Undervisning Planner 23. oktober 2015 Star 1
Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen dvs. I skal i dag have praksiserfaring Selve funktionaliten i Planner er ikke svær det handler om hvordan I kan bruge det i den dagligdag I arbejder i. 2
Program for dagen 10.00 Program og forventninger til dagen 10.15 Administrationsmodulet 10.45 Gennemgang af selvbook-modulet 11.05 Pause 11.15 Fortsat gennemgang af selvbook-modulet 12.00 Frokost 12.45 Praktiske øvelser selvbook 13.30 Pause 13.40 Gennemgang af indkaldemodulet 14.20 Praktiske øvelser indkalde borgere 14.45 Opsamling, Planner-site og tak for i dag 3
Kort om planner 4
Visionen for Planner - Selvbooking Selvbooking er en del af borgerne i centrum Skal give ledige mulighed for at tage ansvar for tilrettelæggelsen af kontaktforløbet Øget indflydelse på egen indsats skal føre til øget ejerskab til indsatsen og dermed bedre effekter Selvbetjening skal gøre det nemmere for ledige (borgerne) og jobcentrene 5
Visionen for Planner - Selvbooking En del af kontanthjælpsreformen og SDP-reformen Er udbygget for dagpengemodtagere med beskæftigelsesreformen Selvbooking kan bruges på dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere, uddannelseshjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere Fra Juli 2015 skal jobcentre vise ledige tider til dagpengemodtagere til selvbooking Fra Januar 2016 skal dagpengemodtagere selv booke deres samtaler via selvbooking 6
Sagt af borgerne om selvbooking Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you. 7
Indkald borgere Definitioner Online tilbud (selvbook) DFDG = Det Fælles DataGrundlag KSS = Kommunale SagsSystem RID = Erhvervs CPR-nr. 8
Planner - administrationen 9
Planner - forside 10
Administrationen første side 11
Følgende 4 trin gennemgås som led i opsætning af Planner 1. Oprettelse af team 2. Oprettelse af vejledere 3. Oprettelse af mødelokale 12
Trin 1 oprettelse af team 13
Indtastning af information om teamet 14
Rediger, opret eller slet team 15
Trin 2: Oprettelse af vejledere 16
Indtastning af information om vejleder 17
Tilknyt vejleder til team 18
Vejleders arbejdstid 19
Vejleders pauser 20
Vejleders pauser forskellige muligheder 21
Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8 9 10 11 12 Frokost Frokost Frokost Frokost 13 14 15 22
Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 23
Redigere/slette en vejleder 24
Meld vejleder fraværende I Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 25
Meld vejleder fraværende II 26
Flytning af en aftale 27
Vejleder er meldt fraværende 28
Trin 3: Mødelokaler 29
Oprettelse af mødelokale 30
Tilknyt mødelokale til et team 31
Nu skal I arbejde selv med opsætning af Jeres Planner I skal i administrationsmodulet oprette: Ét team (eller flere teams) i jeres jobcenter, der gennemfører samtaler med dagpengemodtager To tre vejledere, der gennemfører samtaler med dagpengemodtagere og er tilknyttet dét team, der håndterer dagpengemodtagere Evt. ét eller flere mødelokaler, som anvendes til informationsmøder og samtale med dagpengemodtagere. 32
SELVBOOKING 33
Online tilbud - oversigt 34
Oprettelse af et online tilbud detaljerne omkring tilbuddet 35
Oprettelse af et online tilbud 36
Regler/filtre til udsøgning af målgruppe I 37
Regler/filtre til udsøgning af målgruppe II 38
Persongruppemarkering Kontrolmodellen 39
Kvittering ved oprettelse af online tilbud 40
Eksempel på regler 41
Informationer om det enkelte tilbud 42
Redigering af det enkelte tilbud 43
Tillidsmodellen Eksempler på de forskellige modeller: Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Kontrolmodellen Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppemarkeringerne Teammodellen Ingen udfordring, men det er en forudsætning at vejlederne ikke har faste sagsstammer 44
Tillidsmodellen vælg din faste sagsbehandler 45
Kontrolmodellen: Borgerne kan kun vælge deres faste sagsbehandler 46
Persongruppemarkering Kontrolmodellen 47
Teammodel: Borgerne skal vælge efter, hvornår de senest skal have afholdt en samtale 48
Teammodel: Borgerne skal vælge tilbud efter deres ledighedsperiode 49
Konkret beskrivelse af tilbud, hvor borgere vælger efter deres ledighedsperiode 50
Hvordan kan det styres, så borger kun booker tider fx kl. 10, 11? Jobnet er sat op til default at vise tider pr. kvarter: kl. 10.00, 10.15, 10.30 mv. Det betyder, at borger kan booke en samtale fx kl. 10.15 og dermed blokere flere samtaletider. Der er to muligheder for at sikre, at dette ikke sker: A. Ændre opsætningen i Jobnet Opsætningen af tilbuddet indstilles til tider med start i minuttal 00 eller 30 Bemærk, dette gælder kun for det aktuelle online tilbud B. Indsætte pauser efter hver samtaletid (anbefales ikke) Det er muligt at indsætte op til 4 pauser dagligt (vælg: administrationsmodulet i planner - rediger vejleder faneblad: pauser) Efter hver fx 45 minutters samtale indsættes en pause på 15 minutter. Det vil sikre, at der kun udstilles tider til samtale på Jobnet hver time 51
Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook 52
Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook Praktisk øvelse udstille møder til selvbook Opret et online tilbud til en på forhånd defineret målgruppe fx dagpengemodtagere over 30 år Hvis tilbuddet ikke skal bruges, fordi der er oprettet tilbud nok i forvejen, så undlad at gemme tilbuddet. Alternativt så deaktiver tilbuddet lige så snart I har gemt Bemærk at man ikke kan slette et online-tilbud kun deaktivere det og evt. redigere det om til noget andet. (Vi har længe ønsket mulighed for at slette/arkivere et brugt online-tilbud kommer i en senere version af Planner) 53
Indkalde borgere til samtale 54
Indkalde borgere til samtale 55
Indkalde borgere til samtale Tre veje til at indkalde borgere: Fra fanebladet Indkald borgere Fra vejlederens Planner-kalender enten via vejleders kalender eller via det lokale, der skal indgå i indkaldelsen Udsøg borgere i KSS og overføre listen til Planner Uanset hvilken måde, du starter indkaldelsen på, skal du igennem følgende tre trin: Trin 1, hvor du definerer rammerne for samtalen/mødet, Trin 2, hvor du udvælger de borgere, der skal indkaldes til samtale/møde, Trin 3, hvor du foretager den faktiske indkaldelse. 56
Indkaldelse af borgere trin 1 57
Indkaldelse af borgere 58
Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Fx: Cv samtale Jobsamtale Informationsmøde Sygeopfølgningssamtale 59
Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer 60
Indkaldelse af borgere - ressourcer 61
Indkaldelse af borgere varighed på mødet 62
Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 63
Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 64
Indkaldelse af borgere - ombookning 65
Indkaldelse af borgere tilføj besked 66
Trin 2: Udvælg borgere Tre muligheder 1. Overføre fra KSS 2. Tilføje borger enkeltvis 3. Importer Excel fil 67
Overført liste fra KSS 68
Tilføj borgere til samtale 69
Indsæt liste af borgere fra excel 70
Indsæt liste af borgere fra excel 71
Falddato og frist for afholdelse 72
Falddato og frist for afholdelse II 73
Filtrer og udvælg borgere 74
Opret indkaldelse 75
Hvordan Planner fordeler samtaletidspunkterne i kalenderen Planner foretager sortering efter fristen for indkaldelse dvs. de borgere, hvis frist for indkaldelse ligger tættest på, bliver indkaldt først Hvis det er individuelle møder: Planner søger som udgangspunkt at give en borger en samtale hos den vejleder, borgeren sidst var til samtale hos Hvis det er ny borger, fordeles der til vejlederne efter alfabetisk rækkefølge 76
Indkalde borgere enkeltvis 77
Indkalde borgere enkeltvis tilbage til trin 1 78
Afventerlisten 79
Opfølgningslisten 80
Opfølgningslisten II 81
Indkaldelsesdetaljer 82
Tilbage til administrationsmodulet.. 83
Indkaldelsesskabeloner i administrationsmodulet 84
Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 85
Trin 5: Samtaletypevariant 86
Trin 5: Samtaletypevariant 87
Opmærksomhedspunkter ifbm. at indkalde til samtaler i Planner Borgere kan selv ombooke deres samtale Hvis man indkalder til fællesmøder eller til teams sparer det tid pga. Planner selv angiver samtaletider Hvis man indkalder til faste sagsstammer kan effektiviseringsgevinsten hentes ved min. at indkalde 2 borgere ad gangen OG lade planner selv bestemme samtaletidspunktet Manglende link til Opera (og workbase?) samtaleindkaldelsen ligger i vejledernes kalender med de 6 første CPR-cifre, men uden link til Opera Hvis man indkalder til samtaler via KSS lægger samtalerne sig også i Planner og omvendt (pga. integration mellem KSS og planner) Men vær OBS på, at der hvor bookingen er foregået, skal bookingen også ændres! Vær opmærksom på, at man ikke (i udgangspunktet) kan reservere ex 2 dage på en uge til indkaldte samtaler og 2 dage til selvbook. Planner tager alle ledige tider i vejleder(es) kalender og udstiller til selvbook 88
Planner kalenderen for en vejleder I de hvide tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8 9 10 11 12 Frokost Frokost Frokost Frokost 13 14 15 89
Er det muligt at styre Planner, så der kun kan selvbookes fx tirsdag og torsdag når man også indkalder i Planner? Ja, men det kræver benarbejde! Først skal der foretages de nødvendige indkaldelser. Når de laves skal de to dage hvor der skal selvbookes på (tirsdag og torsdag) blokeres som fravær. Dernæst fjernes fravær for tirsdag og torsdag Forudsætning for næste skridt er dog, at der ikke er ledige tider ellers skal de blokeres med fravær Dernæst udstilles selvbooktider de to dage i det relevante tidsrum (hvor der er foretaget indkaldelser) 90
Praktisk øvelse indkalde borgere I skal nu indkalde de borgere I har medbragt Cpr-nr. på til samtale. 1. Indkald borgere til de samtaler, de står foran at skulle indkaldes til NB: Stop ved trin 3 gennemfør IKKE indkaldelsen. Prøv i stedet at gennemgå de andre funktionaliteter i indkaldelsen, Fx: Indkald til individuelt møde, hvis den rigtige indkaldelse er fællesmøde og omvendt Opret borgere enkeltvis/tilføj borgere til allerede oprettet indkaldeliste Tag forskelligt udgangspunkt, når borgere skal indkaldes (skift mellem vejleders kalender og excelark) 2. Opret en indkaldelsesskabelon via administrationsmodulet 91
Spørgsmål? 92
På Planner-sitet kan du blive opdateret med: - nyheder - fejl - FAQ - temaer - vejledninger - planlagte ændringer Herfra indrapporterer du også fejl vha. fejlrapport 93
Tak for i dag 94