15. december 2011 Kære Signe Lynggaard Madsen På vegne af DI Videnrådgiverne og Foreningen af Rådgivende Ingeniører skriver vi til dig for at gøre opmærksom på både fordele og ulemper ved de igangværende genudbud af SKI-aftaler inden for videnrådgiverområdet. Formålet med vores henvendelse er at komme med vores bidrag til, at genudbuddene af managementaftalerne 17.13 og 17.14, de rådgivende ingeniøraftaler 17.05, 17.06 og 17.07 samt it-konsulentaftalen 02.15 bliver så velegnede for kunder og leverandører som muligt. Neden for gennemgår vi de mest centrale punkter, primært baseret på de foreløbige erfaringer med udbuddet af 17.13, men også med prækvalifikationsmaterialet vedrørende 17.14 og 17.05, 17.06 og 17.07. Helt overordnet vurderer vi stadig, at SKI s aftaleset-up ikke er egnet til køb af videnrådgivning, som vi har redegjort nærmere for i de 20 anbefalinger vedrørende SKI-aftaler, som vi offentliggjorde 16. juni. Svært for mindre og specialiserede leverandører at få en SKI-aftale Vi vurderer, at det har været meget svært for mindre og specialiserede virksomheder at blive prækvalificerede på 17.13. Dette overordnede billede ændres ikke af, at nogle specialistvirksomheder er blevet prækvalificerede som del af et konsortium og af, at flere mindre og specialiserede virksomheder er prækvalificerede på 17.14. På grund af størrelsen og udbredelsen af SKI s aftaler er der hermed en stor og reel risiko for, at aftalerne medvirker til at begrænse konkurrencen på markedet. Hertil kommer at det er en ulempe for indkøberne at have et for snævert felt af leverandører på aftalerne. Dette er en særlig relevant problemstilling i forhold til SKI s aftaler, idet SKI s kunder er meget forskellige størrelses- og opgavemæssigt og dermed har meget forskellige behov. Vi vil derfor kraftigt opfordre til, at SKI s rammeaftaler inden for videnrådgiverområdet sikrer, at flest mulige leverandører kan komme på aftalerne. Konkret bakker vi op om, at SKI opdeler aftalerne geografisk på ingeniørområdet samt i forskellige ydelsesområder. Ligeledes bør der ikke stilles for høje krav til mindsteomsætning for at blive prækvalificeret. Efter vores opfattelse bør i stedet kompetencer og erfaring med at løse opgaver inden for de konkrete ydelsesområder vægte højt. Vi vil også foreslå, at SKI etablerer ventelister til rammeaftalerne, så rammeaftalerne i tilfælde af konkurser, fusioner eller andet kan blive suppleret op.
Uhensigtsmæssigt med miniudbud og direkte tildeling i samme rammeaftale En vigtig problemstilling i sammenhæng med ovenstående er også, at SKI i de genudbudte rådgivende ingeniøraftaler har valgt at have miniudbud og direkte tildeling i samme aftale og derfor kun tildeler højst 7 leverandører på hver aftale. Vi vil kraftigt opfordre til, at SKI i fremtidige aftaler inden for videnrådgiverområdet holder aftaler med henholdsvis miniudbud og direkte tildeling adskilt i forskellige aftaler, som er tilfældet med managementaftalerne 17.13 og 17.14. På aftaler med direkte tildeling kan således langt flere leverandører komme på aftalerne uden at transaktionsomkostningerne stiger. Herved mindskes risikoen for begrænsning af konkurrencen, og der sikres et mere varieret udbud af leverandører til gavn for kunderne. Det er ligeledes svært at se, at de samme tildelingskriterier kan være brugbare for både miniudbud og direkte tildeling, hvilket også er et argument for, at de to tildelingsmodeller bør være i adskilte aftaler. Udvælgelses- og tildelingskriterier: Løsning af teoretisk caseopgave som tildelingskriterium Tildelingen på 17.13 sker blandt andet på baggrund af besvarelse af spørgsmål vedrørende en teoretisk case-opgave, som ligner en eksamensopgave på universitetet. Vi tvivler på, at besvarelse af en teoretisk case-opgave kan give jer et reelt billede af, hvad leverandørerne kan. Vi vurderer herunder, at det bliver meget vanskeligt for SKI reelt at evaluere tilbuddene og differentiere dem i forhold til, hvem der har de bedste kompetencer og erfaringer på de respektive ydelsesområder. Der er en risiko for, at I primært kommer til at vurdere virksomhedernes skriftlige formidlingsevner frem for evne til at løse opgaver hos kunderne. Det er samtidig problematisk, at der ikke er et budgetloft på case-opgaverne. Tilbudsgiverne kan derfor foreslå løsninger, som er helt urealistiske i forhold til de opgaver, som de reelt kommer til at løse i praksis. Samtidig får I med dette set-up ikke mulighed for at vurdere, hvor omkostningseffektiv opgaveløsningen er, ligesom I ikke får mulighed for at foretage en sammenligning mellem kvalitet og pris i besvarelserne. Vi har desuden bemærket, at begge cases er kommunale. Det undrer os, at SKI ikke har valgt to mere forskellige kunde- og opgavetyper. Da staten er en stor indkøber på SKI s rammeaftaler, havde det efter vores opfattelse været oplagt med en statslig case også. CV er og projektorganisation som tildelingskriterier Det skal nævnes, at vi i øvrigt bakker op om, at teampris vægter med 30 pct. i tildelingen af en rammeaftale, mens kvalitet vægter 70 pct. Denne fordeling giver en fornuftigt balance mellem kvalitet og pris. En af de bedste måder at vurdere kvalitet af videnrådgivning på er via CV er og information om projektorganisation. Vi anbefaler derfor, at SKI i videst muligt omfang anvender CV er og projektorganisation som tildelingskriterier.
Tildeling i miniudbud Vi bakker op om tildelingskriterierne for miniudbud i 17.13-aftalen, dvs. at tildelingen baseres på projektforslag, projektpris samt konsulentteam. I vurderingen af konsulentteam bør konsulenternes CV er indgå. Den indbyrdes vægtning mellem de tre kriterier vurderes også at være fornuftig. Evaluering af tilbuddene bedømmelseskomiteer og anonymiserede besvarelser På grund af videnrådgivningens komplekse natur opfordrer vi til, at SKI nedsætter bedømmelseskomitéer til at bistå ved evalueringen af tilbuddene. Bedømmelseskomitéer kan bestå af både eksperter inden for det konkrete ydelsesområde og af indkøbere. Derudover opfordrer vi til, at SKI fremover gennemfører tildelingen af rammeaftaler i anonymiseret form, så evalueringen af tilbuddene sker uden kendskab til, hvem der er tilbudsgiveren. Krav om at afgive tilbud i miniudbud Af udbudsmaterialet til 17.13 fremgår det, at der er krav om at afgive tilbud i miniudbud. Kun inhabilitet, force majeure og rammeaftalens ophør kan begrunde, at leverandørerne undlader at afgive tilbud. I sammenhæng hermed fremgår det af rammeaftalens bestemmelse om ophævelse, at såfremt leverandøren inden for en 12 måneders periode mere end 8 gange undlader at afgive tilbud i miniudbud kan aftalen ophæves. Disse bestemmelser er efter vores opfattelse helt urimelige for leverandørerne og heller ikke til gavn for kunderne. For det første giver bestemmelserne meget høje transaktionsomkostninger, som i sidste ende væltes over på de priser, som kunderne betaler. For det andet kan kunderne ikke være interesserede i at modtage tilbud fra leverandører, som ikke har ledig kapacitet til at løse den udbudte opgave eller de nødvendige spidskompetencer inden for det konkrete felt. For det tredje risikerer kunderne at modtage useriøse tilbud, som kun skaber ekstra besvær for kunder og leverandører. Vi vil derfor kraftigt anbefale, at disse bestemmelser ændres i 17.13 og ikke gennemføres i de øvrige aftaler. Konkret bør ihvertfald manglende kompetencer inden for et konkret ydelsesfelt eller manglende kapacitet på det pågældende tidspunkt være en gyldig grund til ikke at afgive tilbud. Teknisk afklaring ved miniudbud I forlængelse af ovenstående har kunderne brug for at få skarpe tilbud fra de leverandører, der er bedst kvalificerede og ikke nødvendigvis mange tilbud. Det er derfor vigtigt, at kunderne får mulighed for at gennemføre en forudgående teknisk afklaring af leverandørerne, så ikke alle behøver afgive tilbud. I modsat fald bliver transaktionsomkostningerne for høje, uden at der vel at mærke sker nogen nytteeffekt heraf. Kontraktsforhold Garantiforpligtelser
Det fremgår af leveringsaftalen, at leverandøren skal påtage sig et garantiansvar frem for det sædvanlige culpa-ansvar for en række forpligtelser. Det betyder, at leverandøren er objektiv ansvarlig for sine ydelser, herunder overfor hændelige forhold, hvilket ikke er almindeligt inden for videnrådgiverområdet. Hertil kommer at de professionelle rådgiveransvarsforsikringer kun dækker leverandørens erstatningsansvar i henhold til dansk rets almindelige regler (culpa-ansvar), hvorfor leverandørerne ikke kan tegne forsikring for det objektive garantiansvar. Det betyder, at leverandørens eneste måde at imødegå denne øgede risiko på er ved at forhøje de priser, der tilbydes på SKI-aftalen. Mere konkret fremgår det, at leverandøren er ansvarlig for, at ydelsen lever op til kundens rent subjektive vurdering af ydelsen. Ligeledes fremgår det, at leverandøren skal afgive garanti for et udefineret kvalifikations- og ressourceniveau, samt at de medarbejdere og underleverandører, der er angivet i tilbuddet, er til rådighed for alle kunder til enhver tid. Det betyder samtidig, at kunden til enhver tid kan hævde, at leverandøren ikke lever op til kravene, da der ikke er angivet nogen reference. Vi vil opfordre SKI til at lade de konkrete bestemmelser vedrørende garantiforpligtelser udgå, hvorved de sædvanlige garantiforpligtelser i dansk ret bliver gældende, som det i øvrigt er normen ved køb af videnrådgiverydelser. Alternativt bør kunderne orienteres herom, herunder at de professionelle rådgiveransvarsforsikringer ikke dækker disse udvidede krav. Bod og hæveadgang Af leveringsaftalens punkt 10.3 fremgår det, at såfremt leverandøren er ifaldet maksimal bod i henhold til punkt 10.1.4 i aftale om bod, kan kunden ophæve kontrakten. Denne bestemmelse går videre end sædvanlig retspraksis, hvor det beror på en konkret vurdering, hvad der kan betegnes som væsentlig misligholdelse og hermed udløse hæveadgang. Især fordi der i bestemmelsen er indbygget en kumulering af boden, hvilket betyder, at selv om forsinkelser i det store og hele er indhentet, kan kunden få ret til at ophæve kontrakten alligevel. Vi vil opfordre til, at denne bestemmelse udgår og erstattes med de sædvanlige regler vedrørende ophævelse af kontrakter i dansk ret. SKI s aftaler bør alene bruges ved større opgaver Køb af videnrådgivning egner sig dårligt til SKI s rammeaftale set-up, hvorfor den primære begrundelse for brug af SKI s rammeaftaler inden for området er at få afløftet udbudspligten. Vi vil derfor stærkt opfordre til, at I i jeres kommunikation med kunderne oplyser om, at aftalerne er mest velegnede ved køb af større opgaver i EU-udbud og hermed over EU s tærskelværdier og i hvert fald ikke til køb af opgaver under 500.000 kr. Dette kan blandt andet ske i SKI s understøttende værktøjer til kunderne, hvor SKI også kan vejlede om de fleksible annonceringspligtregler for opgaver over 500.000 kr. og op til EU-tærskelværdierne. Gebyr Vi har noteret os, at gebyret til SKI på 17.13 er på 1 pct. Vi vil opfordre til, at gebyret ikke bliver højere på de kommende videnrådgiveraftaler. 1 pct. må vurderes at være den absolutte smertetærskel for leverandørerne.
Specialistaftaler De ydelsesområder, der er dækket af 17.13 og 17.14, er fokuseret på klassiske managementkonsulentydelser. Det betyder, at ydelser i periferien af managementkonsulentydelsen, eksempelvis markedsanalyse, sundhed og kommunikation, i det store og hele er fraværende i aftalerne, og at de specialiserede leverandører inden for disse felter af samme grund ikke er blevet prækvalificerede på aftalerne. Vi vil i forlængelse heraf meget gerne bidrage konstruktivt til en dialog med SKI om, hvorvidt der kan være grundlag for at etablere specialistaftaler inden for disse områder. Vi nedsætter således her i december en task force med deltagelse af medlemsvirksomheder til netop at vurdere og drøfte dette nærmere. Vi vil til sidst gerne give udtryk for vores tilfredshed med, at SKI s ledelse gennem det sidste års tid adskillige gange har stillet op til dialog med branchen og brancheforeningerne. Det har efter vores bedste overbevisning været til glæde og gavn for alle parter. Vi håber, den konstruktive dialog kan fortsætte. Med venlig hilsen Henriette Søltoft DI Videnrådgiverne Henrik Garver Foreningen for Rådgivende Ingeniører, FRI