Informationsmøde Prækvalifikation til Flytteaftalen Tirsdag d. 14. august 2012 kl. 9:30 v/ Julie Vig Albertsen (Statens Indkøb), Thomas Impgaard Sørensen (Kammeradvokaten), Karoline Hellem (Statens Indkøb) og Carsten Pedersen (inno:vasion)
Dagsorden Introduktion v. Julie Vig Albertsen & Thomas Impgaard Sørensen. Udbuddet og udbudsforløbet v. Karoline Hellem. De konkrete krav til ansøgeren v. Karoline Hellem. Præsentation af udbudssystemet Ethics v. Carsten Pedersen.
Om Statens Indkøb Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidl. Økonomistyrelsen) siden efteråret 2007. Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om: Standardisering Koordinering Forpligtelse
Om Flytteaftalen Flytteaftalen er opdelt i fem delaftaler. Statslige institutioner er i rammekontrakternes løbetid forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område: indkøb af flytteydelser. Selvejende institutioner, Folketinget og Danmarks Nationalbank kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen. Aftalen er gældende i 2 år fra ikrafttrædelse den 1. januar 2013. Moderniseringsstyrelsen har herudover mulighed for at forlænge aftalen to gange ét år.
Om opdeling i delaftaler Der indgås 5 delaftaler, pkt. II.1.5. Ordrer tildeles under den delaftale, hvorunder fraflytningslokationen er beliggende, pkt. II.1.5. Delaftalerne er fordelt efter følgende områder opdelt efter kommuner, jf. pkt. II.1.5: - Område Nordjylland og nordlig del af Midtjylland (delaftale 1) - Område Sydjylland og sydlig del af Midtjylland (delaftale 2) - Område Fyn (delaftale 3) - Område Sjælland og Bornholm (minus hovedstaden og nordlige del af Sjælland) (delaftale 4) - Område Hovedstaden og nordlige del af Sjælland (delaftale 5).
Begrænset udbud - processen Prækvalifikation på baggrund af krav i udbudsbekendtgørelsen. Udvælgelse Tilbud antal økonomiske aktører, der bliver inviteret til at afgive tilbud udgør følgende på hver enkelt delaftale: - Delaftale 1: 5 - Delaftale 2: 5 - Delaftale 3: 5 - Delaftale 4: 5 - Delaftale 5: 7 udbudsmateriale udsendes efter oplysning om prækvalifikation. Tildeling af kontrakter på baggrund af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtig.
Forventet tidsplan Elementer i udbudsfasen
De konkrete krav til ansøgeren (jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Tro og love-erklæring
Økonomisk og finansiel kapacitet (jf. pkt. III.2.2) 1) Virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, i det seneste disponible regnskabsår. - Mindstekrav: Soliditetsgrad på 8 pct. 2) En erklæring om den økonomiske aktørs samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår. - Mindstekrav: Det bemærkes, at der, jf. pkt. III.2.2, som mindstekrav kræves en årlig samlet bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår, der mindst udgør 2 mio. DKK for delaftale 1, 2, 3, 4, og 5 mio. DKK for delaftale 5.
Ad 1) Hvorledes beregnes soliditetsgraden (jf. pkt. III.2.2)? Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapitals værdi i forhold til virksomhedens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = Soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomheden og de andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver.
Ad 2) Om bruttofortjeneste (jf. pkt. III.2.2) - Anmodning om prækvalifikation til flere delaftaler (I): Ansøger en virksomhed om prækvalifikation til flere delaftaler, kræves en bruttofortjeneste, der mindst svarer til summen af de krævede bruttofortjenester for de pågældende delaftaler, der ansøges om. Ansøges der således eksempelvis til både delaftale 1 og 2, er det et mindstekrav, at bruttofortjenesten udgør mindst 4 mio. DKK.
Ad 2) Om bruttofortjeneste (jf. pkt. III.2.2) - Anmodning om prækvalifikation til flere delaftaler (II): Hvis ansøger søger på flere delaftaler og IKKE har en årlig samlet bruttofortjeneste, der svarer til eller overstiger den samlede minimumsbruttofortjeneste for de pågældende delaftaler, følger Moderniseringsstyrelsen følgende fremgangsmåde: 1. I første række fastlægges det, hvor mange delaftaler ansøger kan anmode om prækvalifikation til når henses til ansøgers samlede bruttofortjeneste. Har ansøger eksempelvis en årlig samlet bruttofortjeneste på 7 mio. DKK, kan ansøger prækvalificeres på delaftalerne 1, 2 og 3 eller 1 og 5, da de kræver en årlig samlet minimumsbruttofortjeneste på henholdsvis 6 mio. DKK for delaftalerne 1, 2 og 3 eller 7 mio. DKK for delaftalerne 1 og 5. 2. Herefter tages ansøgers anmodning i betragtning på den eller de delaftaler, som har den laveste nummerering. Har ansøger eksempelvis en årlig samlet bruttofortjeneste på 7 mio. DKK, men har anmodet om prækvalifikation på delaftale 1, 2, 3 og 4, vil ansøgers anmodning alene blive taget i betragtning på delaftale 1, 2 og 3. 3. Anmodningen tages herefter ikke i betragtning på den eller de resterende delaftaler.
Ad 2) Om bruttofortjeneste (jf. pkt. III.2.2) - Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes bruttofortjenesten som virksomhedens og de andre enheders samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår.
Hvorledes forstås bruttofortjeneste (jf. pkt. III.2.2)? (I) Svar på spørgsmål af 2. august 2012 offentliggjort i Ethics: Bruttofortjeneste skal forstås som nettoomsætningen (omsætning ekskl. moms) fratrukket direkte omkostninger. De direkte omkostninger forstås som variable omkostninger, der knytter sig direkte til de solgte tjenesteydelser og som specifikt er en forudsætning for levering af disse. Dette indbefatter f.eks. flyttekasser, benzinforbrug og det konkrete timeforbrug forbundet med levering af de solgte tjenesteydelser, herunder indlejet mandskab. Generelle omkostninger såsom f.eks. afskrivning på biler, timeforbrug for kontorpersonale og huslejeudgifter indgår ikke i de direkte omkostninger.
Teknisk kapacitet (jf. pkt. III.2.3) Oversigt over de betydeligste lignende leverancer af de udbudte tjenesteydelser udført i løbet af de seneste tre år, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) angives sammenslutningens betydeligste lignende leverancer. Den befuldmægtigede virksomhed udfylder derfor dette på vegne af hele konsortiet. Det skal angives, hvilken deltager i konsortiet den enkelte leverance vedrører. Konsortiedeltagerne er selv ansvarlige for indbyrdes at koordinere, hvilke referencer, der skal indgå i bedømmelsen af konsortiets samlede prækvalifikationsanmodning. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, fx ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for virksomheden. Det anses for godtgjort, at virksomheden råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, såfremt virksomheden i ansøgningen klart har identificeret de andre enheder, som virksomheden baserer sig på.
Tro og love-erklæring (jf. pkt. III.2.1) En erklæring på tro og love om, at leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land, hvor leverandøren er etableret. Alternativt serviceattest. Skal vedrøre den præcise enhed, der søger. Konsortier eller sammenslutninger alle skal aflevere. Skabelon findes i Ethics sammen med følgebrevet.
Hvis man ikke selv kan opfylde kravene Konsortier: optræder som samlet enhed. oplysninger skal afgives for alle. solidarisk hæftelse. Andre enheder: én virksomhed står som ansøger. oplysninger afgives, hvor man vil basere sig på andre enheder. skal klart identificere de andre enheder, som virksomheden baserer sig på.
Konkurrenceklausul (jf. pkt. VI.3) Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation til en eller flere delaftaler. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
Udvælgelse (jf. pkt. IV.1.2) Ansøgere prækvalificeres på baggrund af det i udbudsbekendtgørelsens pkt. IV.1.2 anførte: Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumentation for de mest relevante og omfattende leverancer af de tjenesteydelser, som rammekontrakten vedrører. Tænk på det, når ansøgningen skrives - Ordregiver kan kun lægge vægt på det, som I faktisk skriver.
De vigtige pointer Formkravene er vigtige i udbudsretten. Derfor: Kontrollér, at alle de krævede oplysninger er med, ellers kan Ordregiver være berettiget/forpligtet til at afvise ansøgningen. Kontrollér, at alle nødvendige felter er udfyldt. Kontrollér, at alle mindstekrav til bruttofortjeneste, soliditet etc. er opfyldt ellers er Ordregiver forpligtet til at afvise ansøgningen. Kontrollér, at eventuelle ændringer i PDF-filerne er gemt og således ikke afsendes uden indhold. Aflevér ansøgningen i god tid inden tidsfristen 21. august 2012 kl. 12.00. Læs vejledningsteksterne og gør som der står.
Præsentation af udbudssystemet ETHICS v. Carsten Pedersen fra inno:vasion (tlf. 70227008)