Strategiplan 2017-2020 Administration og Service
Udgiver: Miljø- og Energiforvaltningen Administration og Service Udgivelse: 09.02.2016 Sagsnr.: 2016-0072017 Dok.nr.: 2016-007207-1 Tekst: Strategiplanlægning 2017-2020 for Miljø- og Energiforvaltningen, Administration og Service Strategiplan februar 2016 Side 2 af 7
1. Indledning Tidligere blev alle de fælles administrative opgaver og myndighedsfunktioner varetaget af Aalborg Forsyning, Administration, men som en konsekvens af vandsektorlovgivningen blev de fællesadministrative opgaver og servicefunktioner organiseret i to enheder Aalborg Forsyning, Service A/S og Aalborg Forsyning, Administration, som efter de seneste organisationsændringer pr. 1. december 2014 og pr. 1. januar 2016 nu benævnes henholdsvis Aalborg Service A/S og Administration og Service. Myndigheds og planlægningsfunktionerne blev ved organisationsændringerne pr. 1. december 2014 overført til en ny forvaltningsafdeling: Miljø- og Energiplanlægning. Der er udarbejdet selvstændige strategiplaner for hver enhed, men for at fastholde den synergi, der er imellem enhederne, er der på relevante områder sket en koordinering imellem strategiplanerne især mellem Administration og Service og Aalborg Service A/S. Der er her således tale om en strategiplan, der sikrer, at medarbejderne i Administration og Service samt medarbejderne i Aalborg Service A/S arbejder efter fælles visioner, værdier og målsætninger. Det strategiske grundlag, enhederne arbejder på, vil dog med de seneste strukturændringer være forskelligt, jfr. Vandsektorlovens begrænsninger samt i henhold til de seneste strukturændringer vedrørende etablering af en ny energikoncern i 2015 med Nordjyllandsværket A/S som den førende trendsætter. Det er besluttet i Chefgruppen (forvaltningens fælles ledergruppe), at strategiplanperioden frem over følger budget- og budgetoverslagsperioden på i alt 4 år. Det er endvidere besluttet i Chefgruppen, som fremover udgør Styregruppen for Strategiplanlægningen i Miljø- og Energiforvaltningen, at afdelingernes strategiplaner udarbejdes efter en fælles skabelon, som dog åbner mulighed for visse frihedsgrader med hensyn til opdeling mv. Det forudsættes, at selskaberne i vandkoncernen og den nye energikoncern ligeledes udarbejder strategiplaner efter denne skabelon og under hensyntagen til det overordnede værdigrundlag mm., som via Kultur- og Værdiprojektet blev udarbejdet og vedtaget i 2015 med en stor grad af involvering af ForvaltningsMedbestemmelsesUdvalget (FMU), LokalMedbestemmelsesUdvalgene (LMU erne) og PersonaleMedbestemmelsesUdvalgene (PMU erne) samt ikke mindst medarbejderne i de enkelte afdelinger og kontorer. Kultur- og Værdiprojektet har omfattet en revurdering af den fælles mission, vision samt det fælles værdigrundlag. Disse forhold blev stadfæstet på et fælles LMUstormøde i maj 2015 og blev præsenteret for alle medarbejdere på Værdimessen i Gigantium i august 2015. Den overordnede mission, vision og værdier udgør en del af det strategiske grundlag for Miljø- og Energiforvaltningen og for selskaberne. Med dette afsæt har de enkelte LMU er og PMU er i forvaltningen, og dermed også det fælles LMU for Administration og Service samt Aalborg Service A/S i samarbejde med medarbejderne på de enkelte Strategiplan februar 2016 Side 3 af 7
kontorer defineret sin egen mission, vision og værdigrundlag, jfr. senere i strategiplanen. Med dette udgangspunkt blev der senere i 2015 vedtaget en fælles HR-strategi for Miljøog Energiforvaltningen, som også er gældende i Vandkoncernen og Energikoncernen. Forbindelsen mellem HR-strategiens 6 pejlemærker og den overordnede vision og værdiggrundlag mv. ses tydeligt: Mål- og kerneopgaver Samarbejde og netværk Innovation Fælles stærk ledelse Social kapital Arbejdsglæde/robusthed Værdierne og HR-pejlemærkerne er to sider af samme sag. Vi vil fremme de velfungerende, forandringsdygtige og attraktive arbejdspladser, som er kendetegnet ved opgaveløsning af høj kvalitet, et godt samarbejde og et godt arbejdsmiljø. I forlængelse af den nye mission, vision og værdier samt både ny HR-strategi og nyt strategisk forretningsgrundlag er det vurderet, at målsætningerne fra sidste strategiplan stort set også kan anvendes for 2017. Det forventes, at der i løbet af efteråret 2016 i regi af den fælles ledergruppe for Administration og Service samt Aalborg Service A/S vil blive igangsat et projekt med henblik på at udarbejde handleplaner, idet det er fundet hensigtsmæssigt, at dette arbejde ligger så tæt på planperioden som muligt og dermed sidst på året. Handleplanerne skal omhandle de indsatser, som kontorerne i Administration og Service samt Aalborg Service A/S på baggrund af målsætningerne og det nye strategiske grundlag, vil igangsætte i planperioden. 2. Mission Overordnet mission for Miljø- og Energiforvaltningen vores eksistensberettigelse Vi skaber tryghed og bæredygtighed også for kommende generationer. Mission for Administration og Service Synergi og kreative løsninger. Vi sikrer, at indsigt, viden og erfaring skaber synergi på tværs af organisationen Vi sikrer effektivitet og sikker drift med fokus på service Vi skaber kreative og innovative løsninger, der understøtter organisationens forretningsstrategi og målsætninger Strategiplan februar 2016 Side 4 af 7
3. Vision Overordnet vision for Miljø- og Energiforvaltningen vores ledestjerne Aalborg for fremtiden Vi fremmer miljøbevidst og bæredygtig adfærd som grundlag for grøn omstilling Vi skaber helhedsløsninger, der opfylder samfundets behov for fornyelse, tryghed og sikker drift Vi sikrer, at ansvar, kompetencer og opgaver går hånd i hånd så vi trives og føler medejerskab Vision for Administration og Service Det foretrukne valg! Vi samarbejder for at skabe succes Vi understøtter grøn og bæredygtig tænkning. Vi giver medarbejderne rammer til innovation, trivsel og medejerskab. 4. Værdier Overordnede værdier for Miljø- og Energiforvaltningen vigtige arbejdsmetoder Vi gør, hvad vi siger, og siger hvad vi gør. Tillid Vi stoler på hinanden og har frihed under ansvar. Respekt Vi møder omverdenen og hinanden med indsigt og gør en positiv forskel. Faglighed Vores opgaveløsning er baseret på høj faglighed og kvalitet. Samarbejde Vi hjælper hinanden og har fælles ansvar for fælles opgaver. Udvikling Vi er nyskabende, omstillingsparate og proaktive. Værdigrundlag for Administration og Service Stærke sammen også i morgen Tillid Respekt Faglighed Samarbejde Udvikling 5. Strategi og målsætninger På baggrund af mission, vision samt værdigrundlag samt i den strategiske kontekst, som Administration og Service samt Aalborg Service A/S p.t. arbejder under, vil vi opfylde følgende målsætninger. Kunder Vi vil imødekomme kundernes behov. Vi vil aktivt følge og påvirke udviklingen. Vi vil være effektive og tidssvarende i vores sagsbehandling. Strategiplan februar 2016 Side 5 af 7
Synergi Strategi Vi vil videreudvikle det høje faglige miljø. Vi vil forankre viden i organisationen. Vi vil tilrettelægge arbejdsprocesserne med optimal udnyttelse af digitale muligheder. Vi vil skabe overblik og stille nødvendig viden til rådighed for enhver beslutning på ethvert niveau. Vi vil fremme en kultur, hvor fællesskab, gensidig respekt og engagement er en selvfølge. Vi vil fremme helhedstænkning og skabe sammenhæng i Miljø og Energiforvaltningen, Vandkoncernen og i Energikoncernen. Vi vil fremtidssikre organisationen gennem øget markedsbevidsthed, kundeinddragelse og dialog samt øget bevidsthed om innovation og nytænkning. Vi vil profilere Miljø- og Energiforvaltningen, Vandkoncernen og Energikoncernen samt forstærke den troværdige stemme med budskaber, der er holdningsbearbejdende og adfærdspåvirkende. Vi vil aktivt medvirke til at udvikle og realisere Aalborg Kommunes miljø-, energi- og bæredygtigheds- og klimamålsætninger, samt kriterier for samfundsansvar. 6. Strategiske udfordringer og overvejelser I henhold til vejledningen i Årshjul 2016 vedrørende økonomiforhold for 2016 og 2017-20 vil vi i den endelige strategiplan forsøge at kigge frem mod 2017 og senere år, herunder hvad kan forvaltningen, og dermed Administration og Service, forudse af politiske, lovgivningsmæssige og andre forhold, der kan få effekt på organisationens arbejdsopgaver, forretningsgange, finansierings- og betalingsmodeller mm. og dermed på budgettet. Nedenfor er tonen slået an vedrørende de væsentligste udfordringer, der kan ses lige nu. Her og nu kan vi se, at der på det korte sigt naturligt vil være implementeringsudfordringer som følge af den række organisationsændringer, der har været foretaget de sidste 2-3 år. Den største udfordring vil ligge i implementeringen af Nordjyllandsværket A/S og den nye energikoncern, herunder indførelse af nyt økonomisystem og formentlig nyt lønsystem. Både på kort sigt og på lang sigt vil der være økonomiske udfordringer for de tilbageværende kommunale forsyningsvirksomheder og afdelinger, idet de eksisterende finansieringsprincipper er kommet under pres især ved de seneste organisationsændringer pr. 1. januar 2016. Strategiplan februar 2016 Side 6 af 7
AK Indkøb har særlige finansieringsmæssige udfordringer i forbindelse med overgang til SKI-indkøbsaftaler i større omfang, samtidig med en forventet implementering af udbud af varer med henblik på indkøb i lokalområderne. Det vil være nødvendigt at få politisk opbakning til en ændret finansieringsmodel. Strategiplan februar 2016 Side 7 af 7