Referat af bestyrelsesmøde 2. juli 2014 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budget 3. Vedligeholdelsesplan 4. Evaluering af forældrekaffe 5. information fra lederen 6. Hjertestarter 7. Pc i Asylet 8. Nyt møde 9. Evt. Tilsted: Sanne, Dennis, Lis, Kasper, Jesper og Louise (referent). Afbud: Claus og Pernille Ad 1: Godkendelse af dagsorden Referat fra seneste bestyrelsesmøde blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. Dagsorden til nuværende bestyrelsesmøde blev godkendt. Ad 2: Budget Bestyrelsen har fået tilsendt budgetkontrol med moms samt saldobalance for perioden januar 2014-april 2014. Derudover budgetforside med moms, budgetkontrol med moms, saldobalance med moms alle for perioden januar 2014-maj 2014, lønsimulering opgjort pr. 31. maj 2014 samt aldersfordelte debitorer. Alle udarbejdet af Frie Børnehaver og Fritidshjem. Sanne bemærkede, at Frie Børnehaver og Fritidshjem har skiftet system og har haft store problemer med det. Sanne har været i dialog med dem om det fremsendte materiale. Der har f.eks. været fejl i medarbejderudgifter, idet Tina og Nanna var anført som fratrådt, hvorved deres feriepengetilgodehavende stod som forfaldent m.v. Der har ligeledes være problemer med opkrævningerne til forældrene, hvor nogen ikke har fået nogen og andre har fået to. Sanne opfordrede til, at vi ventede med at gennemgå budgettet til næste gang, hvor Frie Børnehaver og Fritidshjem forhåbentlig har fået styr på det, så vi er sikker på at gennemgå de rette tal.
Ad 3: Vedligeholdelsesplan Muren ind til biblioteket med træet på skal repareres snarest. Vi har fået overslag fra Køge Bygningsentreprise på reparation. Vi har bedt en anden murer om tilbud, som har oplyst, at han ikke anbefaler muren repareret, men starte forfra for ellers vil det blot gå i stykker igen. Muren er angiveligt kalket og derefter malet, og det må man ikke. Vi afventer tilbud fra denne. Lis oplyste, at i hendes ansættelsestid var muren blevet repareret flere gange. Aftalt at vi afventer tilbud fra mureren. Derefter spørger vi Køge Bygningsentreprise om tilbud på samme entreprise med henblik på at sammenligne priser. Vi har endnu ikke set den vedligeholdelsesplan som Køge Arkitekterne har under udarbejdelse. Sanne rykker for den. Når vi har modtaget vedligeholdelsesplanen, skal den sendes til relevante håndværkere med henblik på tilbud på udbedringer m.v. Bagboen Kiel har endelig fået repareret sit tag, men fastholder fortsat, at hans tagrende ikke fejler noget og blot var stoppet. Vi må afvente et voldsomt regnvejr og se om situationen er blevet bedre. Ellers tager Sanne fat i Kiel igen igen igen. Vi har fået malertilbud fra Vejdiksen A/S som blev gennemgået og efterberegnet. Der var herefter kun en mindre forskel på dette tilbud og det tidligere modtaget fra Carina Blach. Der var enighed om, at Carina Blachs tilbud virkede mest ærligt/seriøst, hvorfor der arbejdes videre med det. Sanne oplyste, at det var nødvendigt snarest at få repareret faldfliserne på legepladsen. Vi har modtaget overslag fra Køge Bygningsentreprise A/S på henholdsvis tilretning og omlægning. Der var enighed om, at det skal laves ordentligt og derfor talte mest for omlægning. Der er imidlertid risiko for, at fliserne går i stykker når de tages op. Nye fliser indgår ikke i overslagene, og de er ret dyre. Derfor risiko for større ekstraudgift. Enighed om at Dennis kontakter Kompan, der er specialist i legepladser med henblik på at høre deres forslag til en løsning og pris. Formålet med indhentelse af tilbud mv. er at få overblik over alt hvad der bør laves samt prisen herfor. Derefter indhentes finansieringsmuligheder via lån i ejendommen. Drøftelse af, hvordan afdrag på lånene skal finansieres.
Sanne oplyser, at vi har en buffer på ca. kr. 200.000 pt. Dem ønsker vi ikke at bruge, da de netop anses for en buffer. I vores budget er der kr. 50.000 årligt til vedligeholdelse. De bliver ikke brugt hvert år, men vi ønsker ikke at bruge af dem til afdrag på lånene. Afdrag på evt. lån medfører derfor sandsynligvis øget forældrebetaling. Størrelsen heraf afhænger af lånebeløbet, lånetype og løbetiden på lånet, som vi pt. ikke har overblik over. Drøftelse af, at løbetiden på lånet ikke bør være længere end ca. 10 år. Drøftelse af, at en øget forældrebetaling med kr. 50 pr. mdr. giver kr. 22.200 mere om året til brug for afdrag på lån (vi har pt. 37 børn). Drøftelser af betydning af afskrivninger (fordele/ulemper). Vurderes ikke nødvendigt at afskrive i vores regnskab, men det drøftes endeligt med vores revisor. Ad 4: Evaluering af forældrekaffe Forløbet med forældrekaffe har varet 1 år. Der er forældrekaffe 1 gang om måneden fra kl. 15-16.30 i de måneder, hvor forældrene ikke mødes til andet (sandbæring, forældremøde, jul). Der informeres om forældrekaffe i nyhedsbrevet og via opslag. Der var senest forældrekaffe den 12. juni 2014. Lis oplyste, at den 12. juni 2014 var halvdelen af børnene hentet meget tidligt og således før forældrekaffen startede kl. 15.00. Det vurderes nærmest som et signal. Der har ikke været særlig stor opbakning til forældrekaffe over året. Det blev derfor besluttet at forsøget med forældrekaffe nu sluttes. Drøftelser af, hvad vi kunne gøre i stedet for. Enighed om at en (mindre) sommerfest kunne være en bedre mulighed. Fx en lørdag i Lovparken hvor man hver især selv medbringer mad og drikke. Det er desværre nok for sent at forberede og invitere til i år. Vi arbejdet videre med det med henblik på en sommerfest til maj/juni næste år. Ad 5: Information fra lederen Til næste forældremøde, som er 21. oktober 2014, arbejdes der på at invitere en talepædagog eller sundhedsplejerske eller lignende, der kan fortælle om et relevant emne vedrørende vores børn. Sanne oplyste, at personalet er enige om, at forsøget med drikkedunke er et
problem. Børnene drikker af hinandens og forældre glemmer at tage dem med hjem hver dag og rengøre. Det har været nødvendigt at sætte opslag op om, at forældrene skal sørge for rengøring osv. hver dag. Derudover er der stadig dunke uden navn, som gør det svært for personalet at holde øje med, at børnene drikker af den rigtige dunk. Problemet er værre i år end sidste år. Sanne oplyste, at hvis børnene ikke har dunk, så får de en kop som de kan få vand af. Sanne oplyste, at hun har svaret på et spørgeskema og vundet et ledelseskursus til en værdi af kr. 20.000. Det foregår enten som selvstudie og møde nogle gange om måneden eller også med egentlig undervisning. Alt med henblik på at øge hendes kompetencer som leder. Der var opbakning fra det øvrige personale. Ad 6: Hjertestarter Vi har fået tilbudt en gratis hjertestarter. Der er en vedligeholdelsesudgift på ca. 1.000 kr. om året. Enighed om at sige ja tak til hjertestarteren og bruge udgiften på vedligeholdelse. Ad 7: pc i Asylet Drøftelserne blev startet på seneste forældremøde, hvor Birgitte og Tina ytrede ønske om at komme af med pcen på deres stue, som evt. kunne komme op hos brumbasserne. Det har herefter været diskuteret på personalemøde, ligesom der har været drøftet fordele, ulemper og alternativer. Det er en del af læreplanen, at der skal være computer til rådighed. Personalet er blevet enige om, at man foreslår anskaffet 1 stk. tablet i stedet for computeren. De færreste har pc derhjemme, men er gået over til tablet. Der er trådløst netværk i huset. Det ville være en blid opstart for personalet til at blive fortrolige med en tablet med henblik på evt. videreudvikling. Prisniveau kr. 1.300-4.000. Drøftelser i bestyrelsen om fordele og ulemper ved tablet til børnenes brug i stedet for computeren. Bekymring for ensomheden ved tablet når de spiller computer sidder der flere omkring og ser på, og de taler om spillet, har et fællesskab.
Holdning om, at børnehaven bør være til leg og ikke til computerspil. Lis oplyste, at hun havde oplevet hvordan børnene sagtens kunne være mange om tidligere en gameboy og nu også tablet. Derudover fordel ved nem at tage væk. Drøftelser af muligheden for at få computeren på nettet. Reglerne for brug af computeren i Asylet er sådan, at man først må spille når man er 4 år og maksimalt 10 minutter om formiddagen og 10 minutter om eftermiddagen. Drøftelser af, hvilke læringsspil, apps m.v. man kan få til tablet. Drøftelser af styringen/sætter koder på, sådan at børnene ikke kan hente noget selv hverken på tablet eller hvis computeren skulle på nettet. Det blev aftalt, at spørgsmålet om anskaffelse af tablet blev udsat til næste møde. Indtil da blev det aftalt, at computeren som en prøve flyttes fra humlebierne og op til personalestuen. Så kan der være udflugt for dem der vil spille derop. På den måde sikrer vi, at de 3-årige der ikke må spille ikke sidder og ser passivt til. Computerbord og gl. computer fra personalestuen smides ud. Jesper sørger for at flytte computeren fra humlebierne til personalestuen. Blev iværksat straks efter mødet. Ad 8: Nyt møde Næste møde blev aftalt til 9. september 2014 kl. 17.15-20.15. Pernille bager kage :) Ad 9: Evt. Kasper oplyste, at en forælder havde henvendt sig fordi denne var ked af, at det var blevet udbasuneret foran andre forældre, at dennes barn skulle til talepædagog ikke fordi det skulle være hemmeligt, men det fandtes upassende. Det var der enighed om, at der var forståelse for og det blev taget til efterretning. Generel drøftelse af, hvad Asylet har til rådighed af resurser udefra. Det blev oplyst, af Asylet har tilknyttet en talepædagog, en fysioterapeut og en børnepsykolog. Pt. er alle i brug i huset. Talepædagogen er senest tilkaldt til 3-4 børn, som personalet var i tvivl om
og derfor gerne ville have talepædagogens vurdering af. Kræver naturligvis forældreaccept, som er indhentet. Forældrene har også mulighed for selv at anmode om hjælp fra talepædagog, fysioterapeut og børnepsykolog og skal blot henvende sig til personalet herom. Der skal udarbejdes papirer via kommunen, som står for betalingen. Således passeret. Som referent. Louise Vigand Kryger.