Direktionens Strategiplan 2013 Bæredygtige løsninger gennem innovation og effektivisering Godkendt af Byrådet 18. december 2012
Indholdsfortegnelse Indledning og strategier... 3 Tema 2013: Innovation og effektivisering... 4 Fokusområder 2013... 6 Fokusområde 1: Velfærdsteknologi og digitalisering... 7 Fokusområde 2: Tættere samarbejde med civilsamfundet... 9 Fokusområde 3: Reduktion af sygefravær og øget trivsel... 11 2
Indledning og strategier Greve Kommune står overfor en række udfordringer i forhold til den generelle opbremsning i økonomien og den demografiske udvikling. Hvis vi skal lykkes med at møde udfordringerne, må vi undersøge alle muligheder - også hvis det betyder, at vi skal gøre noget radikalt anderledes. Det radikalt anderledes kan måske netop vise os vejen til at møde udfordringerne. Direktionen har derfor besluttet, at det overordnede tema for Direktionens Strategiplan i 2013 igen skal være innovation og effektivisering. Formålet med Direktionens Strategiplan 2013 er at fastlægge de overordnede strategier og fokusområder for centrale udviklingsopgaver og nye driftsopgaver i de kommende år i Greve Kommune. Direktionens Strategiplan 2013 er bygget op omkring tre strategier og tre fokusområder, der sætter den overordnede ramme for strategiske og tværgående udviklingstiltag for hele kommunen. Strategi 1 Vi leverer målrettet service af god kvalitet til borgerne og kan dokumentere det hvor perspektivet er på kommunens borgere og virksomheder Borgerne er i centrum i den første strategi, hvor det handler om den service, som Greve Kommune tilbyder. Arbejdet med udvikling af kommunens serviceområder er en tilbagevendende del af strategiplanerne og er fortsat et centralt element i Direktionens Strategiplan for 2013. Formålet er at sikre bedre velfærd til borgerne indenfor de tilgængelige ressourcer. Strategi 2 Vi optimerer og effektiviserer løbende vores organisation og prioriterer på tværs hvor perspektivet er på kommunens virksomhed Virksomheden Greve Kommune er i centrum i den anden strategi. Den økonomiske krise er en central årsag til, at arbejdets organisering og styring løbende skal effektiviseres og der skal tænkes nye løsninger for at kunne fastholde og udvikle servicen ovenfor borgerne. Der skal prioriteres, så der er overensstemmelse mellem ressourcer og opgaver både i relation til centre og institutioner og i kommunen som helhed. Målet er at understøtte en udvikling af bæredygtig service og velfærd i kommunen. Strategi 3 Vi har gode ledere og medarbejdere, der skaber sunde og attraktive arbejdspladser med høj trivsel hvor perspektivet er på kommunens personale I forhold til personalet ønsker Direktionen at fastholde og udvikle attraktive arbejdsmiljøer og høj personaletrivsel. Greve Kommunes organisering skal fortsat bygge på og udvikles på baggrund af ideerne i Én Virksomhed. Direktionen ønsker i 2013 at fortsætte arbejdet med at styrke det opgavemæssige og faglige fokus ved at fastholde og udvikle en professionel betjening af borgere og samarbejdspartnere. 3
Tema 2013: Innovation og effektivisering Innovation er en kreativ metode til at udvikle nye ideer, der skaber værdi. Det kan være både små forbedringer indenfor de eksisterende rammer eller store radikale forandringer, der bryder med eksisterende rammer og aldrig har været prøvet før. Ideer skal bringes i spil, så det høje service- og velfærdsniveaue kan fastholdes og udvikles. Det er vigtigt i denne radikale proces, at alle deltager aktivt og konstruktivt i arbejdet bredt i kommunen, og at vi tænker overordnet og på tværs af lokale interesser. Det handler ikke bare om, at vi skal gøre det i forhold til hinanden i virksomheden Greve Kommune, men vi skal også gøre det i forhold til brugere, borgere og samarbejdspartnere. Effektivitet er et udtryk for forholdet mellem ressourcer og den leverede aktivitet eller kvalitet. Hvis vi vil skabe et ressourcemæssigt råderum, må vi enten bruge færre ressourcer på at levere den samme aktivitet eller kvalitet, eller vi må få flere aktiviteter eller bedre kvalitet for de samme ressourcer. Effektiviseringer kan opnås gennem brug af kendte og traditionelle metoder, for eksempel budget- og organisationsanalyser, procesoptimering gennem Lean og udbud. Men hvis de traditionelle metoder ikke slår til, kan man med fordel sætte en innovationsproces i gang, der kan afsøge mulighederne for nye løsninger. Medarbejderne kender kommunens service, borgere og processer ned i detaljen. Det er derfor også medarbejderne, der skal være med til at komme med de gode ideer til, hvor og hvordan, tingene kan gøres på nye måder, der er smartere og bedre. Mange ideer bliver heldigvis ført ud i livet med det samme, medens andre ideer skal modnes og måske have lidt hjælp på vejen til at blive til noget. Andre gange kan vi se udfordringen, men mangler ideerne til de nye løsninger. I de tilfælde kan medarbejderdrevet innovationsforløb være med til at konkretisere og fokusere udfordringerne og bringe nye ideer frem, der kan realiseres. Innovation udfordrer også lederne, der skal skabe rum for innovation tæt på driften. Lederne skal være med til at sætte holdet, facilitere og motivere tværgående samarbejde, og de skal fjerne barrierer og flaskehalse i innovationsprocesserne. Lederne er kernen i en innovativ kultur, der tør sætte kendte metoder på spil for at åbne muligheden for at løse udfordringer på en ny og smartere måde. Greve Kommune har en høj grad af decentral styring og beslutningskompetence og derfor er det centralt, at have fokus på at tænke i helheder, så opgaverne ikke løses dobbelt eller gennem processer flere steder. Det er et ansvar som alle skal løfte, både som medarbejdere og ledere, og hvor ledelsesniveauet har et særligt skærpet ansvar. Endelig skal der ses på kommunens opgaveportefølje, og det skal vurderes, om opgaverne kan skæres til, så kommunen anvender ressourcerne til ydelser, hvor borgerne får mest værdi for pengene. Direktionen udstikker rammerne gennem strategierne og fokusområderne og centercheferne udfylder dem gennem innovative processer og formulerer projekter i centeraftalerne, der er med til at forfølge fokusområdernes målsætninger. Direktionen vælger de projekter i centeraftalerne ud, som de mener, bedst forfølger fokusområdernes målsætninger og som de løbende vil følge op på i chefgruppen. Chefgruppen har ansvar for, både indenfor eget område og i koncernen som helhed, at opnå og realisere potentialerne gennem innovation og effektivisering af opgaveløsningen og for at skabe råderum for videreudvikling og nytænkning af den kommunale service og opgaveløsning. 4
Direktionen opretter et innovationsdrivhus, hvor der kan gennemføres innovative processer, så kaldte prejekter, på baggrund af tværgående wicked problems. Wicked problems er alvorlige tværgående problemstillinger, hvor der er mange interessenter med modsatrettede interesser og hvor der ikke umiddelbart kan findes en løsning gennem kendte redskaber og metoder. Innovationsprocesserne forventes at resultere i en række ideer til projekter, hvoraf nogle vælges ud til at blive gennemført som konkrete projekter. De projekter, der kan være med til at opfylde målsætningerne under et af strategiplanens fokusområder, vil løbende blive skrevet ind i strategiplanen og bliver på den måde en del af chefgruppens porteføljestyring i den forbindelse. Direktionen vil gennemføre mindst tre prejekter i 2013. For at lette centrenes administrative arbejde udarbejdes der kun institutionsaftaler, hvis Centerchef og ansvarlig Direktør bliver enige om det. Hvis der udarbejdes institutionsaftaler, skal disse også tage udgangspunkt i strategiplanens strategier og fokusområder. Hvis der i løbet af året opstår eller opdages projekter, for eksempel i innovationsdrivhuset, der er eller kan være med til at forfølge fokusområdernes målsætninger, tages de med i den opfølgning på strategiplanen, der sker i chefgruppen. 5
Fokusområder 2013 Med udgangspunkt i det overordnede tema for 2013 innovation og effektivisering og med henblik på udmøntning af de tre strategier har Direktionen på tværs af strategierne valgt at fortsætte fokusområderne fra 2012: Velfærdsteknologi og digitalisering, Tættere samarbejde med civilsamfundet og Reduktion af sygefravær og øget trivsel. Fokusområderne udmøntes i centrene gennem innovative processer i en række projekter i center- og institutionsaftalerne. Direktionen og chefgruppen følger løbende op på fokusområderne og de mål, der er formuleret under hvert område. For at understøtte udvikling af en bæredygtig service og velfærd i kommunen og for at afsøge nye måder at møde udfordringerne på skal centrenes projekter inddrage innovations- og effektiviseringstiltag med det formål at: Fastholde og udvikle Greve Kommunes service- og velfærdsniveau gennem nytænkning og kreativitet Skabe et ressourcemæssigt råderum, der kan bruges til at prioritere nye langsigtede udviklingstiltag Skabe en innovativ organisationskultur, der gør det legitimt at tænke ud af boksen og eksperimentere, så vi bliver bedre til at løse de givne opgaver med færre ressourcer eller flere opgaver med de samme ressourcer. Direktionen lægger betydelig vægt på at følge arbejdet med at realisere strategiplanen og det er derfor besluttet, at fokusområderne igen i 2013 følges tæt af én direktør: Vicekommunaldirektør Ulla Gramstrup følger fokusområde: Tættere samarbejde med civilsamfundet Direktør Jette Deltorp følger fokusområde: Velfærdsteknologi og digitalisering Direktør Peter Kjærsgaard Pedersen følger fokusområde: Reduktion af sygefravær og øget trivsel 6
Fokusområde 1: Velfærdsteknologi og digitalisering Kernen i fokusområdet velfærdsteknologi og digitalisering er brugen af teknologi i mødet med borgerne og i kommunens interne processer. Velfærdsteknologi og digitalisering skal gøre det muligt at tilbyde borgere og virksomheder øget adgang til service gennem selvbetjening, så borgerne i højere grad får mulighed for at betjene sig selv uafhængigt af tid, sted og fysisk tilstedeværelse. Velfærdsteknologi og digitalisering skal desuden medvirke til at forbedre kvaliteten og effektiviteten af kommunens processer og arbejdsgange. Digitalisering handler, ud over at det giver vores brugere mulighed for i højere grad at blive selvhjulpne, også om at omlægge processer og arbejdsgange, der tidligere skulle håndteres fysisk, til i stedet at blive behandlet elektronisk og meget gerne automatisk via teknologi. I den forbindelse er det vigtigt at huske på, at implementering af teknologi og digitalisering traditionelt handler om 20% teknik og 80% organisering. De processer og arbejdsgange, man omlægger, skal derfor kritisk gennemgås og samtidig effektiviseres. Greve Kommune har med udgangspunkt i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi udarbejdet Digitaliseringsstrategi 2012 2015 med følgende mål: 1. At skabe økonomisk råderum gennem effektivisering og digitalisering 2. At udvikle den kommunale service og være attraktiv for borgere og virksomheder 3. At være en innovativ arbejdsplads i front med digitalisering og attraktiv for medarbejdere Velfærdsteknologi er brugerorienterede teknologier, der kan være med til at understøtte eller forstærke eksempelvis tryghed, sikkerhed, daglige gøremål og mobilitet i den daglige færden i og uden for boligen. Velfærdsteknologierne anvendes for at skabe en bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med velfærdsydelser og/eller tilvejebringe en bedre kvalitet af disse ydelser for deres brugere. Velfærdsteknologi kan hjælpe og assistere brugere af den offentlige service indenfor især social-, ældre-, handicap-, sundhedsområdet. Velfærdsteknologien skal dels være med til at fastholde og udvikle et målrettet serviceniveau og frigive tid til de mellemmenneskelige relationer. Dels skal teknologiens arbejdskraftbesparende potentialer udforskes og anvendes til løbende optimering af organisationen og endelig skal velfærdsteknologien understøtte at borgerne bliver mere selvhjulpne og dermed oplever en større frihed. Effektmål: - Borgernes personlige fremmøde i Borgerservice i 2. halvår 2013 er reduceret med 15% i forhold til 2. halvår 2011. - Alle centre har gennem anvendelse af digitalisering opnået en effektivisering på mindst 2% af deres budget i forhold til indirekte borgertid. - Indførelse af velfærdsteknologi på plejeområdet påviser en effektiviseringer på mindst 3,5 mio. kr. i 2013, 4,5 mio. kr. i 2014 og 5 mio. kr. i 2015. 7
Procesmål: - Mindst 80% af forældre på institutioner, der har implementeret BørneIntra, benytter sig af det i den daglige kommunikation med daginstitutionen. Målingen foretages i forbindelse med kvalitetsrapporten. - Mindst tre digitale og velfærdsteknologiske initiativer i kommunen udvikles i et innovativt miljø med inddragelse af og/eller samarbejde med medarbejdere, borgere og virksomheder Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Digitalisering i borgerservice- og fritid (Borgerservice & Fritid) Implementering af IT fagsystemet DUBU i familierådgivningen (Børn & Familier) Digital læring i folkeskolen (Skoler & Dagtilbud) Implementering af BørneIntra (Skoler & Dagtilbud) DHUV Digitalisering af Handicap- og Udsatte Voksneområdet (Job & Socialservice) Velfærdsteknologi på hjemmeplejens område og på tværs i kommunen (Sundhed & Pleje) Facilities Management System & Økonomi (Teknik & Miljø) Strategi for mobile enheder (Økonomi & It) Forbedring af geografisk information på internettet (Økonomi & It) Telefoni- og Kommunikationsplatform (Økonomi & It) Digitale dagsordener til Byrådet (Byråd & Ledelse) 8
Fokusområde 2: Tættere samarbejde med civilsamfundet Der er et stort velfærdspotentiale i at inddrage og mobilisere borgerne i løsningen og udviklingen af fællesskabets opgaver. Borgerne kan gennem deres involvering være med til at skabe andre og bedre løsninger end dem den kommunale organisation alene kan levere Borgerne kan gennem en aktiv deltagelse i samfundet deltage i løsningen af relevante og spændende opgaver, og samtidig hjælpe og glæde andre mennesker. I Greve Kommune sker det bl.a. gennem socialt arbejdende foreninger, oplysende foreninger, idræts, - fritids- og kulturforeninger, og via borgerinddragelse, i institutionernes brugerbestyrelser og individuelle indsatser, fx gennem borgermøder, ofte med fokus på det fysiske rum. De aktive borgere er gennem deres indsats med til at løse en række kan-opgaver og dermed skabe et supplement til de kerneydelser som medarbejderne leverer, og er på den måde med til at fastholde og udvikle de services der er til rådighed for borgerne. Visionen i Greve Kommune er: At sætte fokus på og fremme det aktive medborgerskab i Greve Kommune, fordi det tilfører værdi til den enkelte og til samfundet generelt At skabe de bedste rammer for at borgerne og kommunen med hver deres indsats og i fællesskab, kan bidrage til udviklingen af velfærdssamfundet At styrke samarbejdet mellem kommunen og de mange aktive frivillige til gensidig glæde og med større effekt. Direktionen har nedsat et Frivillignetværk med repræsentanter fra de store serviceområder med det formål, at netværket skal være med til at udvikle rammerne for det aktive medborgerskab og det frivillige arbejde, så borgerne i højere grad har lyst til at bidrage til fællesskabet gennem en aktiv indsats. Procesmål: - Den 1. april 2013 er der udarbejdet en handleplan for implementering af Aktive borgere i Greve politik for frivillighed og aktivt medborgerskab, og handleplanen følges. - Der er etableret et frivillighedscenter, der drives af en frivillig forening - Udvikler et samarbejde mellem kommunen og civilsamfundet i et lokalområde, fx ved inddragelse af de organiserede frivillige, der styrker det aktive medborgerskab og skaber nye løsninger, som borgerne deltager aktivt i - Øget fokus på videndeling og kommunikation mellem de aktive borgere, de frivillige organisationer og den kommunale organisation, - Medarbejderne involverer de frivillige som en attraktiv og velkommen ressource. Effektmål: - Skabt 2 eksempler på, hvordan strategisk involvering af borgerne kan skabe innovation på udvalgte velfærdsområder - Opdyrket 5 aktiviteter, der drives af frivillige - Der er formidlet 15 frivillig jobs via kommunen, herunder at der på ældreområdet er engageret 10 nye. Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Styrket samspil med foreningslivet (Borgerservice & Fritid) KFI med handling (Børn & Familier) 9
Inklusion i dagtilbud og skoler (Dagtilbud & Skoler) Frivillige mentorer på beskæftigelsesområdet (Job & Socialservice) Udvikling af samarbejdet med frivillige organisationer og enkeltpersoner (Sundhed & Pleje) Virksomhedsdrevet udvikling af erhvervsområderne i Greve (Teknik & Miljø) Kommuneplan 2013 delvis digital (Teknik & Miljø) Koordinering af etablering af FrivilligCenter Greve (Byråd & Ledelse) 10
Fokusområde 3: Reduktion af sygefravær og øget trivsel For at kunne imødekomme kravet om effektivisering er det nødvendigt at udnytte de tilstedeværende ressourcer i videst muligt omfang. Det betyder, at der arbejdes på at nedbringe sygefraværet således, at der er flest mulige ressourcer til opgaveløsningen. De kommende år står kommunen overfor flere udfordringer i forhold til at sikre en kvalificeret arbejdsstyrke. Stigningen i antallet af ældre medarbejdere og færre økonomiske ressourcer bevirker, at vi fortsat skal arbejde på at tiltrække og fastholde de mest talentfulde ledere og medarbejdere. Det er i den forbindelse centralt, at medarbejderne er nærværende og trives på deres arbejdsplads ikke bare som en ressource, men som hele mennesker, så de kan levere en professionel service til borgerne og brugerne. Greve Kommunes HR-strategi handler om det hele menneske, herunder at få medarbejderens og arbejdspladsens behov til at mødes, så der skabes energi, arbejdsglæde og trivsel. Medarbejdere med borgerkontakt oplever i stigende grad, at borgerne har stigende forventninger til den offentlige service. For at kunne leve op til disse forventninger handler reduktion af sygefravær og øget trivsel derfor også om et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hvor der er hensigtsmæssige fysiske og arbejdsmæssige rammer, herunder klare og tydelige forventninger til medarbejdernes arbejdsindsats og tydelig beskrivelse af arbejdspladsernes kerneopgaver og kommunens serviceniveau, så forventningsniveauet afstemmes. Sygefraværs- og trivselsindsatsen handler blandt andet om at kunne møde den enkelte medarbejders behov, både for at kunne tiltrække og fastholde de talentfulde medarbejdere, og for at give medarbejderne de bedste forudsætninger for at være nærværende og gøre en forskel i forhold til borgerne i Greve Kommune. I 2013 er der fokus på at reducere sygefraværet og øge trivslen. I den forbindelse ved vi, at fx god ledelse og kulturen på arbejdspladserne spiller en afgørende rolle. Dette støttes der derfor op omkring centralt fra med målinger, processer og ledersparring. Effektmål: Det generelle sygefravær er nedbragt med 1 %-point ultimo 2013 Det betyder konkret, at sygefraværet skal nedbringes fra 5.45 % i 2012 til 4,45 % i 2013. Sygefraværet er opgjort på 3. og 4. kvartal 2011 samt 1. og 2. kvartal 2012. Det svarer til at sygefraværet skal nedbringes fra 16,9 dage (FLD 2011-tal) pr. medarbejder til 13,2 dage pr. medarbejder i 2013. Antallet af fastansatte medarbejdere der forlader Greve Kommune allerede indenfor det første år er max. 5 % ultimo 2013 Antallet af ledere og medarbejdere der forlader Greve Kommune med begrundelse i dårlig trivsel, manglende kompetenceudvikling eller manglende karrieremuligheder er max. 15 % ultimo 2013 Procesmål: Alle arbejdspladser har fastsat reduktionsmål for nedbringelse af sygefraværet, så det generelle sygefravær samlet er nedbragt med 1 %-point ultimo 2013 Frekvensen for afholdelse af velfærdssamtaler øges - så alle afholder velfærdssamtaler efter 3 sygefraværsperioder indenfor 3 måneder og efter 1 uges fravær og alle velfærdssamtaler afholdes efter de fastsatte kriterier 11
Antallet af B4 stress-teams er øget med 10 % ultimo 2013 Til opfyldelse af målene iværksættes følgende projekter: Etablering af Center for Borgerservice & Fritid (Borgerservice & Fritid) Nærvær og trivsel i Børn & Familier (Børn & Familier) Trivsel og sygefravær i dagtilbud og skoler (Dagtilbud & Skoler) Reduktion af sygefravær i Job & Socialservice (Job & Socialservice) Reduktion af sygefravær og øget trivsel (Sundhed & Pleje) Organisation og trivsel (Teknik & Miljø) Nedbringelse af sygefravær (Teknik & Miljø) Trivsel (Økonomi & It) Nedbringelse af sygefravær og øget trivsel (Byråd & Ledelse) Talentudvikling (Byråd & Ledelse) 12