DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET MØDEREFERAT 12. DECEMBER 2012 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 7. december 2012 Sted: Universitetsparken 1 UNIVERSITETSPARKEN 1 2100 KØBENHAVN Ø Referent: Lisa Ibenfeldt Schultz TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 Til stede: Martin Zachariasen Pawel Winter Camilla Jørgensen Dina Riis Egholm Anya Kjærsig Lisa Ibenfeldt Schultz FAX 35 32 14 01 MOB 29611667 schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 11. oktober 2012 3. Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser 7. Indflytning på HCØ 8. Brandøvelse og brandslukningskursus 9. Psykologisk bistand og krisehjælp 10. APV-resultater 11. Administrativ reorganisering
12. MUS-processen ny procedure for afrapportering 13. SU-forretningsorden 14. TR-aftale 15. Nye lønaftaler på SCIENCE 16. Gymnasiekoordinator 17. Timesatser for eksterne undervisere 18. Suggestion box 19. Eventuelt SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Lisa Schultz nævnte, at emnet danskkurser for udenlandske medarbejdere er foreslået behandlet under punkt 19 eventuelt. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. Camilla Jørgensen bemærkede, at anden sætning i sidste punkt under 3. Meddelelser fra ledelsen skal affattes således: Camilla Jørgensen oplyste supplerende, at målet er 10 phdstuderende i 2012-2013, hvoraf 7 8 allerede har opnået ekstern finansiering. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: Flytningen en planlagt til at være afsluttet i slutningen af januar 2013. De studerende beholder foreløbig kantinen med det vilkår, at ESS, som overtager lokalerne på 2. sal og 3. sal kan udvide med kantinens areal. DIKU indgår en brugsaftale med kantineforeningen, hvori det indgår som et vilkår, at ESS kan overtage lokalet med kort varsel. SCIENCE-IT overtager mødelokale A+B, som omdannes til kontorer. Biblioteket skal afstås, men kan benyttes indtil det er taget i brug af de nye brugere af bygningen. DIKU har foreslået, at e-science-uddannelsen nedlægges, således at de enkelte fagelementer forankres på de eksisterende uddannelser. Forslaget om nedlæggelse af uddannelsen er til høring hos de ansvarlige for fysik-uddannelserne. Som svar på et spørgsmål fra Camilla Jørgensen oplyste Martin Zachariasen, at e-science Centrets status er uafklaret, men at aktivitetsniveauet har været begrænset. Eksempelvis er det kun DIKU, som deltager i forskeruddannelsesprogrammet. Kenny Erleben udarbejder et forslag til integrering af post.docs og phd-studerende i uddannelsesbudgettet i det omfang disse kan påtages sig undervisningsopgaver. Pawel Winter bemærkede, at
det kan være vanskeligt at sondre mellem phd-studerendes institut- og gruppetimer. Endvidere bemærkede Pawel Winter, at den nuværende opgavefordeling overlader mange planlægningsopgaver på grupperne, hvilket kan være vanskeligt, hvis der er konflikter i gruppen. Martin Zachariasen bekræftede, at det er overladt til grupperne at udarbejde et oplæg til fordeling af undervisningsopgaver, da det er mest hensigtsmæssigt, at planlægningen foretages tæt på de berørte medarbejdere. Fakultetssekretariatet har udsendt udkast til strategi i intern høring og medarbejderne opfordres til at komme med individuelle kommentarer. De årlige lønforhandlinger er afsluttede og de har bl.a. resulteret i, at Inge Hviid Jensen er udnævnt til specialkonsulent, CITI bliver en del af DIKU pr. 1. januar 2013. Samtidig nedlægges CITIs styregruppe og beslutninger angående tværfaglige uddannelser henlægges under KUUR. Finn Kensing vil referere til DIKUs institutleder. Camilla Jørgensen bemærkede, at forskningsansøgninger udarbejdet af CITI herefter skal følge DIKUs procedurer. KU skal ansætte 67 personer i akut-job, heraf 24 på SCIENCE, hvilket indebærer, at der skal oprettes et enkelt akutjob på DIKU. Der vil blive oprettet et akutjob som betjent, således at betjenten primært kan bistå i forbindelse med flytningen. Stillingen er foreløbig i 6 måneder og det vil afhænge af instituttets økonomi, om stillingen kan forlænges. SIDE 3 AF 7 4. Meddelelser fra B-siden Pawel Winter oplyste, at han havde opfordret VIP-ansatte på DIKU til at påtages sig opgaven som tillidsrepræsentant eller som medlem af samarbejdsudvalget, da han selv ikke kan fortsætte som medlem af samarbejdsudvalget samtidig med, at han er fungerende sektionsleder. Der var ingen interessetilkendegivelser, da fristen udløb den 10. december 2012. Leif Søndergård har tilkendegivet, at han fortsat gerne vil være tillidsrepræsentant for VIP-ansatte på DIKU. Martin Zachariasen tilkendegav, at han vil foretrække en intern tillidsrepræsentant, som kender de øvrige ansatte. Dina Riis Egholm oplyste, at hun havde deltaget i en arbejdsmiljømesse, som bl.a. viste eksempler på fordele ved motion i arbejdstiden. Ellers var der ingen overraskelser i forhold til de allerede kendte tilbud. 5. Gennemgang af opgavelisten
Ad 1) Forskningsudvalgets opfølgning på DIKUs handleplan. Camilla Jørgensen oplyste, at forskningsudvalget i maj måned havde drøftet et sæt performance measures og at der vil blive udarbejdet et oplæg i forbindelse med behandlingen af Renner-skemaet. Ad 2) Studerendes deltagelse i LT-møder. Afløses i 2013 af det nye institutråd, Ad 3) TAP-arbejdsopgaver. Skemaer er under udarbejdelse. Ad 4) Dokumentation af rengøring. Tages op i FAMU og evt. i SLT. Ad 5) Staffmøder på Amager implementeres, Ad 6) Beredskabsplan. Afventer fælles koncept. Ad 7) og 8) Møde med revygruppen og kantineforeningen om førstehjælp. Implementeres Ad 9) Førstehjælpskurser for ansatte. Implementeres SIDE 4 AF 7 Punkt 10-15 slettes. Dina Riis Egholm oplyste, at der kun havde været to interesserede i influenzavaccination. 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser Ingen. 7. Indflytning på HCØ Anya Kjærsig omtalte støjproblemer i to af de nye kontorer. Lisa Schultz foreslog, at DIKU beder arbejdsmiljøkonsulenterne forholde sig til problemer med støj fra kælderen og støj fra personer i vandrehallen i lokalet i vandrehallen. 8. Brandkursus Anya Kjærsig oplyste, at der er tilrettelagt et kursus af 3 timers varighed (2 timer teori og 1 time praksis) med 20 deltagere fra medarbejdere fra DIKU og SCIENCE-IT og studerende fra DIKU. Gartnerne vil afspærre parkeringspladsen af til den praktiske øvelse. 9. Psykologisk bistand og krisehjælp Udvalget tog orienteringen til efterretning. 10. APV-resultater - trivselsundersøgelsen Martin Zachariasen henviste til side 03 i trivselsundersøgelsen og bemærkede, at DIKUs resultat ifølge udtalelser fra Rambøll - svarer til de fleste andre organisationer. Tilliden til topledelsen er mindre end tilliden til den nærmeste ledelse. Dette synes dog ikke at påvirke de ansattes arbejdsglæde.
Pawel Winter ønskede oplyst, om der er planlagt initiativer til at forbedre de ansattes tillid til topledelsen. SIDE 5 AF 7 Camilla Jørgensen nævnte, at fusionen har betydning for trivslen, hvorfor det vil være interessant at sammenligne med fakulteter, som ikke fusionerer. Martin Zachariasen oplyste, at der findes trivselsrapporter for de enkelte sektioner og de vil blive sendt til sektionslederne og til arbejdsmiljørepræsentanterne med henblik på drøftelse på sektionsniveau med deltagelse af arbejdsmiljørepræsentanterne. Dina Riis Egholm påpegede, at en enkelt person havde oplyst problemer med chikane og mobning. Lisa Schultz foreslog, at udvalget opdaterer mobbepolitikken og udsender en anbefaling om at konsultere Arbejdstilsynets hjemmeside med rådgivning om mobning. Anya Kjærsig foreslog, at det undersøges, om Rambøll kan sende information direkte til den berørte person. APV-resultater Fysisk arbejdsmiljø Martin Zachariasen opsummerede resultatet af undersøgelsen således, at der er tre hovedproblemer: Utilstrækkelig rengøring Overbelastede toiletter Konsekvenser af fortætningen på Nørre Campus I forhold til processen for behandlingen af rapporten og eventuelt flere data fra HSU foreslog Martin Zachariasen: 1. Ledelsesmøde i januar 2013 med deltagelse af arbejdsmiljørepræsentanterne, 2. Staff-møde i januar/februar 2013, 3. Arbejdsmiljøtjek efter flytningen. Anya Kjærsig foreslog, at der allerede nu iværksættes initiativer for at finde passende stole til medarbejdere med rygproblemer. Martin Zachariasen tilsluttede sig forslaget og forbeholdt sig ret til at godkende indkøb af nye stole, hvis udgifterne er usædvanligt høje. 11. Administrativ reorganisering
Martin Zachariasen henviste til det udsendte materiale og tilføjede, at den nye struktur indebærer, at NCI formelt bliver nedlagt og at opgaverne bliver videreført under Kemisk Institut. DIKU skal således indgå en aftale med Kemisk Institut om de tjenester, som nu leveres af NCI. Dog vil visse opgaver i forbindelse med regnskab og 2 medarbejdere fra NCI, som varetager disse opgaver blive overført til fakultetssekretariatet. De vil sandsynligvis bevare den fysiske placering på Nørre Campus. Der ansættes en administrationschef på samtlige institutter. SIDE 6 AF 7 Som svar på et spørgsmål fra Pawel Winter, oplyste Martin Zachariasen, at medarbejdere fra NCI ikke skal flytte til DIKU, men det er sandsynligt, at DIKU får behov for en yderligere AC-TAP-medarbejder til at varetage yderligere opgaver i forbindelse med VIP-ansættelser, herunder især med tilrettelæggelse af prøveforelæsninger. Da det er uafklaret, om regnskabsmedarbejdere fra NCI skal flytte fysisk, er det også uafklaret, om der bliver ledige kontorer. Som svar på et spørgsmål fra Camilla Jørgensen, oplyste Martin Zachariasen, at Navision vil blive implementeret fra 1. januar 2014. Det indebærer dog ikke nødvendigvis, at institutterne straks herefter vil kunne trække rapporter fra systemet, da det ikke er en eksisterende funktionalitet i systemet. 12. MUS-processen Udvalget tog den foreslåede nye proces til efterretning. 13. SU-forretningsorden Lisa Schultz oplyste, at fakultetssekretariatet havde meddelt, at den nye forretningsorden alene er relevant for de fusionerede institutter, hvorfor DIKU ikke behøver at udarbejde en ny forretningsorden. Udvalget besluttede at fortsætte med den eksisterende forretningsorden. 14. TR-aftale Martin Zachariasen nævnte, at han foretrækker, at instituttet har en intern VIP-tillidsrepræsentant. Pawel Winter henviste til, at han havde forsøgt at rekruttere. 15. Nye lønaftaler på SCIENCE
Udvalget tog forslaget til efterretning og besluttede, at undlade at ændre DIKUs kriterier for kvalifikationstillæg. B-siden hører medarbejderne, hvis det endnu er muligt at komme med bemærkninger. 1 SIDE 7 AF 7 16. Gymnasiekoordinator Udvalget tog forslaget til efterretning. 17. Timesatser for eksterne undervisere Pawel Winter udbad sig tid til at overveje forslaget nærmere. 18. Suggestion box Intet 19. Eventuelt Dina Egholm orienterede om en plan for arbejdsmiljøgranskning af Niels Bohr Bygningen (tidligere Niels Bohr Science Park) og bemærkede, at hun i processen vil fokusere på problemer med støj og på kulde/varme. Pawel Winter foreslog, at DIKU promoverer danskkurser for udenlandske ansatte og eventuelt indfører en ordning, hvorefter kurser giver mulighed for fradrag i undervisningsforpligtelsen. Martin Zachariasen anbefalede, at de eksisterende tilbud kortlægges og at anvendelige tilbud annonceres i velkomstbrochuren. 1 Pawel Winter har efterfølgende kontaktet Leif Søndergård, som oplyste, at det ikke længere er muligt at fremsætte bemærkninger. Forslaget sendes derfor ikke i intern høring.