Møde den: 10. august 2016 kl. 12.00-14.00 2640-130 IT-Undervisningslokale LSU/LAMU fællesmøde Referat Deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Anders Kragh Moestrup, Anette Svejstrup, Anita Pedersen, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Tina Dreier, Michael Hertzum Krattet, Tanja Stride, Linda Novak Rasmussen, Berit Kornbæk Boisen, Carsten Pahl Jensen, Esther S. T. Henriksen, Kirsten Annette Theilgaard, Marianne Maria Larsen Linda Udengaard 1. Godkendelse af dagsorden Esther havde 2 orienteringspunkter til eventuelt. Dagsorden godkendt. Dato: 10. august 2016 Side 1/3 2. Evaluering af APV 2015-2016 Niels Jørgen fortalte kort om organisering af arbejdet på, processen og høringssvar. Kort runde om, hvordan det har været på Økonomi og Bygninger mht. at lave både den fysiske og psykiske APV. Arbejdet med den fysiske APV er nået længst. Høringssvar skal indsendes til Enhedsadministrationens APV-følgegruppe den 15. september 2016. Udkast hertil laves til mødet i LSU/LAMU den 12. september 2016. Opgave: Hvad har været godt i processen og spørgedelen? Anbefalinger til proces og spørgedel henholdsvis fysisk og psykisk APV? Fysisk APV: Hvad har været godt i processen? Oplevelse af, at der blev taget hånd om indmeldte problemstillinger. Lokal forankring. Godt med en synlig liste, så man kunne se, hvad der var galt, og hvor det kunne noteres, når der var foretaget handling i forhold til problemet. Anbefalinger til processen: Administrationen af opfølgningen virker tung. Den fysiske APV var langt væk i hukommelsen evaluering skal foregå tidligere i forhold til spørgeskemaet. Hvad har været godt i forhold til spørgedelen? Gode spørgsmål. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
Godt at den ikke var anonym, da det så var nemmere at handle på. Emnet er ikke så sårbart som psykisk APV. Side 2/3 Anbefalinger til spørgedelen: Det skal være tydeligere, hvem der refereres til, når der i spørgeskemaet står nærmeste leder. Når man havde svaret nej til et spørgsmål, blev man sendt flere spørgsmål længere frem i skemaet, så man ikke fik mulighed for at uddybe sit svar ved at skulle besvare de tilhørende underspørgsmål. Skemaet var omfattende med mange spørgsmål mindre skema ønskes, men det skal så til gengæld omdeles lidt oftere. Spørgsmålene skal være tydeligere. I forbindelse med flytningen bør man efterfølgende spørge til, hvordan det går i de nye lokaler, fx ved at gå rundt og spørge den enkelte medarbejder direkte. Den interne proces i ØB omkring den fysiske APV Der har ikke været de store udfordringer mht. den fysiske APV. Det er vigtigt med en tidsplan og en oversigt over hvem gør hvad. Arbejdsgruppen har arbejdet godt og koncentreret og i et fornuftigt tempo. Der er nogle udfordringer mht. storrum, men de bliver løst i forbindelse med flytningen til Trøjborg. Det er vigtigt, at der er fokus på råd og vejledning i forhold til indretningen på Trøjborg. De områder, hvor der ikke har været problemer med det fysiske arbejdsmiljø er det fint, at man ikke har skullet bruge tid på det. Der er en klar opfattelse af, at alle problemstillinger fra APV en er blevet løst. Psykisk APV Hvad var godt i processen? Det var godt med det fælles stormøde på tværs af afdelingerne og tilhørende arbejdsgrupper, så man ikke kun skulle lytte, men også være aktiv. Der er en overskuelig tidshorisont mht. arbejdet med den psykiske APV. Godt inspirationsmateriale fra HR. Anbefalinger til processen: Tidspunktet for APV en bør være anderledes sommerferie har været forstyrrende i processen. Hvad var godt i spørgedelen? Godt at spørgsmålene var de samme som ved sidste APV det gør det nemmere at sammenligne. Anbefalinger til spørgedelen: Mindre skema og måske at APV til gengæld omdeles lidt oftere end hvert 3. år. Mulighed for at tilføje bemærkninger.
Mere klart definerede spørgsmål. Medarbejderens svar: er det på baggrund af egen oplevelse, eller 3.mands oplevelser? Det skal være tydeligere, hvad der menes med nærmeste leder. Side 3/3 Den interne proces i ØB: Mht. metodevalg skal der ske en konkret vurdering fra gang til gang om, hvilken metode der skal bruges i forhold til APV en. Det fungerede godt med stormødet med en intro og derefter gruppearbejde/open space, hvor den enkelte havde mulighed for at blive inddraget i arbejdet, og hvor en kollega var tovholder for gruppearbejdet. Der skal fortsat evalueres både lokalt og overordnet. Der skal laves udkast til svar på de enkelte punkter, som drøftes på formøde inden det ekstraordinære møde den 12. september 2016. 3. Status på Psykisk APV 2016 Niels Jørgen orienterede om, at det næste der skal ske er, at der skal laves skabeloner til handleplan. Alle enheder i Økonomi og Bygninger skal lave handleplan for: indsatser (er fælles for alle i ØB) mål for indsatser (er fælles for alle i ØB) tiltag hvad skal man gøre i den enkelte enhed, og hvordan skal det drøftes. Det er ikke nødvendigt at skrive noget, hvis man ikke har noget i enheden. På mødet den 12. september 2016 skal handleplaner for de enkelte enheder samles, så materialet herefter kan sendes til ASU senest den 15. september 2016. (slides om mål for indsatser er vedlagt referatet) 4. Eventuelt Esther orienterede om, at der i forbindelse med flytningen til Trøjborg skal være en anden form for adgangskontrol samt, at der bliver en anden rengøringsstandard. Det blev besluttet at tage dette op på næste møde i LAMU den 31. august 2016, hvor status på flytning til Trøjborg er på dagsordenen. Det blev præciseret, at vi skal flytte den 1. december 2016 og ikke 1. november 2016, som det ellers også har været nævnt. Godkendt den 2. september 2016
MÅL FOR INDSATSER Psykisk APV Økonomi og Bygninger LSU/LAMU-møde 10. august
HANDLEPLANER FOR APV Udarbejdet fælles skabeloner Handleplanerne indeholder: 1) Indsatser (er identificeret og drøftet HSU/HAMU samt stormøde i ØB) 2) Mål for indsatser (Formuleret på baggrund af input fra stormøde og workshop) 3) Tiltag (skal formuleres lokalt i de enkelte enheder) Med andre ord indsatser og mål er fælles der kan være forskel på de konkrete tiltag og handlinger
INDSATS: GOD LEDELSE MÅL: 1) Prioritering af opgaverne, baggrund og formål er tydelige for alle 2) Større fokus hos lederen på ledelsesopgaven fremfor faglig opgaveløsning 3) Medarbejdere får feedback på deres arbejde
INDSATS: FOREBYGGELSE AF STRESS MÅL: 1) Der skal ske en reduktion i antallet af stressrelaterede sygemeldinger
INDSATS: GOD OMGANGSTONE MÅL: 1) I Økonomi og Bygninger vil vi sikrer en god omgangstone vi er konstruktive og konkrete i vores kommunikation. Det vil sige vi viser respekt for hinanden og har forståelse for hinandens opgaver og faglighed Vi er nysgerrige og åbne i vores møde med andre, og når vi bruger vores faglighed.
INDSATS: ANERKENDELSE MÅL: 1) Der skal arbejdes med systematisk og løbende feedback, herunder kommunikationen og synliggørelsen mellem relevante niveauer med fokus på både enheden og individet 2) Positiv attitude og gensidig respekt mellem Leder og medarbejdere og mellem kollegerne 3) Sikre gennemsigtighed og tilpasse muligheder for anerkendelse i form af "belønning"