ANNONCERING BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Begrænset udbud Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet Juni 2012 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet... 4 4. Generelle form- og procedurekrav... 5 5. Udvælgelse... 6 6. Udvælgelse af deltagere... 8 7. Ansøgningens opbygning... 9 8. Tildeling af kontrakt... 10 9. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger... 10 10. Praktiske forhold... 10 11. Tidsplan... 11 2
BETINGELSER FOR ANNONCERINGEN 1. Indledning Disse betingelser for prækvalifikation gælder for Aarhus Universitet ( Ordregiver ) indhentning af tilbud vedrørende udbud af Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet. Denne tilbudsindhentning annonceres på: www.udbud.dk Materialet er offentliggjort den 29. juni 2012. Opgaven er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og Udbudsdirektivet finder som hovedregel ikke anvendelse i forbindelse med denne tilbudsindhentning. Opgaven udbydes dog i overensstemmelse med Udbudsdirektivet art.21 vedr. Bilag II B Tjenesteydelser, og Udbudsdirektivets art. 23 og 35, 4finder således anvendelse. 2. Ordregiver Ordregiver i forbindelse med denne annoncering er: Aarhus Universitet Nordre Ringgade1 8000 Aarhus C Danmark 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og rettes til: Aarhus Universitet Agnethe Toft Andresen Indkøb Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N E-mail: ata@adm.au.dk 3
Ved henvendelse fra ansøger skal Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet anføres. 3. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet 3.1 Formål og baggrund for annonceringen Ordregiver ønsker at indgå en 2 årig rammeaftale (med option på yderligere 2 gange 1 år) om patentkonsulentydelser. Rammeaftalen er opdelt i 3 delaftaler hvoraf 2 delaftaler omhandler et defineret fagområde med opgaveløsning indenfor, men ikke begrænset til, nyhedsundersøgelser, patenterbarhedsvurderinger, udformning og indlevering af ansøgninger, korrespondance med myndigheder om verserende ansøgninger, vedligeholdelse af ansøgninger og udstedte patenter samt 1 delaftale omhandlende generel IP rådgivning: Delaftalerne er: 1. Fagområdet Life Science herunder lægemidler & diagnostik (human og veterinær), bioteknologi (alle "farver"), fødevarer, organisk kemi, plantebiologi, medicoteknik (medical devices) 2. Fagområdet Physical Sciences herunder elektronik, IT, telekommunikation, software, uorganisk kemi, miljø- og energiteknologi, optik, laser, procesteknologi, materialeteknologi, mekanik, byggeri, 3. Generel IP rådgivning herunder rådgivning om immaterielret, varemærker og øvrige immaterielle rettigheder (design, plantebeskyttelse, domænenavne o. lign.), tolkning af IPR vilkår i kontrakter, tolkning af domstolsafgørelser og IPR lovgivning (national & international), uddannelse af TTO medarbejdere i IPR og oplæg for ansatte på AU og hospitalerne i Region Midtjylland om IPR samt organisationsudvikling af TTO på IPR området. Den forventede årlige kontraktsum for Rammeaftalen er 7-8 millioner DKK årligt. Yderligere information samt den forventede fordeling af kontraktsummen på de enkelte delaftaler offentliggøres i de fremtidige betingelser for tilbudsafgivelse. 3.2 Prækvalifikationsbetingelser Nærværende betingelser for prækvalifikation anvendes i forbindelse med ansøgninger om deltagelse. De fremtidige betingelser for tilbudsafgivelse vil blive sendt til de prækvalificerede 4
ansøgere, efter meddelelse om prækvalifikation, og det materiale vil nærmere beskrive indkøbet, herunder den estimerede værdi af kontrakten og delaftalerne samt mindstekrav til ydelsen. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse. Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 31. august 2012 kl. 14.00. 4.3 Aflevering af anmodning om prækvalifikation Anmodning om prækvalifikation skal sendes til elektronisk via e-mail, gerne i én fil, der er wordkompatibel. Anmodningen skal sendes til: Agnethe Toft Andresen E-mail: ata@adm.au.dk Mailen bør i emnefeltet have overskriften Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet. Yderligere skal anmodning om prækvalifikation fremsendes eller afleveres i printet udgave i 2 eksemplarer til: Aarhus Universitet Indkøb Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Att.: Agnethe Toft Andresen De 2 eksemplarer skal indleveres i lukket emballage mærket Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet, må ikke åbnes af poståbningen. Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for aflevering af materialet. Ansøger kan kun aflevere én ansøgning. 5
4.4 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk eller engelsk. 4.5 Honorar Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.6 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom. 5. Udvælgelse 5.1 Ansøgers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Ordregiver beviseligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. 6
h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. 5.1.1 Dokumentation For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)-d) og f)-g) ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt betingelserne for prækvalifikation som FORMULAR A. Ansøger skal ikke godtgøre at udelukkelsesgrundene (e) og (h) ikke er til stede. Opmærksomheden henledes på, at tro- og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og love-erklæringen medfører at ansøgningen anses for ukonditionsmæssig. Ansøger er forpligtiget til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, hvis Ordregiver anmoder herom. 5.2 Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver Tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. 5.2.1 Dokumentation Ansøger skal afgive erklæring på tro- og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Denne skal afgives sammen med ansøgningen om deltagelse. 5.3 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at tilbudsgiveren har den rette tekniske formåen, skal ansøgeren levere følgende oplysninger: Overordnet virksomhedsbeskrivelse Beskrivelse af virksomhedens erfaringer med at løse opgaver for offentlige myndigheder, svarende til de i dette udbud omhandlede 7
5.3.1 Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal tilbudsgiveren udfylde Bilag 1A Ansøgningsblanket og herunder levere følgende: Overordnet virksomhedsbeskrivelse, herunder en beskrivelse af antal ansatte indenfor de i forhold til dette udbud relevante fagområder samt virksomhedens organisatoriske struktur m.v. (Der bør ikke være beskrivelser af medarbejderne, metoder og arbejdsgange i forhold til opgaveløsningen). Endvidere ønskes beskrevet virksomhedens organisatoriske struktur inklusiv væsentlige internationale samarbejdspartnere og underleverandører til for eksempel administration af årsgebyrer. Beskrivelsen bedes maksimalt fylde 3 A4 sider, pr. delaftale der ansøges om prækvalifikation til. Erfaringer med at løse opgaver for offentlige myndigheder, svarende til de i dette udbud omhandlede. Ansøger bedes beskrive virksomhedens relevante referencer for lignende opgaver udført indenfor de seneste 3 år regnet fra offentliggørelse af nærværende betingelser for prækvalifikation. Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende. Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende. 5.4 Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Ansøgninger som ikke indeholder den dokumentation som anført under punkterne 5.1.1, 5.2.1 og 5.3.1, vil blive anset for at være ukonditionsmæssige og vil derfor ikke blive taget i betragtning. 6. Udvælgelse af deltagere 6.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. Ansøgningen indeholder tro- og loveerklæring om, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5.1.1og 5.2.1. Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation jf. punkt 5.3.1 6.2 Antallet af deltagere Der kan anmodes om deltagelse til én eller flere delaftaler. 8
Ordregiver vil prækvalificere fem virksomheder på hver delaftale. Virksomhederne vil efterfølgende blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet for tilbudsafgivelse. 6.3 Proceduren for udvælgelse Såfremt der er flere egnede ansøgere, end Ordregiver har angivet at ville prækvalificere, vil Ordregiver på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til afgivelse af tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 5. Ordregiver vil prækvalificere de fem ansøgere, der på baggrund af den beskrevne tekniske og faglige formåen, vurderes at være bedst egnede til at varetage en Rammeaftale om patentkonsulentydelser på Aarhus Universitet. Ordregiver vil, ved udvælgelsen, vurdere, hvorledes den mest optimale konkurrencesituation i tilbudsfasen sikres. Ordregiver vil derfor så vidt muligt udvælge forskellige typer af virksomheder, herunder større og mindre virksomheder. 7. Ansøgningens opbygning 7.1 Obligatoriske dokumenter Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede og vedlægge FORMULAR A i udfyldt stand. Endvidere, skal ansøgeren udfylde og vedlægge Bilag 1 Ansøgningsblanket. 7.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 7.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 7.3 Ønsket opbygning Ansøgningen bedes indleveret i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsblanket (Bilag 1) Tro og love erklæring (Formular A) Eventuel yderligere dokumentation 9
8. Tildeling af kontrakt De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse, som udsendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Spørgsmål vedrørende betingelser for prækvalifikation skal fremsættes skriftligt på dansk eller engelsk. Eventuelle spørgsmål fremsendes per e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 2.1. Spørgsmål skal være modtaget senest den 22. august 2012. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende Rammeaftale om patentkonsulentydelser til Aarhus Universitet. Alle spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest den 24. august 2012 blive offentliggjort i anonymiseret form på www.udbud.dk. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af betingelserne for prækvalifikation. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål på www.udbud.dk. 10. Praktiske forhold 10.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 10.2 Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. 10.3 Fortrolighed 10
Ordregiver vil sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. 10.4 Ubetinget tavshed for ansøger Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 11. Tidsplan Dato Aktivitet 29. juni 2012 Betingelser for prækvalifikation offentliggøres 22.august 2012 Frist for spørgsmål til betingelser for prækvalifikation 24. august 2012 Frist for nye oplysninger vedrørende prækvalifikationen og for offentliggørelse af samtlige spørgsmål og svar på ordregivers hjemmeside 31. august 2012 Frist for anmodning om prækvalifikation kl. 14:00. Uge 37 38. Meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne tidsramme er vejledende 11