Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Seneste Opdatering: 18-01-2016 Indholdsfortegnelse 1 Om brugervejledningen... 2 2 Autorisation... 3 3 Logon og navigation... 4 3.1 Adgang til Selvbooking Rapporter (SBR)... 4 3.2 Overordnet navigation...!uventet afslutning på formel5 3.3 Eksport til Excel... 7 4 Beskrivelse af rapporterne... 9 4.1 Selvbooking og indkaldelser... 9 4.2 Selvbooking og indkaldelser på måneder... 10 4.3 Afholdte samtaler... 11 4.4 Afholdte samtaler på måneder... 12 4.5 Graf over selvbookninger... 13 4.6 Graf over indkaldelser... 14 4.7 Graf over aktive frister... 15 Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) Side 1 af 15
1 Om brugervejledningen Denne vejledning beskriver, hvordan du anvender SharePoint løsningen SBR (Selvbooking Rapporter). Har du problemer med funktionaliteten, eller spørgsmål om autorisation, kan du kontakte STAR Landssupport på sharepoint@star.dk. Det er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings kontor for Digitalisering og Support, der ejer løsningen. Du kan kontakte Niels Freiberg nfr@star.dk, hvis du har spørgsmål til løsningens indhold. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 2
2 Autorisation Selvbooking Rapporter ligger på SharePoint-platformen, der er en fælles portal for flere forretningsmæssige løsninger. Du skal være autoriseret for at få adgang til løsningen. Du finder oplysning om autorisation på Landssupportens hjemmeside www.dfdg.dk under temaet SharePoint. For at få adgang skal du være tilknyttet et jobcenter. Du har kun adgang til at se data fra dit eget jobcenter. I denne brugervejledning anvendes alle jobcentre i skærmbilleder af rapporterne for at undgå tal fra én kommune Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 3
3 Logon og navigation 3.1 Adgang til Selvbooking Rapporter (SBR) Løsningen ligger på adressen https://bi.star.dk. Følg den logon-vejledning du har fået i en mail fra Landssupporten. Vælg menuen Værktøjer og Selvbooking rapporter (SBR) Rapporter Hvis du allerede er logget ind, og du er autoriseret til løsningen, kan du se et direkte link i Mine adgange boksen på forsiden. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 4
3.2 Overordnet navigation Når du logger på løsningen, ser du denne rapport: Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 5
Du kan filtrere ved at indsætte parameterværdier i boksene til højre på skærmbilledet: Parametre-menuen er til stede i samtlige rapporter. Som Jobcenterbruger vil du kun kunne se eget Jobcenter. Du kan ændre det datointerval, du vil arbejde med på hver rapport. I nogle rapporter vil der endvidere være et felt, hvor du kan vælge mellem forskellige dimensioner i rapporten. Du skal trykke på knappen Anvend for at få opdateret den ønskede rapport. Vær opmærksom på at knappen oftest vises i nederste højre hjørne. Løsningen stiller syv rapporter til rådighed. De enkelte rapporter beskrives i efterfølgende afsnit. Som standard vises resultater fra indeværende år, men du kan frit vælge periode via felterne start dato og slut dato i nogle rapporter, i andre rapporter kan du vælge år. Hvis du ændrer perioden, skal du også efterfølgende trykke på knappen Anvend i nederste højre hjørne for at opdatere rapporten. Parameteren Kilde viser om data kommer fra Planner eller andre systemer. Normalt vil det ikke være relevant at ændre på denne indstilling. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 6
3.3 Eksport til Excel I menupunktet Handlinger har du mulighed for at eksportere data i rapporten. I eksemplet anvendes Excel. Excel giver dig større frihed til at formatere tabellen eller viser tallene i den type figur, du mener er bedst. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 7
Nedenfor ses hvordan data præsenteres i Excel når du har anvendt eksporter-funktionen. OBS: I flere rapporter ses noten: Matchet mellem indkaldte og afholdte samtaler er estimeret og behæftet med usikkerhed. Dette betyder, at der er lidt usikkerhed på beregningerne af fremmødeprocenterne, da det ikke altid lykkes at få etableret sammenhæng mellem registreringen af en indkaldelse og den efterfølgende registrering af en afholdt samtale Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 8
4 Beskrivelse af rapporterne Du navigerer imellem rapporterne i menu-baren 4.1 Selvbooking og indkaldelser Er den rapport du ser først, når du kommer ind på Jobcenter Planner-portalen. Rapporten viser planlagte samtaler fordelt på selvbookede og indkaldte samtaler. Rapporten er som udgangspunkt fordelt på kontaktgrupper. I type i højre side, kan der vælges samtaletyper hvilket så bliver det fordelingskriterie, der vises på rapporten. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 9
4.2 Selvbooking og indkaldelser på måneder Er den anden rapport du ser, når du kommer ind på Jobcenter Planner-portalen. Rapporten viser også planlagte samtaler fordelt mellem selvbookede og indkaldte samtaler, denne rapport fordeler altid på måneder og giver dermed et overblik over udviklingen og tid. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 10
4.3 Afholdte samtaler Afholdte samtaler viser hvor mange selvbookede henholdsvis indkaldte samtaler, der er afholdt samt fordelingen i procent. Rapporterne indeholder oplysninger om alle planlagte samtaler. Derfor skal der normalt ved opgørelsen af andel af samtaler der er afholdt, sikres at der alene ses på historiske perioder. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 11
4.4 Afholdte samtaler på måneder Denne rapport viser antallet af bookede møder i den første kolonne. Den næste kolonne viser antallet af afholdte møder. Den sidste kolonne viser forholdet mellem bookede og afholdte samtaler og viser således hvor mange procent af de bookede samtaler, der afholdes. Rapporterne indeholder oplysninger om alle planlagte samtaler. Derfor skal der normalt ved opgørelsen af andel af samtaler der er afholdt, sikres at der alene ses på historiske perioder. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 12
4.5 Graf over selvbookninger Denne graf viser udviklingen i antallet af selvbookede møder. Den næste rapport er en lignende graf, der viser udviklingen i møder booket af Jobcenter Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 13
4.6 Graf over indkaldelser Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 14
4.7 Graf over aktive frister Med Release 2015-4 er det muligt at give dagpengemodtagere en frist for hvornår de skal til booke deres næste jobsamtale. Denne rapport viser, hvor mange borgere, der har en frist. Rapporten giver dermed en indikation af behovet fremadrettet for ledige bookingtider Fristerne modtages via WSRM beskeder fra DFDG. Brugervejledning Selvbooking Rapport (SBR) 15