Bilag til indstilling Bilag 5: Regnskabsmæssige forhold til godkendelse B5.1 Uerholdelige tilgodehavender og kassedifferencer Det fremgår af bemærkningerne til regnskabet, at der i 2012 samlet er foretaget afskrivninger af uerholdelige tilgodehavender på i alt 14,9 mio. kr. Afskrivningerne vedrører primært sociale restancer (primært kontanthjælp imod tilbagebetaling), kontrolafgifter vedrørende kollektiv trafik, restancer i AffaldVarme og rente- og afdragsfri lån under Sundhed og Omsorg. Afskrivningerne i 2012 er ca. 8,6 mio. kr. mindre end afskrivningerne for 2011. Baggrunden for faldet er primært, at der har været lavere afskrivninger på kontanthjælp ydet imod tilbagebetaling, lavere afskrivninger på affalds og varmeområdet samt lavere afskrivninger vedrørende boligsikring. Det skal bemærkes, at indstilling om afskrivning af krav generelt træffes af de relevante magistratsafdelinger eventuelt efter anbefaling fra SKAT. Der er registreret kassedifferencer (overskud) på 0,1 mio. kr. Der henvises i øvrigt til regnskabsbemærkningerne, som indeholder en specifikation af ovennævnte forhold på forvaltningsniveau. B5.2 Revisionens beretninger nr. 6 vedrørende den løbende revision af regnskabet for 2012 indtil marts 2013 Revisionen har afgivet følgende beretning vedrørende Aarhus Kommunes regnskab for 2012 jf. bilag 11-0: Beretning nr. 6 - Løbende revision 2012. I beretningen omtales resultatet af revisionens gennemgang af Aarhus Kommunes regnskab for 2012 frem til marts 2013 - herunder forhold der vedrører de enkelte magistratsafdelinger. Revisionsberetningen indeholder ikke forhold som skal besvares overfor tilsynsmyndigheden og som Byrådet derfor skal tage eksplicit stilling til. Revisionsberetningen er tidligere udsendt til byrådets medlemmer og har været forelagt magistratsafdelingerne til udtalelse. Udtalelserne fra magistratsafdelingerne er vedlagt indstillingen jf. bilag 11-1 til 11-6.
B5.3 Optagelse af lån Borgmesterens Afdeling anmoder i lighed med tidligere år om bemyndigelse til at optage lån, herunder de budgetlagte lån for 2012 og 2013, samt optage lån på baggrund af de overførte låneberettigede udgifter fra 2012 til 2013 som følge af tidsforskydninger i projekterne. Endvidere anmodes om bemyndigelse til at optage lån og udnytte de lånemuligheder, der ellers er eller opstår i løbet af 2013 i henhold til lånebekendtgørelsen. B5.4 Principperne for modregning af afskrivninger i de decentraliserede områders opsparing På de fleste decentraliserede områder har det været princippet, at afskrivninger over balancen skulle modregnes i områdets opsparing. Som kompensation herfor er rammen ved decentraliseringsordningens indførelse korrigeret for et gennemsnit af 3 års afskrivninger. Dette princip blev dog ikke indført for den decentraliseringsordning, som gælder for Magistratsafdelingen for Børn og Unge. Det foreslås, at Magistratsafdelingen for Børn og Unge overgår til de samme principper for afskrivninger, som de øvrige afdelinger. Det indebærer, at Magistratsafdelingen for Børn og Unge fra og med regnskabsåret 2013 selv finansierer afskrivninger, og kompenseres herfor med 622.000 kroner årligt, svarende til de forventede gennemsnitlige årlige udgifter hertil baseret på erfaring fra tidligere regnskabsår I forbindelse med de overenskomstmæssige arbejdsnedlæggelser på Børn og Ungeområdet i efteråret 2006 fik kommunen en indtægt fra den efterfølgende bod. Det blev dengang skønnet, at indtægten ville udgøre ca. 13 mio. kr. Alle sagerne er nu afsluttet i KL, og indtægten er opgjort til 9,5 mio. kr. Indtægten er optaget på en restancekonto i Magistratsafdelingen for Børn og Unge, hvor det resterende beløb nu skal afskrives. Idet kravets opståen ligger forud for ovenstående ændring afskrives beløbet primo 2013 over balancen uden modregning i Magistratsafdelingen for Børn og Unges opsparing. B5.5 Budget 2013: Revideret lønskøn pr. februar 2013 KL indgik den 16. februar forlig med KTO. Forliget er toårigt. Hovedelementer i aftalen ift. lønstigninger er 1) der gives generelle lønstigninger på 1,97 procent, 2) der er afsat 0,25 procent til organisationsforhandlingerne og 3) reguleringsordningen fortsætter som hidtil (der forventes udmøntet -0,06 procent i perioden). Side 2 af 2
Indgåelsen af den nye overenskomst betyder blandt andet, at lønskønnet for 2013 ændres. Som følge heraf foreslås de i bilag 12 beskrevne ændringer til sektorernes budgetter for 2013 til 2016. B5.6 Rapport fra Bygningsgruppen Teknik og Miljø har fremsendt rapport fra Bygningsgruppen med opgørelse af genopretnings- og vedligeholdelsesbehov for kommunens bygninger. Rapporten er vedlagt regnskabet som bilag 13. Rapporten peger på, at en stigning i genopretningsfaktoren kan være tegn på, der er et efterslæb på den normale vedligeholdelse af bygningerne. Det skal på den baggrund anbefales, at den nye samlede bygningsfunktion i Teknik og Miljø nøje gennemgår ressourcer, behov og prioritering af vedligeholdelsesopgaver. Det kan oplyses, at tidligere bygningsgennemgange har vist, at bygningerne i Aarhus Kommune var godt vedligeholdt, men at der var et efterslæb på genopretning. Forslaget om at fremrykke midler til vedligeholdelse og genopretning skal afvejes med de anlægsønsker, der i øvrigt kommer fra magistratsafdelingerne ifm. budgetlægningen for 2014-2017. B5.7 Barselsudligning vedrørende Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Sundhed og Omsorg har indarbejdet et bidrag til barselsudligningsordningen. Borgmesterens Afdeling har på baggrund af de generelle regler for ordningen beregnet bidraget, således at det er opgjort efter samme principper som øvrige afdelinger, og skal på den baggrund foreslå, at der indarbejdes et bidrag fra Sundhed og Omsorg på i alt 9,3 mio. kr. B5.8 Overflytning af budget fra Borgmesterens Afdelings ikkedecentraliserede område til det decentraliserede område For at understøtte den løbende økonomistyring og opfølgning i Borgmesterens Afdeling foreslås følgende justering af fordelingen af budgettet mellem de decentraliserede og de ikke decentraliserede områder i afdelingen: Borgmesterens Afdelings ikke decentraliserede styrbare områder overgår pr. 1. januar 2013 til det decentraliserede område. Årsagen hertil er, at områderne de facto har været styret, som havde de været decentraliserede. Det forventes derudover, at de fremtidige økonomiske redegørelser vedrørende disse områder bliver lettere at forstå, samt at den interne økonomistyring bliver mindre kompliceret. Flytningen betyder, at der tildeles ramme svarende til de nye budgetter, og at der tilføres i alt 25,79 mio. kr. til opsparingen, som følge af overført mindreforbrug fra tidligere år. Over- Side 3 af 3
enskomstfastsatte midler skal ikke indgå i eventuelt kommende besparelser beregnet ud fra sektorernes decentraliserede rammer. De konkrete områder der flyttes er: Personaletilpasningspuljen, Forsikringsfondene, Aarhus Kommunes Barselsudligningsordning, Trepartsmidler og Seniormidler. Nogle af Borgmesterens Afdelings ikke decentraliserede, ikkestyrbare områder overgår pr. 1. januar 2013 til det decentraliserede styrbare område. Årsagen til dette er, at områderne efter en ny vurdering vurderes at tilhøre det decentraliserede område. De konkrete områder der flyttes er: Kontingent til Kommunernes Landsforening, Revisionshonorar og Konsulentbistand, Tilskud til Scandinavian Congress Center (SCC) samt Beskyttede stillinger. Flytningen betyder, at der tildeles ramme svarende de nye budgetter. De 30 mio. kr. af Udviklingspuljens fra 2013 årligt afsatte 40 mio. kr. flyttes fra kommunens driftsreserve, til HR og Jura i Borgmesterens Afdeling, som har det organisatoriske ansvar for fordeling af denne del af puljen. B5.9 KB-bevilling vedrørende salg af Brobjergskolen I forbindelse med salget af Brobjergskolen foreslås, at der oprettes en KB-bevilling på 0,5. mio. kr. i 2013. KB-bevillingen finansieres via Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservices opsparing i 2013. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservices budget for 2013 reduceres tilsvarende, så likviditetseffekten neutraliseres. B5.10 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorgs beregning af fritvalgspriser for 2012 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg har udarbejdet notatet "Priser på pleje og praktisk hjælp - regnskab 2012". Notatet eftersendes til Byrådets medlemmer, når det foreligger, og indarbejdes herefter som et bilag til regnskabet for 2012. Det følger af den almindelige procedure for regnskabsaflæggelsen, at beregningen først godkendes endeligt med revisionens godkendelse af regnskabet for 2012 og indstillingen herom, som forelægges Byrådet i september 2013. Side 4 af 4
B5.11 Afrapportering fra Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice vedrørende Restancer i Aarhus Kommune i 2012 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice har fremsendt rapport vedrørende restancer i Aarhus Kommune i 2012. Rapporten er resumeret i regnskabsbemærkningerne og vedlæges som bilag 17. B5.12 Evaluering af den sundheds- og velfærdsteknologiske investeringspulje I forbindelse med Regnskab 2010 godkendte Byrådet, at der blev etableret en sundheds- og velfærdsteknologisk investeringspulje finansieret af mindreforbruget på den ikke-styrbare aktivitetsafhængige medfinansiering. Formålet med puljen er, at understøtter aktiviteter, der nedbringer medfinansiering af sundhedsudgifter til Regionen og til investering i projekter på det velfærdsteknologiske område, der kan reducere behovet for pleje og praktisk hjælp. Det blev samtidig besluttet at puljen skulle evalueres i forbindelse med regnskab 2012. Evaluering er vedlagt. Der er indtil nu brugt ca. 6 mio.kr. af de bevilligede 20 mio. kr. Initiativerne igangsat under puljen er evalueret og Sundhed og Omsorg er godt på vej til at indhøste gevinsterne af projekterne. Derfor foreslås puljen videreført i 2013 ved overførsel af 10 mio. kr. fra mindreudgifterne på den aktivitetsbestemte medfinansiering til puljen i 2013, placeret på en reserve under Borgmesterens Afdeling. Midlerne udmøntes i et samarbejde mellem Borgmesterens Afdeling, Sundhed og Omsorg, Sociale forhold og Beskæftigelse samt Børn og Unge. Samtidig foreslås det, at der i forbindelse med budget 2014-17 drøftes en fremtidig model for en tværgående pulje til velfærdsteknologi, som tager udgangspunkt i den byrådsvedtagne programerklæring om velfærdsteknologi. B5.13 Optagelse af reserve i 2013 vedr. forventede merudgifter på socialområdet Statsforvaltningens afgørelse i sagen om ventelister på botilbud til voksne udviklingshæmmede autister og de styringstiltag som er opgivet på BPA-området vil medføre en række merudgifter for Aarhus Kommune fra 2013 og frem. Størrelsen heraf er under opgørelse og vil fra 2014 og frem blive indarbejdet som led i budgetlægningen. I 2013 foreslås der optaget en reserve på 15 mio. kr., som udmøntes til området, når den førnævnte opgørelse er afsluttet. B5.14 Erstatning som følge af Aak Fravær Der har i 2012 været en fejl i IT-systemet Aak Fravær, som har medført, at Aarhus Kommune har mistet dagpengerefusion. Aarhus Kom- Side 5 af 5
mune har overfor systemleverandøren KMD A/S anmeldt krav om kompensation for de mistede dagpengerefusioner og det krav er optaget i regnskabet for 2012. Aarhus Kommune arbejder på at opnå en aftale med KMD A/S om erstatning. Såfremt der ikke opnås fuld dækning af den mistede dagpengerefusion, afskrives tabet over balancen i regnskabet for 2013. Institutionerne holdes i den forbindelse skadesløse. Side 6 af 6