Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 25. september 2014, kl. 16.00 i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund Bestyrelsen: Karen Christensen, Steen Brandi, Jacob Jakobsen, Karen Levin Nielsen, Ulla Kristensen Afbud: Karen Levin Nielsen KAB: Jens Elmelund, John Gilbert Nielsen, Brian Schnell, Jørgen Aastrup Indholdsfortegnelse Selskabet... 3 1. Forretningsorden for bestyrelsen... 3 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. maj 2014... 3 3. Referat fra repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014... 3 4. Revisionsprotokol... 3 5. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 4 6. Budget 2015 for boligorganisationens afdelinger... 4 7. Evaluering af bestyrelsesarbejdet i... 7 1/21
8. Nyt logo i... 7 9. Afholdelse af kurser i budget-regnskab og mødeledelse... 8 10. Målsætning for henlæggelser i afdelingerne... 9 11. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale... 10 12. Opfølgning på seminar den 11. maj 2014... 12 13. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser... 14 Sager til orientering... 14 14. Tilbud om konfliktmægling... 14 15. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen... 15 16. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen... 15 17. Selskabet økonomiske situation... 16 18. Investeringsforeninger... 17 19. Nyt fra afdelingerne... 18 20. Afdeling 1708-2 Gyldenstens Vænge, AlmenBolig+... 19 21. Næste møde... 20 22. Eventuelt... 20 23. Referat fra mødet fortrolighed... 21 Bilag 1: Budgetter 2015 for boligorganisationens afdelinger... 6 Bilag 2: Evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde... 7 Bilag 3: Servicerammen... 11 Bilag 4: Velkomstbrev... 11 Bilag 5: Opslag Ny beboer i opgangen... 11 Bilag 6: Notat Ældre-/handicapkode... 15 Bilag 7: Oversigt over egen trækningsret... 17 2/21
Selskabet 1. Forretningsorden for bestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 7. juli 2010. at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. maj 2014 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 22. maj 2014 er udsendt den 28. maj 2014. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 3. Referat fra repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 Referat af repræsentantskabsmødet afholdt den 22. maj 2014 er udsendt den 28. maj 2014. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 4. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i protokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/21
5. Meddelelser fra formanden Formanden vil give aktuelle meddelelser og berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. Budget 2015 for boligorganisationens afdelinger Afdeling 1701-1, Bøgebakken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 13. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 28. august 2014. Driftsbudgettet for år 2015 viser et underskud på 48.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse på 2,22 % pr. 1. januar 2015. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 22,51 kr. og udgør herefter 1.037,61 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 545.000 kr., hvilket svarer til 246 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 588.000 kr. Afdeling 1702-9 Kirkebakken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 19. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 2. september 2014. Driftsbudgettet for år 2015 balancerer, derfor ingen huslejeændring. Den gennemsnitlige leje er 976,52 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 580.000 kr., hvilket svarer til 174 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 599.000 kr. 4/21
Afdeling 1703-6 Kirkegade Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 13. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 4. september 2014. Driftsbudgettet for år 2015 viser et underskud på 7.000 kr. (underskud 9.340 kr. på familieboliger og et overskud på 2.340 kr. på ungdomsboliger), hvilket medfører en huslejeforhøjelse for familieboliger på 0,54 % og en lejenedsættelse for ungdomsboliger på 1,37 % pr. 1. januar 2015. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 6,28 kr. for familieboliger og udgør herefter 1.174,41 kr. pr. m² og nedsættes med 12,03 kr. for ungdomsboligerne og udgør herefter 829,36 kr. pr m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 420.000 kr., hvilket svarer til 250 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 485.000 kr. Afdeling 1704-3 Færgeparken II Afdelingsmødets godkendelse Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 12. september 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 12. september 2014. Driftsbudgettet for år 2015 viser et underskud på 51.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse på 2,69 % pr. 1. januar 2015. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 31,64 kr. og udgør herefter 1.206,29 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 265.000 kr., hvilket svarer til 164 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 326.000 kr. Afdeling 1705-0 Lundevej Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 12. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 26. august 2014. Driftsbudgettet for år 2015 viser et underskud på 23.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse på 3,61 % pr. 1. januar 2015. 5/21
Den gennemsnitlige leje forhøjes med 49,57 kr. og udgør herefter 1.425,12 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 85.000 kr., hvilket svarer til 183 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 132.000 kr. Afdeling 1706-8 Færgeparken III Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 12. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 4. september 2014. Driftsbudgettet for år 2015 balancerer, derfor ingen huslejeændring. Den gennemsnitlige leje er 893,01 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 495.000 kr., hvilket svarer til 185 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 383.000 kr. Afdeling 1707-5 Ådalsparken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 13. august 2014. Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 4. september 2014. Driftsbudgettet for år 2015 viser et underskud på 34.000 kr., hvilket medfører en huslejeforhøjelse på 2,41 % pr. 1. januar 2015. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 28,70 kr. og udgør herefter 1.218,25 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2015 udgør 190.000 kr., hvilket svarer til 160 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2014 udgør 415.000 kr. Bilag 1: Budgetter 2015 for boligorganisationens afdelinger at organisationsbestyrelsen godkender budget 2015 for alle afdelinger. 6/21
7. Evaluering af bestyrelsesarbejdet i På boligselskabets seminar den 11. maj 2014 blev der foretaget en evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde, og det blev besluttet, at dette bør ske en gang om året. I naturlig forlængelse af seminaret kan evaluering af bestyrelsens arbejde finde sted hvert forår i forbindelse med organisationsbestyrelsesmødet. Forud for mødet sendes vedlagte skema ud til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som skal svare og sende det retur inden mødet. På mødet diskuteres de samlede svar, og hvis det er relevant, sker der en opfølgning på evalueringen. Bilag 2: Evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde at organisationsbestyrelsen diskuterer bilaget, og beslutter sig for en fast procedure for evaluering. 8. Nyt logo i På boligselskabets seminar den 11. maj 2014 blev der stillet forslag om udskiftning af nuværende logo for. Det blev efterfølgende på organisationsbestyrelsesmødet den 22. maj 2014 besluttet, at organisationsbestyrelsen i arbejdede videre med et forslag om nyt logo til. På baggrund af inspiration fra andre KAB-administrerede boligselskaber, der har udskiftet deres logo for nyligt, stilles forslag om udskrivning af logokonkurrence. Furesø Boligselskab har netop afholdt en logokonkurrence om nyt logo, og fået rigtig mange gode forslag ind. Udskrivning af logokonkurrence I forbindelse med udskrivelse af en logokonkurrence skal det overvejes, hvor der skal annonceres, hvad boligorganisationen ønsker at tilbyde af præmier, og om der skal være flere præmier (første, anden og tredjepræmie) eller kun én. Derudover skal det besluttes, om boligorganisationen ønsker at give helt frie tøjler eller ønsker at lægge sig fast på nogle bestemte elementer fra starten. Annoncering Lokalaviser, evt. via pressemeddelelse KAB s Facebookside og hjemmeside Opslag i opgange/omdeles til beboere Kreative uddannelser/gymnasier eller lignende 7/21
Ønsker til logoet Hele frie tøjler Eller fastlægge: Farver Antal farver Hele boligselskabets navn med? Format (fx firkantet eller aflangt) Et særligt kendetegn (f.eks. træer, huse eller lignende) noget boligorganisationen ønsker at brande sig på. Præmier Penge eller gaver Flere præmier eller kun én. Estimeret tidsplan Logokonkurrence: en måned Udskiftning af skilte: seks uger Udskiftning af brevpapir m.v. to uger. Økonomisk overslag Logokonkurrence Annoncering (trykte medier) Præmier Skilte Udskiftning af skilte Diverse Samlet overslag 8.000 kr. 10.000 kr. 20.000 kr. 10.000 kr. 48.000 kr. - at organisationsbestyrelsen drøfter forslaget om udskrivning af logokonkurrence og nedsætter en arbejdsgruppe der arbejder videre med afholdelse af logokonkurrence, - at organisationsbestyrelsen bevilger 48.000 kr. af boligorganisationens arbejdskapital til afholdelse af logokonkurrence og udskiftning af skilte. 9. Afholdelse af kurser i budget-regnskab og mødeledelse På seminaret den 11. maj 2014 blev der rejst et ønske om afholdelse af et lokalt kursus i budget og regnskab, hvor der undervises i s egne budgetter og regnskaber. Endvidere blev rejst et ønske om afholdelse af et lokalt kursus i mødeledelse. 8/21
KAB kan tilbyde at afholde et kursus i budget-regnskab, der tager udgangspunkt i boligselskabets egne budgetter og regnskaber og afholde et kursus i mødeledelse. Begge kurser afholdes lokalt i Frederikssund. Prisen for afholdelse af et tre timers kursus i budget-regnskab lokalt i Frederikssund vil være i alt 2.750,00 kr. inkl. moms. Prisen for afholdelse af et tre timers kursus i mødeledelse lokalt i Frederikssund vil ligeledes være i alt 2.750,00 kr. inkl. moms. Det anbefales, at der inden der træffes endelig beslutning om afholdelse af kurser, aftales et minimum antal deltager for kursets gennemførelse. - at organisationsbestyrelsen fastsætter et deltagerminimum for kursernes gennemførelse og iværksætter en afdækning af, hvor mange der ønsker at deltage i de to kurser, - at organisationsbestyrelsen bevilger et kursus i budget og regnskab til i alt 2.750 kr. inkl. moms. Og et kursus i mødeledelse på i alt 2.750 kr. inkl. moms. Bevillingen er betinget af, at der kan samles de aftalte antal kursusdeltagere. 10. Målsætning for henlæggelser i afdelingerne På organisationsbestyrelsens møde den 27. maj 2014 blev forvaltningsrapport for boligorganisationen gennemgået og drøftet. Organisationsbestyrelsen besluttede på baggrund af gennemgang af forvaltningsrapporten, at boligorganisationen skal sættes fokus på afdelingernes henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, med henblik på at sikre at afdelingerne afsætter de nødvendige midler til vedligeholdelse af afdelingens ejendomme. Henlæggelsesniveau planlagte og periodiske vedligehold i 2013: Afdeling Kr. pr. m 2 Kr. pr. m 2 opsamlet Bøgebakken 249 385 Kirkebakken 161 180 Kirkegade 244 288 Færgeparken II 164 202 Lundevej 183 285 Færgeparken III 120 143 Ådalsparken 110 351 9/21
Behovet er forskelligt for de enkelte afdelinger, afhængigt af bygningernes alder, vedligeholdelsesstand mv. Det er dog også vigtigt for de nyere afdelinger, at der afsættes midler til planlagt og periodisk vedligehold, således fremtidens beboere sikres mod store pludselige lejestigninger i forbindelse med større vedligeholdelsesarbejder. KAB anbefaler, et minimum henlæggelsesniveau på 200 kr. pr. m 2 med opsamlet 400 kr. pr. m 2 for de enkelte afdelinger. at organisationsbestyrelsen drøfter henlæggelsesniveau og træffer beslutning om målsætning for henlæggelser i afdelingerne. 11. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maks. indgår tre til fem obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder fem temaer: 1. At bo og leve alment, 2. Service af ude- og fællesarealer, 3. Service på ejendomskontoret, 4. Service hjemme hos beboeren og 5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog 10/21
med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i seks afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende to elementer: 1. Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B- ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. 2. På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med to børn på 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefonnr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår 2015. Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni 2015. Bilag 3: Servicerammen Bilag 4: Velkomstbrev Bilag 5: Opslag Ny beboer i opgangen at organisationsbestyrelsen beslutter, - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces, 11/21
- at organisationsbestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte, - at organisationsbestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. 12. Opfølgning på seminar den 11. maj 2014 På seminaret den 11. maj 2014 blev der drøftet følgende punkter til opfølgning på organisationsbestyrelsesmødet: Bedre oplysning til beboerne om afholdelse af repræsentantskabsmøder I henhold til lov om almene boliger skal en almen boligorganisation have et repræsentantskab som er øverste myndighed i boligorganisationen. Repræsentantskabet skal bestå af boligorganisationens bestyrelse og et antal repræsentanter for hver boligafdeling. Repræsentantskabsmødet indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmer indkaldes eller kort tid herefter. Dagsorden for repræsentantskabsmødet og organisationsbestyrelsesmøderne gøres tilgængeligt for lejere ved at dagsordenen offentliggøres på KAB s hjemmeside under emnet Boligorganisationens dagsordener og referater. at beboerne informeres om hvornår en dagsorden offentliggøres på KAB s hjemmeside, og hvor de kan læse dagsordenen på hjemmesiden. Opfølgning på regler om tavshedspligt Medlemmer af bestyrelser i er omfattet af de regler og principper om tavshedspligt der i henhold til Lov om aktie- og anpartsselskaber gælder for medlemmer af selskabsbestyrelser. Afdelings- og organisationsbestyrelsens medlemmer har således tavshedspligt i forhold til henvendelser fra beboerne og andre beboere, og i forhold til øvrige fortrolige oplysninger f.eks. oplysninger om interne familieforhold, strafbare forhold, økonomiske forhold og politiske forhold mv. Beboere, der bliver valgt til afdelings- og/ eller organisationsbestyrelsen bliver i forbindelse med tiltrædelse i bestyrelsen informeret om regler for tavshedspligt og bekræfter samtidig med underskrift, at de er bekendt med regler for tavshedspligt. 12/21
Efter det afholdte seminar den 11. maj 2014 har KAB fulgt op på, om alle bestyrelsesmedlemmer har underskrevet en erklæring om tavshedspligt. Det har ved gennemgangen vist sig, at en del bestyrelsesmedlemmer ikke har underskrevet en erklæring. Dette er efterfølgende bragt i orden. at regler om tavshedspligt behandles på de næstkommende afdelingsbestyrelsesmøder og der orienteres om bestyrelsens tavshedspligt på de næstkommende afdelingsmøder Dialog med kommunen om tolkebistand ved anvisningsboliger Frederikssund Kommune har ret til at anvise beboere til hver fjerde ledige almene familiebolig til løsning af påtrængende boligsociale opgaver. Ved kommunal anvisning af fremmedsprogede lejere til boliger i har der i nogle situationer vist sig et behov for, at der deltager en tolk, så det sikres, at lejer kender reglerne og vilkårene for at bo i en almen bolig. at behovet for tolkebistand drøftes med Frederikssund Kommune ved næstkommende styringsdialogmøde. Hjemmeside løsning På seminaret blev det drøftet hvorledes bliver mere synlig i lokalmiljøet og samtidig højner informationsniveauet for boligansøgere og nuværende beboere i boligselskabet. Der var enighed om, at etablering af en hjemmeside for boligorganisationen og afdelingerne kunne være en del af løsningen. KAB har udviklet en hjemmesideløsning, der kan tilpasses boligorganisationens og afdelingers behov og ønsker til en lokal hjemmeside. Løsningen kommer med nogle foruddefinerede menupunkter, boligorganisationen selv skal fylde indhold i. Boligorganisationen kan ændre menuerne, hvis det ønskes. Boligorganisationen kan desuden vælge mellem forskellige funktioner som kalender, opslagstavle, nyhedsmodul, billedgalleri m.m., som boligorganisationen selv kan koble til og fra. Der er lagt vægt på, at det er en løsning, der er nem at vedligeholde og oprette indhold i. Den 30. juni 2014 blev der afholdt et informationsmøde i KAB, hvor hjemmesideløsningen blev fremvist. På mødet var der deltagelse af repræsentanter for. at organisationsbestyrelsen arbejder videre med etablering af hjemmesideløsning. 13/21
13. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. Sidste år deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. Sager til orientering 14. Tilbud om konfliktmægling Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter 14/21
varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er en informationspjece om tilbuddet på vej, som vil blive omdelt til de lokale ejendomskontorer. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling. Bilag 6: Notat Ældre-/handicapkode at organisationsbestyrelsen tager bilaget til efterretning. 16. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august 2014lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl. 09.00 22.00. I tidsrummet kl. 16.00 22.00 dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august 2015. 15/21
I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organisationsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge, om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Selskabet økonomiske situation Arbejdskapital Arbejdskapitalen står til rådighed for boligorganisationen som likvid pengebeholdning, dels til diverse udlæg, dels til opstart af projekter, til imødegåelse af tab og tilskud til afdelingerne. Der er ikke fastsat specifikke regler for arbejdskapitalens anvendelse, men det er forudsat, at dens midler anvendes inden for almenboliglovens rammer. Arbejdskapitalen opbygges ved overførsel af overskud fra boligorganisationens drift. Boligorganisationen kan endvidere vælge, at boligafdelingerne skal indbetale bidrag til arbejdskapitalen. Bidragene kan årligt højst udgøre 156 kr. pr. lejemålsenhed, indtil arbejdskapitalen i likvide midler for boligorganisationen som helhed udgør 3.026 kr. pr. lejemålshed (2014-tal). Disponibelt beløb i henhold til regnskab 2013 s arbejdskapital udgør 374.990 kr. pr. den 31. december 2013. Den disponible del er på 351.990 kr., hvilket svarer til 1.785 kr. pr. lejemålsenhed. Dispositionsfonden Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude over for eventuelle uforudsete begivenheder. Afdelingerne er lovmæssigt forpligtiget til at indbetale et bidrag, der udgør 544 kr. pr. lejemål årligt, indtil dispositionsfonden samlet set udgør 5.434 kr. pr. lejemålsenhed (2014-tal). Hvis dispositionsfonds-midlerne bringes under dette beløb, skal beboerne indbetale til dispositionsfonden. Disponibelt beløb i henhold til regnskab 2013 s dispositionsfondsmidler udgør 3.300.101 kr. pr. den 31. december 2013. 16/21
Den disponible likvide del er på 1.998.052 kr., hvilket svarer til 10.132 kr. pr. lejemålsenhed. Egen trækningsret Trækningsretten er en slags opsparingskonto, som 60 % af boligafdelingernes pligtmæssige bidrag, i form af A eller G bidrag, overføres til. Fra trækningsretten ydes tilskud til maksimalt 2/3 af udgifter til forbedringsarbejder. råder i 3. kvartal 2014 over en trækningsret på 534.389 kr. Trækningsretten ændres kvartal for kvartal i takt med løbende indbetalinger og afviklingsvilkår. Bilag 7: Oversigt over egen trækningsret at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Investeringsforeninger Som oplyst på sidste organisationsbestyrelsesmøde var værdiudviklingen for investeringsforeningerne i 2013 desværre ikke helt så positiv som vi tidligere har været vant til. Det ser dog fortsat ud til at resultatet i 2014 bliver betydeligt bedre. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 11. sep. 2014 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2013 Indre værdi (Kurs) 11. sep. 2014 Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele 2013 2.085.303 106,37 110,26 3,89 %-point 0,57 %-point SEB 908.200 106,97 110,80 3,83 %-point 0,30 %-point Nykredit Port. 4.550.738 108,47 112,89 4,42 %-point 0,60 %-point Der skal som sædvanligt tages visse forbehold for ovenstående værdiudvikling, da der kan forekomme store kursudsving (også negative) hen over året, afhængigt af bl.a. renteniveau. Det skal her pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. 17/21
Der foretages jævnligt vurdering af, om der skal investeres yderligere, ikke mindst i disse tider, hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der endvidere hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. Dette er i øjeblikket ikke relevant for Frederiksund Boligselskab. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Nyt fra afdelingerne Afdeling 1701-1 Bøgebakken Der skal tages stilling til finansiering af udgifterne i forbindelse med skimmelsvampesagerne. Afdelingen har igennem de seneste år været ramt af en række sager med skimmelsvamp, hvilket har påvirket afdelingens økonomi. For ikke at belaste afdelingen unødvendigt, er der drøftelse om, hvorvidt udgifterne på ca. 800.000 kr. kan afskrives over 20 år i stedet for over 10 år. Afdeling 1702-9 Kirkebakken Vinduesudskiftningerne pågår. Afdelingen har tidligere godkendt udskiftningen, som formentlig vil være tilendebragt sidst på året. Afdeling 1703-6 Kirkegade Drøftelse i forbindelse med helhedsplan pågår. Fristen for tilbagemelding fra rådgiver til KAB s byggeafdeling er primo oktober 2014. Det er efterfølgende meddelt, at kommunen formentlig ikke vil nedlægge beskyttelsesrummet på ejendommen, hvilket i givet fald vil betyde, at der skal ske en renovering af kælderen. Enkelte beboerklager, herunder en vandskade. Kommunen har nedrevet mur mod Fioma-grunden, og der er etableret nyt hegn. Afdeling 1704-3 Færgeparken II Der afholdes møde den 12. september 2014 for eventuel dannelse af en ny bestyrelse. En ekstern håndværker har forårsaget en vandskade, og forsikringsselskabet er kontaktet med henblik på en forsikringssag. 18/21
Afdeling 1706-8 Færgeparken III Vandskade i tre lejligheder. De tre lejere skal genhuses, da køkkenerne skal nedrives. Der igangsættes indledende undersøgelser med henblik på forsikringssag. Afdeling 1707-5 Ådalsparken Der pågår klage over en beboer, og der er klaget flere gange, over en enkelt beboers opførsel. Cykelskur under opførsel. Der udestår dog en afklaring med entreprenøren omkring højden af skuret. Generelt Overvejelse i forhold til beredskabsplan. Det er vigtigt, at selskabet til en hver tid er på forkant med eventuelle beredskabsforhold. Derfor ønskes en gennemgang af eksisterende forhold, eventuelt i samarbejde med beredskabet, således sat f.eks. tegningsmateriale slukker og andet grej er tidssvarende. På baggrund her vil der blive udarbejdet en indstilling til boligorganisationen. Alle afdelingsmøder er afholdt pr. den 25. september 2014. Da en servicemedarbejder er sygemeldt i øjeblikket, skal det besluttes, om der skal ansættes en vikar pr. 1. oktober 2014. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 1708-2 Gyldenstens Vænge, AlmenBolig+ Status Siden det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 18. februar i år, hvor grundkøb, oprettelse af afdeling og oprettelse af byggeudvalg blev besluttet, er der sket følgende: Skema A tilsagn blev givet rettidigt af Frederikssund Kommune, den 31. marts 2014. Efter udbudsrunde og dommerkomiteens evaluering blev team G.V.L. udråbt som vindere den 28. maj 2014. Vindende team er G.V.L. (totalentreprenør), BM Byggeindustri (boksproducent), Vandkunsten (arkitekt) og Esbensen / Sloth Møller (ingeniører) På baggrund af det vindende tilbud blev der indgået betinget totalentreprisekontrakt med G.V.L. dateret den 15. august, og fase 1 (skema B projektgrundlag) er sat i gang. 19/21
Den 12. august 2014 præsenteres Frederikssund Kommune for det vindende projekt, med det formål at få aftalt tidsplan for byggesagsbehandling, skema B behandling m.v. Efter dette møde meddeler Frederikssund Kommune, at projektet afviger så meget fra lokalplanen, at en ny lokalplan er nødvendig, hvilket vil tage ca. ni måneder at få på plads. Forsinkelsen betyder, at vilkårene i grundkøbsaftalen ikke kan opfyldes, nemlig skema B tilsagn i 2014. I skrivende stund pågår forhandlinger med Skanska om eventuelle vilkår for forlængelse af tidsfristen i grundkøbsaftalen, så det vindende projekt kan opføres som tiltænkt. I tilfælde af, at der ikke kan opnås enighed med Skanska, bliver det nødvendigt at ændre projektet så meget, at en ny lokalplan ikke er nødvendig. Uanset hvilket udfald de nuværende forhandlinger måtte have, indkaldes til byggeudvalgsmøde så snart et resultat foreligger, så de nødvendige beslutninger om projektet kan træffes. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 21. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 21. maj 2015, kl. 16.00 Repræsentantskabsmøde torsdag den 21. maj 2015, kl. 18.30 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Eventuelt 20/21
23. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. 21/21