Bilag 2 Fra Borgmesterens Afdeling Dato 25-02-2016 I dette bilag beskrives hvordan den politiske og den administrative budgetproces tilrettelægges på en række konkrete områder. Administrativ proces for budgetlægningen Borgmesterens Afdeling har bemyndigelse til at tilrettelægge den administrative proces for budgetlægningen, herunder udarbejdelsen af budgetinstruktionen. I budgetinstruktionen fastlægges blandt andet de rentesatser og pris- og lønskøn, som anvendes i budgetlægningen. De pris- og lønskøn samt rentesatser som anvendes, vil blive forelagt magistraten i forbindelse med behandlingen af afdelingernes budgetforslag primo juni. Tekniske budgetændringer De ændringer til budgettet som har teknisk karakter, vil blive indarbejdet i afdelingernes budgetforslag, som behandles i magistraten medio juni. Som besluttet i Byrådet i forbindelse med behandling af spareforslagene indarbejdes i afdelingernes budget beløb til fortsat drift af sportsfaciliteterne ved Center 10. Byrådsseminarer Der afholdes to byrådsseminarer i 2016 Det første afholdes onsdag den 11. maj kl. 16-19:00. Efterfølgende kl. 19:45-22:00 afholdes det ordinære byrådsmøde. Indholdet af seminaret vil blive fastlagt efter side 1 af 7
drøftelser i økonomiudvalget og magistraten. Det ligger dog fast, at der ligesom tidligere år vil blive givet en beskrivelse af de umiddelbare udsigter for den økonomiske situation. Beskrivelsen vil ske på baggrund af den nye viden, der er fremkommet siden budgetlægningen for budget 2016. Afdelingernes budgetforslag vil indgå i denne beskrivelse, men der foreligger ikke et samlet overblik over økonomien på dette tidlige tidspunkt. Endvidere vil man drøfte regnskabsresultatet og målopfyldelsen og hvilke temaer det giver anledning til at tage med over i budgetdrøftelserne. Den 29. august afholdes der orienteringsseminar. Seminaret vil finde sted fra kl. 16:00. Partiernes forhandlingsgrupper inviteres til orienteringsseminaret. På seminaret vil der blive orienteret om økonomien i udkastet til magistratens budgetforslag. Der vil også være mulighed for en orientering om de beslutningsforslag, der er fremsendt fra partierne jf. afsnit 5.2 i procedureindstillingen. Der er ikke lagt op til forhandlinger denne dag. Udvalgenes inddragelse i budgetlægningen I fagudvalgene vil der i løbet af foråret 2016 blive orienteret om den økonomiske situation på de enkelte områder. De senere års fremgangsmåde med at udvalgene orienteres om og drøfter de principper og metoder, der anvendes i budgetlægningen på de enkelte områder, fastholdes i dette års budgetlægning. Byrådet har i forbindelse med vedtagelse af den økonomiske politik besluttet at de enkelte fagudvalg skal følge op på og vurdere egne budgetmål hvert kvartal. Det vil være op til de enkelte udvalg at tilrettelægge arbejdet med budgetlægningen og opfølgningen på budgetmålene. Udarbejdelse af magistratens budgetforslag I magistratsafdelingernes bidrag til budgetlægningen tages der på driftssiden udgangspunkt i overslagsårene i det side 2 af 7
vedtagne budget 2016 korrigeret for lovændringer og byrådsbeslutninger. På anlægssiden er udgangspunktet investeringsoversigten for 2016-2019. Efter sommeren indarbejdes effekten af årets økonomiske aftale mellem KL og Regeringen i magistratens budgetforslag. Jf. budgetforliget for 2016-2019 indarbejdes budgetmodellerne som en del af budgetforslaget, men udgiftsløftet som følge af befolkningsvæksten synliggøres fortsat. Magistratsafdelingerne fremsender deres bidrag til budgetforslaget i midten af maj 2016. Behandlingen af magistratens budgetforslag I forbindelse med behandlingen af afdelingernes budgetforslag vil magistraten og økonomiudvalget i midten af juni blive orienteret om den generelle økonomiske situation. I orienteringerne vil der blive givet et bud på resultatet af nøgletallene. Da der i midten af juni vil være usikkerhed om forudsætningerne, vil der alene være tale om et foreløbigt bud på nøgletal. Resultatet vil skulle tages med forbehold, da der kan ske store ændringer frem mod fremsendelsen af magistratens budgetforslag. Af samme grund vil disse indikationer ikke blive offentliggjort. På orienteringsseminaret for byrådet den 29. august vil der blive orienteret om indholdet af udkastet til magistratens budgetforslag. Efter fremsendelsen af budgetforslaget kan der ske ændringer i de tekniske budgetforudsætninger. Alle tekniske budgetforudsætninger vil blive forelagt på 1. fællesmøde. Nye oplysninger udefra (primært fra KL) kan dog fremkomme senere. Byrådet vil i den situation blive orienteret så hurtigt som muligt. Den politiske behandling af magistratens budgetforslag foregår fra starten af september og frem til budgetvedtagelsen torsdag den 13. oktober 2016. side 3 af 7
Den politiske behandlingsfase omfatter mulighed for fremsendelse af ændringsforslag, fællesmøder mellem magistraten og økonomiudvalget samt politiske drøftelser om en mulig indgåelse af et forlig. Ændringsforslag fra de af Byrådets partigrupper, som ikke indgår i et eventuelt budgetforlig, skal fremsendes til Budget og Planlægning senest onsdag den 28. september. Hvis det ønskes gøres ændringsforslagene tilgængelige på kommunens hjemmeside. Procedure for fremlæggelse af magistratens budgetforslag Proceduren for fremlæggelsen af magistratens budgetforslag vil forløbe på samme måde som sidste år. Udkast til magistratens budgetforslag vil blive sendt fortroligt til hele byrådet samtidigt. Det vil ske fredag den 26. august 2016. Det betyder, at alle byrådsmedlemmer får oplysningerne om den økonomiske situation på samme tid. Materialet vil blive gennemgået for byrådets medlemmer på orienteringsseminaret mandag den 29. august. Materialet vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside og gennemgået for pressen tirsdag den 30. august. Fremgangsmåden sikrer, at byrådets medlemmer har tid til at orientere sig i materialet, inden det offentliggøres. Gennemgangen af materialet den 29. august vil ske med forbehold for, at magistraten på dette tidspunkt ikke har behandlet budgetforslaget, og derfor endnu ikke har truffet sine konklusioner. Magistraten behandler budgetforslaget mandag den 5. september 2016. Mandag den 12. september 2016 vil budgetforslaget blive behandlet på et møde mellem Magistraten og FællesMED. Fremsendelse af spørgsmål Som beskrevet i indstillingen vil borgmesteren efter byrådsseminaret den 29. august afholde afklarende møder side 4 af 7
med byrådets partier. Partierne kan på møderne aflevere spørgsmål, der ønskes undersøgt. Spørgsmål og ønsker om oplysninger fra partierne kan afleveres enten i forbindelse med møder med Borgmesteren eller til Borgmesterens Afdeling senest fredag den 16. september 2016 kl. 12:00. Da det normalt tager nogle dage at svare på spørgsmål, opfordres der til, at spørgsmålene fremsendes i god tid, inden svaret forventes modtaget. Hvis spørgeren ønsker det, vil Borgmesterens Afdeling herefter fremsende materialet til alle partier snarest muligt. Udformning af budgetmaterialet og evaluering af budgetforløbet Som følge af evalueringen i Økonomiudvalget vil økonomisk redegørelse ikke blive udgivet i budgetlægningen. I stedet vil generel information om økonomiske emner ske ad hoc via andre kanaler. Som det fremgår af procedureindstillingen, vil fagudvalgene i løbet af foråret 2016 blive orienteret om den økonomiske situation på det enkelte område. Udvalgene skal endvidere orienteres om og drøfte de principper og metoder, der anvendes i budgetlægningen. Herudover skal der i udvalgene fokuseres på prioriteringsmulighederne på området. Prioriteringsmulighederne skal samtidigt ses i sammenhæng med budgetmålene. Magistratsafdelingernes forslag til budgetbemærkninger skal som hidtil udformes på baggrund af drøftelser med udvalgene. For at synliggøre resultaterne af disse drøftelser skal magistratsafdelingerne - i forbindelse med fremsendelsen af afdelingernes budgetforslag i maj - redegøre for eventuelle ændringer af budgetbemærkningerne som følge af dialogen med udvalgene. Magistratsafdelingernes budgetbidrag og den budgetlagte målopfyldelse skal i overensstemmelse med gældende principper for budgetudarbejdelsen ligge inden for den givne budgetramme. side 5 af 7
Budgettet udgives i elektronisk form på kommunens hjemmeside, på det fælles kommunale drev (Hotellet), samt i edagsorden. Budgetlægningen for 2017-2020 vil som i tidligere år blive afrundet med en evaluering i økonomiudvalget. Reservation af serviceramme til uforudsete udgifter En del af balancetilskuddet til kommunerne - op til 3 mia. kr. - er betinget af, at kommunerne under ét overholder aftalen om serviceudgifter i hhv. budget og regnskab. Borgmesterens Afdeling foreslår, at der i budgetlægningen for 2017 - på samme måde som det har været tilfældet i de seneste tre års budgetlægning - reserveres minimum 50 mio. kr. serviceramme til uforudsete merudgifter. Der vil ikke være tale om en finansieret forbrugsmulighed, men alene om en reservation af servicevækstramme til at imødegå unødige opbremsninger midt i budgetåret for at undgå sanktioner. Om nødvendigt - for at overholde servicerammen - vil der blive stillet krav om tvungen opsparing fordelt efter rammerne på de styrbare områder. Hvis serviceudgifterne ved den endelige budgetvedtagelsen ligger under vækstrammen, er Budget og Planlægning i lighed med tidligere år bemyndiget til at forøge den ovenomtalte reservation af servicevækstramme til forbrug af decentral opsparing. Dette vil ske inden for de regler, som er fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Mere læsevenlige bilag til magistratens budgetforslag For at gøre materialet vedrørende budgettet mere læsevenligt vil bilagene til magistratens budgetforslag, som i sidste års budgetmateriale, blive præsenteret via et resume på maksimum to sider. Bilag 1 til 2 - der blandt andet beskriver budgetforudsætningerne og udviklingen i udgifterne i side 6 af 7
budgettet - vil bevare deres hidtidige form. Analyser og rapporter, vil blive vedlagt som baggrundsmateriale i deres fulde længde. Faseopdelt budgetlægning I de seneste otte år har KL i budgetlægningen arbejdet med den såkaldte faseopdelte budgetlægning. Den faseopdelte budgetlægning betyder blandt andet, at alle kommuner skal fremsende budgettal inden den endelige vedtagelse af budgetterne. Formålet med dette er at give kommunerne mulighed for at justere budgetterne i tilfælde af, at kommunerne under ét ikke overholdt den aftale, som KL indgår med regeringen. I lighed med de seneste år bemyndiges Borgmesterens Afdeling til at indberette magistratens budgetforslag til KL, som et foreløbigt budget til anvendelse i den faseopdelte budgetlægning. side 7 af 7