Danske Funktionærers Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 84 Mandag den 1. februar 2016 kl. 17.00 Hos Domea.dk, Oldenburg Alle 3, 2630 Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formandskabet... 2 3.2 Orientering fra administrationen... 2 3.3 Konferencen for beboerdemokrater... 3 3.4 Samarbejde med Forbrugerrådet Tænks Gældsrådgivning... 3 3.5 Økonomi status - fast punkt... 3 3.6 Status på byggesagerne... 3 4 Boligorganisationens afdelinger... 4 4.1 Helhedsplan Markedspladsen... 4 4.2 Sølvkær Varmeværk... 5 4.3 Udlejningsaftalen i 9399 Klostergården... 6 4.4 Ansøgning - Økonomisk støtte til uddannelse og sociale aktiviteter i Servicecenter København... 7 4.5 Gadehavegårds 40 års fødselsdag... 7 5 Mødeplanlægning... 7 6 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Anne Grethe Christensen Petina Larsen Kirsten Malinovsky Ole Nielsen Uffe Dybdal Henrik Schram (afbud) Øvrige deltagere: Claus Kragh, Domea.dk Michael H. Jørgensen, Domea.dk Udsendt den 11. februar 2016
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt og Ole Nielsen blev budt velkommen til bestyrelsesarbejdet. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referatet fra organisationsbestyrelsesmødet d. 3. december 2015. Det indstilles, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formandskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen orienterede om en indbydelse fra BL om seminar d. 8/3 om tryghed og indbrudsforebyggelse. Han rundsender info til bestyrelsen 3.2 Orientering fra administrationen Herunder om: Dirigent repræsentantskabsmøde. Sammenlægning med Funktionærernes Boligselskab i Tårnby status. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det blev aftalt, at Domea tager fat i BL med henblik på at finde en dirigent gerne Ole Nyholm - til repræsentantskabsmødet. Claus Krag orienterede om, at der er holdt møde med afdelingsbestyrelsen i Morelhaven, hvor der er opnået enighed mellem Domea.dk, Kundechef Jacob Olsen og bestyrelsen omkring det konkrete indhold af afdelingens deltagelse i servicecenter Ballerup. Claus Krag orienterede om partnerskabsaftalen med Københavns Kommunen, hvor Domea.dk i samarbejde med Domea København og DFB skal bygge op mod 800 boliger. Der er tale om et stort setup, hvor også beboerdemokratiet inddrages. Claus opfordrede bestyrelsen til at deltage heri. Side 2 af 8
3.3 Konferencen for beboerdemokrater Som aftalt på planlægningsmødet d. 6. januar har Kirsten Malinovsky og Michael Jørgensen udarbejdet et udkast til oplæg mv. på konferencen. Disse er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og evt. tilpasse oplægget samt drøfte afviklingen af dagen. Indholdet af dagen blev endeligt aftalt. 3.4 Samarbejde med Forbrugerrådet Tænks Gældsrådgivning Domea.dk har indledt et samarbejde med Forbrugerrådet Tænks Gældsrådgivning. Hos Forbrugerrådet Tænks uvildige gældsrådgivning kan beboerne hos Domeas kunder få gratis økonomisk rådgivning. Det kan enten foregå per telefonen, via chat eller ved fremmøde i ét af i alt seks rådgivningscentre. I alt 160 frivillige rådgivere hjælper med spørgsmål inden for økonomi og gæld. Bestyrelsen og beboerne kan læse meget mere om mulighederne på vores hjemmeside her: https://www.domea.dk/for-beboere/okonomisk-radgivning/sider/okonomisk-radgivning.aspx Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.5 Økonomi status - fast punkt Vedlagt er bilag over status for dispositionsfonden, arbejdskapitalen og trækningsretten. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.6 Status på byggesagerne De byggesagsansvarlige bestyrelsesmedlemmer giver en kort status på de enkelte byggesager. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Kirsten Malinovsky orienterede om status på ungdomsboligerne i Gentofte. Byggeriet har været i høring, og der har været nogle protester især omkring byggeriets højde. Det ender muligvis med at der bliver opført 125 boliger i stedet for de oprindeligt planlagte 200, men med mulighed for yderligere 125 boliger et andet sted. Bente Nees orienterede om status på Rådhusgrunden i Allerød. Byggeriet er ved at være færdigt, der er indflytning 1. marts. Det har været en god Side 3 af 8
byggeproces med et godt samarbejder mellem alle partere. Byggeriet og processen har modtaget stor ros fra Allerød Kommune. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Helhedsplan Markedspladsen Landsbyggefonden har nu godkendt helhedsplanen for Markedspladsen. Der er tale om en meget ambitiøs helhedsplan, som reducerer antallet af lejemål fra 57 til 30. Blandt andet nedlægges alle 1 rums-lejligheder, og bebyggelsen gives at mere venligt, lysere og moderne udtrykt og åbner sig op mod det omgivne bymiljø. Med til Landsbyggefondens godkendelse hører følgende finansieringsskitse: Støttede lån 46.129.000 Ustøttede lån 3.000.000 Samlede anskaffelsessum 49.129.000 heraf DFB Finansiering Årlige tilskud Fritagelse for dispositionsfondsindbetaling 443.000 443.000 huslejestøtte/supplerende driftslån/dispositionsfondsbidrag 1.260.315 Engangstilskud Kapitaltilførelse 1.200.000 240.000 Fællespulje tilskud 1.140.000 Trækningsretstilskud eller lign. 380.000 380.000 Der er samlet set tale om en yderst attraktiv finansiering af en meget ambitiøs helhedsplan, som bl.a. medfører, at afdelingens husleje nedsættes med 75 kr. pr. kvm. svarende til ca. 10%, målt i forhold til niveauet i 2015. Organisationsbestyrelsen skal godkende selve helhedsplanen, herudover skal den godkende, at selskabets midler anvendes som i ovenstående finansieringsskitse. Endeligt skal helhedsplanen efterfølgende godkendes på et afdelingsmøde i Markedspladsen. Det vigtigste element i finansieringen for DFB er fritagelsen for indbetaling til dispositionsfonden i helhedsplanens finansieringsperiode, dvs. kr. 443.000 om året i 30 år. Dette er et helt nødvendigt og i øvrigt helt almindeligt - element og vil ikke stå til forhandling fra Landsbyggefondens side. Tilsvarende vil gælde de 2 engangstilskud på kr. 380.000 og kr. 240.000. Begge beløb kan med mindre fonden stiller specifikt krav om andet med fordel tages fra dispositionsfonden jf. tidligere beslutning, hvad angår trækningsretten. Herudover kan fonden på baggrund af en vurdering af DFBs samlede økonomi stille krav om, at DFB bidrager med en andel af det årlige tilskud på kr. 1.260.315. Er det tilfældet vil Domea.dk igen bringe sagen op for organisationsbestyrelsen. Helhedsplanen er vedlagt som bilag. Side 4 af 8
Det indstilles til bestyrelsen at godkende helhedsplanen for Markedspladsen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende helhedsplanens finansieringsskitse, herudover de beskrevne bidrag fra DFB. Bestyrelsen godkendte helhedsplanen for Markedspladsen Bestyrelsen godkendte tillige at medfinansiere helhedsplanen med den beskrevne fritagelse for indbetaling til dispositionsfonden, samt med et tilskud på i alt kr. 620.000 fra dispositionsfonden. 4.2 Sølvkær Varmeværk På organisationsbestyrelsesmødet d. 30. oktober 2012 besluttede DFB en samlede løsning for Sølvkær og de økonomiske vanskeligheder som afdelingen befandt sig i. Siden dengang er det gået godt i afdelingen, der har ikke været nævneværdig tomgang og afdelingens henlæggelser er blevet opbygget til et tilfredsstillende niveau. Afdelingens situation kendetegnes ved følgende nøgletal: Huslejen er 1047 kr. pr. kvm pr. år, hvilket er i den høje ende afdelingens beliggenhed taget i betragtning. Der er 57 aktive på ventelisten og en årlig fraflytningsprocent på 16%, så selvom der ikke er udlejningsvanskeligheder, så er afdelingens venteliste af en størrelse, der gør det nødvendigt at være forsigtige, hvad angår huslejeudviklingen. Den samlede løsningen for afdelingen bestod af 2 elementer: 1. Huslejestøtte (der aftrappes årligt) 2. Dækning af gæld til varmeværket Gælden er afviklet i 2016. Men Skuldelev Varmeværk oplyser, at udgiften til ekstra abonnement som bl.a. indeholder afvikling af lån i varmeværket ikke bortfalder som tidligere forventet. Den tidligere oplyste gæld bliver rigtig nok færdigafviklet i 2016, men varmeværket har optaget nye lån, til ombygning af anlægget til bl.a. solenergi, som de er blevet pålagt. Denne omlægning forventes, at give beboerne en besparelse på MWh prisen på omkring 10-15% over de næste par år og en besparelse på 11% skulle allerede være realiseret. Det kan oplyses at afdelingens udgifter til varme for 07/2015 til 06/2016 fordeler sig på: Forbrugsudgifter Kr. 289.781 Abonnement Kr. 323.500 I alt Kr. 613.281 pr. husstand pr. måned: Forbrug Kr. 482 Abonnement Kr. 539 I alt Kr. 1021 Tilskuddet til afvikling af gælden svarer til udgifterne til abonnementet. Til gengæld betaler afdelingen mindre for det egentlige forbrug, og det er som sagt varmeværkets forventning at besparelsen her bliver endnu større. Side 5 af 8
En mulig håndtering af problemstillingen kunne være at forlænge tilskuddet, men gradvist aftrappe det. Eventuelt som beskrevet her: Budgetår 2016/17 2017/18 2018/19 2019/20 2017/18 2018/19 Tilskud 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 Denne forlængelse men aftrapning af støtten skal følges af en nøje vurdering af afdelingens budget, således der fortsat er fokus på at huslejen inklusiv varmeudgifter holdes på et niveau, hvor bolgierne kan lejes ud. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om forlængelse af tilskuddet til delvis dækning af abonnement udgifterne til Skuldelev Varmeværk. Bestyrelsen besluttede at bevillige et tilskud på kr. 250.000 for budgetåret 2016/17. Bestyrelsen besluttede tillige at overveje om tilskuddet skal forlænges inden budgetlægningen for 2017/18 på bagrund af en samlet vurdering af udgifterne og afdelingens situation. 4.3 Udlejningsaftalen i 9399 Klostergården Udlejningsaftalen for 9399 Klostergården har været drøftet i bestyrelsen. I udlejningsaftalen som er indgået med og godkendt af Frederikssund Kommune har afdelingsbestyrelsen ret til at vælge hvem af de opskrevne, der skal have tilbudt en bolig. Når man har den type udlejningsaftaler er det typisk for at styre, hvem der flytter ind og sikre en socialt velfungerende afdeling. For den enkelte afdeling er det ofte en fordel, og det kræver altid en særskilt godkendelse fra kommunen, hvis man skal have tilladelse hertil. Domea administrer udlejningsaftalen på følgende vis: Tildelingen af boligerne sker efter særlige sociale kriterier og efter en konkret vurdering af afdelingsbestyrelsen. Optagelse på den særlige venteliste kan først ske, når man er fyldt 50 år. Der er ingen oprykningsret til afdelingen fra de øvrige afdelinger i DFB. Anvises efter en konkret vurdering og ikke efter nr. på venteliste. Den fulde venteliste over aktive sendes til afd.bestyrelsen. De udvælger 5-10 som skal have tilbud. I tilbudsbrevet skrives "boligen tildeles efter særlige kriterier" i stedet for der hvor der står at den går til den med den længste anciennitet. Afd.best. skal have en kopi af tilbuddet. Når Ja-svarene foreligger skal de sendes til afd.best. som udvælger 1-3 i prioriteret rækkefølge. Domea tilbyder lejemålet først til nr. 1 Det er meget vigtigt at tildelingen af boligerne sker som beskrevet i specielle kriterier for at bo der. Ansøgere kan kun skrive sig op ved direkte henvendelse til Domea.dk Udlejningsaftalen er vedlagt som bilag. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Det blev aftalt, at John Adelsteen tager fat i Frederikssund Kommune for at drøfte udlejningsaftalen. Claus Krag tilbød at tage med til et eventuelt møde. Side 6 af 8
4.4 Ansøgning - Økonomisk støtte til uddannelse og sociale aktiviteter i Servicecenter København For ikke at belaste servicecenterets afdelinger med flere direkte udgifter, ansøger Servicecenter København organisationerne om ekstra støtte til kursus- og udviklingsaktivitet samt enkelte sociale aktiviteter. Størrelsesordenen er for DFBs vedkommen på 6.500 kr. Dette punkt vil blive taget op i bestyrelsen for de øvrige organisationer, der er tilknyttet Servicecenter København. Det indstilles, at bestyrelsen bevilliger et tilskud fra arbejdskapitalen. Bestyrelsen besluttede at afvise anmodningen om tilskud. Bestyrelsen fandt at udgifter af den størrelsesorden bør kunne klares inden for servicecenterets budget 4.5 Gadehavegårds 40 års fødselsdag Om kort tid kan Gadehavegård fejre sin 40 års fødselsdag, og afdelingsbestyrelsen søger på den baggrund om støtte til afholdelse af et arrangement for beboerne. Der ansøges i alt om kr. 7.500,- Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om ansøgningen fra Gadehavegård. Bestyrelsen bevilligede et tilskud på kr. 7.500 fra arbejdskapitalen. 5 Mødeplanlægning Der er planlagt følgende organisationsbestyrelsesmøder frem til næste repræsentantskabsmøde Konference for beboerdemokrater Lørdag d. 6. februar kl. 1030 Bestyrelsesmøde Tirsdag d. 15. marts kl. 17 Bestyrelsesmøde Torsdag d. 31. marts kl. 17-18 Repræsentantskabsmøde Torsdag d. 31. marts kl. 18 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning Side 7 af 8
6 Eventuelt Ole Nielsen præsenterede sig selv for den øvrige bestyrelse. Side 8 af 8