Metoder Forslag til metoder Refleksion over værdierne i politikken for attraktiv arbejdsplads 10 livgivende faktorer Japansk konsensusmetode Associations-metode AI (Appreciative Inquiry) - byg fremtiden sammen Spørgeskemaundersøgelse Outsider witness Innovativ udforskning af trivsel på vores arbejdsplads Dato: 9. juli 2008 Side 1 af 26
Refleksion over værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads Refleksion over værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads Fakta: Blanding af individuel eftertanke og gruppedrøftelser Antal personer I princippet ubegrænset Tidsforbrug 3-4 timer Forudsætninger: Ingen Materialer: Et papir til alle med de 8 værdier i politikken samt 2 hjælpespørgsmål (se nedenfor) Skriveredskaber til alle deltagere Flip-overpapir Tape eller lignende til at sætte flip-over papir op med Tuschpenne Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde 1. Giv deltagerne en introduktion til Politikken for attraktiv arbejdsplads og de 8 værdier, den er baseret på 2. Bed deltagerne om hver især at vælge den værdi, de synes a. er mest interessant b. er mest besværlig c. er mest betydningsfuld d. eller. Hver deltager vælger én værdi og fortæller ikke umiddelbart, hvilken der er valgt. Det betyder, at flere kan vælge samme værdi og at nogle værdier ikke bliver valgt. Det er ikke noget problem. Der kan sagtens være flere bud på samme værdi og de værdier, der ikke bliver valgt, er måske mindre betydningsfulde hos jer og så er der ingen grund til at bruge tid på dem. 3. Refleksionsperiode Deltagerne får udleveret et hjælpepapir, hvor der er Dato: 8. juli 2008 Side 2 af 26
Refleksion over værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads a. en oversigt over de 8 værdier og 2 hjælpespørgsmål 1) Hvad synes du, vi lykkes med (inden for denne værdi)? 2) Hvordan kan vi skabe endnu mere af? Bed deltagerne sætte sig et roligt sted ½ times tid og fokusere udelukkende på denne ene værdi og de 2 hjælpespørgsmål. Respekter hinandens behov for at tænke i fred så tal ikke unødigt! Hvis I har mulighed for det, kan det være en god ide at gå en tur i skoven eller ved stranden i den halve times refleksionsperiode. Gå sammen eller hver for sig men respekter også her, at I tænker alene, så undgå unødig snak. 4. Opsamling Forbered 8 flipovere, hvor der øverst på hver flip-over er angivet én af de 8 værdier og siden nedenunder opdeles i 2 kolonner: 1. Fælles ansvar Det lykkes vi med Sådan kan vi få mere af det Når refleksionsperioden er ovre, skriver deltagerne deres bud på de respektive flip-overe. Bed derefter deltagerne give en kort præsentation af, hvad de har skrevet. Uddybende spørgsmål er tilladt, men ikke positive/negative kommentarer. 5. I skal nu udvælge de emner fra Sådan kan vi få mere af det kolonnerne, som I vurderer, det vil give mest værdi at arbejde videre med. Dato: 8. juli 2008 Side 3 af 26
Refleksion over værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads Det kan I gøre ganske enkelt ved at lade hver deltager sætte x ved max. 3 emner og så vælge de 3-6 emner, som får flest stemmer 6. Diskuter, hvad de valgte emner skal bidrage til for jer hvilken ønsket tilstand, vil I gerne nå frem til? 7. Lav en handlingsplan (se evt. bag i mappen) for, hvordan I vil komme frem til det, I ønsker Dato: 8. juli 2008 Side 4 af 26
10 livgivende faktorer / Cafe-metoden 10 livgivende faktorer / Café-metoden Fakta: Brainstorm-proces, kombineret med struktureret gruppedrøftelse Antal personer Mindst 20 personer og meget gerne flere. Kan i princippet gennemføres med et ubegrænset antal deltagere Tidsforbrug 3-4 timer Forudsætninger: Ingen Materialer: Flip-over papir Tuschpenne Evt. et stopur Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde 1. Lav en brainstorm med alle deltagere: Vi skal have defineret de 10 faktorer, der giver os mest trivsel, skaber mest arbejdsglæde, er mest livgivende Skriv alle forslag op på en flip-over 2. Diskuter, hvilke 10 faktorer/temaer der er mest værdifulde i forhold til at skabe trivsel på arbejdspladsen find dem eventuelt ved en afstemning, hvor hver deltager kan sætte x ved max. 3 og I så vælger de 10, der har fået flest stemmer 3. For hver faktor/hvert tema drøfter I og noterer, hvad det pågældende tema skal bidrage med for jer. Eksempel: I har valgt en faktor der hedder sige godmorgen, når vi kommer. Næste skridt er at definere, hvad det bidrager med for jer eksempelvis det gør, at vi føler os tættere på hinanden som kollegaer 4. Del deltagerne op i grupper lige så mange som der er faktorer. Hver gruppe får ét tema. I hver gruppe udpeges en bordformand, der har ansvaret for temaet gennem hele resten af processen. Dato: 8. juli 2008 Side 5 af 26
10 livgivende faktorer / Café-metoden De øvrige deltagere i gruppen giver deres bud på, hvordan I bedst muligt kan opnå det, I gerne vil, inden for det pågældende tema. Deltagerne kan f.eks. forholde sig til spørgsmålet: Hvilke initiativer, ændringer, forandringer vil i særlig grad kunne give os mere af (bordets tema) Eksempel: Temaet ved bordet er som ovenfor - vi vil gerne tættere på hinanden som kolleger Hvilke initiativer vil i særlig grad kunne bringe os tættere på hinanden? Deltagernes svar kan f.eks. være: Vi skal huske at sige godmorgen til hinanden Det vil være godt at spise morgenmad sammen hver fredag Vi må gerne interessere os for hinanden også huske at spørge til, hvordan det går med familien, hunden, ferieplanerne Vi skal give hinanden faglig sparring m.v. Efter 10 minutter rokerer grupperne til det næste tema men bordformanden bliver siddende ved sit tema og introducerer de nye gæster til, hvad den 1. gruppe har talt om. Den nye gruppe har nu lejlighed til at give deres bud på samme emne. Rokér igen efter ca. 10 minutter. I princippet skal alle grupper rundt til alle temaer men I kan også aftale, at I slutter efter f.eks. halvdelen. 5. Bordformændede præsenterer nu den samlede personalegruppe for hovedlinierne i det, som er blevet nævnt under det pågældende tema 6. Diskuter derefter, hvilke indsatser, I mener, vil være mest livgivende i det kommende år skriv det ned og aftal, hvornår og hvordan I følger op Dato: 8. juli 2008 Side 6 af 26
Japansk konsensusmetode Japansk konsensusmetode Fakta: Konsensus betyder bred enighed blandt en gruppe personer. Dialogmetode, hvor alle er aktive Der arbejdes med både positive forventninger og bekymringer Antal personer 6-20 personer Tidsforbrug 3-4 timer Forudsætninger: Ingen Materialer: Flip-overpapir Post-it blokke grønne og røde 6-8 blade af hver farve pr. deltager Tuschpenne Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde 1. Deltagerne skriver hver 3-4 ting, som får dem til at stortrives på arbejdet skrives på de grønne post-it én ting på hvert blad Deltagerne skriver også 3-4 ting, som de kan se muligheder i at forbedre skrives på de røde post-it én ting på hvert blad 2. Alle grønne post-it hænges op i en samlet klump alle røde post-it hænges op i en anden klump 3. Deltagerne arbejder sammen om at sortere de grønne post-it i 2 grupper: Gruppe a: Alt det, som er positivt, og som fungerer umiddelbart Gruppe b: Alt det, som er positivt, men som lige kræver en lille indsats for at komme til at fungere optimalt Deltagerne arbejder tilsvarende sammen om at sortere de røde post-it i 2 grupper: Gruppe c: Alt det, som kan forbedres og som kan forbedres med en overkommelig indsats Gruppe d: Alt det, som kunne være bedre men som I vurderer, det vil være vanskeligt at gøre noget ved (f.eks. fordi det skal klares af nogle andre, skal løses uden for jeres regi, er Dato: 3. juli 2008 Side 7 af 26
Japansk konsensusmetode præget af noget, som I ikke har spor indflydelse på) 4. Der arbejdes videre med gruppe b og c gerne i grupper. Opgaven nu er at definere handlingsplaner, der sikrer, at udsagnene i gruppe b bliver til virkelighed Tilsvarende defineres handlingsplaner for de knaster, der er i gruppe c. Husk her den anerkendende tilgang: Knaster skal vendes til en ønsket fremadrettet tilstand og handlingsplanen skal definere, hvordan I kommer frem til den ønskede tilstand 5. Lad en samlet handlingsplan (se eventuelt modellen i mappen) og aftal eventuelt prioriteringer. Aftal også, hvem der har ansvar for at tage et initiativ og hvornår der senest skal være sket noget. 6. Husk også at vende emnerne fra grupperne a og d, så der ikke er noget, der blot er blevet overset Dato: 3. juli 2008 Side 8 af 26
Associations-metode Associations-metoden Fakta: En proces, hvor deltagerne ved hjælp af en naturgenstand eller lignende beskriver, hvad der får dem til at trives i arbejdet Antal personer Fra helt få til mange Tidsforbrug 2 timer afhængigt af antallet af deltagere Forudsætninger: Deltagerne skal være indstillet på at stå frem og fortælle historien om, hvad der får dem til at trives Materialer: Genstande se nedenfor Flip-over papir Tuschpenne Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde 1. Deltagerne bliver bedt om at finde en genstand, der på én eller anden måde kan symbolisere det, der får dem til at trives på arbejdspladsen. Aftal, om genstanden skal være. a. En ting fra naturen (kombinér evt. processen med at gå en tur i skoven) b. Et postkort, som deltagerne medbringer til formålet (OU har en samling kort, der kan lånes til formålet) c. Et arbejdsredskab, som bruges i det daglige arbejde d. Eller.? 2. Deltagerne fortæller derefter a. hver deres historie om genstanden b. og om, hvad den siger om, hvad der får dem til at trives på arbejdet c. og om, hvordan de mener, de kan få endnu mere trivsel på arbejdspladsen 3. Gruppearbejde: I mindre grupper (4-6 personer) drøfter deltagerne, hvad de har lyttet sig til, hvilke generelle tendenser, der synes at være. Gruppen laver en planche med en oversigt over, hvilke indsatser, der ser ud til at kunne skabe mest værdi i form af øget trivsel. Grupperne laver samtidig en handlingsplan for indsatserne. Handlingsplanen skal Dato: 9. juli 2008 Side 9 af 26
indeholde Associations-metode a. Hvilket mål skal initiativet føre til? b. Hvilke aktiviteter skal sættes i værk? c. Hvem er omfattet af aktiviteterne? d. Hvem har ansvaret for at tage et initiativ? e. Hvornår skal der ske noget? f. Hvornår skal initiativet evalueres? 4. Grupperne præsenterer ideerne i plenum 5. Der foretages eventuel prioriteringer imellem de foreslåede aktiviteter. 6. Et samlet overblik over, hvad der er aftalt, skrives ned Dato: 9. juli 2008 Side 10 af 26
Appreciative Inquiry - byg fremtiden sammen Appreciative Inquiry byg fremtiden sammen Fakta: En proces, der tager udgangspunkt i det, der allerede virker og bruger det som byggesten til en fælles fremtid. Processen er i 4 faser og spænder vidt fra at afdække ønsker til fremtiden til at afdække de konkrete handlinger, der skal bringe jer derhen Antal personer Ubegrænset Tidsforbrug 4-6 timer, afhængigt af den konkrete tilrettelæggelse og antallet af deltagere Forudsætninger: Lysten til at arbejde med en proces, der også kan lukke op for de tanker, vi ikke nødvendigvis når at tænke i hverdagen Materialer: Flip-over papir Tuschpenne Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde Kort beskrivelse Processen forløber i 4 faser. 1. Opdagelsesfasen, hvor vi går på jagt efter alt det, vi sætter pris på og alt det, som fungerer godt i hverdagen. Til denne fase hører også identifikation af, hvad der har gjort det gode muligt 2. Drømmefase, hvor vi forestiller os den bedst tænkelige fremtid i fællesskab 3. Designfase, hvor vi finder ud af, hvad der skal til for at sikre, at ønskerne til fremtiden går i opfyldelse 4. Forankringsfase, hvor vi tager initiativerne og omsætter dem til virkelighed Beskrivelsen nedenfor giver først et generelt bud på, hvordan du kan arbejde med de 4 faser i processen (afsnit A) Derefter følger i afsnit B et mere konkret eksempel på processens gennemførelse. Det præcise set-up omkring processen vil afhænge af antallet af deltagere. Hvis du ønsker hjælp til at designe processen, er du velkommen til at kontakte én af konsulenterne i Strategi og Udvikling (OU) Dato: 11. juli 2008 Side 11 af 26
AFSNIT A Appreciative Inquiry byg fremtiden sammen Fremgangsmåde 1. Opdagelsesfasen I fase 1 går I på opdagelse efter det bedste i jeres arbejde opgaverne, samspillet med brugerne, organisering, ledelse, sociale aktiviteter, kollegial omsorg alle aspekter kan tænkes med. Fokus er uhæmmet på succeser, gode oplevelser, situationer hvor store udfordringer er tacklet imod alle odds, små ting i hverdagen der gør dagen bedre osv. Fortæl historierne og hjælp hinanden med at identificere, hvad der har gjort de gode ting mulige var det samarbejde, åbenhed, hurtige beslutninger, fleksibilitet, faglighed, eller.? Denne del af processen kan tages i plenum hvis der er mange deltagere, kan det være en fordel at dele op i mindre grupper eller eventuelt lave gensidige interviews 2 personer imellem og med efterfølgende opsamling. Typiske spørgsmål i denne fase: Hvad går godt? Hvad er vi rigtigt gode til? Hvilke oplevelser har vi haft, hvor vi har været rigtigt gode? Hvad gør os glade i hverdagen? Hvad sker der i løbet af en dag, når vi går glade hjem? Hvad får vi energi af? Hvad glæder vi os til, når vi tager på arbejde om morgenen? Hvad er vi stolte af? 2. Drømmefasen Fokus i drømmefasen er drøftelser af, hvordan I kan få endnu mere af det gode, og hvilke andre ønsker, I kunne have til fremtiden. Igen vil selve processen afhænge af deltagerantallet. Mulighederne er drøftelse i plenum, i mindre grupper, interviews eller hvis I er til kreative aktiviteter kan I tegne, male, bygge i Lego (kan lånes i OU) eller hvad der kan passe til jeres temperament og kultur. Typiske spørgsmål i denne fase: Hvad har vi lyst til at tage med fra nutiden og ind i fremtiden? Hvad vil vi gerne have endnu mere af? Hvad kunne vi mere gøre/ønske os? 3. Designfasen Nu har I en masse positive ideer til, hvordan fremtiden kan forme sig bedst muligt. I denne fase skal I drøfte, hvordan jeres arbejdsplads skal fungere i hverdagen, for at I får mest muligt af det, I gerne vil. Fokus kan her være på alt fra kompetenceudvikling, forholdet til brugerne, indbyrdes relationer, organisering, ledelse osv. Typiske spørgsmål: Dato: 11. juli 2008 Side 12 af 26
Appreciative Inquiry byg fremtiden sammen Hvad skal vi kunne for at opnå det, vi gerne vil? Hvordan skal vores afdeling struktureres? Hvad får vi brug for? 4. Forankringsfasen I denne fase skal I blive meget konkrete og her kommer flip-overpapir, tuschpenne m.m. for alvor i brug det er vigtigt, at vi fastholder de ideer, der kommer frem. Hvis I er mange, kan I med fordel bruge caféprocessen (se beskrivelsen af 10 livgivende faktorer ) eller Open Space, hvor deltagerne selv definerer de emner, de vil tale om og bidrager til de temaer, de finder mest interessante. Typiske spørgsmål: Hvad gør vi nu? Hvad vil vi i fællesskab forpligte os til? Hvordan kommer vi i gang? Hvad vil vi gøre anderledes allerede i morgen? Hvordan vil vi kunne se de første tegn på, at vi er på vej i den rigtige retning? Hvad vil hver enkelt bidrag med i processen? AFSNIT B En helt konkret beskrivelse af, hvordan processen kan gennemføres. Og ja, det er en ny beskrivelse af det samme så bliv ikke forvirret over dobbeltheden, men vælg den proces, der passer bedst til dit formål! Du kan også vælge et helt 3. set-up hvis du har brug for sparring, er du velkommen til at kontakte konsulenterne i OU. Fremgangsmåde 1. Opdagelsesfasen Interviews 2 og 2 Gennemfør gensidige interviews med udgangspunkt i nedenstående spørgsmål. Tag notater undervejs, så du kan bruge dem efterfølgende Tænk på en helt speciel situation, hvor du virkelig oplevede, at du var glad for dit arbejde. Hvad skete der? Hvad gjorde du? Hvad gjorde andre? Hvad gjorde det muligt? Hvad lagde du selv mærke til? Hvad lagde andre mærke til? Opsamling Når I har interviewet hinanden, finder I sammen med 2-3 andre grupper. Start med at give hinanden et overblik over, hvad der er kommet frem i historierne. Sammen skal I nu lave en flip-over med de vigtigste pointer: Hvad går igen i historierne? Dato: 11. juli 2008 Side 13 af 26
Appreciative Inquiry byg fremtiden sammen Hvad er det, der især gør jer glade for og stolte af arbejdet? Hvad er det, der især gør det muligt? 2. Drømmefasen I arbejder videre i de grupper, I lige har dannet. I skal nu opstille en fælles vision eller drøm for hverdagen med udgangspunkt i spørgsmålet: I 2010 vil vi have den mest fantastiske arbejdsplads. Hvad er de mest fremherskende træk ved arbejdspladsen til den tid? Hvordan er det at gå på arbejde? Hvad præger vores indbyrdes forhold? Hvad er karakteristisk for opgaveløsningen? Hvad vil andre lægge mærke til? Lav et bud på en vision eller en drøm for jeres arbejdsplads helst kort og udtrykt i nutid. Eksempel: I 2010 har vi fuld bemanding, tilfredse brugere og glade medarbejdere 3. Designfasen I plenum eller mindre grupper drøftes visionen eller visionerne Hvad kan I tage med fra nutiden, som bringer jer tættere på visionen? Hvad skal I føje til? Hvad kan vi selv gøre? Hvad skal andre hjælpe os med? Hvordan skal vi indrette os? 4. Forankringsfasen Ideerne skal konkretiseres i en handlingsplan: Hvad gør vi nu? Hvad vil vi i fællesskab forpligte os på? Hvordan kommer vi i gang? Hvad gør vi anderledes allerede i morgen? Hvordan vil vi hver især bidrage i processen? Dato: 11. juli 2008 Side 14 af 26
Spørgeskema til trivselsmålinger Spørgeskema til trivselsmåling Fakta: En spørgeskemaundersøgelse, hvor medarbejderne og ledere kan tilkendegive deres individuelle oplevelse af trivslen på arbejdspladsen. Skemaet er bygget op over forudsætninger og værdier i politikken for den attraktive arbejdsplads. Samtidig er der plads til, at arbejdspladsen selv kan definere yderligere spørgsmål, som det vil være værdifuldt at få belyst. Antal personer Ubegrænset Tidsforbrug Udfyldelse af spørgeskemaet 10-15 minutter pr. deltager Der ud over skal lederen eller andre anvende tid til at samle besvarelserne og lave en statistisk bearbejdning. Dvs. enten en simpel sammentælling af svar eller en procentfordeling af svarene. Forudsætninger: Tid og lyst til at bearbejde resultaterne. Resultaterne kan ikke stå alene som en konstatering af, hvordan det står til det er vigtigt bagefter at arbejde med nogle af de resultater, som spørgeskemaundersøgelsen har vist og udarbejde en handlingsplan (se forslag til handlingsplan i materialesamlingen) Materialer: Et spørgeskema til hver medarbejder. Blanke skemaer til sammentælling og præsentation af resultaterne Sværhedsgrad: * * * * * Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 15 af 26
Spørgeskema til trivselsmålinger Vejledning spørgeskema til trivselsmålinger Trivselsmålingen kan gennemføres ved hjælp af et spørgeskema. Spørgeskemaet kan kombineres med andre metoder, f.eks. Refleksion over værdierne i Politikken for den attraktive arbejdsplads (se vejledning til denne metode). Det kan også stå alene og så danne udgangspunkt for den efterfølgende dialog om trivsel på arbejdspladsen. Det vedlagte spørgeskema er opbygget så enkelt, at man let kan sammentælle resultaterne. Hvis det er en stor arbejdsplads med mange ansatte, kan man også opgøre tallene i procent. Spørgeskemaet tager udgangspunkt i Politikken for den attraktive arbejdsplads og de forudsætninger og værdier, der er beskrevet i politikken. Derudover er der gjort plads til et par ekstra temaer, som man på arbejdspladsen bliver enige om, der også skal spørges til. En god måde at gennemføre undersøgelsen er at dele skemaet rundt til alle (det kan også gøres elektronisk), give en uges tid til at besvare det, og så lade en på arbejdspladsen stå for sammentællingen (f.eks. lederen, TR eren, medarbejderrepræsentanten i MED, SR). Resultaterne præsenteres for alle ansatte på den dag, I har valgt til at gennemføre dialogen om målingen og indgår så i dialogen. Undersøgelsen kan evt. gentages på et senere tidspunkt, så man kan se, hvordan de initiativer man etablerer, sætter sig spor i trivslen på arbejdspladsen. Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 16 af 26
Spørgeskema til trivselsmålinger Sæt x i den rubrik ud for hvert spørgsmål, som du er mest enig i Spørgs målnr. Emne A. Indflydelse Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Ledere og medarbejdere samarbejder om de beslutninger, der er vigtige 2. Jeg har indflydelse på min arbejdsplads 3. Jeg har indflydelse på, hvordan mine egne opgaver tilrettelægges B. Arbejdsmiljø Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Vi samarbejder om at udvikle et godt arbejdsmiljø 2. Vi har fokus på at forebygge forhold, der modvirker et godt arbejdsmiljø 3. Vi er opmærksomme på, at alle skal trives 4. Jeg føler, jeg alt i alt har et godt arbejdsmiljø C. Fælles ansvar Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Vi løfter i flok på min arbejdsplads 2. Min leder skaber gode muligheder for at jeg kan tage ansvar for mine opgaver 3. Vi bidrager alle til at skabe et godt fællesskab 4. Vi løser opgaverne professionelt D. Faglighed, anerkendelse og mening i arbejdet Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Der står respekt om min faglighed Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 17 af 26
Spørgeskema til trivselsmålinger 2. Jeg udtrykker anerkendelse af mine kollegaers faglighed 3. Vi er gode til at give hinanden feed-back 4. Jeg synes, mit arbejde er meningsfuldt E. Faglig og personlig udvikling Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Jeg har gode muligheder for at udvikle mig på arbejdspladsen 2. Vi lægger vægt på udvikle os sammen med udviklingen i opgaverne 3. Vi arbejder med udvikling af alles talenter F. Klare forventninger til den enkeltes indsats Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Jeg har tid nok til at løse mine opgaver 2. Jeg har de rette kompetencer for at løse mine opgaver 3. Jeg ved, hvad arbejdspladsen har af forventninger til mig G. Gode sociale og faglige relationer Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Vi har et godt fagligt fællesskab 2. Vi har et godt socialt fællesskab 3. Vi kan tale om de ting, der ikke fungerer H. Tryghed og omsorg for den enkelte i arbejdet Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. Jeg får de informationer, jeg har brug for 2. Vi taler om hvad ændringer i opgaverne betyder for arbejdspladsen 3. Vi tager hånd om hinanden I. Sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 18 af 26
Spørgeskema til trivselsmålinger 1. Vi er opmærksomme på at tilrettelægge arbejdet på en måde, så man kan have et privatliv 2. Jeg synes godt, jeg kan afgrænse mit arbejdsliv fra mit privatliv J. Rummelighed og mangfoldighed Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. På min arbejdsplads er der plads til mange forskellige slags mennesker 2. Vi respekterer, at nogle i en periode ikke kan arbejde på fuld kraft K. Supplerende spørgsmål Ja, altid Som regel I nogen grad Sjældent Nej, aldrig Ved ikke 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mit navn er: Jeg arbejder: Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 19 af 26
Outsider witness Outsider witness Fakta: En proces, hvor en deltager bliver interviewet om et emne og de øvrige lytter med og giver deres bidrag i en struktureret proces. Antal personer 6-10 personer Tidsforbrug 2-4 timer Forudsætninger: Alle skal have haft lejlighed til at læse/høre om politikken for attraktiv arbejdsplads Mindst én deltager skal være indstillet på at stå frem og sætte ord på sin hverdag de andre skal være indstillet på at lytte og give bidrag fra deres perspektiv. Processen forudsætter en høj grad af åbenhed i personalegruppen. Det vil være hensigtsmæssigt, at en person påtager sig rollen som interviewer det kan være lederen, en TR/SR eller en kollega. I punkt 2 c og d vil det være hensigtsmæssigt, at en deltager påtager sig at være pennefører og dokumentere input på f.eks. flip-over Materialer: Politikken for den attraktive arbejdsplads Flip-over papir og tuschpenne til opsamling Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde 1. Tag udgangspunkt i politikken for attraktiv arbejdsplads og de forudsætninger og værdier, den indeholder. I kan vælge at arbejde med alle elementerne. I så fald anbefales, at I gør det over en længere periode. Det vil blive for voldsomt at bearbejde alle elementer på denne måde på én gang. Alternativt kan I vælge de 2-3 af dem ud, som I finder mest interessante, vigtige eller værdifulde netop hos jer. 2. Outsider Witness processen Processen falder i 4 dele, hvor en fokusperson og en interviewperson har en dialog med hinanden og de øvrige (vidnerne) lytter på og i 2 runder får lejlighed til at give deres besyv med: I første runde om, hvad de har hørt og i 2. runde om, hvad de kan genkende og hvad Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 20 af 26
Outsider witness der betyder noget for dem. Inden I starter, skal I udvælge et emne f.eks. én af de 8 værdier som I vil udforske. Én person blandt medarbejderne er fokusperson en anden skal være interviewer. De øvrige sidder rundt om og lytter med. a. Intervieweren stiller fokuspersonen en række spørgsmål for at afdække, hvad fokuspersonen tænker om det udvalgte emne. Spørgsmålene kan f.eks. være: i. Hvad synes du, fungerer rigtigt godt på vores arbejdsplads vedr. emnet? ii. Hvad kunne vi gøre endnu bedre? iii. Hvad ville det betyde for dig? iv. Hvilken effekt kunne det have? v. Hvad har du undret dig over angående (emnet)? vi. Hvilken udvikling har du set i tidens løb? Det er vigtigt, at intervieweren formår at stille spørgsmålene neutralt og nysgerrigt dvs. udforske, hvad fokuspersonen mener, uden at lægge sin egen vurdering ind i spørgsmålene. b. Fokuspersonen får nu en pause, mens intervieweren taler med tilhørerne. Ideelt tager intervieweren en runde til tilhørerne én ad gangen men det kan også være en fælles snak. Intervieweren stiller tilhørerne nogle spørgsmål om, hvad de har hørt (ikke om, hvad de selv synes! Den fase kommer senere ). Spørgsmålene kan f.eks. være: i. Hvad fangede din opmærksomhed ved det, du lige har hørt? ii. Hvilke ord, har du hørt fokuspersonen bruge om emnet? iii. Hvilke forestillinger har fokuspersonen om, hvad der er vigtigt om emnet? iv. Hvilke gode intentioner ligger der i det, fokuspersonen har sagt? v. Hvilke værdier er i spil? vi. Hvilke drømme og håb er udsagnene udtryk for? c. Intervieweren og fokuspersonen fortsætter nu, mens tilhørerne lytter videre. I denne runde går spørgsmålene på, hvad fokuspersonen har fået ud af at lytte til tilhørerne: i. Hvad blev du særligt opmærksom på ved at lytte til de andre? ii. Hvilken betydning har det for dig? iii. Hvilke nye perspektiver har du fået på emnet? d. Fokuspersonen får igen en pause, mens intervieweren taler med tilhørerne. Denne gang får tilhørerne lov til at give udtryk for, hvordan det, de har hørt, passer med deres egne oplevelser. i. Hvad kan du genkende hos dig selv af det, som du har lyttet til? ii. Hvilke nye tanker og ideer har du fået? iii. Hvad vil være vigtigt for dig? iv. Hvad får du lyst til at gøre noget ved? v. Hvem kan det få betydning for? Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 21 af 26
Outsider witness vi. Hvad skal der komme ud af at arbejde videre med emnet? 3. Opsamling De væsentligste pointer fra outsider-witness processen dokumenteres f.eks. på flip-over. Efterfølgende laves en handlingsplan (se f.eks. materialemappen) på de emner, I ønsker at arbejde videre med. Oprettet af: Maria Lützen (malu) Sagsnr: 026612-2008 Dato:14. juli 2008 Side 22 af 26
Innovativ udforskning af trivsel på vores arbejdsplads Innovativ udforskning af trivsel på vores arbejdsplads Fakta: Værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads, suppleres med så mange andre vinkler på trivsel som muligt. Processen forløber i en række trin, som hver især udvider vores forståelse af, hvad trivsel kan handle om og går via en fælles og individuel refleksion over i en praktisk fase, hvor I udvælger de 2-3 emner, I for alvor finder, vil give trivslen et markant løft. Er inspireret af C. Otto Scharmes u-turn-model, som er designet til at skabe reel innovation Antal personer Ubegrænset Tidsforbrug Afhænger af antallet af deltagere, men 6 timer er et nogenlunde sikkert bud til fase 1-6. Derefter afprøvning og erfaringsopsamling/evaluering af en række forsøg og aftale om, hvad der skal indarbejdes permanent på arbejdspladsen. Samlet forløber processen altså over nogle måneder. Forudsætninger: Godt kendskab til de 8 værdier i politikken for den attraktive arbejdsplads. Lyst til at arbejde ud af boksen, for at finde helt nye muligheder for at skabe trivsel på arbejdspladsen Materialer: Politikken for den attraktive arbejdsplads Flip-over papir og tuschpenne Arbejdspapirer med diverse spørgsmål til gruppearbejder og individuel refleksion Eventuelt karton-kort og plat-stick, tape eller lignende til ophængning Sværhedsgrad: * * * * * Fremgangsmåde Kort overblik over processen 1. Afdække det, I allerede ved og gør 2. Undersøge: Hvem og hvad kan ellers lære os noget om trivsel? 3. Drøfte: Hvad tænker vi om det, vi har opdaget i fase 1 og 2? 4. Overveje: Hvad tror vi, vil rykke for alvor hos os? 5. Udvælge og beskrive: Hvad skal der ske? 6. Afprøve: Eksperimentere med forskellige løsninger 7. Samle erfaringer: Hvad har vi lært hvad vil vi arbejde videre med? 8. Forankre: Indarbejde den nye viden og erfaring i hverdagen Dato: 16. juli 2008 Side 23 af 26
Innovativ udforskning af trivsel på vores arbejdsplads Processen i detaljer 1. Afdække det, I allerede ved og gør Formålet med denne er at skabe et fælles billede af, hvad der er givet det, som allerede findes og det, som I allerede gør. I kommer både rundt om det, der allerede er ord på og det, som I ikke normalt tænker på at tale om, fordi I tager det for givet. I skal ikke drøfte det på nuværende tidspunkt, men blot konstatere, at sådan ser det ud a. Skab et overblik over værdierne i politikken for den attraktive arbejdsplads b. Afdæk, hvad I allerede gør, som skaber trivsel på jeres arbejdsplads. I skal både have fat i det synlige og det underforståede og i det, som er fælles og det, som er individuelt Vælg én af følgende 2 modeller: Brainstorm hvor alle bud på, hvad der får jer til at trives, skrives op på flip-overe eller Lad medarbejderne interviewe hinanden 2 og 2 ud fra spørgsmålet: Hvad eksisterer allerede på vores arbejdsplads, som bidrager til din trivsel og arbejdsglæde? Opsamling på flip-overe 2. Undersøge: Hvem og hvad kan ellers lære os noget om trivsel? Formål: At udvide opfattelsen af, hvad trivsel også kan handle om. Processen i denne fase tilrettelægges som en open space for at give deltagerne størst mulig frihed til at finde på nye ideer og drøfte det, som de finder mest vigtigt. Hvis du i denne fase vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt med en lidt mere styret proces, kan du anvende cafémetoden se beskrivelse i metoden 10 livgivende faktorer. Du skal så blot definere overskrifterne for de enkelte caféborde, jf. nedenfor. Open space processen tilrettelægges med en række temaer, der skrives på hver sin flip-over. Deltagerne bevæger sig mellem temaerne og bidrager dér, hvor de har lyst til det - og går videre, når de ikke har flere ideer til netop dette tema. Du kan plukke blandt nedenstående temaer og I kan definere andre, som er væsentlige hos jer. Forslag til temaer: a. Hvad ville andre lægge mærke om trivsel og arbejdsglæde hos os? b. Hvad handler trivsel egentlig om? c. Hvad har vi hørt, at de gør de på andre arbejdspladser? (ægtefællers, børns, venners, andre kommuner, private virksomheder, i udlandet ) d. Hvad skriver de om i medierne? e. Hvis vi skulle lave en helt ny arbejdsplads, ville vi i hvert fald. f. Hvad tror vi, fremtidens arbejdsplads vil tilbyde? Dato: 16. juli 2008 Side 24 af 26