGBolig. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager statistikken til 16 Statistik over antal flytninger pr. afdeling Til hovedbestyrelsens orientering vedlægges statistik over antal flytninger fordelt pr. afdeling for 2007 til 2012 (pr. 30. august 2012). Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager statistikken til 17 Statistik for venteliste Til hovedbestyrelsens orientering vedlægges oversigt over de aktive ansøgere. Side 6 af 13
Oversigten er opdelt på afdelingsniveau og under afdelingen på boligtype (familiebolig, ungdomsbolig osv.). Ud for hver af disse kan der i kolonnerne ses antal aktive ansøgere for henholdsvis 1 rums, 2 rums osv. Hovedbestyrelsen kunne ligeledes godt tænke sig oversigt over samlet antal på ventelisten. 18 Møde i Det boligsociale Udvalg i Skive Kommune Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager statistikken til Den 6. august 2012 var der møde i Det boligsociale Udvalg i Skive Kommune. Mødet er med deltagere fra de almene boligorganisationer, borgmester, byrådssekretariat samt relevante formænd for udvalgene byrådet (Teknik og Miljø m.v.). På mødet blev der orienteret kort om den seneste lovgivning, ligesom der var en gensidig orientering om igangværende nybyggeri og renovering. Under punktet for ønsker og behov for nybyggeri (herunder renovering) nævnte Gert Holm Børnegården på Gammelgårdsvej. Gert Holm orienterede om at siden kommunen opsagde lejemålet så har boligforeningen et tab på manglende leje, og at vi derfor ønskede at bygge cirka 12 nye boliger på grunden. Borgmesteren erkendte, at indirekte skyldes Skive Kommune og at vi derfor kunne regne med at kommunen er indstillet på at give et tilsagn om nybyggeri. Dette tilsagn kan dog først komme på tale når antallet af ledige boliger i Skive Kommune kommer under 2%. (Gert Holm har efterfølgende aftalt med Ulla Tordal-Mortensen, at boligforeningen gerne må gå i gang med at udarbejdet byggeprojekt m.v., herunder skema A, således at vi kan køre sagen frem når Skive Kommune har mulighed for at give tilsagnet. Gert Holm nævnte ligeledes at de p.t. arbejdes på en helhedsplan Side 7 af 13
for Skive Ungdomsboliger, hvilket de kommunale deltagere godt var klar over. Ulla Tordal-Mortensen orienterede om at Bomiva har en helhedsplan for Vestervænget. Under punktet for drøftelse af ledige boliger oplyste Ulla Tordal- Mortensen at Bomiva havde 82 ledige boliger. I tilknytning til dette oplyste Gert Holm, at boligforeningen havde 2 ledige boliger med tab, hvortil kommer de ledige lejemål, som Skive Kommune hæfter for. På mødet var der også en drøftelse af Skive Kommunes boligpolitik herunder hvilke byer/boligområder skal der satses på i fremtiden. Specielt hvad dette punkt angår efterlyste de ikke kommunale mødedeltagere en kommunal stillingtagen. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til 19 Implementering af elektroniske fakturaer fra boligforeningens kreditorer Administrationen har netop implementeret håndtering af elektronisk fakturaer. Vi overgår derfor til modtagelse af e-faktura fra vore kreditorer. Implementeringen af e-faktura bevirker, at hvor vi i dag modtager fakturaer på papir, som vi dernæst scanner ind i EGBolig, så modtager vi fremover faktura rent elektronisk, hvorefter de blot skal indlæses i EGBolig. Administrationen sparer en rimelig stor arbejdsgang ved implementeringen af e-faktura. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager punktet til Side 8 af 13
Til stillingtagen fra administrationen 20 Eventuelt medlemskab af Twilight TV, Skive Administrationen har fået henvendelse vedrørende eventuelt medlemskab af foreningen Twilight TV. Medlemskabet koster kr. 500 om året og medfører følgende: mulighed for deltagelse i den årlige generalforsamling med 1 stemme mulighed for deltagelse i de månedlige medlemsmøder hvor sendefladen diskuteres og tilrettelægges mulighed for at få arrangeret mediekurser med medlemsrabat mulighed for at få offentliggjort boligforeningens månedlige arrangementer på arrangementskalenderen, der vises 4 gange ugentligt på Twilight TV Hovedbestyrelsen besluttede, at der skal takkes pænt nej til tilbuddet. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager stilling til om boligforeningen skal tegne et medlemskab af foreningen Twilight TV, hvilket årligt koster kr. 500. 21 Eventuel anden beliggenhed for administrationsbygning Lukket dagsorden. Hovedbestyrelsen besluttede, at administrationen kan arbejde videre med muligheden for at etablere ny administration Lukket dagsorden. 22 Afskaffelse af Beboermappen, der i stedet erstattes af www.aabskive.dk samt udleverede informationer til nye indflyttere Beboermappen har som bekendt eksisteret i mange år. Beboermappen udleveres ved indflytning og indeholder vedtægter, ordensreglement, vedligeholdelsesreglement samt øvrige relevante oplysninger om afdelingen m.v. Cirka 300 gange om året skal boligforeningen sørge for at fraflytter afleverer Beboermappe samt sørge for at denne rengøres og Hovedbestyrelsen besluttede, at Beboermappen afskaffes og nye indflyttere i stedet automatisk får udleveret et eksemplar af boligforeningens vedtægter, afdelingens ordensreglement samt afdelingens vedligeholdelsesreg- Side 9 af 13
ajourføres med de nyeste oplysninger. lement. I boligforeningens administration er det derfor diskuteret hvor vidt der stadig er en ide i at bibeholde Beboermappen og bruge forholdsvis meget tid på at klargøre denne til den nye indflytter. Boligforeningens administrationen foreslå derfor, at nye indflyttere automatisk får udleveret et eksemplar af boligforeningens vedtægter, afdelingens ordensreglement samt afdelingens vedligeholdelsesreglement. Dette vil blive suppleret med relevant mundlig information. Samtidig vil indflytter (og for den sag skyld øvrige) blive informeret om at den nyeste aktuelle information altid kan findes på boligforeningens hjemmeside. Det skal i den forbindelse pointeres, at ændres der i ordensreglement eller vedligeholdelsesreglement vil dette altid blive omdelt til alle beboere. Administrationen indstiller, at Beboermappen afskaffes og nye indflyttere i stedet automatisk får udleveret et eksemplar af boligforeningens vedtægter, afdelingens ordensreglement samt afdelingens vedligeholdelsesreglement. 23 Tilmelding til Kredsweekend den 5.-6. oktober 2012 Hovedbestyrelsen har via mail fået tilsendt invitationen og programmet for kredsweekenden den 5. 6. oktober 2012. På den baggrund skal administrationen have tilmeldinger til arrangementet. Peter Hadrup, Leon Norup, Birgitte Sørensen og Bjarne Hansen tilmeldte sig kredsweekenden. 24 Sponsorat til KulturCenter Limfjord Administrationen er blevet bedt om stillingtagen til eventuelt sponsorat til KulturCenter Limfjord. Der findes 3 forskellige sponsorater til henholdsvis kr. 18.000, kr. 30.000 og kr. 60.000 alle beløb er excl. moms. Hovedbestyrelsen besluttede, at der skal takkes pænt nej til tilbuddet. Side 10 af 13
Det mindste sponsorat omfatter sponsorplade i KCL s foyer, sponsorlogo på KCL s hjemmeside samt muligheden for gratis adgang til arrangementer, biograf, badeland og motionscenter- som beregnes som klip afhængig af arrangementets art m.v. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen tager stilling til om boligforeningen skal indgå i et sponsorat af KulturCenter Limfjord. 25 Lukket dagsorden. Lukket dagsorden. Lukket dagsorden. 26 Lukket dagsorden. Lukket dagsorden. Lukket dagsorden. 27 Startboliger - Social vicevært til Skive Ungdomsboliger Folketinget vedtog den 31. maj 2012 et lovforslag om startboliger. Startboliger er ungdomsboliger, der er målrettet 18-24 årige, som har et særligt behov for en bolig med tilhørende voksenstøtte (social vicevært). Formålet med startboliger er at sikre de unge med forskellige grader af problemer en god start på et liv i egen bolig. Essensen af lovforslaget er, at der kan opnås 100 % tilskud til lønudgiften til en social vicevært, som kan betjene mellem 12 25 boliger. Hvis ordningen indføres vil der ske en ommærkning fra ungdomsboliger til startboliger. Gert Holm deltog i Odense i et informationsmøde afholdt af ministeriet. På baggrund af dette informationsmøde er administrationen af den opfattelse at startboliger kunne være særdeles godt til Skive Ungdomsboliger. Her tænkes på at der eksempelvis kunne ommærkes 10 ungdomsboliger på Huginsvej og 10 ungdomsboliger på Gefionsvej. Den sociale vicevært skal ansættes af boligforeningen, men boligforeningen må gerne indgå en aftale med en ekstern organisation (eksempelvis Ungdommens Vel). Dette kunne være Hovedbestyrelsen besluttede, at administrationen må indgå en aftale med Skive Kommune om Startboliger på Huginsvej og Gefionsvej. Side 11 af 13
Orientering fra områdeansvarlige yderst relevant, idet boligforeningen ikke har nogen ekspertise på området, og en ekstern organisation som Ungdommens Vel eller en anden laver ikke andet end at drive bofællesskaber m.v. for unge. Ved eventuelt at ommærke 20 ungdomsboliger til startboliger så er administrationen overbevist om at vi dels hjælpe nogle unge, som vi allerede i dag har boende og som har problemer med at etablere et liv hjemmefra, dels vil ordningen være uden udgift for boligforeningen. På den baggrund har Gert Holm haft den drøftelse med Ulla Tordal- Mortensen, Skive Kommune. Hun synes også at ideen lyder godt og vil tage kontakt til den relevant person hos Skive Kommune som har ansvaret for området. Dernæst vil boligforeningen blive indkaldt til et møde desangående. Administrationen indstiller, at hovedbestyrelsen godkender at der kan indgås en aftale om startboliger i cirka 20 ungdomsboliger på Huginsvej og Gefionsvej. 28 Nybyggeri og renovering På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Bjarne Hansen om at der intet aktuelt var at orientere om p.t. 29 Beboerblad På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Birgitte Sørensen om at der er redaktionsmøde den 4. september 2012. Næste nummer af aab orientering udkommer i oktober 2012. 30 Nyt fra BL s 6. kreds På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Leon Norup om at der intet aktuelt var at orientere om p.t. efterretning Næste hovedbestyrel- Side 12 af 13
sesmøde 31 Fastlæggelse af dato for næste hovedbestyrelsesmøde Eventuelt 32 Lukket dagsorden. Fællesmøde for afdelingsbestyrelser og kontaktpersoner Fællesmøde mellem hovedbestyrelse og boligforeningens ansatte Næste hovedbestyrelsesmøde er allerede fastlagt til den 1. oktober 2012 kl. 18.00. Lukket dagsorden. Fastsættelse af dato og dagsorden for næste fællesmøde blev diskuteret. Fastlæggelse af dagsorden skal med på næste hovedbestyrelsesmøde. Peter Hadrup nævnte, at der fra personalets side var ønske om et årligt møde med deltagelse af hovedbestyrelse og personale. Tanken med mødet er blandt andet gensidig sparring vedrørende boligforeningens politik og målsætning. Lukket dagsorden. Hovedbestyrelsen besluttede, at næste fællesmøde afholdes den 15. november 2012. Hovedbestyrelsen syntes at fællesmødet er en god ide, og Gert Holm skal derfor snakke med personalet om hvornår dette skal afholdes. Side 13 af 13