Del sagens dokumenter online
INDHOLD Indhold Indledning 2 FIL-STRUKTUR 3 Førsalg 3 Bilag 3 Eftersalg 4 Udbud 4 Øvrige 4 Importer 5 Filer i nyt vindue 5 EDH 6 Importer 6 Førsalg 7 Inviter 8 Dokumenthistorik 8 Midlertidig adgang 9 Bilag 0 Eftersalg 0 MæglerOnline Bruger Login Sagsoversigt Sagsvisning/dokumenter Sagsvisning/aktør 2 FAQ 3 Hvilke filformater understøttes? 3 Hvad hvis kunderne har glem deres kodeord? 3
INDLEDNING C&B EDH giver mulighed for at sælger/køber og deres rådgivere kan få dokumenter stillet til rådighed via Mægler Online. EDH en er 00% integreret i C&B s brugergrænseflade, hvilket sikrer maksimal effektivisering i forbindelse med såvel dokumentarkivering og deling. Er en person aktiv på flere sager inden for kæden, f.eks. køber i en forretning og sælger i en anden, vil personen have adgang til begge sager via portalen via samme login. Der kan desuden tildeles en midlertidig adgang til portalerne for aktører, der ikke er registreret på sagen, f.eks. en potentiel køber. Nærværende vejledningen har til formål at sikre at du kommer godt i gang med brugen af EDH Vejledningen forklarer samspillet mellem mappestrukturen under Filer på sagen samt overførsel af dokumenter til EDH/MæglerOnline. Vejledningen indeholder desuden information om hvordan Mægler Online ser ud når kunderne og deres rådigere logger ind på portalerne samt en række gode råd i forbindelse med anvendelsen af EDH. God fornøjelse! 2
FIL-STRUKTUR Førsalg Sager oprettes automatisk med mapperne vist nedenfor : Førsalg er beregnet til formidlingsaftale om salg/ændring/forlængelse, salgsbudget osv. Når disse udskrives fra sagen, vil de automatisk blive gemt her. Dette gælder også selv om de udskrives fra et udbud. Når fx et budget udskrives vil det altid kun være seneste udgave, der er gemt i filmappen. Ønskes gammel udgave bevaret, skal der i udskriftsbilledet sættes flueben i Journalisering. Dermed vil dokumentet blive gemt med et løbenummer og tidligere udskrevne udgaver af dokumentet bevares. Førsalg kan kun deles med sælger samt sælgers rådgiver. Korrespondance kan benyttes til førsalgsbreve, men kan ikke deles i EDH. Bilag : 2 Bilag er til sagens dokumenter/bilag. Bilag dækker over alle de dokumenter, der som udgangspunkt skal følge med som dokumentation for et salg (Handlens dokumenter) Når der i systemet hentes BBRejermeddelelse, tingbogsattest og på sigt dokumenter fra ejendomsrapporten/diadem mm.), vil de dokumenter systemet automatisk kan trække, blive gemt som pdf-fil i denne mappe med et sigende filnavn. Bilag kan deles med alle aktører samt mulighed for at lave en midlertidig adgang til fx interesserede købere. 3
Eftersalg : 3 Eftersalg (hovedsagsudbuddet) er til alle dokumenter vedr. den konkrete handel, fx salgsopstilling/-provenu, købsaftale mv. Korrespondance indeholder flettede breve, der ikke er dedikeret til førsalg. Udbud : Udbud vil få deres egen mappe med udbudsnavnet og virkemåden er efter samme princip som 3 Eftersalg. Er der flere købere til en sag, sikrer udbudsmappen, at der ikke fejlagtigt kan deles f.eks. en købsaftale eller et provenu med en forkert køber. Gøres et udbud til Hovedsagsudbud, vil mappestrukturen inkl. EDH-opsætning flytte med, når der ændres. Øvrige : Arkiv er til eget brug, fx udløbne tilstandsrapporter eller andet, som ønskes gemt, men ikke anvendt i EDH. 2: Billeder indeholder sagens billeder, plantegning mv. og kan opsættes under Sagsregistrering/Billedadministration 3: Data indeholder modtagne filer fra e- nettet vedr. restgældsoplysninger og BBR-oplysninger. Der kan frit oprettes mapper udover de viste, såfremt det ønskes. Højreklik på den mappe, som den nye mappe skal ligge under og vælg Ny Mappe. 3 2 4
Importer : Der kan importeres filer til en mappe ved at trække dem ind*, trykke på importer-knappen eller højreklikke og vælge Importer (Ctrl+O). Filer kan flyttes fra en mappe til anden ved brug af højreklik (vælg Kopier) eller genvejstasterne Ctrl+X og Ctrl+V. Flere filer kan vælges inden flytning. Tryk Ctrl+A for at vælge alle eller hold Ctrl nede og klik på de ønskede. *Der kan ikke trækkes filer direkte fra Outlook. Træk dem ud på f.eks. skrivebordet først og så ind i C&B herfra (til Outlook 200 fås et tilføjelsesprogram fra C&B, der kan eksportere mails og filer direkte til sag/person) Bemærk, at ved højreklik på en word-fil, har du også muligheden for at få lavet en pdf-kopi af dokumentet. 2 Filer i nyt vindue : Det er muligt at åbne filmappen i et separat vindue, således at du kan have filmappen åben, samtidig med du arbejder i andre skærmbilleder på sagen. Du åbner skærmbilledet ved at klikke på det ny ikon Åbn i nyt vindue i højre side af skærmbilledet Filer. 5
EDH Importer : Klik på Filer 2: Klik på EDH 3: Importer fra sag viser Pdfdokumenter fra dertil hørende mappe under Filer, samt undermapper. 2 4: Vælges Importer fra disk, vil de pdfdokumenter, der importeres samtidig blive gemt i den respektive fil-mappe udover at være synlig i EDH. Dokumenterne er synlige i Mægler Online, i det øjeblik der sættes flueben ud for en modtager af sagens dokumenter. 4 3 6
Førsalg Her er det kun muligt at stille dokumenter til rådighed for sælger og sælgers rådgivere. 7
Inviter : Klik på Sælger eller Sælgers rådgivere 2 2: For at aktører kan få adgang til dokumenterne, flyttes markering til Aktiv, hvorved mail med login-oplysninger til aktøren dannes på skærmen. (forudsætter, at der er noteret e-mail på aktøren) Er aktøren tidligere inviteret i anden forbindelse, vil han automatisk have adgang til MæglerOnline. Ved tryk på aktiver har du muligheden for informerer om adgangen til sagen pr. mail. Bemærk! Dette gælder også hvis personen er inviteret til MæglerOnline af en anden forretning i samme kæde. Dette sikrer at personer, der er aktive på flere sager inden for samme kæde, kun har et login til alle relevante sager. Har modtager glemt sin kode, trykkes på Nulstil og der kommer ny mail frem med nye login-oplysninger. Nulstil kode bør kun benyttes hvis brugeren beder om at få nulstillet. Samme virkemåde findes under Køber mfl. Vælges skjul for øvrige, vil information om aktøren ikke fremgå under MæglerOnline. Se mere under brugerlogin Dokumenthistorik Dokumenthistorik på aktører samt dokumentet : Du kan nu se hvilke dokumenter hver enkelte aktør har fået stillet til rådighed. Herudover kan du se hvornår aktøren har downloadet de enkelte dokumenter. Historikken ses ved at trykke på informations-ikonet ud for aktøren 8
2: Dokumenthistorik kan også ses ud for hver enkelt dokumentet. 2 Midlertidig adgang : Midlertidig adgang er til brug for fx interesserede købere, der skal tildeles adgang til sagens dokumenter i en begrænset periode. Systemet foreslår uge, hvilket kan ændres frit. Er der flueben i Kode tidligere tilsendt har personen tidligere fået adgang til Mægler Online og der vil derfor i mailen stå, at adgangskode tidligere er tilsendt. Hvis midlertidig adgang bliver til 9
Bilag : Bilag er sagens dokumenter. Her kan gives adgang til alle sagens parter. Eftersalg Punktet Eftersalg er det udbud, der er valgt som sagens Hovedsagsudbud. Evt. andre udbud vil komme herefter (her vist med et udbud, navngivet Peter). Opsætningen og filer mv. på et udbud følger med, selvom udbuddet gøres til hovedsagsudbud. 0
MÆGLERONLINE Bruger Login Når brugeren aktiverer linket i mailen vises følgende login billede Sagsoversigt Når personen er logget ind, præsenteres de sager, personen har en aktiv rolle på, inden for kæden. Er man f.eks. advokat på flere sager, eller køber på en sag og sælger på en anden, vises alle sager via samme login. Sagsvisning/dokumenter Under dokumenter, vises de dokumenter der er stillet til rådighed. Dokumenterne vil være sorteret alfabetisk.
Sagsvisning/aktør Under aktører, vises de øvrige personer på sagen, der har en aktiv rolle. Hvis en person ikke ønskes vist, kan det fravælges, samme sted som personen inviteres jf. ovenfor. Sælger vil kun kunne se de købere samt rådgivere der er tilknyttet hovedsagen 2
FAQ Hvilke filformater understøttes? EDH understøtter kun pdf. Hvad hvis kunderne har glem deres kodeord? Hvis kunderne har glemt deres login, så bed dem trykke på glemt adgangskode inden evt. nulstilling af kode. 3
C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé 8 2630 Taastrup Support Telefon: 43 32 33 03 E-mail: support@cb.dk www.cb.dk 05-08-204