BILAG A 1
RAPPORT - OPSAMLING PÅ SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE TIL LEDERE OG MEDARBEJDERE PÅ DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE MED FOKUS PÅ LÆRING AF HJEMSENDELSESPERIODEN I FORBINDELSE MED COVID-19 HELSINGØR KOMMUNE 2020 2
Indledning Den 6. juli 2020 udsendte KEPO, Team HR en spørgeskemaundersøgelse til alle medarbejdere og ledere på det administrative område i kommunen vedr. hjemsendelsesperioden i forbindelse med COVID-19. Formålet med undersøgelsen var at indsamle viden om, hvordan medarbejdere og ledere oplevede hjemsendelsesperioden i forbindelse med Corona-pandemien. Dette med henblik på at bruge de erfaringer og oplevelser, vi har gjort os hver for sig og sammen, til at lære af og anvende fremadrettet i den administrative opgaveløsning - både i forhold til den hverdag som kommer og i forhold til lignende potentielle krisesituationer. Denne rapport er en opsamling på undersøgelsens kvantitative og kvalitative data. Del 1 i rapporten er en bearbejdning af de spørgsmål, som alle har modtaget, og en stor del har svaret på. Spørgsmålene har et medarbejderperspektiv, der har fokus på, hvordan alle ansatte (dvs. både ledere og medarbejdere) har oplevet hjemsendelsesperioden. Del 2 i rapporten er en bearbejdning af de spørgsmål, der har været målrettet ledere på det administrative område. Fokus har været på at give lederne plads og rum til at fortælle og dele, hvad de har set af forandrings- og læringspotentiale i løbet af hjemsendelsesperioden. Dette gælder både i forhold til deres nærmeste lederkollegaer og til deres medarbejdere, som enten har været hjemsendte, udlånt eller fysisk tilstede på arbejdspladsen i perioden. 3
Rapportens indholdsstruktur DEL 1 ALLE ANSATTE PÅ DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE 1A. Hovedresultater (side 4-5) Opsamling på undersøgelsens hovedresultater. Hovedresultaterne er en aggregering af delresultaterne for hvert af de 8 temaer, undersøgelsen er struktureret ud fra. 1B. Overordnet analyse (side 6-24) Den overordnede analyse indeholder rapportens delresultater for hvert af de 8 temaer, som undersøgelsen er struktureret ud fra. Under hvert tema beskrives således de tydeligste konklusioner, tendenser og mønstre fra undersøgelsen. Delresultaterne er baseret på de mest signifikante kvantitative og kvalitative data, som præsenteres på den efterfølgende side. DEL 2 LEDERE PÅ DET ADMINISTRATIVE OMRÅDE 2A. Hovedresultater (side 25-26) Opsamling på undersøgelsens hovedresultater. Hovedresultaterne er en aggregering af delresultaterne for hvert af de spørgsmål, der er adresseret lederne. 2B. Overordnet analyse (side 27-37) Den overordnede analyse indeholder rapportens delresultater i form af de tydeligste konklusioner, tendenser og mønstre fra undersøgelsen. Delresultaterne er baseret på de mest signifikante kvantitative og kvalitative data, som præsenteres efter hvert delresultat. 4
1A. HOVEDRESULTATER 5
1A. Hovedresultater Der har været stor tilfredshed med at arbejde hjemmefra i hjemsendelsesperioden. Både medarbejdere og ledere har fået øje på fordele ved at arbejde hjemmefra. De mange erfaringer kan bane vejen for bedre og nye måder at arbejde på. Medarbejdere, som har været fysisk tilstede på arbejdspladsen, har kunnet udføre deres arbejde sundhedsmæssigt forsvarligt og følt sig tilstrækkeligt klædt på i forhold til retningslinjer og værnemidler. Digitale løsninger har i høj grad bidraget til, at medarbejderne har løst deres opgaver hjemmefra på den gode måde. Medarbejderne ønsker, at brugen af digitale løsninger udbredes og ser især potentialet i digitale mødeformer Medarbejderne har oplevet at få den nødvendige information fra deres arbejdsplads vedr. COVID-19. Nærmeste leder har været den primære informationskanal. Der har været stor opbakning fra både leder og kollegaer i forhold til at efterleve de gældende retningslinjer og hygiejnekrav Medarbejderne har oplevet at være mere effektive i hjemsendelsesperioden, og flere medarbejdere vil gerne arbejde mere hjemmefra i fremtiden. Medarbejderne har oplevet en bedre balance mellem arbejds- og privatliv. På plussiden kan nævnes mulighed for fordybelse og større fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen. På minussiden nævnes arbejdsrelateret gener ved det fysiske arbejdsmiljø samt manglende fagligsparring og socialt samvær med kollegaer Medarbejderne har oplevet, at samarbejdet til nærmeste kollegaer og på tværs af organisationen har styrket opgaveløsningen. Den generelle oplevelse er, at kontakten og samarbejdet med borgere/brugere er uændret. Medarbejdernes har generelt oplevet en ledelse, der har kommunikeret, haft løbende blik for medarbejdernes kompetencer og ressourcer samt anerkendt medarbejdernes resultater. 6
1B OVERORDNET ANALYSE 7
Tema 1: Tilstedeværelse på arbejdspladsen og derhjemme Medarbejdere, der har været fysisk tilstede på arbejdspladsen, har overvejende oplevet et fysisk arbejdsmiljø, der har fungeret Medarbejdere, der har været fysisk tilstede på arbejdspladsen, har oplevet at kunne udføre deres arbejde sundhedsmæssigt forsvarligt Medarbejderne har følt sig godt informeret og fagligt klædt på til at forstå nye instrukser og arbejdsgange i hjemsendelsesperioden Det at arbejde hjemmefra har banet vejen for bedre og nye måder at arbejde på Ikke alle medarbejderne har oplevet at kunne indrette sig fysisk hensigtsmæssigt derhjemme med hjemmekontor De hjemsendte medarbejdere har været tilfredse med at arbejde hjemmefra De hjemsendte medarbejdere har savnet at se deres kollegaer ansigt til ansigt 8
90% har løst deres sædvanlige opgaver hjemmefra. Mere end 9 ud af 10 medarbejdere har været enten meget tilfreds eller tilfreds med at arbejde hjemmefra. 41% mener, at kvaliteten i deres arbejde har været uændret. 80% mener, at det at arbejde hjemmefra har banet vejen for bedre måder at arbejde på. Kun 6% uenig i dette. Hver fjerde medarbejder har ikke oplevet at kunne indrette sig hensigtsmæssigt derhjemme. Mere end 4 ud af 5 medarbejdere oplever, at både hardware og software har virket tilfredsstillende. 81% har følt sig godt informeret og fagligt klædt på til at forstå nye instrukser og arbejdsgange. 2 ud af 3 medarbejdere har savnet den fysiske, daglige kontakt med kollegaer. Halvdelen af medarbejderne har peget på, at de har savnet at dele viden med kollegaer. 85% er blevet tilbudt at overgå til andet arbejde i kommunen. 5% har direkte været udlånt til andre enheder. Det giver mulighed for koncentration og en fordybelse i opgaverne, som er svær at opnå i et storrum. Jeg får mere fra hånden, når jeg arbejder hjemme. Bedre samtaler og mere tid og ressourcer til de borgere, som havde behov for det. Er ikke presset i det daglige arbejde ift. at skulle være færdig inden for en bestemt tid. Føler tilfredshed i at tiden er sat fri og der er tillid til det arbejde jeg udfører. 9
Tema 2: Information og kommunikation Medarbejderne har oplevet at få den nødvendige information fra deres arbejdsplads vedr. COVID-19 Det har primært været den nærmeste leder, som har informeret medarbejderne vedr. informationer, som har haft betydning for deres arbejdssituation Medarbejderne har oplevet, at de er blevet tilfredsstillende orienteret i forbindelse med nedlukningen og genåbningen 10
88% har svaret, at de har fået den nødvendige information fra deres arbejdsplads vedr. COVID-19. 9 ud af 10 har svaret, at de har været tilfredsstillende orienteret i forbindelse med nedlukningen. 8 ud af 10 har svaret, at de har været tilfredsstillende orienteret i forbindelse med genåbningen. 86% har svaret, at de primært har modtaget informationer, der har haft betydning for deres arbejdssituation i hjemsendelsesperioden, fra deres nærmeste leder. Centervis fordeler det sig fra 79 97% i forhold til at være tilfredsstillende orienteret i forhold til nedlukningen, mens den centervise fordeling på tilfredshed med orienteringen i forhold genåbning ligger lidt lavere og er på mellem 73-88%. Centervis fordeler besvarelserne sig fra 71-90% som svarer de primært har modtaget informationer, der har haft betydning for deres arbejdssituation, fra deres egen leder. I forhold til Kilden som informationskanal er der stor variation i, hvordan medarbejderne har svaret. Det varierer mellem 10 67%. Halvdelen har angivet, at informationerne er kommet fra deres overordnede leder/centerchef, mens 43% har svaret, at de har fundet relevant information på Kilden. 11
Tema 3: Arbejdsformer, organisering af og kvaliteten i opgaveløsningen Mere end 9 ud af 10 medarbejdere har været tilfredse med at arbejde hjemmefra Hver tredje medarbejder vil arbejde mere hjemmefra, hvis der bliver mulighed for det Mere end hver anden medarbejder har oplevet at være mere produktiv og effektiv i sin opgaveløsning i hjemsendelsesperioden Hver fjerde medarbejder peger på, at det har været vanskeligere at løse sine opgaver, sammenlignet med normalt. Halvdelen af alle medarbejdere vurderer, at det hverken har været mere eller mindre vanskeligt at løse sine arbejdsopgaver i hjemsendelsesperioden. 12
56% vurderer, at de i har arbejdet enten mere eller væsentligt mere effektivt i hjemsendelsesperioden. 26% svarer, at det har været mere eller væsentligt mere vanskeligt at løse sine opgaver under hjemsendelsesperioden, mens 52 % svarer, at det har været uændret. 38% oplever, at de har kunne løse deres opgaver mere tilfredsstillende mens 16 % oplever, at de har kunne løse deres opgaver mindre tilfredsstillende i hjemsendelsesperioden. 3 ud af 4 giver udtryk for, at de i høj grad eller i meget høj grad vil arbejde mere hjemmefra, hvis dette bliver en mulighed. Der er forskel på den centervise fordeling i forhold til om medarbejderne har givet udtryk for, at de har været mere effektive. Det fordeler sig på mellem 42 og 71%. Mellem 8 og 25% vurderer, at de har været mindre effektive. Centervis er der forskel på, om medarbejderne har oplevet at kunne løse deres opgave mere eller mindre tilfredsstillende. Mellem 20 og 46% har oplevet, at de har kunne løse opgaverne mere tilfredsstillende, mens mellem 8 og 38% har oplevet at de har kunne løse opgaverne mindre tilfredsstillende Centervis fordeler svarene sig forskelligt på, hvor mange, der ønsker at arbejde mere hjemmefra. Det spænder fra mellem 73 og 100%. I et enkelt center er det således 27%, som ikke ønsker at arbejde mere hjemmefra. 13
Tema 4a: Samarbejdet internt Hver anden medarbejder har afprøvet nye samarbejdsformer i deres enhed Hver anden medarbejder har oplevet, at samarbejdet med nærmeste kolleger har styrket opgaveløsningen 3 ud af 5 har oplevet, at samarbejdet internt i kommunen har været uændret Næsten hver anden medarbejder har oplevet, at den tværgående opgaveløsning er blevet styrket Tema 4b: Kommunikationen og samarbejdet med borgere/brugere Telefon og e-mail har været centrale kommunikationskanaler i kontakten med borgere i løbet af hjemsendelsesperioden 3 ud af 5 medarbejdere har svaret, at kontakten med borgere/brugere har været uændret 14
Det interne samarbejde 55% svarer, at de har afprøvet nye samarbejdsformer til glæde for opgaveløsningen i deres enhed Halvdelen oplever, at samarbejdet med nærmeste kollegaer har styrket deres opgaveløsning. 2 ud af 3 vurderer, at samarbejdet internt i enheden har været uændret, mens 16% vurderer, at samarbejdet internt i enheden har været ringere i forhold til normalt. Der er ligeledes 16% som giver udtryk for at det er blevet bedre. 2 ud af 3 oplever, at samarbejdet med kolleger på tværs af enheder har været uændret i hjemsendelsesperioden. Der er markant forskel mellem besvarelser fra medarbejdere fra de forskellige centre i forhold til at have afprøvet nye samarbejdsformer til glæde for opgaveløsningen. Det svinger fra 28 til 75%. Der er ligeledes centervis forskel mellem medarbejdernes vurderinger af det interne samarbejde. Mellem 2 og 28% vurderer det som bedre, mens mellem 4 og 31% vurderer det som ringere. Det samme billede ses af medarbejdernes vurderinger af samarbejdet med eksterne kolleger. Her vurderer mellem 14 og 42% det som bedre, mens mellem 2 og 21% vurderer det som ringere. 40% synes, at arbejdet på tværs af enheder har styrket den tværgående opgaveløsning Det digitale mødeformat 15
Kommunikation og samarbejdet med borgere 85% har angivet, at de har haft kontakt til borgere/brugere i deres daglige arbejde. Hertil har 60% svaret, at kontakten med borgere/brugere har været uændret. 15% har oplevet, at kontakten med borgeren var bedre. De sidste 25% har svaret, at kontakten var ringere. Hele 86% har angivet, at de har haft telefonisk kontakt med borgere/brugere, mens 65 % har benyttet e-mail. 1 ud af 3 medarbejdere har afholdt virtuelle møder med borgere, fx via Skype. Der er centervis forskel mellem medarbejdernes vurdering af kontakten til borgere/brugere. Mellem 0 og 27% vurdere kontakten som bedre, mens mellem 18 og 41% vurdere kontakten som ringere. Jeg har afholdt de fysiske møder, der var nødvendige for opgaveløsningen. Så har vi bare været lidt kreative i forhold til formen på møderne. En bi-effekt ved dette har været oplevelsen af, at borgere der var noget pressede over at skulle til møde bedre har kunnet være i det, netop fordi formen har været anderledes end ved et "traditionelt" møde på kommunen. Det er en erfaring, jeg vil tage med mig videre. Den borgergruppe, jeg arbejder med, har vanskeligt ved at bruge de digitale løsninger. Der har telefonmøder m.m. ikke kunnet erstatte de fysiske møder. Det har haft negativ indflydelse på mit arbejde, at jeg ikke har kunnet mødes personligt med de borgere, som har ønsket det. Jeg har ikke mødt den samme modstand ved at ringe til borgere, som når de skal fremmøde på Jobcentret. Det betyder generelt hurtigere relationsdannelse. 16
Tema 5: Digitalisering Digitale løsninger har i høj grad bidraget til, at medarbejdere har løst deres opgaver hjemmefra på en god måde Digitale løsninger har haft en positiv betydning for afviklingen af møder Digitale løsninger har haft en positiv betydning for kontakten til både leder og kollegaer Medarbejderne ønsker at afholde flere digitale møder i fremtiden Medarbejderne peger på, at Helsingør Kommune bør udbrede brugen af digitale løsninger og giver konkrete bud på, hvor øget anvendelse af digitale løsninger til give mening og værdi for opgaveløsningen 17
73% har vurderet, at digitale løsninger har haft positiv betydning for afviklingen af møder. 84% vil gerne benytte flere digitale medier samtidig har 79% svaret, at der er store fordele i at benytte digitale møder i fremtiden frem for fysiske møder. 2 ud af tre har vurderet, at digitale løsninger har haft positiv betydning på det interne arbejde. 64% vurderer, at digitale løsninger har haft positiv betydning for måden at løse deres opgaver. Digitale løsninger har også haft en positiv betydning for kontakten til nærmere kollegaer og ledere med henholdsvis 63 og 63%. 86% har svaret, at digitale løsninger har bidraget til, at de har løst deres opgaver hjemmefra på en god måde. Halvdelen af medarbejderne har vurderet, at digitale møder slet ikke eller kun i mindre grad har bidraget til højere kvalitet i min opgaveløsning. Medarbejderne peger på, at vi bør have fokus på, at udbrede brugen af digitale løsninger til: intern support og sparring (85%) projekter og indsatser (81%) udviklingsopgaver (80%) 8 ud af 10 peger på, at der er behov for anvisning i, hvordan der holdes gode virtuelle møder. Det virtuelle møde er et supplement det vil aldrig fuldt ud kunne erstatte det fysiske møde. Der sket noget med fællesskabet, når vi ikke er fysisk tilstede. Vi bliver fraværende, og det er skidt for relationen. 18
Tema 6: Hygiejnekrav og retningslinjer Hygiejnekravene har kun i mindre grad påvirket arbejdssituationen for medarbejderne i administrationen Medarbejderne har oplevet stor ledelsesmæssigt fokus på de gældende retningslinjer og hygiejnekrav Hygiejnekravene har været operationelle og nemme for medarbejderne at efterleve Der har været stor kollegial opbakning i forhold til at efterleve gældende hygiejnekrav og retningslinjer 19
41% har svaret, at de skærpede hygiejnekrav kun i mindre grad har påvirket deres arbejdssituation. Samtidig har 25% svaret, at de skærpede hygiejnekrav slet ikke har påvirket deres arbejdssituation. 8 ud af 10 har svaret, at de har oplevet ledelsesmæssig fokus på gældende hygiejnekrav og retningslinjer. 78% synes, at det har været nemt at efterleve de sundhedsfaglige retningslinjer (afstand, forsamlingsforbud, hygiejne m.m.). Det har 10% været uenig i. Der er en centervis forskel på mellem 16 og 58%, når det handler om oplevelsen af, at de skærpede hygiejnekrav har påvirket ens arbejdssituation. Oplevelsen af, at det har været nemt at efterleve de sundhedsfaglige retningslinjer, varierer en del fra center til center. Det ligger på mellem 48 og 85%. Forskellen mellem centrene er mindre i forhold til, hvorvidt de nye hygiejnekrav (håndvask, afspritning, bruge relevante værnemidler) har været operationelle og lette at håndtere og omsætte til handlinger. Her varierer vurderingerne mellem centrene på mellem 78 og 92%. Hertil har 8 ud af 10 svaret, at de har oplevet at de nye hygiejnekrav (håndvask, afspritning, brug af relevante værnemidler) har været operationelle og lette at håndtere og omsætte til handlinger. 70% oplever at have modtaget relevant, korrekt og udførlig instruktion i brug af værnemidler og håndtering af evt. smitte. Næsten 8 ud af 10 har oplevet kollegial opbakning i forhold til at efterleve gældende hygiejnekrav og retningslinjer. 20
Tema 7 Trivsel og arbejdsglæde Medarbejderne har oplevet en bedre balance mellem deres arbejdsliv og privatliv Medarbejderne har oplevet større fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen i forhold til opgaveløsningen sammenlignet med normalt Der har været bedre mulighed for koncentration og fordybelse i hjemsendelsesperioden Hver anden medarbejder har oplevet belastende skærmarbejde og andre arbejdsrelaterede gener under hjemsendelsesperioden Flere medarbejdere har oplevet manglende kollegial og ledelsesmæssig støtte opbakning i hjemsendelsesperioden 21
Godt halvdelen har oplevet bedre balance mellem arbejds- og privatliv, mens 21% har oplevet dårligere balance. Hver 3. medarbejder har angivet, at arbejdet har fyldt så meget at, det har haft negativ indflydelse på privatlivet. For 10% af medarbejderne har privatlivet fyldt så meget, at det har haft negativ indflydelse på arbejdet. 3 ud af 4 medarbejdere har især vægtet koncentration i forhold til opgaveløsningen og fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen som værende af afgørende, positiv betydning for deres trivsel og arbejdsglæde i hjemsendelsesperioden. 7 ud af 10 medarbejdere har angivet manglende fagligt samarbejde / sparring med mine kolleger som værende af afgørende, negativ betydning for deres trivsel og arbejdsglæde. Hver 3. medarbejder har oplevet manglende kollegial støtte og opbakning. 65% har oplevet et opskruet arbejdstempo og 52% lange og skæve arbejdstider. Halvdelen af de hjemsendte medarbejdere har oplevet belastende skærmarbejde og arbejdsrelaterede smerter og gener som følge af det fysiske arbejdsmiljø derhjemme. Hver 5. medarbejder har frygtet at miste sit job. Der er en centervis forskel på mellem 33 og 65% blandt dem, som har angivet at de oplevet en bedre balance mellem arbejds- og privatliv. Forskellen blandt dem, som har opleveret dårligere balance er 13 og 37%. Der er en centervis spredning mellem 44 og 78% af medarbejderne, som ikke har oplevet en negativ indflydelse på privatlivet. Omvendt har 22 og 56% af centrenes medarbejdere har angivet, at deres arbejde har fyldt så meget at, det har haft negativ indflydelse på privatlivet. Forskellen mellem centrene, der har oplevet et opskruet arbejdstempo er 46 og 88%. Den centervise forskel, hvad angår belastende skærmarbejde er på 43 81%. For arbejdsrelaterede gener og smerter er det 37 63%. Oplevelsen af manglende kollegial støtte og opbakning fordeler sig med en centervis spredning på henholdsvis 24-58%. For mig betyder det rigtig meget at jeg har rammer og struktur at stå op og tage af sted, have min arbejdsdag, holde fri uden at min arbejdscomputer og telefon. Det har været tre rigtig hårde måneder! Der har været langt mere ro på om morgenen til familien, når man ikke skal stresse ud af døren og ud i lang rejsetid. 22
Tema 8: Ledelse 3 ud af 4 medarbejdere vurderer at ledelseskommunikationen har været af høj kvalitet. Hver anden medarbejder har oplevet, at indholdet i kommunikationen har været anderledes og mere handlings-og resultatorienteret Halvdelen af medarbejderne har ikke oplevet et større behov for at være i kontakt med nærmeste leder Medarbejderne har oplevet en god dialog i forbindelse med fysisk nedlukning af og tilbagevenden til arbejdspladsen Medarbejderne har oplevet, at deres leder har haft øje for og gjort brug af deres kompetencer og ressourcer Medarbejderne har oplevet, at deres leder har anerkendt, inspireret og motiveret dem i løbet af hjemsendelsesperioden Et fåtal af medarbejdere har angivet, at deres leder ikke har bidraget til et godt arbejdsklima Hver fjerde medarbejder har oplevet manglende ledelsesmæssig støtte og forståelse i løbet af hjemsendelsesperioden 23
10% har refereret til en anden leder i hjemsendelsesperioden 74% har svaret, at kommunikationen med nærmeste leder har haft høj kvalitet. Halvdelen af medarbejderne har angivet, at kommunikationen har været mere handlings-og resultatorienteret, og at indholdet i kommunikationen har været anderledes end normalt. 53% angiver, at deres behov for kontakt med nærmeste leder har været uændret. 9 ud af 10 medarbejdere har oplevet en god dialog med nærmeste leder i forhold til fysisk tilbagevenden efter hjemsendelsesperioden. 78% er enig i, at deres leder har gjort brug af deres kompetencer og ressourcer. 7 ud af 10 medarbejdere har oplevet, at lederen har inspireret og motiveret dem i hjemsendelsesperioden og anerkendt dem for deres resultater. 7% er uenig i, at deres leder har bidraget til et arbejdsklima præget af læring og udvikling. Hver 4. har oplevet manglende ledelsesmæssig støtte og opbakning Der er centervis forskel i, hvor mange der har svaret, at kommunikationen med nærmeste leder har haft høj kvalitet. Det svinger mellem 69 83%. Centervis fordeler svarene sig på mellem 80 100%, der har oplevet en god dialog med nærmeste leder i forhold til fysisk tilbagevenden efter hjemsendelsesperioden. Der er centervis spredning i besvarelserne (55 85%) blandt dem som mener, at deres leder har gjort brug af medarbejdernes kompetencer og ressourcer. Denne spredning (54 og 91%) er endnu mere markant i besvarelsen af, hvorvidt lederen har inspireret og motiveret medarbejderne i hjemsendelsesperioden. Fordelt på center svarer 45 87% af medarbejderne, at de har oplevet, at lederen har anerkendt deres resultater. Oplevelsen af manglende ledelsesmæssig støtte og opbakning fordeler sig med en centervis spredning på henholdsvis 24-58% og 16-46%. Jeg hørte stort set ikke fra min leder i perioden. Det gav stor utryghed omkring forventninger. Jeg anede simpelthen ikke om jeg passede mit arbejde godt nok. Det var meget stressende. Det har været dejligt, at min leder har troet på og set, at opgaverne er blevet løst som de plejer. 24
Tema 9 Afsluttende bidrag Der er stor idérigdom og lyst blandt både medarbejdere og ledere på det administrative område til at tage ved lære af hjemsendelsesperioden i lyset af COVID-19 9 ud af 10 har oplevet forandringer i organisationen, som de gerne vil fastholde eller have fortsætter i en naturlig udvikling af Helsingør Kommune De 3 væsentligste læringspunkter og konkrete tiltag, medarbejdere eller ledere på det administrative område ønsker at tage med sig i udviklingen af Helsingør Kommune, er: 1. Øget mulighed for at arbejde hjemmefra 2. Mere fleksibilitet i planlægningen af sit arbejde og muligheden for selv at kunne tilrettelægge 3. Flere og forskellige slags virtuelle møder 25
2A HOVEDRESULTATER 26
2a Hovedresultater Lederne har oplevet overskud, større selvstændighed og højere produktivitet hos den enkelte medarbejder i hjemsendelsesperioden Lederne har oplevet et stort behov for at være i kontakt med deres ledelseskolleger. Kommunikationen med nærmeste ledelseskolleger har været mere effektiv og handlingsorienteret end normalt Lederne har oplevet, at nærheden i relationen mellem leder og medarbejder har lidt under hjemsendelsesperioden Kommunikationen med medarbejdere har haft høj kvalitet og været mere handlings- og resultat orienteret end normalt Ledere med hjemsendte medarbejdere har haft fokus på at være tilgængelige og i løbende kontakt samt at være klare i deres kommunikation og forventninger til medarbejderne 27
2B OVERORDNET ANALYSE 28
Tema 1: Hvilke positive effekter har det haft, at medarbejdere har arbejdet hjemmefra? Lederne har oplevet et større mentalt og praktisk overskud hos den enkelte medarbejder i hjemsendelsesperioden Lederne har set større selvstændighed og højere produktivitet hos deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden Hver tredje leder har oplevet større motivation hos den enkelte medarbejder i forbindelse med hjemsendelsesperioden 29
POSITIVE EFFEKTER 67% af lederne har oplevet mere praktisk og mentalt overskud hos den enkelte medarbejdere, der har arbejdet hjemmefra. Nogle af lederne har benyttet sig af muligheden for selv at beskrive og uddybe, hvilke negative effekter det har haft at have hjemsendte medarbejdere. De hyppigst angivne er: 52% har oplevet en større selvstændighed og ansvarlighed samt højere effektivitet hos deres hjemsendte medarbejdere. 52% har oplevet højere produktivitet hos deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden. En tredjedel af lederne (30%) har oplevet højere motivation hos deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden. Hver femte leder peger på, at der har været færre konflikter i medarbejdergruppen i løbet af hjemsendelsesperioden. 7% svarer, at de ikke har oplevet nogle positive effekter ved at have haft hjemsendte medarbejdere. 30
Tema 2: Hvilke negative effekter har det haft, at medarbejdere har arbejdet hjemmefra? Nærheden i relationen mellem leder og medarbejdere har lidt under hjemsendelsesperioden 1 ud af 5 ledere har oplevet lavere produktivitet hos medarbejderne 31
NEGATIVE EFFEKTER 70% af lederne har oplevet, at det at have hjemsendte medarbejdere har givet manglende nærhed. Nogle af lederne har benyttet sig af muligheden for selv at beskrive og uddybe, hvilke negative effekter det har haft at have hjemsendte medarbejdere. De hyppigst angivne er: 22% har oplevet lavere effektivitet/produktivitet. 22% har oplevet utryghed og usikkerhed hos den enkelte medarbejder. 15% har oplevet manglende motivation hos deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden. 15% har oplever flere misforståelser i perioden, hvor medarbejderne har været hjemsendte. Hver femte leder svarer, at det ikke har haft nogle negative effekter at have haft hjemsendte medarbejdere. 32
Tema 3: Ledere med hjemsendte medarbejdere har haft fokus på At være tilgængelige for deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden At være i løbende kontakt med medarbejderne i hjemsendelsesperioden At være præcise og klare i deres kommunikation og forventninger til medarbejderne 33
65% af lederne har svaret at de som enten første, anden eller tredje prioritet har haft fokus på, at være tilgængelig som leder og holde løbende kontakt med deres medarbejdere. Halvdelen af alle de ledere, der har svaret, har angivet, at de som enten første, anden eller tredje prioritet har haft fokus på, at være præcis i deres kommunikation og forventninger. Tæt på halvdelen af alle lederne har haft fokus på at videregive væsentlige informationer til deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden. 8% har haft fokus på at skabe rammer for det virtuelle møde. 34
Tema 4: Kontakten til og kommunikationen mellem leder og nærmeste ledelseskolleger 3 ud af 4 ledere vurderer, at der har været et stort behov for at være i kontakt med nærmeste ledelseskolleger Kommunikationen med nærmeste ledelseskolleger har været mere effektiv og handlingsorienteret end normalt Kommunikationen mellem nærmeste ledelseskolleger har haft høj kvalitet 35
82% af lederne har angivet, at kommunikationen har været mere handlings- og resultatorienteret end den plejer. Samtidig angiver 3 ud af 4 ledere, at kommunikationen har været mere effektiv end normalt. 2/3-dele af lederne mener, at kommunikation har haft høj kvalitet, mens 1/3 peger på, at kvaliteten i den indbyrdes lederkommunikation har været ringere end normalt. Jeg er klart mere effektiv og kan arbejde uden forstyrrelser. Halvdelen af lederne oplever ikke, at kontakten til og med andre ledere har været hyppigere, sammenlignet med normalt. 62% af lederne har oplevet et stort behov for at være i kontakt med andre ledere i hjemsendelsesperioden. Relationer plejes ikke og det er skidt for organisationen, medarbejderne og mig selv 36
Tema 5: Kontakten til og kommunikationen mellem leder og medarbejdere Lederne vurderer, at kommunikationen med deres medarbejdere har haft høj kvalitet Lederne vurderer, at kommunikationen med medarbejderne har været mere handlings- og resultatorienteret end normalt Indholdet i kommunikationen i løbet af hjemsendelsesperioden har været anderledes end normalt 37
75% har angivet, at kommunikation har haft høj kvalitet. 71% af lederne har svaret, at kommunikationen med deres medarbejdere har været mere handlings- og resultat orienteret end normalt. 64% mener, at indholdet som de har kommunikeret med deres medarbejdere om, har været anderledes end normalt. Hver tredje leder oplever, at de har haft hyppigere kontakt med deres medarbejdere, sammenlignet med normalt. Næsten hver fjerde leder har oplevet et større behov for at være i kontakt med deres medarbejdere i hjemsendelsesperioden. Jeg har fokuseret på, at være klar i kommunikationen og faciliteter arbejdsfællesskabet i blandt medarbejderne. Samtidig har vi haft stort fokus på, at få hverdagen til at hænge sammen med privatliv, børn og arbejde. 38