IMPLEMENTERING AF LØSNINGER PÅ MATCH- NINGSUDFORDRINGER Dette notat indeholder for hvert af de 21 jobcentre, som har deltaget i matchningsprojektet i 2014 en kort beskrivelse af udfordringer med matchning valgte løsninger på udfordringer samt plan for implementering i de tilfælde, hvor jobcentrene nåede så langt på workshoppen. Ballerup Udfordringer: Jobcentret er i proces mhp. at kvalificere matchning og arbejder med én indgang for virksomheder til jobcentret. 8 virksomhedskonsulenter med ansvar for forskellige brancheområder, har ansvaret for udsøgning af ledige. De har i løbet af foråret 2014 haft kurser mhp. at kvalificere virksomhedsservice og er i færd med at lave arbejdsgangsbeskrivelser. Udfordringerne er bl.a. også, at virksomhedskonsulenter og sagsbehandlere har hver sit udgangspunkt og fokus ift. matching, hvad er det ene fokus og hvad er det andet fokus. Det betyder, at virksomhedskonsulenter har udgangspunkt i det virksomheden efterspørger og sagsbehandler/jobkonsulenter, har udgangspunkt i de ledige der er til rådighed. Større fælles forståelse af de forskellige brancher ved at videndele med kolleger. Fx ved ugentlige standby-møder om job, der er svære at besætte mv. Intern opkvalificering i brug af Jobnet.dk via lokal superbruger På sigt: at opkvalificere sagsbehandlere til at udsøge på både Opera og Jobnet.dk Egedal Udfordringer: Der er et godt samarbejde mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter, men virksomhedskonsulenterne er fordelt på teams og savner fælles faglighed omkring virksomhedsservice. En temadag for alle 10 virksomhedskonsulenter (inkl. 2 fleksjobambassadører og 2 fastholdelseskonsulenter) skal bruges til at opdatere arbejdsgange omkring matchning Medarbejderne skal have en fælles drøftelse af mindstekrav til CV er og finde en balance mellem ensretning og metodefrihed ved samtaler med ledige i respekt for de forskellige faglige kompetencer. Herunder at jobkonsulenterne opkvalificeres efter behov i at bruge Jobnet.dk, og hvilke fordele der er for dem ved at bruge det i samtalen med de ledige. Frederiksberg Udfordringer: Jobcentret oplever at praksis omkring jobordrer fungerer. Udsøgning af ledige, kommunikationen mellem hhv. de jobkonsulenter, der har samtaler med ledige og virksomhedskonsulenterne samt klare arbejdsgange og roller blandt virksomhedskonsulenterne i Virksomhedsservice er de største udfordringer. - 1 -
Nye jobcentermedarbejdere skal oplæres i at bruge Jobnet.dk såvel som Workbase Der skal nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af teams/afdelinger for at skabe fælles arbejdsgange ift. at kvalificere CV er til udsøgning og understøtte, at jobkonsulenter i højere grad ser CV er med udsøgningsbriller. Fx via en dialogguide til samtaler med ledige Virksomhedskonsulenter skal med på jobcafé for ledige for at præsentere konkrete jobåbninger og styrke fokus på Jobnet.dk-CV Undersøge muligheden for at synliggøre jobåbninger i de lokaler, hvor borgerne kommer, ligesom man tidligere har haft Det skal undersøges om kommunikationen mellem virksomhedskonsulenter og deres kolleger fungerer tilfredsstillende. Om det fx meldes tilbage til jobkonsulenterne, når en borger er kommet i job Evt. bedre viden om det lokale arbejdsmarked ved at brancheopdele virksomhedskonsulenterne og systematisere videndeling om det lokale arbejdsmarked Styrke samarbejdet med a-kasser. Furesø Udfordringer: Jobcentret er ved at udvikle en rekrutteringsenhed og fastsætte ressourcer og prioriteringer i den sammenhæng. Medarbejderne bruger allerede samtaler til at kvalificere de lediges CV er, men primært ansøgnings-cv er. Der er en målsætning om 2.000 virksomhedsbesøg pr. år. Vil arbejde med at kvalificere CV er på jobnet, så alle kompetencer bliver søgbare Præsentation af jobåbninger i jobklubben for kontanthjælpsmodtagere for at skabe synergi blandt deltagerne, når nogle hurtigt kommer til samtale og i job Jobopslag i jobklub og modtagelsen, som skal opdateres en gang om ugen Prioritere at medarbejdere, der er ansvarlige for matchning får færre borgere i deres sagsstammer for at sikre hurtigere flow i matchningen. Gladsaxe Udfordringer: Jobcentret har et lille virksomhedsservice team med 2 virksomhedskonsulenter og 2 jobrotationskonsulenter. De to førstnævnte er ansvarlige for udsøgning. Den største udfordring er at udsøge ledige mere systematisk. Der er fokus på at indkalde ledige hurtigt til informationsmøde og samtaler. Ca. 10 medarbejdere har samtaler med borgere, mens ca. 15 andre medarbejdere har virksomhedskontakt. Arbejdsgange mv. er beskrevet, men matcher måske ikke krav om servicering af virksomheder. Pt. mødes virksomhedskonsulenterne hver anden uge for at dele viden. Jobcentret skal oprettes som arbejdsgiver på Jobnet.dk mhp. at vise ledige borgere, hvordan arbejdsgiverne ser deres CV. I det hele taget er der stor interesse i jobcentret for at afklare mulighederne for at udnytte Jobnet.dk bedre til udsøgning I løbet af efteråret skal virksomhedskonsulenter ud i alle teams, der har borgerkontakt mhp. forventningsafstemning - 2 -
Greve Evt. at fortsætte drøftelse fra workshoppen af organisering ift. at servicere virksomheder. Udfordringer: Jobcentret er organiseret med virksomhedskonsulenter i et team og rådgivere (jobkonsulenter) i deres egne teams. Jobcentret ønsker en strategi, så de to faggrupper i højere grad understøtter hinanden. Derefter skal der skabes klare arbejdsgange til matchningsprocessen og videndeling. Første skridt er opkvalificering af medarbejdere i virksomhedsservice. Teamlederne udpeger de medarbejdere i eget team, som skal opkvalificeres Opkvalificering i brug af Jobnet.dk Udarbejde arbejdsgang ift. overlevering fra jobkonsulenter til virksomhedskonsulenter Guide til arbejdsgang for virksomhedskonsulenter. Guldborgsund Udfordringer: Alle medarbejdere skal blive bedre til at bruge Jobnet.dk som fælles platform, både til udsøgning og til at opkvalificere de lediges CV er, så de bliver mere egnede til udsøgning. Et formidlingsteam, der blev nedsat kort før sommerferien er ansvarlig for alle match. Desuden er man i startfasen med en ny organisation. Opkvalificering af medarbejdere, der har samtaler m. ledige om CV. Halsnæs Udfordringer: Jobcentret ønsker at kvalificere de ledige til selv at lave gode CV er. Man har derfor planer om fremover at holde fælles infomøder med de ledige om at lave udsøgnings- CV er og at udarbejde guidelines for kvalificering af CV er i samtalen. Dialog med sagsbehandlere om motivering af jobparate kontanthjælpsmodtagere Ugens job som ikke ligger på Jobnet.dk skal synliggøres på tavle i jobbutikken Ledige skal gerne vendes i døren, derfor skal CV et tjekkes ved første møde dialogguiden til forsikrede ledige inkl. CV skal overføres til kontanthjælp. Herlev Udfordringer: Udsøgning af ledige som reelt er motiverede for job er en udfordring. Ledige fordeles efter et kursusforløb på virksomhedskonsulenternes sagsstammer. En virksomhedskonsulent tager mod alle jobordrer og der findes en skabelon for dialogen med virksomheden. Virksomhedskonsulenter besøger alle nye virksomheder i kommunen, og faste samarbejdspartnere får jævnligt besøg. Virksomhedsteam og jobservice flytter sammen om kort tid og det forventes at være positivt for samarbejdet omkring matchning. - 3 -
Alle virksomhedskonsulenter skal bruge skabelon til jobordre Snitflader mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter skal gennemgås for at sikre klare og hensigtsmæssige arbejdsgange. Ledelsen skal inkluderes i denne opgave. Holbæk Udfordringer: Jobcentret opfatter manglende kvalitet i Jobnet.dk-CV er samt forventningsafstemning ift. virksomheder, der forventer, at de ledige er jobklare, som de største udfordringer. En omstrukturering i jobcentret har medført, at det pt. kan være vanskeligt at fastholde klare arbejdsgange og videndeling. Afklaring af, at CV et skal på dagsordenen allerede ved 1. samtale uanset målgruppe for at øge borgerens bevidsthed om at målet er job Præsentere for ledige, hvordan jobcentret arbejder med CV er og udsøgning Fælles forståelse af, hvorfor CV er vigtigt, internt såvel som ift. ledige og anden aktører. Hørsholm Udfordringer: Jobcentret ønsker at alle medarbejdere får en fælles forståelse for, hvad matchning er og for brugen af Jobnet.dk. De medarbejdere, der arbejder med forsikrede ledige er en slags spydspids, hvis arbejdsform skal overføres til medarbejdere, der arbejder med fx kontanthjælpsmodtagere. Virksomhedsservice er under udvikling, bl.a. arbejder man på at kvalificere medarbejdere til mersalg ved virksomhedsbesøg, og flere medarbejdere er ved at blive kørt ind i opgaven som virksomhedsvagt. Møde eller lign. med sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter for at få tættere samarbejde og større forståelse for hinanden. Evt. virksomhedskonsulenter med til sagsbehandlernes samtaler og sagsbehandlere med på virksomhedsbesøg Vil udvide virksomhedsberedskab til flere medarbejdere for at blive mindre sårbare ved sygdom og ferier Kick-off med fælles seminar for alle medarbejdere om CV er. Alle skal have kendskab til udsøgning og til udsøgnings- CV er. Kalundborg Udfordringer: Jobcentrets medarbejdere sidder på 3 forskellige adresser og har derfor svært ved uformelt samarbejde og videndeling omkring matchning. Derudover opleves den manglende kvalitet i Jobnet.dk CV er som den største udfordring. Opkvalificering af jobcentermedarbejdere ift. Jobnet.dk Screening af ledige, der har brug for at kvalificere deres CV og tilbud til denne gruppe i samarbejde med anden aktør. - 4 -
Køge Udfordringer: Jobcentret savner overblik over de lediges kompetencer til brug for en mere præcis matchning, fordi mange CV er ikke er af en kvalitet, der egner sig til udsøgning. Der skal derfor findes en model for kvalificering af CV er og jobordrer, og medarbejderne skal i løbet af efteråret 2014 klædes på ift. til dette. Jobkonsulenter skal undervises i udsøgning af ledige på Jobnet.dk, for derigennem at få større indsigt i Jobnet.dk s muligheder og begrænsninger, og dermed bedre kompetencer til motivation og støtte af de ledige jobsøgende til at kvalificere deres CV er bedre. En fælles drøftelse og afklaring af, hvad det gode CV er samt indholdet af samtaler med ledige Øget samarbejde med a-kasser inspireret af Roskildes kvartalsmøder Opdatere at de ledige søger flere forskellige typer job og har flere prioriterede jobønsker. Lyngby-Taarbæk Udfordringer: Jobcentret er i gang med at få større fokus på virksomhedsstrategi og tilbyder ofte virksomheden at komme på besøg for at få beskrevet jobordrer. Der er meget uformelle samarbejdsflader internt i jobcentret. Udfordringen er især at finde kvalificerede kandidater til konkrete jobåbninger. Den største udfordring er, at det ofte er svært i praksis at finde kvalificerede kandidater til konkrete jobs Pt. tager 5 virksomhedskonsulenter mod telefonopkald fra virksomheder og fordeler til kolleger inden udsøgning i Jobnet.dk. Overvejer om en enkelt gatekeeper, der udsøger i Jobnet.dk inden kontakt til kolleger, er mere hensigtsmæssig Undersøge, hvordan virksomhedskontakten kan koordineres bedre, og hvordan virksomhedskonsulenterne kan mødes om videndeling på tværs af teams. Næstved Udfordringer: Jobcentret var kort før workshoppen igennem en omorganisering, så nye snitflader var endnu ikke beskrevet. Jobcentret ønsker større kvalitet i CV erne, at sagsbehandlerne systematisk kommer ind på den lediges CV i samtalen og at samarbejdet med a- kasserne udbygges. Som første skridt i processen vil jobcentret beskrive arbejdsgange ved matchning og konkret sikre back-up, når medarbejderen, der udsøger, er fraværende. Odsherred Udfordringer: Udsøgning i CV er er pt. den største udfordring, fordi kvaliteten i CV erne er mangelfuld. Der er pt. ikke mulighed for at tilbyde de ledige hjælp til at kvalificere deres CV er. - 5 -
Afklaring af det gode CV, herunder at udfordre minimumskrav til CV, som formuleret af AMS i 2007 Infomøde for de ledige, der ikke har CV CV skal indgå i guiden til visitationssamtalen, så CV kobles til rådighedsvurdering Finde en løsning, der gør det muligt at holde opsamlingsmøde for ledige for at sikre, at CV er søgbart. Kvalitetssikring ift. erhvervsservice fra modtagelse til ordren er i mål. Roskilde Udfordringer: Den største udfordring er at få skarpere CV er samt forventningsafstemning med virksomheder ift. ledige, som har brug for oplæring/kurser før de kan bestride jobbet 100 %. Screene hvilke ledige, der skal have hjælp til CV er Bruge jobbutik til at opkvalificere ledige, der har svært ved at lave CV og sikre, at borgeren faktisk opdaterer sit CV Generel uddannelse af medarbejdere i Jobnet.dk, bl.a. er flere medarbejdere tilmeldt kursus i BRHS-regi Forventningsafstemning mellem jobkonsulenter og virksomhedskonsulenter til et godt CV via konkrete cases Forventningsafstemning ift. anden aktører, der har kurser for ledige. Rudersdal Udfordringer: Jobcentret ønsker større kvalitet i de lediges CV er samt mere fokus på videndeling mellem virksomhedskonsulenter og jobkonsulenter. Afklaring af, hvordan sagsbehandlere arbejder med CV er i samtalen. Herunder jobønsker Inddrage gode erfaringer fra fleksjobindsatsen i indsatsen for øvrige målgrupper, herunder hurtig hjælp til CV er i CV-værksted Solrød Udfordringer: Alle jobcentrets medarbejdere sidder på samme adresse, og virksomhedskonsulenterne har både borgersamtaler og er opsøgende på virksomheder med udgangspunkt i borgeren. De fleste ledige har problemer ud over ledighed. Udfordringerne er at forbedre CV ernes kvalitet, herunder at få en dialog med a-kasserne om dette og at motivere sagsbehandlere til at arbejde med borgerens CV og kompetencer i samtalen. Forløb for nyledige i jobcentrets beskæftigelsescenter har øget fokus på kvalitet af CV er i Jobnet.dk Jobcentret reviderer løbende kvaliteten i det virksomhedsrettede arbejde og ønsker, inspireret af Jobcenter Greve, at kontakte virksomhederne for at bede dem svare kort på deres oplevelse af jobcentrets service. Fx på sms eller mail. - 6 -
Vallensbæk Udfordringer: De største udfordringer vedr. matchning er udover manglende kvalitet i CV erne at sikre forventningsafstemning ift. virksomheden om, at der er meget få helt jobparate ledige at udsøgning i Jobnet.dk samt egne systemer er tungt at arbejde med at respons fra sagsbehandlere på jobordrer virker lidt tilfældig. Under halvdelen melder tilbage til virksomhedskonsulenterne (Virksomhedskonsulentens opfattelse). En workshop med både sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter med konkrete eksempler på CV er med udfordringer og barrierer. Bruge en anerkendende tilgang og udnytte, at man har et godt kendskab til hinanden, og at der er erfaringer i organisationen, fx fra fleksjobindsatsen Undersøge, hvordan sagsbehandlerne konkret arbejder med samtaler. Evt. supplere med samtaleguide fra Middelfart og videndeling om, hvorfor en ledig vælger tilsyneladende oplagte jobønsker fra samt motivation af ledige ved at vide konkrete jobåbninger Undersøge, hvordan skriftlig formidling via mails fungerer i praksis, herunder forventningsafstemning mellem afsender og modtager. Vordingborg Udfordringer: Jobservice er etableret i efteråret 2013 efter en strategisk beslutning. De fleste virksomhedskonsulenter sidder på samme adresse undtaget dem, der arbejder med den håndholdte indsats. Næsten al udsøgning foretages af virksomhedskonsulenterne, som også er ansvarlige for jobordrer. Den største udfordring er at højne kvaliteten af CV er og at højne forståelsen hele vejen rundt i jobcentret, hos den ledige og hos a-kasserne for at Jobnet.dk-CV er faktisk bliver brugt. Virksomhedskonsulenter deltager på det kommunale aktiveringsprojekt for dagpengemodtagere for derigennem at synliggøre krav og forventninger til et godt udsøgnings-cv Overvejer dialogguide ved samtaler, så der sikres fokus på CV, og at udsende en slags CV-checkliste sammen med indkaldelse til samtalerne og tilbud om CVværksted - 7 -