Odense Kommune Udbud af genbrugshjælpemidler EU-Udbud på Lyskilder og el-artikler 201x/S xx- Hermed uploades til orientering spørgsmål med tilhørende svar. Svar på spørgsmål 1-17, der er modtaget inden d. 21. maj 2015 kl. 15.00. Svar på spørgsmål 2-5 og 8 forventes at blive besvaret i løbet af uge 22. Spørgsmål, i anonymiseret form, er markeret med kursiv, og svar er markeret med blåt. Svaret følger umiddelbart efter spørgsmålet. 1. Udbudsmaterialet, Kravspecifikation, 3.3 Energistyrelsens krav og vejledninger Vi har en del spørgsmål vedr. Udbuds materialet som ikke stemmer overens. Følgende krav til POGI pos 3,2,1 Energi effektivitet i henhold til Energistyrelsens indkøbsvejledning. Det lyder jo meget godt på nye installationer med nye lamper. Men det holder ikke i virkelig heden til armatur med eksisterende lyskilder, f.eks. lysstofrør 15w T8 det er energi klasse B fås ikke i A, hvad gør man så? Eksempel 2 Kompakte lysrør 7w G23 dette er også energiklasse B fås ikke i A, hvad gør man så man kan så købe et 9 w som er energiklasse A hvis det kan sidde i armaturet,men så stiger energi forbruget hvad er så bedst? Bemærk alle leverandører af lyskilder laver de bedste lyskilder inden for hver type lyskilde, men vi kan jo ikke ændre på energiklasser, så ud fra jeres krav kan i ikke få lys i alle jeres lamper. Ud fra ovenstående er der faktisk flere lyskilder som fremgår af tilbudslisten Bilag 1 som kun findes i Energiklasse B? Hvad med de udbudte glødelamper / halogen disse typer ligger jo heller ikke rigtigt vedr. Energiklasse? Vi kan ikke byde på udbudte vare ud fra Energiklasse som ikke kan opfyldes? Bliver energiklasse fjernet? Krav om, at produkterne skal overholde de af Energistyrelsens til enhver tids seneste udgivelse af Indkøbsvejledning afsnit Belysning, fastholdes. Der står i vejledningen: Anbefalingerne om energiklasser gælder i de tilfælde, hvor de effektive lyskilder passer til armaturets design, opfylder tekniske krav til lyskvalitet og er kompatible med evt. lysdæmpere. Dette betyder, at Energiklasserne i indkøbsvejledningen skal, så vidt muligt, opfyldes. findes i en energiklasse A. 1
2. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Energisparepærer, bud nr. 28-34 Spørgsmål til Brændetimer for lyskilder skema Kompakte lysstoflamper, globeformet, pæreformet, reflektor, kroneudgave skriver i 8000 timer,den ny standard til prof brug er 10000 timer som er i det bredde program 15000 timer er ved at blive udfaset fra de fleste leverandører, i tilbudslisten bilag 1 bud 28 til og med bud 34 skriver i 15000 timer? De passer ikke sammen, mindste krav bør være 10000 timer? 3. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Halogen, bud nr. 10-16 Spørgsmål til Brændetimer for lyskilder skema Der mangler Halogenpære 230volt som bør have en min. brændetid på 2000 timer, vedr. tilbudslisten Bilag 1 bud 10 til og med 16 skriver i 4000 timer, det er ikke muligt, produkter på 230v laves på 2000 timer? 4. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Speciallyskilder, bud nr. 1-9 og LED, bud nr. 35-40 Bud 1 til og med 9 Glødelamper speciallyskilder i skriver 4000 timer, glødelamper har en standard levetid på 1000 timer? Bud 35 til og med 40 Led lyskilder i skiver 50000 timer, det er rigtigt at der findes få lyskilder med denne brændetid som har energiklasse A, men for at man skal have mulighed for at få alle de mest brugte lyskilder i Led med energiklasse A+ bør levetiden være min 25000 timer,disse typer lyskilder som i har udbudt fås ikke som standard lyskilder (bl.a. Osram og Philips har dem ikke) og det er vel ikke en speciel vare som skal tilbydes? 5. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Lysrør T5, bud nr. 42, 45, 46 og 47 Bud 42,45,46 og 47 disse lysstofrør skriver I 12000 timer, de laves kun i 10000 timer? Og de er kun energiklasse B i kræver energiklasse A? Xxx findes i en energiklasse A, jf. svar på spørgsmål 1. 2
6. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Lysrør T8, bud nr. 54 Bud 54 I vil have Energiklasse A, den findes kun i B? findes i en energiklasse A, jf. svar på spørgsmål 1. 7. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Kompaktrør, bud nr. 17, 19 og 26 Bud 17,19, og 26 I vil have Energiklasse A, i den findes kun i B? findes i en energiklasse A, jf. svar på spørgsmål 1. 8. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Startere, bud nr. 56. 57, 58 og 59 Bud 56, 57, 58 og 59 skriver I fabrikat Aura og Radium, det er ikke korrekt at anføre fabrikat? 9. Udbudsmateriale, 3. Kravspecifikation, 3.2.1 Følgende krav skal overholdes i forhold til POGI Spørgsmål til brændetimer for lyskilde skema Andre lysstofrør skriver I 25000 timer min. levetid, den rigtige vil være 20000 timer, da 25000 timer vil være specialrør? Dette er ufravigelige POGI-krav, som Odense Kommune ikke kan ændre på. 10. Udbudsmateriale, 3. Kravspecifikation, 3.2.1 Følgende krav skal overholdes i forhold til POGI, Brændtimer Spørgsmål til brændetimer for lyskilde skema Retrofit Led 40000 timer Andre Led lamper 50000 timer Det lyder ikke relevant da det er specielle lyskilder, det bør være 25000 timer for at få relevante lyskilder med? Dette er ufravigelige POGI-krav, som Odense Kommune ikke kan ændre på. 3
11. Udbudsmateriale, 3. Kravspecifikation, 3.2.1 Følgende krav skal overholdes i forhold til POGI, Kviksølvindhold Spørgsmål til Kviksølvindhold i lysstofrør 3,2,1 Kompakte lysstofrør I skriver 1,5mg, bemærk det er rigtigt at nogle typer kompakte lysrør kan holdes her under men kviksølvs indhold er forskelligt på de forskellige typer af kompakte lysrør f.eks. de kompakte rør som I har i udbud skal have en min. grænse på 3mg hvis alle typer skal kunne leveres.? Kompakte lysstofrør fås også med en levetid på over 20000 timer men her er en kviksølv grænse på 4mg kan vi også evt. byde ind med dem? T5 lysstofrør skriver I en grænse på 2 mg, men for at alle udbudte T5 lysstofrør under 25000 timer skal kunne leveres skal vi min. have en grænse på 2,5mg? T5 lysstofrør med en levetid på over 25000 timer burde grænsen være min 3,5mg ikke 3mg? Bemærk vi synes det ser lidt mærkeligt ud at levetider og kviksølv indholds data er taget fra en bestemt leverandør i kunne ligeså godt sætte fabrikat navn på? Hvis man vælger lyskilder med længere levetider har lyskilderne typisk lidt højere kviksølvindhold ca. 3,5 mg men kviksølvindholdet pr. brænd time bliver væsentligt mindre og det må vel være målet. Alle professionelle leverandører er også tilmeldt WEEE ordningen med indsamling og genanvendelse af alle lyskilder, så der ikke kommer noget affald ud i naturen. LWF og El-retur. Dette er ufravigelige POGI-krav, som Odense Kommune ikke kan ændre på. De tilbudte produkter skal således overholde POGI s minimumskrav findes i en energiklasse A, jf. svar på spørgsmål 1, men produkterne skal dog overholde POGI-krav til brændtimer og kviksølvindhold. 12. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Nettopris pr. stk. Den formel I har lavet på effekt/brændetimer med mere, når vi sætter tallene ind med forskellige watt og brændetimer ændre prisen sig ikke, er det rigtigt at vi ikke kan se disse ændringer? Det er korrekt at I i tilbudslisten ikke kan se andet end enhedsprisen på lyskilden. Omregningen til totalomkostning sker ved evalueringen efter den i udbudsmaterialet fastsatte formel. 4
13. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Tilbud, Heraf dækningsbidragsprocent Vedr. Dækningsbidrag som vi sætter ind i lodret kolonne synes vi ikke tallet bliver rigtigt nederst under B sortiment? Vedr. dækningsbidragsprocenten og årsagen. Som I beskriver det med A og B sortiment kan vi ikke se der bliver nogen forskel på om det er A eller B sortiment, da dækningsbidragsprocenten skal være den samme. Forklar venligst forskellen. Hvis I fastholder dette, vil A sortimentet som typisk dækker 80 % af Jeres forbrug blive væsentligt højere i pris, da de produkter med små mængder i B sortimentet skal udregnes ud fra samme dækningsbidrags-procent. Det er korrekt, at der i prissætningen ikke er forskel på A og B sortiment. Udbuddet er lavet som sortimentsudbud. Dette betyder, at I som leverandør, skal byde ind med et samlet sortiment, ud fra de givne kriterier. Årsagen hertil er, at vi ikke ønsker at låse os fast på få varer, på et område, hvor vi ved der sker en vis udvikling både i forhold til selve lyskilden, dels i forhold til den løbende udskiftning af amature i kommunen. Vi ønsker derfor et bredt sortiment, der følger med udviklingen. For at kunne evaluere på prisen på et sortimentsudbud er vi nødt til at have en mindre tilbudsliste, hvor der kan evalueres på prisen (A-sortiemt). Samtidig har vi evalueringen af sortimentsbredden i B-sortimentet. I de udformede tilbudslister udgør A-sortimentet ikke 80% af forbruget. Andelen for de enkelte varegrupper kan beregnes i kolonnen hvor antal forventede enheder er angivet. Der er i udbudsmaterialet lagt op til, at der løbende defineres et fast sortiment, som skal kunne e-handles og som har krav om kort leveringstid. Det er således kun et mindre sortiment som skal ligge på lager og dermed vil være påvirket af lageromkostninger. Da kost plus modellen netop gør, at alle omkostningerne til produktet er dækket (herunder hjemtagelsesomkosntinger) vil I være sikret et kendt dækningsbidrag på alle jeres produkter uanset om vi køber mange eller få. Vi står derfor meget uforstående overfor påstanden om, at priserne vil blive højere af at I er sikret en fast fortjeneste på alle produkter. 14. Udbudsmateriale, 4. Rammekontrakt, 13. priser og prisregulering Omkring kostpris problematikken og kontrollen af denne; skal vi være enige om definitionen og udfordringen for os som leverandører. Kostpris er en vares indkøbspris plus tillæg af fragtomkostninger, told, forsikring og hjemtagelsesomkostninger. Alle udgifter er indregnet, undtaget avancen. Fragtomkostningerne ændres fra gang til gang i henhold til mængde og producent, forsikringen ændres i relation til mængden af hjemtagne produkter og oprindelsesland, toldomkostningerne relateres pr. produkt i henhold til den mængde og oprindelsesland det kommer fra, hjemtagelsesomkostningerne relateres til indpakning, håndtering på lageret m.m. og er individuelle fra gang til gang. Altså et kompliceret regnestykke der for hvert produkt ændres med hver leverance. Og vi får dagligt leverancer. Da kostpriserne dagligt ændres i henhold til ovennævnte omkostninger vi det være umuligt at ramme de nøjagtige priser hver gang hvis der ikke sendes ny prisliste flere gange dagligt hver gang der laves en kostpris opdatering. En månedlig prisopdatering vil blot vise de seneste rettelser på dagen hvor prislisten udskrives. Dækningsbidragsprocenten svarer ikke til en rabatstruktur som I mener, da der indenfor 5
hver enkelt varer er forskellige rabatstrukturer i henhold til omsætning og omkostninger. Der er ingen ensartede procent satser. Vi anbefaler kraftigt man fastholder A sortimentet med en fast netto pris i en periode og B sortimentet med en synlig rabatstruktur hvor de ved tilbudsafgivelsen vedlægger listeprisliste og nettopriser på alle disse varer, hvis man så vil sikre sig mod kraftige stigninger på B sortimentet der dækker max 20 % af forbruget kan man sætte en max stigning på 5% eller noget lignende i den aftalte periode. Det kan vi som leverandør håndtere og det sikre Jer de bedste mulige priser på 80% af Jeres indkøb. Og den bedste aftale. Kostprisen er defineret i Årsregnskabslovens 40 og stemmer overens med jeres definition herover. I aftalen dog justeret for eventuelle årsbonusser, rabatter og lign. I henhold til årsregnskabsloven 45, skal varelageret opgøres til kostpris. Vi stiller os derfor noget uforstående overfor, hvordan det kan være et problem at opgøre kostprisen. Prisen rettes en gang pr. måned og vil være den gennemsnitlige kostpris for den forgange periode. Vi ændrer det til kvartalsvise prisopdateringer, men efter samme model. 15. Udbudsmateriale, 4. Rammekontrakt, 13. priser og prisregulering Månedlige prisrettelser vil være umulige for Jer at håndtere og kontrollere. Nej. Vi har i dag leverandører med ugentlige opdateringer og leverandører der har mulighed for daglige opdateringer. Dette giver ikke anledning til problemer. Vi ændrer det til kvartalsvise prisopdateringer, men efter samme model. Jf. rettelsesblad, nr. 4. 16. Bilag 1, Tilbudsbesvarelse, Dækningsbidragsprocent I tilbudsskema skal vi indsætte netto pris incl. Miljøbidrag, afgifter og varens pris. Heraf skal vi anføre dækningsbidragsprocent. Vi kan ikke tage en dækningsbidragsprocent af afgifter og miljøbidrag, da det er noget det offentlige bestemmer. Det skal opdeles i en kolonne med den rene nettopris og en kolonne med afgifter og miljøbidrag, hvis i holder fast i bidragsmodellen. Bemærk at nogen varer har ingen afgifter og andre har forskellige. Tilbudsbesvarelsen tilføjes med to ekstra kolonner. En til Miljøbidrag og afgifter til staten og en til kostpris, jf. Rettelsesblad, nr. 5. 17. Generelt Bemærk ud fra alle disse uafklaret spørgsmål kan vi ikke arbejde på udbuddet, der er så mange krav til udbuddet og til de ting som er udbudt så det er komplet umuligt at lave noget ud fra tilsendte. Den tidsfrist som er 18 Juni er ikke rimelig da udbuddet slet ikke er gennemarbejdet og Jeres svarfrist er 12 Juni på de mange spørgsmål, altså 6 dage til at lave tilbuddet. Vi 6
anbefaler man udsætter tilbudsfristen til der er udbud vi kan arbejde ud fra og giver en rimelig svartid herfra. Vi holder fast i tidsplanen og vi besvarede spørgsmål løbende og senest den 12. juni 2015. X. Xxx 7