Læsø Pakkerejser. 7. december 2010

Læsø Pakkerejser 7. december 2010 1

1 Generelt Først lidt information om hjælpesystemet: Ord i firkantparanteser ( [ Felt ] ) refererer til knapper eller indtastningsfelter. Når der refereres til en menu i det administrative system bruges formatet Menu: Startside menupunkt undermenu. 1.1 Sidehjælp Hjælpen til den enkelte side er normalt delt op i 2 eller flere afsnit. Første afsnit er normalt en beskrivelse af sidens anvendelse og næste afsnit normalt en beskrivelse af de enkelte felter på siden. 1.2 Menuen Menuen i venstre side bruges til navigering gennem systemet. Menuen ændrer udseende efter brugers rettigheder. Således vil flere af menupunkterne først blive vist efter bruger er logget ind. 1.3 Systembeskrivelse Læsø Pakkerejsesystem er primært udviklet for at muliggøre samlet on-line salg af overnatninger, arrangementer og transport. Grundlæggende er systemet bygget op omkring databasesystemet Microsoft SQL hvor alle data gemmes og manipuleres. Systemets forskellige funktioner beskrives kort i nedenstående grafik. Figur 1: Systemets forskellige muligheder 2 Startside Menu: Startside. De daglige funktioner er samlet på startsiden. 2

2.1 Felthjælp Figur 2: Tabel over faciliteter [ Reservationsoversigt ] Det daglige værktøj til håndtering af reservationer. [ Brugervejledning i PDF format ] Denne vejledning til download i PDF format til udskrift. [ Rengøringsliste ] Rengøringsliste til visning af ankomster, afrejser m.m. på dato valgt på kalenderen. Udskriften er afhængig af valgte indstillinger i Menu: Tillægs køb Indstillinger. [ Køkkenliste ] Køkkenlistetil visning af f.eks. madpakker og bordreservationer på dato valgt på kalenderen. Udskriften er afhængig af valgte indstillinger i Menu: Tillægs køb Indstillinger. 3 Huskeliste Menu: Startside Husk før ny Sæson. 3

Menupunktet bør bruges før en ny Sæson tages i brug. Punkterne markeres oppefra og ned efterhånden som nødvendige ændringer er foretaget. Når alle punkter er gennemgået klikkes på [ Færdig ] og listen er klar til næste år. 4 Leverandør Menu: Startside Leverandør. Betegnelsen Leverandør er systemets generelle betegnelse for overnatningssteder, Transportselskaber, arrangører og andre som sælger oplevelser gennem systemet. Siden bruges til indtastning af Leverandørens stamdata. Herunder eksempel på simpel billedredigering for at afrunde hjørner i programmet Gimp. Gimp kan gratis downloades fra http://gimp-win.sourceforge.net/stable.html Eksemplet behandler top billede til Pakkerejse system. Højreklik billede og vælg rediger med Gimp. Check-ind og Ckeck-ud tider. Vælg rektangulær afmærkningsværktøj og afmærk afrundede hjørner med radius på 20px Lav afmærkningen på det ønskede sted på billedet. Vælg rediger Kopier. Vælg Fil Ny i Gimp. Vælg Bredde = 980 og Højde = 180 ( eller højde fra tidligere afmærkning ) Vælg avancerede indstillinger Udfyld med hvid. Vælg Filer Gem Som Vælg filtype = jpg Herefter oploades billedet i det administrative system under Leverandør 4.1 Felthjælp [ Navn ] Er leverandørens bruger login til administrationssystemet. [ Billede ] Billede på 160x120px i formatet jpg. Billedet skal bruges på portalen i oversigt. [ Gennemse ] Klik dig frem til billedet på din egen PC. [ Logo ] Logo på 120x90px i formatet jpg. Indsættes på udskrifter og mail. 4

[ Gennemse ] Klik dig frem til logoet på din egen PC. [ Gem billedet på serveren ] Afslut med at gemme billedet på serveren 4.2 Indstillinger Menu: Startside Leverandør Indstillinger. Eksterne indstillinger gælder oversigtsskærmen for eksterne bookinger 4.2.1 Felthjælp [ Aktiv ] Markeres når Leverandøren er klar til at lægge emner ud til reservation. [ A conto annulleres hvis reservation start inden for følgende antal dage. ] Feltet udfyldes evt. med antal dage. Hvis feltet er udfyldt bliver gæsten ikke afkrævet betaling hvis antal dage fra oprettelses dato til reservations start er færre end indtastet antal dage. DENNE INDSTILLING IGNORERES AF SYSTEMET NÅR DER SÆLGES MED BETALINGSMODUL. Oprettet dato: Ankomst dato: Dage indtastet: A conto afkræves Eks. 1 1-7-2007 3-7-2007 5 Nej Eks. 2 25-7-2007 3-7-2007 5 Ja Eks. 3 1-7-2007 3-7-2007 0 Ja [ Antal dage mellem oprettelse af reservation og forfald af a conto ] BRUGES KUN VED INTERNE RESERVATIONER da externe altid skal opkræve Aconto. Hvis feltet er udfyldt med 10 vil aconto forfalde 10 dage efter oprettelsestidspunkt for reservationen. DENNE INDSTILLING IGNORERES AF SYSTEMET NÅR DER SÆLGES MED BETALINGSMODUL. [ Antal dage mellem Restbetaling og start reservation ] Udfyldes hvis restbetaling skal falde før Ankomst/Afrejse, alternativt 0. [ Skal restbetaling først betales ved afrejse? ( alternativt ankomst ) ] Bestemmer teksten på bekræftelsen, har kun kosmetisk betydning. [ Ønsker jeg minimum at opkræve provision som aconto ved salg som Extern Booker ] Bruges kun hvis profilen er en portal. Hvis dette er tilfældet og feltet er markeret vil provision altid blive opkrævet, selv ved Aconto på 0 [ Dit pengeinstitutions registreringsnummer til indbetalinger fra Portal (4 cifre) ] Bruges ved afregning af beløb opkrævet på portalen. Indtast kun registreringsnummerets 4 cifre. [ Dit pengeinstitutions kontonummer til indbetalinger fra Portal (7-10 cifre) ] 5

Bruges ved afregning af beløb opkrævet på portalen. Indtast kun kontonummerets 7-10 cifre. [ Spring over første side på link portal ] Gælder kun link fra egen hjemmeside. Se hvad der sker ( Er svær at forklare i en beskrivelse ) [ Fast Startdato foreslået på link portal ] Gælder kun link fra egen hjemmeside. Hvis dato er indtastet styrer den ferieperiodens startdato på siden. [ Foreslået antal nætter på link portal ] Gælder kun link fra egen hjemmeside. Styrer ferieperiodens antal nættet. Altså forskel på Start og slutdato. [ Adresse URL til www.findvej.dk format: (gadenavn gadenummer,postnummer) ] Link til google maps f.eks. Havnegade 1, 9940 [ Utm koordinat North - som alternativ til adresseinfo ] Bruges kun hvis ikke gadenavn gadenummer,postnummer er præcist nok. F.eks. 615885 [ Utm koordinat East - som alternativ til adresseinfo ] Bruges kun hvis ikke gadenavn gadenummer,postnummer er præcist nok. F.eks. 6352000 [ Skal gæstens telefonnummer vises på bekræftelsen ] Ved fremleje af andres værelser kan det være ønskeligt at gæstens telefonnummer kommer på bekræftelsen. Denne kan så sendes videre til udlejer som dokumentation. 4.3 Sprog Menu: Startside Leverandør Sprog. Benyttes til indtastning af Stamdata på 3 sprog. De viste tekster er til brug på portalen. [ Tekst oversigt ] Kort beskrivelse af Leverandøren. Teksten vises i oversigt over mulige Leverandører på portalen. Eks. Hotel X, Øens bedste badehotel. [ Længere beskrivelse ] Længere beskrivelse af Leverandøren. Vises på portalen når Leverandøren er valgt og der nu skal vælges Emnetype. Eks. beliggenhed m.m. [ Tekst bekræftelse ] Kort tekst som bliver udskrevet på bekræftelsen sendt til gæsten. Eks. Husk check-ind først efter 10.00. [ Betalings info 1 ] Betalings info linie 1 kommer ud på tilbuds udskrift og mail hvis a conto er valgt. 6

[ Betalings info 2 ] Betalings info linie 2 kommer ud på tilbuds udskrift og mail hvis a conto er valgt. [ Leverandørens forretningsbetingelser ] Forretningsbetingelser til vedhæftning når bekræftelse på reservation sendes til Gæst. Betingelserne skal gemmes i formatet PDF, filnavn er uden betydning da det alligevel rettes til Leverandørens navn ved afsendelse. Som eksempel på indhold af forretningsbetingelser kan nævnes: Afbestillingsregler. Afbestilling af solgte ydelser skal foretages ved den enkelte leverandør. Det er derfor op til leverandøren at formulere passende afbestillingsregler for egne ydelser. Hvis der er booket fra portalen trækkes desuden en mindre procentsats som aldrig refunderes til gæsten. Dette godkendes af gæsten før betaling på portalen og bør ikke være nødvendigt at beskrive i de individuelle leverandør betingelser. Check-ind og Ckeck-ud tider. Hvornår og hvordan betales restbeløb. Mulighed for tilkøb af ekstra ydelser. Er el- og varmeforbrug inkluderet? Hvad skal medbringes og hvad findes på stedet. Er husdyr tilladt. Mulighed for internet, - og evt prisen. Hvem foretager rengøring, - og prisen. Rygepolitik. 4.4 Eksterne bookere Menu: Startside Leverandør Eksterne bookere. Her vælges / fravælges andre leverandører som du vil give tilladelse til at booke dine ydelser. Hvis du har valgt at opkræve a conto betaling skal du samtidigt være opmærksom på at denne skal opkræves af den eksterne booker. Det betyder selvfølgelig at du skal have tillid til senere at modtage betalingen fra samme leverandør! Til sammenligning benyttes lignende system allerede ved rønnerture, nattesalt og lignende arrangementer. 5 Sæsoner Menu: Startside Sæsoner. Her indtastes sæsoner for tilbudte emner. HUSK at alle sæsoner skal defineres for et år af gangen. Vær opmærksom på at der skal oprettes en sæson hver gang der ønskes prisændring på et emne. Ønskes der f.eks. forhøjet pris på et par dage i påsken SKAL der dannes en sæson for disse dage. 7

5.1 Felthjælp [ Navn ] Indtast et sigende navn på sæson med angivelse af periode. F.eks. 2007 0101-3103 Forår. Sæson dækker altså de første 3 måneder i 2007. [ Vælg måned ] Ved indsættelse af ny sæson er der vulighed for at vælge måned hvilket sparer en del klik på kalenderen. Denne mulighed gives ikke ved tilretning af eksisterende sæson. 6 Emnetyper Menu: Startside Emne typer. Betegnelsen Emne typer dækker over grupperinger af Værelser, Lejligheder, Hytter m.m. Grupperingen er praktisk bla. for at undgå at skulle tilrette priser og rabatter på det enkelte Emne. Emner tilknyttes samme Emne type når de har samme pris og rabatstruktur. Når først grupperingen er planlagt og registreret vil en ændring i pris/rabat virke på alle tilknyttede Emner. På siden oprettes eller rettes Emne typer som leverandøren vil tilbyde med navn, kategori, ankomst og afgangstider, evt. standardoprettelse og momsberegning Figur 3: Eksempel på pris og rabatstruktur 6.1 Felthjælp [ Navn ] Et sigende navn på EmneTypen. På reservationsoversigten sorteres emner efter Emnetypens navn. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at starte navnet med et tal. F.eks. 1. Enkeltværelser, 2. Dobbeltværelser. På denne måde placeres enkeltværelser over dobbeltværelser i oversigten. [ Menu ] Valg af menu bestemmer hvor Emnetypen vises på portalen. [ Voksne ] Hvor mange voksne kan placeres i typen [ Børn ] Hvor mange opredninger eller børn er der mulighed for i typen. 8

[ Max antal personer ] Her angives det totale antal personer som kan bookes i typen hvis dette er mindre end antal Voksne + antal Børn. Alternativt indtastes blot et nul. [ Voksne før børn ] Markeres hvis typen altid skal fyldes med voksne før der gives plads til børn (opredninger). [ Book dage før ] Bruges til at sætte Deadline for bookning. Hvis 0 indtastes vil der kunne bookes helt op til start af lejejemål/arrangement dog korrigeret for indtastning i [ Book timer før ]. Alternativt vil Deadline for reservering være antal indtastede dage. [ Book timer før ] Hvis 0 indtastes vil der kunne bookes helt op til start af lejejemål/arrangement dog korrigeret for indtastning i [ Book dage før ]. Alternativt vil Deadline for reservering være antal indtastede timer. [ Standard ] Hvis markeret som [ Standard ] vil Check-ind og Check-ud tider hentes fra denne type ved oprettelse af nye emner. [ Arrangement ] Markeres hvis emnetypen er et arrangement. For arrangementer gælder følgende: Et arrangement er en gruppering af reservationer foretaget på samme arrangement. Alle reservationer i arrangementet har samme start, - og sluttid. Arrangementet oprettes af leverandøren fra reservationsoversigt på samme måde som reservationer. I stedet for en reservation åbnes vindue med mulighed for oprettelse ar et nyt arrangement. Se mere i Menu: Startside reservationsoversigt [ klik på arrangement ] hjælp. Eksempler på arrangementer kunne være: Sælsafari Rønnerture Foredrag Færgeafgange koncerter [ Til flytning ] Markeres på emnetype oprettet til midlertidig flytning af gæster. 9

6.2 Priser Menu: Startside Emne typer Priser. Her redigeres priser på de enkelte Emne typer. Prisstrukturen for Emne typer er opdelt som følger: Hvert år indeholder en eller flere sæsoner. Hver Emne type har en prissætning for hver oprettet Sæson. Hvis du f.eks. har fordelt dine Emner på 5 Emnetyper og har oprettet 3 Sæsoner for året vil du altså have 5x3=15 Prissætninger. Det der vises i nedenstående vindue er prissætninger for alle Emne typer, men kun for en Sæson i det viste år. For at lette indtastninger i nye år er punktet Startside Emnetyper Kopier priser oprettet, se hjælpeteksten for siden. 6.2.1 Felthjælp [ År ] Vælg året, dette vil bestemme hvilke sæsoner der kan redigeres. [ Sæson ] Vælg Sæson, og priserne vises i nedenstående vindue. [ Pris enhed ] Valg af prisenhed styrer om prissætning er pr. Emne eller pr. person, hvis der vælges [ Person ] vil efterfølgende prissætning være pr. person. [ Emne - 1.dag ] SKAL Udfyldes med Emnets standardpris hvis prissætning er pr Emne. [ Emne - Rest ] Hvis feltet er udfyldt prissættes dag 2 og efterfølgende dage efter indtastet værdi. [ Emne - 1 pers ] Udfyldes hvis der er speciel pris på Emnet ved kun en gæst. [ Person - 1.dag ] Udfyldes med pris for første dag hvis beregning pr. person ønskes. Hvis [ Emne - 1.dag ] er udfyldt beregnes IKKE efter dette felt. [ Person - rest ] Udfyldes med pris for 2 dag og efterfølgende dage hvis beregning pr. person ønskes. Hvis [ Emne - 1.dag ] er udfyldt beregnes IKKE efter dette felt. [ Opredning ] Pris for eventuelle opredninger. 6.2.2 Eksempler 6.3 Rabatter Menu: Startside Emne typer Rabatter. Her redigeres rabatter på de enkelte Emne typer. Rabatstrukturen for Emne typer er opdelt som følger: 10

Figur 4: Eksempel på Udfyldte felter ved prisberegning Figur 5: Eksempel på betingelser for valg af prismodel Hvert år indeholder en eller flere sæsoner. Hver Emne type har en rabatmatrix for hver oprettet Sæson. Hvis du f.eks. har fordelt dine Emner på 5 Emnetyper og har oprettet 3 Sæsoner for året vil du altså have 5x3=15 rabatmatrix. Det der vises på siden er rabatstrukturen for alle Emne typer, men kun for en Sæson i det viste år. For at lette indtastninger i nye år er punktet Startside Emnetyper Kopier priser oprettet, se hjælpeteksten for siden. Denne kørsel kopierer også rabatterne 6.3.1 Felthjælp [ År ]: Vælg året, dette vil bestemme hvilke sæsoner der kan redigeres. [ Sæson ]: Vælg Sæson, og priserne vises i nedenstående vindue. [ Navn ]: Emne typens navn. [ Pct. 2 dage ]: 11

Rabatsats i [ Pct. 7 dage ]: Rabatsats i [ Ann.Lørd. ] Hvis feltet er markeret annulleres rabatsatser i [ Bemærk at rabatten annulleres for hele opholdet [ Ikke Fred. ] Hvis feltet er markeret beregnes ikke rabat af Fredag nat, andre nætter beregnes som normalt. [ Ikke Lørd. ] Hvis feltet er markeret beregnes ikke rabat af Lørdag nat, andre nætter beregnes som normalt. [ Pct. Pakke ] Hvis pakken består af overnatning og transport fratrækkes det samlede beløb ( fratrukket rabat ) den indtastede pakkerabat. NB: Pakkerabat vises ikke direkte på reservationen men medregnes på udskrift foretaget fra reservationen. 6.4 Indstillinger Menu: Startside Emne typer Indstillinger. Her redigeres indstillinger for de enkelte Emne typer. 6.4.1 Felthjælp [ Fast startdag ] Hvis fast startdag er valgt kan emnetypen kun bookes på portalen hvis første og sidste dag er valgte ugedag. Leverandøren selv kan dog stadig reservere men vil blot få en advarsel. [ Mindst antal dage ] Angiv evt. mindste antal dage typen kan bookes for en reservation, typisk 7, 14 ell. 21 dage [ A conto ] Hvor stor en procentdel af beløbet ønskes indbetalt ved bestilling. 6.5 Tvungne Emnetyper Menu: Startside Emne typer Tvungne Emnetyper. Giver mulighed for automatisk at tilføje reservationer på supplerende Emner eller Arrangementer. Arrangementer kan tvinge overnatninger og andre arrangementer. Tvungne Tillægskøb på Tvungne Emnetyper understøttes Der vises en fejlmeddelelse hvis tvungne emnetyper alligevel ikke er ledige. 12

6.5.1 Felthjælp [ Fast start ugedag ] Hvis fast start ugedag er valgt oprettes reservation på denne tvungne emnetype kun hvis denne starter på valgt ugedag. [ Fast start time ] Hvis fast start time ikke er 0 oprettes reservation på denne tvungne emnetype kun hvis denne starter på valgt dags time. [ Gælder ikke fra portaler ] Hvis markeret tvinges Emnetypen ikke med ved køb over portaler. [ Gælder ikke fra oversigter ] Hvis markeret tvinges Emnetypen ikke med ved køb fra reservationsoversigten. [ Pris sættes til 0 ] Hvis markeret sættes pris på den tvungne Emnetype til 0,- kr. [ Skjul Bekr. ] Hvis markeret vises den tvungne Emnetype ikke på bekræftelsen. [ Skjul Portal ] Hvis markeret vises den tvungne Emnetype ikke på Portalen. [ Antal tvungne voksne ] Vælg antal voksne hvis dette ikke skal følge antal voksne på den Tvingende Emnetype (Arrangementet) 6.6 Kopier sæsoner Menu: Startside Emne typer Kopier sæsoner. Menupunkter er beregnet til at kopiere Priser, rabatter og opsætning fra en Sæson til en anden. Kopiering gælder prissætning, rabatstruktur og opsætning for alle Leverandørens emnetyper. Kopiering kan valgfrit være mellem 2 sæsoner i samme år eller 2 sæsoner i 2 forskellige år. Betingelsen for at benytte kopi funktionen: Sæsoner skal være oprettet for året. Priser, rabatter og indstillinger bør være udfyldt for alle Emnetyper i Kilde sæsonen. 6.6.1 Felthjælp Marker [ år ] og sæson i Vinduet [ kilde ] samtidig med [ år ] og Sæson i vinduet [ Destination ]. Klik [ Kopier ] og Priser,rabatter og indstillinger kopieres for alle Emnetyper. 6.7 Sprog Menu: Startside Emnetyper Sprog. Tekster i 3 sprog beregnet til visning på portalen. 13

6.7.1 Felthjælp [ Emne type ] Den valgte Emne type vises og redigeres vinduerne, husk at de enkelte vinduer skal gemmes pr. sprog. 7 Emner Menu: Menuen Startside Emner. Her oprettes og rettes værelser, lejligheder, hytter m.m. for leverandøren. Hvert enkelt værelse, lejlighed, hytte og lignende er defineret som et emne. Alle emner tilknyttes en Emnetype som bestemmer priser, rabatter m.m. Ved at gruppere emnerne i Emnetyper undgår man at skulle taste priser og rabatter ind for hver enkelt emne. Gæsten kan frit flyttes mellem emner som er tilknyttet samme emnetype, ligeledes vises kun de enkelte emnetyper på internet portalen med billeder. Emner tilknyttet samme emnetype vil altså blive vist med samme beskrivelse og emne på portalen. 7.1 Felthjælp [ Navn ] Emnet navn der kun anvendes internt. (Emnets eksterne navn indtastes under sprog.) For at hjælpe Turistkontoret angives et sigende navn efterfulgt af lidt beskrivelse. Vi kunne måske blive enige om følgende forkortelser: Havu = Havudsigt Ryge = Rygere Hund = Hund velkommen 1Sal = Trapper til 1. sal. Køkk = Eget køkken. 2Sov = 2 Soveværelser Hanv = Handicapvenligt 50m2 = Størrelsen 50m2 Saun = Sauna F.eks. Vær01 Havu Ryge Hund 1Sal Køkk [ Type ] Her vælges hvilken Emnetype Emnet skal knyttes til, Emnetypen bestemmer Priser, rabatter, kriterier for minimun udlejning m.m. Emnetyper rettes og oprettes i menuen Emnetyper. [ Aktiv ] Afmærkes når Emnet skal kunne bookes. 14

[ Slet emner ] Emner med tilhørende reservationer kan ikke slettes. Hvis ikke de tilhørende reservationer er bekræftet kan disse evt. slettes. Alternativt kan emnet gøres Ikke aktivt ved at fjerne markering i aktiv. 8 Tillægskøb Menu: Startside Tillægs køb. Her oprettes og rettes Tillægs køb fra leverandøren, disse knyttes til de enkelte Emne typer i Startside Tillægs køb Tilknytning. Tillægs køb kan f.eks. være Linned, Champagne m.v. Vær opmærksom på at der når du vælger et eksisterende tillægskøb er mulighed for direkte at taste beløb ind for tillægskøb svarende til beløbet for voksne i henholdsvis 2,3,4,5,6 og 7 dage. Procentsatsen beregnes herefter på baggrund af pris indtastet for voksne. 8.1 Priser og rabatter Menu: Startside Tillægs køb priser. Her indtastes diverse priser og rabatter på tillægskøb. 8.1.1 Felthjælp [ Pris Voksne ] Pris pr. tillægs for voksne. [ Pris Børn ] Pris pr. tillægskøb for børn. [ Pct 2dg ] Rabat Pct. på Tillægs købet hvis opholdets varighed er 2 dage. [ Pct 7dg ] Rabat Pct. på Tillægs købet hvis opholdets varighed er 7 dage og derover. [ Pakkerabat ] Pakkerabat udløses ved samtidig booking af f.eks. overnatning og færgebillet [ A conto ] Hvad forventes i Pct. som A conto for tillægskøb. 8.2 Indstillinger Menu: Startside Tillægs køb Indstillinger. Her indtastes diverse indstillinger på tillægskøb. 8.2.1 Felthjælp [ Pris Ophold ] Markeres hvis prisen gælder for hele opholdet. Hvis 2 personer lejer et emne i 3 nætter vil foreslået antal ved dette tillægs køb altså være 2. [ Pris overnatning ] 15

Hvis markeret udregnes pris pr. overnatning og ikke pr. dag. [ Kun 1 ] Markeres hvis der kun skal foreslåes 1 stk. pr. ophold. Hvis 2 personer lejer et emne i 3 nætter vil foreslået antal ved dette tillægs køb altså være 1. [ Enhed ] Markeres hvis pris ikke skal angives separat for Børn og Voksne. Gælder f.eks. Champagne, Roser og lign. [ Moms incl ] Er prisen på tillægs køb indeholdt moms. [ Reng. Ankomst ] Markeres hvis dette Tillægs køb skal udskrives på rengøringsliste på ankomstdagen. ( f.eks. Barnesenge ) [ Reng. datoer ] Markeres hvis dette Tillægs køb skal udskrives på rengøringsliste på valgte datoer. ( f.eks. Greenfee og cykelleje ) Bruges nomalt sammen med markering af [ Dato Valg ] [ Reng. Afrejse ] Markeres hvis dette Tillægs køb skal udskrives på rengøringsliste på afrejsedagen. ( f.eks. Slutrengøring ) [ Køkken liste ] Markeres hvis dette Tillægs køb skal udskrives på køkkenliste. ( f.eks. Madpakker, Bordbestilling, Menuer m.m. ) [ Max Antal ] Det maksimale antal af tillægskøbet som kan sælges samtidigt. [ Dato valg ] Markeres hvis der ønskes mulighed for at vælge tillægskøbet på udvalgte datoer i reservationsperioden. Der tjekkes på max. tilgængeligt antal som angivet i [ Max Antal ] [ Ret tillæg ] Markeres hvis antal på allerede valgt tillægskøb skal ændres ved ændring af Start dato, Slut dato, antal voksne og antal børn. Tvungne tillægskøb vil altid ændres automatisk, disse skal altså ikke nødvendigvis markeres. 8.3 Tidsbegrænsning Menu: Startside Tillægs køb Tidsbegrænsning. Her indtastes eventuelle tidsbegrænsninger på tillægskøb. Eks. tidsbegrænset tilbud på billig linned m.v. Vær opmærksom på at et tidsbegrænset Tillægs køb ikke samtidigt kan mærkes af som Tvungen. Modsat kan en tvungen tilknytning heller ikke tidsbegrænses. 16

8.3.1 Felthjælp [ Tidsbegrænsningens start dato ] Klik på dato hvorfra Tillægs købet skal kunne vælges på portalen og fra reservationen. [ Slet ] Klik på slet hvis Tillægs købet ikke har tidsbegrænset startdato. [ Tidsbegrænsningens slut dato ] Klik på dato hvortil Tillægs købet skal kunne vælges på portalen og fra reservationen. [ Slet ] Klik på slet hvis Tillægs købet ikke har tidsbegrænset slutdato. 8.4 Tilknytning Menu: Startside Tillægs køb Tilknytning. Her tilknyttes eller fjernes tillægs køb på de enkelte Emner. Eks. linned til værelse, madkurv til arrangement o.l Vær opmærksom på at et tidsbegrænset Tillægs køb ikke samtidigt kan mærkes af som Tvungen. Modsat kan en tvungen tilknytning heller ikke tidsbegrænses. 8.4.1 Felthjælp [ Tillægs køb ] Marker ønsket Tillægs køb, Emner hvortil Tillægs købet er knyttet vises i vinduet. [ Emne type ] Marker Emne type hvor Tillægs købet skal knyttes til og vælg Tilføj eller fjern. [ Tvungen ] Markeres hvis Tillægs købet altid skal tilknyttes Emne typen 8.5 Kopier Menu: Startside Tillægs køb Kopier sæsoner. Her er mulighed for at kopiere tillægskøb priser, rabatter og indstillinger til nye sæsoner 8.5.1 Felthjælp Marker [ år ] og sæson i Vinduet [ kilde ] samtidig med [ år ] og Sæson i vinduet [ Destination ]. Klik [ Kopier ] og Priser,rabatter og indstillinger kopieres for alle Tillægs køb. 17

8.6 Sprog Menu: Startside Tillægs køb Sprog. Her indtastes tekst på Dansk, Tysk og Engelsk for tillægskøb til emner. Teksterne benyttes på portalen. Husk at gemme de enkelte sprog før siden forlades. 9 Grupperabat Menu: Startside Grupperabat. Grupperabatter er tænkt benyttet hvor den almindelige rabatstruktur ikke er tilstrækkelig. Rabatten kan sættes op på tværs af leverandører hvilket dog kræver administrator rettigheder. Ulempen ved grupperabat er at rabatten når der handles på portalen ikke vises før varen er fyldt i kurven. Det er en naturlig følge af at rabatten ofte kun gives ved samtidig køb med hvad der ellers ligger i kurven. Grupperabatten er rimelig kompliceret men vi forsøger her med en forklaring på de anvendte begreber: Grupperabatter: Betegnelse for den enkelt oprettede grupperabat med tilhørende rabatsats. Rabatten kan beregnes af Brutto prisen eller som [ Beregn af netto ] af Bruttoprisen fratrukket tidligere rabatter. Der kan angives prioritet for hvilken rabat systemet skal vælge først hvis kriterierne er opfyldt for flere rabatter. Emnetype og tillægskøb gruppering: Grupperingerne kan indeholde emnetyper og tillægskøb fra den enkelte Leverandør. Ideen med at samle disse i grupperinger er udelukkende at lette håndtering og genbrug af disse. Tilknyttede emnetyper og tillægskøb vises for grupperingen ved at klikke [ vælg ] ud for ønsket gruppering. Eksempler på Grupperinger: En gruppering med navnet [ Overnatninger ] kunne f.eks indeholde [ Dobbelværelse ] fra [ Leverandør 1 ] og [ Hytte type 1 ] fra [ Leverandør 2 ] En gruppering med navnet [ Oplevelser ] kunne f.eks indeholde [ Ridetur ] fra [ Leverandør 1 ] og [ Massage ] og [ Zoneterapi ] fra [ Leverandør 2 ] Kriterier: For at udløse grupperabatten skal der være tilknyttet kriterier. Der kan oprettes alle de kriterier for en grupperabat man ønsker. Hver kriterie er oprettet ud fra en gruppering og hænger uhjælpeligt sammen med denne. Alle oprettede kriterier skal være opfyldt for at udløse grupperabatten. Der gives kun rabat på emnetyper og tillægskøb som findes i en gruppering som samtidigt er tilknyttet. Kriterier tilknyttes for grupperabatten ved først at klikke [ vælg ] ud for ønsket grupperabat og herefter [ Tilknyt ] ud for ønsket Gruppering. Tilknyttede kriterier vises for grupperabatten ved at klikke [ vælg ] ud for ønsket grupperabat. Tilknyttede perioder for de enkelte kriterier vises ved at klikke på [ perioder ] ud for ønsket kriterie. 18

Eksempler på Kriterier: Et kriterie for gruppering med navnet [ Transport ] hvor rabatten ønskes udløst ved en overfart Hver Torsdag kl. 20:30 skal have udfyldt følgende felter: i [ Fast Startdag ] vælges [ Torsdag ] i [ Fast Starttime ] vælges [ 20 ] Hvis denne rabat kun skal udløses ved samtidigt køb af en overnatning i 2 nætter tilføjes f.eks. et kriterie for grupperingen med navnet [ Overnatning ] og i [ Min. dage/nætter ] vælges [ 2 ] Hvorfor udløses min mængderabat ved 10 personer til samme koncert ikke? Du har ikke oprettet en Grupperabat til formålet! Du har ikke angivet en procentsats til Grupperabatten! Du har ikke lavet en gruppering af Emnetyper/Tillægskøb til formålet! Du har ikke tilføjet koncerten til grupperingen! Du har ikke tilknyttet grupperingen til Rabatgruppen! Koncerten ligger ikke inden for datointerval for kriteriet! Du har ændret andre felter end Min. antal personer og dermed forårsaget at kriteriet ikke overholdes! Du har tilføjet flere kriterier som så også skal overholdes før rabatten udløses! Rigtig god arbejdslyst 10 Finans Menu: Startside Finans. Siden er beregnet til at holde styr på afregning mellem Leverandørerne og eventuelle portal(er) 10.1 Kartotek Menu: Startside Finans Kartotek. Hver Leverandør har sin egen lille kontoplan. De nedtonede konti er systemkonti der ikke kan slettes. Der er mulighed for at oprette egne konti hvis der f.eks. er ønske om at fordele salg på flere omsætningskonti. 10.2 Eksport Menu: Startside Finans Flyt Dato og Eksport. Formen er beregnet til hurtigt at flytte transaktionsdatoer samt at eksportere en måneds tal til C5 Eksport til Concorde C5 gøres således: 1. - Vælg måned for eksport. 2, - Klik på [ Eksporter Balance ] 3. - Højreklik på [ Hent Eksportfil ] og vælg [ Gem destination som ] 4, - Klik dig frem til mappen ImpoPakkRejs på C drevet. 5. - Gem filen som ImpoPakkRejs.txt 6, - Åben filen i Wordpad 7. - Gem filen. 8, - Start C5 op og gå til Finans - Periodisk. 19

9. - Vælg Import fra pakkerejsesystemet Ved eksporten eksporteres posteringer efter følgende regler: 1. - Posteringer der vedrører Leverandører bogføres som enkelte posteringer direkte på Debitoren. Det gælder Skyldig Leverandører, Skyldige Leverandører afregnet, Tilgode provision og Tilgode provision afregnet. 2. - Leverandører der ikke allerede er oprettet oprettes automatisk i C5. 3. - Tilgode provision afregnet posteres som faktura på Debitoren, Skyldig Leverandører, Skyldige Leverandører afregnet og Tilgode provision posteres som betalinger 4. - Der importeres til kladden PakkRejs som efterfølgende bogføres Bogføring af fakturaer direkte fra Kassekladden betyder at disse ikke kan udskrives som normalt. Dokumentation er derfor i form af kontoudtog til leverandøren hvor dette ønskes. Følgende skal være foretaget i C5 før import. 1. - Der skal være oprettet en Finans kladde med navnet PakkRejs. 2. - Der skal være oprettet en Debitor gruppe med navnet PakkRejs. 3. - Alle relevante Finans konti skal være oprettet i C5. 4. - Der skal være købt adgang til XAL kørselen ImportFraPakkerejs og dette skal være installeret. 10.2.1 Felthjælp 10.3 Kontoafstemning Menu: Startside Finans Kontoafstemning. Formen er beregnet til afstemning af beholdningskonti efter Bankens kontoudtog. Vælg periode for afstemning. Ved månedsafstemning kan der vælges måned alene og perioden afgrænses automatisk til den pågældende måned. Vælg konto der skal afstemmes og indtast primo og ultimo saldi i.h.t. bankens kontoudtog for afstemningsperioden. Tjek afstemning Ved uoverensstemmelse vælges tidligere ultimo dato i kalenderen [ Datovalg posteringer ] og ny ultimo saldo indtastes for denne dato. Posteringer for den valgte dato vises og ved uoverenstemmelser i.h.t. bankens kontoudtog flyttes posteringer til senere dato ved at markere bjælken [ Flyt markerede ], som vises med en ny kalender, hvorfra der vælges en dato efter afstemningsdatoen. I tilfælde af, at der mangler en postering den pågældende dato, kan den søges: Indtast det 4 cifrede ID nr. eller pakkens nr. i bjælken øverts til venstre og trykmenu: Hent Pakke/Betalings ID. Her vises nu i et nyt vindue de posteringe, både ind og udbetalinger, som vedrører den pågældende pakke og som kan hentes til den valgte dato. Er det ikke muligt at søge ID, kan transaktionen findes via Wannafind s hjemmeside og herefter søges i Pakkerejsesystemet via reservationsnummer i Menu: :. Startside Søg reservationer 20