Notat 05-10-2007 JL/ j Vedrørende: Ny indberetningsprocedure og indberetningssystem for oplysninger vedr. indvandreres uddannelsesbaggrund. Beskrivelse af procedurer, datastrukturer og dataformater Fordeling: INM; Udbydere af danskundervisning; Leverandører af administrative systemer til udbydere af danskundervisning. Skrevet af: Jesper Lund Version nr.: 1.4 Dette er en opdatering af det tilsvarende notat i version 1.3, dateret den 05-02-2007. I forhold til forrige version er dette notat kun opdateret m.h.t. til henvisning til øvrige notater, tidsangivelser og lign. Siden medio marts 2007 er den hidtidige procedure for udbydere af danskundervisnings indberetning af kursisternes medbragte uddannelses- og erhvervsforhold (UE oplysninger) ændret. Hvor UE oplysningerne fra maj 2004 blev indberettet sammen med udbydernes kvartalsvise aktivitetsdata, bliver de nu indberettet separat i et nyudviklet register med tilhørende internet adgang. UE oplysninger skal således ikke længere medtages i de kvartalsvise aktivitetsdata. I forbindelse hermed er der blevet foretaget en mindre ændring i de tekniske specifikationer for aktivitetsindberetningen. Dette er præcist beskrevet i et nyt indberetningsnotat herfor, jf. link: Indberetning af aktivitetsdata, ver. 1.7. Nærværende notat beskriver først proceduren for og indholdet af indberetningerne, som de ligger fast på nuværende tidspunkt. Herefter følger en præcis skematisk fortegnelse af data og hvilke værdier disse skal og kan antage. Endelig beskrives i sidste afsnit hvordan data, såfremt der foretages masseindberetning (se det efterfølgende afsnit), skal organiseres i et XML dokument.
Side 2 Overordnet beskrivelse af den nye indberetningsproces Udbydere af danskundervisning under integrationsloven har pligt til at indhente oplysninger hos deres undervisningsaktive kursister svarende til Danmarks Statistiks spørgeskema: Statistik om uddannelse og arbejde i udlandet. Disse baggrundsoplysninger om den enkelte kursist er hidtil blevet indberettet i sammenhæng med de aktivitetsdata, som kvartalsvist indberettes til INM. Fremover udgår UE oplysningerne af aktivitetsdataene, og de indberettes i stedet separat én gang for hver kursist. Den nye UE indberetning foregår på en web side udviklet af UNI C for INM. Adgangen til web siden er den samme som aktivitetsindberetningen og brugerinterfacet ligger tæt op af denne. De væsentligste forskelle fra aktivitetsindberetningen er imidlertid at: Udbyderne kan vælge enten at indtaste UE oplysningerne direkte på hjemmesiden eller overføre dem (upload) via en datafil i XML format (på linje med aktivietsindberetningen) Da UE oplysningerne er stamoplysninger, indberettes disse data kun én gang for hver kursist i princippet så snart oplysningerne er indsamlet af udbyderen. Udbyderne har dog mulighed for at se og revidere allerede indberettede oplysninger, hvis det ønskes. Der er faciliteter til at udbyderne kan downloade UE oplysninger indberettet af dem til et Excel regneark. UE oplysningerne er ændret. Dels udgår spørgsmålene om erhvervsarbejde, dels gives der mulighed for en mere detaljeret registrering af kursistens uddannelse. Hvem skal indberette Alle udbydere, som varetager danskundervisning under danskundervisningsloven, indberetter direkte til INM. Hvornår skal der indberettes I modsætning til aktivitetsindberetningen, er UE oplysningerne ikke knyttet til en bestemt periode. De kan derfor indberettes løbende. I praksis forventer INM, at indberetning af nye UE oplysninger eller revision af eksisterende oplysninger, foretages mindst én gang per kvartal. Med samme frekvens vil INM få udsendt rykkere til udbyderne, der viser oversigter over CPR nr, som er indberettet i aktivitetsdataene, men som udbyderen endnu ikke har indberettet UE oplysninger for. Det nye system er planlagt er åbnet per april 2007. Her blev alle UE oplysninger, som INM allerede har registeret for kursister, som har været undervisningsaktive ved den enkelte udbyder, indlagt i databasen. Samtidig gives hver udbyder adgang til en oversigt over CPR nr. for hvilke INM aktuelt mangler UE oplysninger. Denne liste vil ikke inkludere kursister, som har været undervisningsaktive før 1.1.2005, da Danmarks Statistik ikke længere opdaterer registre for personer indvandret i 2004 eller tidligere Hvilke kursister skal indberetningen omfatte: Indberetningen skal omfatte alle kursister, som er eller har været undervisningsaktive under danskundervisningsloven ved den enkelte udbyder. Når systemet er i gang, vil det såle-
Side 3 des kun være nystartede kursister, som kvartalsvist skal indberettes. Der skal ikke indberettes UE-oplysninger for kursister, som alene går op til prøve hos den pågældende udbyder som privatister, eller for kursister, som alene modtager rekvireret undervisning hos udbyderen. Hvilke oplysninger skal indberettes De oplysninger, der skal indberettes, er næsten identiske med de oplysninger, som tidligere indgik i aktivitetsindberetningen. Der er dog følgende ændringer: Spørgsmålene om erhvervserfaring fra hjemlandet udgår og skal ikke længere indberettes. Der gives sprogcentrene en (frivillig) mulighed for at registrere det præcise antal år kursisten har gået i grundskole. Der gives sprogcentrene en (frivillig) mulighed for at lave en mere detaljeret registrering indenfor det nuværende spørgsmål om kursistens højeste uddannelse. Enkelte spørgsmål har fået tilføjet en Uoplyst/Ukendt kategori. Til sidst i dette notat er der udarbejdet et nyt registreringsskema til netop de UE oplysninger, som skal indberettes fra den 15.3.2007. Der er ikke nogen periodeangivelse i data. Hvilke krav stilles der til validiteten af de indberettede data Når UE data for et CPR-nr. enten overføres eller indtastes, sker der samtidig en datavalidering. Kun hvis denne validering godkendes, bliver den pågældende kursists UE data skrevet til det bagvedliggende register. En udbyder kan altså opleve at blive rykket for UE data for en kursist, for hvem de allerede har forsøgt at uploade/indtaste data, men hvor data ikke blev sendt til UNI Cs database på grund af valideringsfejl. Datavalideringen af den enkelte kursists data består af tre elementer: 1) Data skal indberettes med de rigtige koder for de forskellige kategorier, ligesom fx årstal skal ligge indenfor bestemte intervaller. Alle disse formatkrav er beskrevet i det efterfølgende afsnit Feltspecifikationer. 2) Der må ikke være mangler i data, som ikke er naturligt forekommende. Dette gælder dog ikke de detaljerede spørgsmål om antal års grundskolegang i udlandet, højeste uddannelse og spørgsmålet til tekstspecifikation af uddannelsen. For visse af de øvrige spørgsmål er der indført en lovlig Uoplyst kategori, som kan og skal bruges, når det ikke har været muligt at få information om det pågældende emne. Dette fremgår af feltspecifikationen nedenfor. 3) Der kan evt. i samarbejde med Danmarks Statistik blive indlagt diverse konsistenscheck.
Side 4 Hvad skal der til før indberetningerne godkendes Som beskrevet ovenfor godkendes data kursist for kursist. Hvert kvartal sendes en liste til udbyderne med CPR nr. på kursister, for hvem INM mangler UE oplysninger. INM tager udgangspunkt i at alle relevante kursister skal have UE data indberettet, men vil dog acceptere en lille andel af manglende kursister. Som udgangspunkt vil dette acceptniveau blive sat ved 5 pct. af de kursister, som indberettes via aktivitetsindberetningen og for hvilke der skal indberettes UE oplysninger. Som manglende tæller også indberetninger for kursister, hvor data ikke overholder datavalideringen beskrevet ovenfor. Hvordan skal data indberettes Data kan indberettes på to måder: a) Oplysningerne kan tastes ind direkte på hjemmesiden, kursist for kursist. b) Data kan organiseres i en XML fil for et vilkårligt antal kursister og indberettes ved fil-upload. Skemadefinitionen på denne XML fil er beskrevet i sidste afsnit i dette notat. De to indberetningsformer kan blandes. Opdateringer af allerede indberettede data Data for den enkelte kursist kan til enhver tid ændres/opdateres. Dette kan ske både direkte på hjemmesiden via indtastningsskærmbilledet og, hvis data uploades fra en fil, for en kursists som findes i forvejen. I sidstnævnte tilfælde opdateres alle felter med de nye data. Uanset under hvilken form data ændres/opdateres vil systemet gøre brugene opmærksom på, at der allerede ligger data, som vil blive overskrevet. Ved XML upload kan brugeren da angive, at kun nye CPR nr. skal tilføjes, eller at alle de CPR nr., som aktuelt uploades, skal skrives til databasen, selvom det overskriver eksisterende data. Hvilke ændringer er der i aktivitetsindberetningen Den hidtidige kvartalsvise aktivitetsindberetning er ændret således, at oplysninger om uddannelse- og erhvervsbaggrund ikke længere skal indberettes i denne sammenhæng. Brugeren har fremover to muligheder: 1) Man kan indberette som hidtil (XML skema version 1.6). UE oplysningerne vil ikke blive overført til indberetningsdatabasen, og de kan være tomme eller udfyldt i XML dokumentet. Hvis de er udfyldt skal de dog opfylde XML skemaets formatkrav (valide værdier), selvom de efterfølgende ignoreres. Tomme UE felter skal altid optræde som tags i XML filen som hidtil. 2) Der er lavet en ny XML skemadefinition version 1.7, hvor disse variable ikke længere indgår. Der er lavet et nyt indberetningsnotat for aktivitetsindberetningen med dette versionsnummer.
Side 5 Datastrukturen i skematisk form Nedenstående figur viser datastrukturen i skematisk form. Som det ses findes der kun én tabel i databasen. Felter som er nøglefelter, dvs. at en given kombination heraf kun må forekomme én gang i databasen, står med fed skrift. Kursist_UEdata Ukode KCprNr KAlmSkolegang KSkoleIHjem KSkoleIHjemSpec KStudent KErhvervUdd KUddHjem KUddHjemSpec KHvilkudd KUddStedHjem KUddHjemVar KAfslutAar KTeoprak Felt specifikationer I det følgende angives de nøjagtige specifikationer for de felter, som er indeholdt i tabellen. For en række felter er de lovlige værdier af overskuelighedsgrunde dog angivet i en tabel efterfølgende. Bemærk: Er et felt markeret med X i kolonnen obligatorisk, betyder det, at det altid skal være udfyldt. Er feltet markeret med betyder, det, at feltet skal være udfyldt, med mindre det foranstående filterspørgsmål gør det irrelevant. I det sidste tilfælde skal feltet stå tomt (blankt). Filterstrukturen i data er som følger: Hvis KAlmSkolegang = 2 => samtlige resterende variable skal være blanke Hvis KAlmSkolegang = 1 => alle variable til og med KErhvervUdd skal være udfyldt, bortset fra KSkoleIHjemSpec, som er frivillige at registrere, og derfor kan stå blanke. Herefter: Hvis KErhvervUdd = 2 => samtlige resterende variable skal være blanke Hvis KErhvervUdd = 1 => samtlige resterende variable skal være udfyldt, bortset fra KUddHjemSpec og KHvilkudd, som er frivillige for udbyderen af registrere, og derfor kan stå blanke.
Side 6 Bemærk at visse variable har en kode for Uoplyst, hvorved feltet betragtes som udfyldt, hvis spørgsmålet skal besvares. Hvis spørgsmålet er irrelevant (filtreret ud), skal det altid stå blankt. Kursist_UEdata tabellen Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk Ukode Udbyder kode (=sprogcenter kode i offentlig udbyder regi) Tal, seks cifre Skal være konstant og = brugernavn, som har logget sig på hjemmesiden. KCprNr Kursistens CPR nummer Tekst, 10 tegn der accepteres kun alm. CPR, som overholder modulus 11 test. KAlmSkolegang KSkoleIHjem Gået i skole i andet land end DK Kursistens grundskolegang i hjemlandet KSkoleIHjemSpec Kursistens grundskolegang i hjemlandet, specifikt antal år Talkode, 1 ciffer 1 = Ja 2 = Nej Talkode, 1 ciffer 1 = 1-6 år 2 = 7-8 år 3 = 9-10 år 4 = 11+ år Tal, to cifre, værdier 1 20 KStudent Er kursisten student Talkode, 1 ciffer 1 = Ja 2 = Nej 9 = Uoplyst KErhvervUdd Har kursisten gennemført en erhvervsuddannelse Talkode, 1 ciffer 1 = Ja 2 = Nej KUddHjem Kursistens uddannelsesområde, hovedkategorier Talkode, 2 cifre (1-16) Se listen nedenfor. KUddHjemSpec Specifikt uddannelsesområde. Talkode, 4 cifre, jf. skema nedenfor KHvilkudd Beskrivelse af uddannelse Tekst, 75 tegn KUddStedHjem Uddannelsessted Talkode, 2 cifre (1-24) Se listen nedenfor. KUddHjemVar Varighed af uddannelse Talkode, 1 ciffer 1 = Under 1 år 2 = 1 3 år 3 = 3 5 år 4 = 5 år eller mere KAfslutAar KTeoprak Årstal for afslutning af uddannelse Var udd. teoretisk eller praktisk Årstal, 4 cifre, fx 2002 9999=uoplyst Talkode, 1 ciffer 1 = Mest/kun praktisk 2= Mest/kun teoretisk 9 = Uoplyst X X X (uoplyst mulig) (uoplyst mulig) (uoplyst mulig)
Side 7 Kodelister for felter KuddStedHjem hhv. KUddHjem Uddannelsessted i hjemlandet Uddannelse i hjemlandet (KUddStedHjem) (KUddHjem) 1 = Landbrugsskole, husholdningsskole 1 = Landbrug, fiskeri 2 = Jordbrugsuniversitet 2 = Jern og metal 3 = Håndværksskole, fagskole 3 = Teknik, industri i øvrigt 4 = Industrilaborantskole 4 = Grafiske fag 5 = Ingeniørskole 5 = Byggefag 6 = Teknisk universitet, arkitektskole 6 = Fødevarer 7 = Handel og kontor 7 = Handelsskole 8 = Samfundsfag/Samfundsvidenskab 8 = Højere handelsskole 9 = Naturvidenskab 9 = Handelsuniversitet 10 = Transport, kommunikation 10 = Biblioteksskole 11 = Social- og sundhedsvæsen 11 = Socialrådgiverskole, journalistskole 12 = Pædagogisk uddannelse 12= Politiskole, officersskole 13 = Kultur, kunst 13 = Lærerseminarium, pædagogseminarium 14 = Erhvervssprog/Humaniora 14 = Social- og Sundhedsskole 15 = Politi, militær 15 = Apoteksass.skole, hospitalslaborantskole 16 = Anden serviceuddannelse 16 = Sygeplejeskole, terapeutskole, jordemoderskole, 17= Farmaceutskole, tandlægeskole 18 = Transportskole, søfartsskole 19 = Maskinmesterskole 20 = Filmskole, teaterskole 21 = Designskole 22 = Kunstakademi, musikkonservatorium 23 = Andet universitet 24 = Uddannet uden skoleophold
Kodeliste for feltet KUddHjemSpec Hovedområde Kode Betydning Landbrug, fiskeri 101 Dyrlæge 102 Fisker 103 Gartner 104 Landbrugstekniker 105 Landmand 106 Skov- og landskabsingeniør 107 Andet/Ukendt område indenfor landbrug eller fiskeri Jern og metal 201 Automekanik 202 Elektromekanik 203 Maskinarbejder 204 Mekaniker 205 Skibshåndværk 206 Smed 207 Værktøjsmager 208 Andet/Ukendt område indenfor jern- og metalfag Teknik, industri i ø 301 Arkitekt 302 Elinstallatør 303 Ingeniør 304 Tekniker 305 VVS-teknik 306 Sadelmager 307 Skomager 308 Skrædder 309 Andet/Ukendt område indenfor øvrig teknik, industri Grafiske fag 401 Bogbinder 402 Litograf 403 Grafiker 404 Pressefotograf 405 Trykker 406 Tryktekniker 407 Typograf 408 Typotekniker 409 Andet/Ukendt område indenfor grafiske fag Byggefag 501 Brolægger 502 Elektriker 503 Glarmester 504 Maler 505 Murer 506 Snedker 507 Tømrer 508 VVS-montør 509 Andet/Ukendt område indenfor byggefag Fødevarer 601 Bager 602 Kok 603 Levnedsmiddeltekniker/-ingeniør, 604 Mejerist 605 Slagter 606 Tjener 607 Økonoma 608 Andet/Ukendt område indenfor fødevarer
Handel og kontor 701 Butiksassistent 702 Dekoratør 703 Edb-assistent 704 Kontor-/bank-/forsikringsassistent 705 Lægesekretær Samfundsfag/Samfundsvidenskab 706 Andet/Ukendt område indenfor handel og kontor 801 Datanom/datamatiker Side 9 802 Jurist 803 Merkonom 804 Psykolog 805 Revisor 806 Socialrådgiver 807 Sociolog 808 Økonom 809 Andet/Ukendt område indenfor samfundsfag/samfundsvidenskab Naturvidenskab 901 Biolog 902 Datalog 903 Forsikringsvidenskab 904 Fysiker 905 Geograf 906 Kemiker 907 Matematiker 908 Statistiker 909 Andet/Ukendt område indenfor naturvidenskab Transport, kommunikation 1001 Chauffør 1002 Havne-/terminalarbejde 1003 Pilot 1004 Radiotelegrafist 1005 Redder 1006 Skibsassistent 1007 Styrmand 1008 Andet/Ukendt område indenfor transport & kommunikation Social- og sundhedsvæsen 1101 Ergo-/fysioterapeut 1102 Farmaceut 1103 Hospitalslaborant 1104 Læge 1105 Radiograf 1106 Sygeplejer 1107 Tandlæge 1108 Andet/Ukendt område indenfor social- og sundhedsvæsen Pædagogisk uddannelse 1201 Børneforsorg 1202 Folkeskolelærer 1203 Pædagog 1204 Pædagogisk kandidat 1205 Socialpædagog 1206 Andet/Ukendt område indenfor pædagogisk uddannelse
Side 10 Kultur, kunst 1301 Filminstruktør 1302 Konservator 1303 Kunsthåndværker 1304 Kunstner 1305 Musiker 1306 Sanger 1307 Skuespiller 1308 Andet/Ukendt område indenfor kultur og kunst Erhvervssprog/Humaniora 1401 Arkæologi 1402 Bibliotekar 1403 Historie 1404 Journalist 1405 Medievidenskab 1406 Sprog/litteratur 1407 Teologi 1408 Tolk 1409 Andet/Ukendt område indenfor erhvervssprog/humaniora Politi, militær 1501 Forsvarsuddannelse 1502 Fængselsbetjent 1503 Officer i hæren/søværnet/flyvevåbnet 1504 Politibetjent 1505 Andet/Ukendt område indenfor politi og militær Anden serviceuddannelse 1601 Ejendomsfunktionær 1602 Frisør 1603 Kosmetiker 1604 Optiker 1605 Ortopædist 1606 Urmager 1607 Varmemester 1608 Andet/Ukendt område indenfor anden serviceuddannelse
Side 11 XML skemadefinition Nedenstående XML skemadefinition findes også på INMs hjemmeside som separat dokument. Vær opmærksom på følgende: Namespace referencen i headeren er http://statistik.uni-c.dk/inmindb/v1.6. Feltet version angiver hvilken version af skemaet. Kun XML dokumenter af samme version, for denne 1.3, validerer mod dette skema. For tabellen kræves det at felterne kommer i en bestemt rækkefølge (samme som i definitionerne ovenfor). Dette er angivet med <xs:sequence> tag en. For nogle felter kræves det, at der altid står en tag for feltet uanset om der findes data eller ej. Dette krav kan ses ved specifikationen nillable="true" i <xs:element> tag en tilhørende feltet. Feltet produktkode er systemleverandørens frivillige mulighed for at angive fx systemnavn og version på det system, der har produceret XML filen. Maksimalt 256 tegn fri tekst. XML skema findes i separat dokument INM_UEdata_v13.xsd
Side 12 Registreringsskema til UE oplysninger ved sprogcentrene per 15.3.2007 Nærværende skema omfatter de spørgsmål, som per 15.3.2007 skal indberettes til INM. Det kan således benyttes af sprogcentrene ved udfyldelsen sammen med kursisterne. Skemaet ligger som separat dokument på INMs hjemmeside. Se separat dokument med nyt registreringsskema