BALLERUP KOMMUNE Dato: 14. januar 2016 Notat Udbud af håndværkerydelser: Spørgsmål og svar på orienteringsmøde mandag den 11. januar 2016 på Ballerup Rådhus kl. 15.00. 1. Velkomst og indledning Vil socialt ansvar, kvalitet hhv. økonomi blive vægtet ved evalueringen af tilbuddene? Svar: Nej, der bliver tale om en ren priskonkurrence. Tildelingskriteriet er laveste pris. Når der konkurreres på prisen, menes der så kun timeprisen? Svar: Vi forventer, at tilbudslisten vil blive sat sammen så der ud over timeprisen også indgår en opgave samt materialeforbrug. Hvis der kommer unormalt lave timepriser i nogle af tilbuddene, hvad gør I så? Svar: Vi er godt opmærksomme på spørgsmålet. Vi vil i givet fald følge udbudsdirektivets bestemmelser omkring håndteringen af unormalt lave bud som betyder at vi bl.a. kan kræve specifikation for prisernes sammensætning. Vil der være mulighed for at forhandle timesatserne efterfølgende? Svar: Nej, ifølge udbudsreglerne kan vi ikke det. Kan man kun opnå ét distrikt? Svar: Ja, der er op til tre distrikter, men et firma kan kun få ét. I nogle kommuner kan man vælge sit distrikt. Er det rigtigt, at man ikke vil kunne vælge sit distrikt?
Svar: Ja, det er korrekt. Man kan ikke selv vælge sit distrikt. Dermed er modellen gjort så enkel som muligt. Det med lærlinge, er det så fuldkommen ligegyldigt i denne sammenhæng? Svar: Hvorvidt et firma har lærlinge eller ej indgår ikke i konkurrencen. Det hænger vel ikke sammen med at skulle konkurrere på prisen at skulle vurderes på egnetheden? Svar: Dette udbud, udbydes efter udbudsformen begrænset udbud, som indeholder to faser; en prækvalifikations- og en tilbudsfase. I prækvalifikationsfasen vurderer vi ansøgernes egnethed som tilbudsgivere i tilbudsfasen. De firmaer som prækvalificeres er egnede og vil i tilbudsfasen efterfølgende blive opfordret til at afgive tilbud og vil blive vurderet på pris. Jeg har et firma, der er 40 år gammelt, hvad skal man så beskrive? Svar: Alle skal udfylde alle punkter, det er forudsætningen for at vi kan leve op til kravet om ligebehandling. 2. Erfaringer fra andre kommuner En del aftaler må gå om, har det vist sig, men hvorfor? Der kan være tale om en situation, hvor der er for mange, der indgiver tilbud? Svar: Vi har overvejet at lave et helt åbent udbud, altså et offentligt udbud. Vi har dog valgt det begrænsede udbud med forudgående prækvalifikation. Vi vil naturligvis behandle alle ansøgninger grundigt og ens. 3. Prækvalifikation i praksis Generelt: vær opmærksom på, at der er gratis support at hente i Mercellsystemet. Tøv derfor ikke med at ringe til Mercell på tlf.nr. 63 13 37 00. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00. Spørgsmål til skema 1: Må man vedhæfte en fil til skema 1? Svar: Inde i rubrikken Beskrivelse af ansøgers virksomhed - kort præsentation af ansøger i skema 1, er der mulighed for at vedhæfte en firmapræsentation. I skema 1 uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, hvad betyder det? Svar: Uddannelsesmæssige kvalifikationer: Hvilke(n) uddannelse(r), firmaets medarbejdere har inden for det enkelte fagområde oplyses herunder den fagansvarlige medarbejders uddannelse. Faglige kvalifikationer: Eksempelvis kunne det være hvor mange års erfaring firmaets forskellige medarbejdere har inden for det enkelte fag og oplysninger som specificerer hvilke opgaver de enkelte medarbejdere har arbejdet med. CV er kan vedlægges som eksempel på de typiske uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer. Skriv så udførligt som muligt. Spørgsmål til skema 2: Side 2
OBS. Vedrørende underskrivningen af skemaerne 2, så print ud og skriv under i hånden, Spørgsmål til skema 3: Vedr. Skema 3. Hvor stor en egenkapital skal man have? Svar: Det er et mindstekrav til at den skal være positiv i seneste regnskabsår, og egenkapital for de sidste tre regnskabsår skal oplyses. Skema 3 kan både underskrives af ansøgers tegningsberettigede person, revisor eller juridiske enheds regnskabsansvarlige person. Det bemærkes i øvrigt at ansøger selv indføjer de tre regnskabsår hvor der står 200X/200X. F.eks. regnskabsårene 2011/2012, 2012/2013, 2013/2014. Hvordan forholder nystartede virksomheder sig til besvarelsen af økonomiske nøgletal i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2 punkt C) og skema 3? Svar) Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet:.. Såfremt ansøger har eksisteret i mindre end 3 år skal ansøger vedlægge anden relevant og egnet dokumentation (f.eks. revisorerklæring vedrørende ansøgers kapitalforhold) for sin økonomiske og finansielle kapacitet Anden relevant og egnet dokumentation kan udover revisorerklæring f.eks. også være en bankerklæring, der redegør for ansøgers kapitalforhold herunder for sin økonomiske og finansielle kapacitet. Dokumentationen uploades for nystartede virksomheder som har eksisteret i mindre end 3 år til besvarelse af dette punkt. OBS. Vedrørende underskrivningen af skema 3, så print ud og skriv under i hånden, Spørgsmål til skema 4: Vedr. Skema 4. I fortæller ikke noget om vægtning af udvælgelseskriterierne ved prækvalifikationen. Hvordan vælges firmaerne fra? Svar: Der er tre udvælgelseskriterier; 1) mest erfaring med tilsvarende opgaver, 2) råder over faglige kvalifikationer, som bedst understøtter de opgaver, der skal udføres under den udbudte kontrakt og 3) ansøgers økonomiske og finansielle kapacitet. Der er ikke angivet en vægtning, hvorfor udvælgelseskriterierne reelt vægter lige meget. Udvælgelseskriteriet faglige kvalifikationer er ændret til uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer. Hvilke udvælgelseskriterier er så afgørende? Svar: De tre udvælgelseskriterier vægter reelt lige meget. De ansøgere som bedst opfylder udvælgelseskriterier vil blive prækvalificeret. I den forbindelse skal vi bruge 18 på tømrer, 18 på el, 18 på VVS, 12 på maler, 12 på murer, 6 på gulvarbejde, 6 på ventilationsarbejde, 6 på tagpap og 12 på glarmesterarbejde. Har vi eksempelvis på tømrer mere end det planlagte antal på f.eks. 18 egnede firmaer udvælges de 18 firmaer som bedst opfylder udvælgelseskriterierne og så fremdeles. Side 3
Prøv at beskrive en reference, der er god for Ballerup Kommune. Svar: Tag de referencer, I er mest stolte af. Private kunder kan også være relevante. Det handler ikke om prestigebyggeri selvfølgelig, men om dagligt vedligehold. Har man arbejdet for en anden kommune, fx gennem en rammeaftale, er det så en reference? Svar: Ja, det er en god reference, men det udelukker bestemt ikke andre muligheder. Uploader man sine referencer? Svar: Skriv dem helst ind i skema 4 (referencer). Spørgsmål til skema 5: OBS. Vedrørende underskrivningen af skema 5, så print ud og skriv under i hånden, Spørgsmål til skema 6: OBS. Vedrørende underskrivningen af skema 6, så print ud og skriv under i hånden, Spørgsmål til skema 7: Husk at udfylde skema 7. Spørgsmål til ansøgning på flere delaftaler: Er man både tømrer og murer fx, hvad udfylder man så? Svar: I dette tilfælde ansøges om prækvalifikation på to delaftaler. Hvis der ansøges om prækvalifikation på mere end én delaftale skal man være opmærksom på: I skema 7 afkrydses ud for delaftalerne for tømrer (delaftale 1) og for murer (delaftale 5). I skema 1 skal man udfylde hele skemaet (dog er det kun ansøgere på delaftale 2 og 3 der angiver autorisation for EL og VVS). Øverst i skemaet udfylder/angiver man delaftale 1 (tømrer) og delaftale 5 (murer). Under angivelse af uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, udfylder man uddannelsesmæssige og faglige oplysninger for medarbejderne og den ansvarlige som retter sig mod tømrer- henholdsvis murerfaget (delaftale 1 og 5). Man kan som supplement til besvarelsen af denne rubrik om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer uploade CV er vedrørende firmaets medarbejdere. Under underleverandører, oplyses om hvilke underleverandører der eventuelt benyttes for tømrer (delaftale 1) henholdsvis murer (delaftale 5). Skema 2 (tro- og loveerklæring) udfyldes kun én gang. Skema 3 (nøgletalsformular) udfyldes kun én gang. Side 4
I skema 4 (referencer) er der mulighed for at udfylde op til 5 referencer pr. delaftale. Skemaet med de angivne 5 referencer kan kopieres således, at skema 4 indeholder 2 x 5 referencer, hvor de første 5 udfyldes med referencer for tømrer (delaftale 1) og de næste 5 udfyldes med referencer for murer (delaftale 5). Som alternativ til at kopiere i skemaet kan man uploade et skema 4 pr. delaftale. Skema 5 er kun aktuelt at udfylde, hvis ansøger anvender støtteerklæring fra f.eks. moderselskab, underleverandør m.v. Anvendes en sådan støtteerklæring skal det stå klart, hvad støtten vedrører f.eks. den finansielle/økonomiske formåen og/eller faglige/tekniske formåen. Anvendes støtteerklæring skal dokumentationen som støtten vedrører vedlægges ansøgningen. Skema 6 er kun aktuelt at udfylde, hvis ansøger indgår i et konsortium/sammenslutning af firmaer, som i fællesskab ansøger om prækvalifikation. Konsortier/sammenslutninger skal være opmærksom på at vedlægge dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2. Spørgsmål/svar: OBS. Der er en frist for spørgsmål i indeværende prækvalifikationsfase, og det er 10 dage før fristen for ansøgning den 29. januar 2016 kl. 12.00. Fristen for at stille spørgsmål er således den 19. januar 2016. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort løbende og i anonymiseret form på Mercell. Ansøgerne opfordres til at sende spørgsmål senest den 19. januar 2016. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, kan ikke garanteres besvaret. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive tilgængelige for alle, der har tilmeldt sig udbuddet på Mercell. Vær opmærksom på, at det er ansøgerens eget ansvar at holde sig løbende opdateret om udbuddet via Mercell. Side 5