Overskrift: Ansættelse og introduktion Akkrediteringsstandard:

Overskrift: Ansættelse og introduktion Akkrediteringsstandard: Ansættelse og introduktion Godkendt: Oktober 2015 Revideres: April 2016 Formål: At ledere og medarbejdere ansættes med relevante kompetencer og kvalifikationer i forhold til opgavevaretagelsen. At ansættelse foregår ud fra en fastlagt ansættelsesprocedure. At nyansatte introduceres til opgaver og krav. Borgermålgruppe: - Medarbejdermålgruppe og kompetencer: Ledere kan redegøre for procedurerne for ansættelse og introduktion. Medarbejdere kan redegøre for procedurerne for introduktion. Definition af begreber: Der er centralt i HR udarbejdet generelle regler og politikker vedrørende rekruttering, ansættelse og fastholdelse af personale, og disse skal følges. Indhold: Stillingtagen til, hvilke kompetencer ansættelsen skal tilføre arbejdspladsen Den enkelte teamleder/leder tager stilling til, hvilke kompetencer ansættelsen skal tilføre arbejdspladsen. Som beskrevet på medarbejderportalen under HR, skal der tages stilling til følgende, inden rekruttering af nye medarbejdere: Kan der ske intern rekruttering fra eget område (kompetenceløft for nuværende ansatte) Kan stillingen ændres eller tilpasses andre funktioner i afdelingen (jobdesign) Kan der ske intern rekruttering fra andre områder i kommunen (jobrotation) Ekstern rekruttering Den enkelte leder/teamleder tager stilling til, om et vikariat forlænges/fastansættes, eller om der iværksættes en ansættelsesproces med flere ansøgere Kan stillingen nedlægges (besparelse, effektivisering) Der nedsættes normalt et ansættelsesudvalg med teamleder/leder- og medarbejderrepræsentanter. Hvis medarbejderrepræsentanten ikke er tillidsrepræsentant, sikrer lederen at tillidsrepræsentanten er informeret om processen. Tillidsrepræsentanten informerer eventuelle øvrige tillidsrepræsentanter. Alle i ansættelsesudvalget har tavshedspligt, hvilket betyder, at der ikke må videregives oplysninger om, hvem der har søgt og indholdet af ansøgningerne og samtalerne. Der skal udvises særlig agtpågivenhed, hvis ansøgningsmaterialet behandles andre steder end på arbejdspladsen. Det er lederen, som beslutter, om materialet må fjernes fra arbejdspladsen til gennemsyn, fx i et privat hjem. Ansættelsesudvalget udfærdiger stillingsopslaget efter gældende retningslinjer og sender det til rekruttering@syddjurs.dk - mærk venligst stillingsopslaget Ekstern rekruttering for at undgå 1

forvikling med interne stillingsopslag. Såfremt stillingsopslaget annonceres i de trykte medier skal annoncen udfærdiges efter gældende retningslinjer. Såfremt stillingsopslaget opfylder retningslinjerne bliver det annonceret på ofir.dk, jobnet.dk og syddjurs.dk/job. Kandidaterne sender løbende deres ansøgninger online via ofir.dk eller syddjurs.dk. Der udstedes automatisk en kvittering pr. email til alle kandidater for modtagelsen af deres ansøgning. Ansøgninger, der modtages pr. post i området/afdelingen tages ikke i betragtning. Alle ansøgninger samles på ofirs database, som ansættelsesudvalget får adgang til. Efter ansøgningsfristens udløb fjernes stillingsopslaget automatisk fra internettet. Ansættelsesudvalget eller den teamleder/leder udvælger og indkalder kandidater til en jobsamtale. Ved indkaldelsen bør ansøgeren oplyses om, hvem der deltager i ansættelsessamtalen. Udgifter til befordring afholdes som udgangspunkt af ansøger. På baggrund af jobsamtalerne vurderes behovet for 2. samtale. Ansættelsesudvalget peger på den ansøger, som tilbydes stillingen efter drøftelse i udvalget. Endelig beslutning herom træffes af leder/teamleder, der herefter indleder forhandling om ansættelseskontrakt. Når ansættelsesprocedure er fuldendt, skal der udsendes afslag til de øvrige ansøgere. Alle ansøgere, der har deltaget i en jobsamtale gives et mundtligt afslag af lederen. Ansøgere, der ikke blev kaldt til jobsamtale modtager et skriftligt afslag fra Personale og HR. Det er derfor vigtigt, at der gives besked pr. mail til rekruttering@syddjurs.dk om, hvilke kandidater der skal have et skriftligt afslag. Ansættelsesprocedure, herunder krav til indhentning af referencer og oplysninger om autorisation Teamleder/leder indhenter referencer inden udvalgt ansøger tilbydes stillingen. Teamleder/leder aftaler med ansøger om vilkår for ansættelse. Teamleder/leder indberetter ansøgers data i Rollebaseret indgang, ved hjælp af gældende vejledninger. Lønservice starter sagen i Acadre ved ansættelsen. Det er herefter institutionens (teamleder og/eller lederens) ansvar, at alle relevante dokumenter bliver journaliseret på sagen. Dette drejer sig om: Stillingsopslag Ansøgning + evt. CV Uddannelsesbevis/autorisation Straffeattest Lønaftale Dokumentation for tidligere ansættelse Teamleder/leder opretter medarbejderen i IT-systemer via lønblanket. Derudover bestilles og udleveres nøgler, tøj, telefon osv. 2

Stillings- og funktionsbeskrivelse med angivelse af ansvarsområde, opgaver, kompetence og uddannelseskrav Alle medarbejdere skal have udleveret stillings- og funktionsbeskrivelse ved ansættelse og ændringer i arbejdsforhold. Introduktionsprogram, som indeholder introduktion til alle relevante arbejdsopgaver og tilhørende retningslinjer og sikkerhedsregler Lokal introduktion varetages af alle medarbejdere som et fælles ansvar. Derudover introduceres nye medarbejdere efter tjekliste. Der tilbydes fastlagt introduktionsprogram 4 gange årligt. Dette udarbejdes og håndteres af uddannelseskoordinator. Lokale kontaktinformationer: Susanne Pallesen, uddannelseskoordinator: Supa@syddjurs.dk Nærmeste leder Kvalitetsovervågning: Der foretages årlig evaluering af, om introduktionsprogrammet bidrager til at sikre, at nyansatte kan varetage opgaver og krav. Referencer: - Forfattere: Susanne Pallesen, uddannelseskoordinator Julie Duval, udviklingssygeplejerske Wenche Hallstrøm, teamleder Kirsten Secher, teamleder Godkendelse: Ingelise Juhl Jette Skriver Eriksen Lonnie Bassnett Karen Jensen Karen Thagaard Karen Margrethe Holdsbjerg-Larsen Birgitte Dam Anthonsen Grethe Vestergaard Nielsen Birgit Rousing Kannegaard 3

Tjekliste til introduktion Sundhed & Omsorg Dato Introduceret af: Velkommen til området Rundvisning, herunder nære samarbejdspartnere Udlevering af: Adgangskoder, telefon, navneskilt og telefonliste Udlevering af: Tøj (i relevante afdelinger) Beklædnings etikette Gennemgang af Kommunens politikker, Bl.a. Ryge, stress, vold, samt hvor de findes Fastholdelsespolitik Gennemgang af retningslinjer: Ferieafvikling, tjenestefri, tavshedspligt, selvtræning, sygemeldinger hvordan og til hvem (intro til sygefravær inklusiv omsorgssamtale, rundbordssamtale) samt hvor de findes Skader/Ulykker anmeldelse Utilsigtede hændelser/nærved ulykker Introduktion til IT systemer, herunder fx Avaleo Retningsgivende dokumenter Forflytnings kursus APV intro Intro til lønseddel/ mit job på intranet 4

Bilag 2: Kontrolinstruks for personalesager og lønmateriale i Syddjurs Kommune Introduktion Sundhed & Omsorg Kontrolinstruksen for personalesager og lønmateriale er lavet til brug for ansatte i HR og institutionsledere i Syddjurs Kommune, der arbejder med personalesager og lønmateriale. Kontrolinstruksen skal afspejle de faktiske arbejdsgange, og den vil derfor løbende blive revideret, når behovet opstår. Det er aftalt, at der som minimum vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Ændringer vil blive annonceret på medarbejderportalen. Formål Formålet med kontrolinstruksen er at sikre: Lønudbetaling i henhold til gældende overenskomst og generelle aftaler Overblik over gældende retningslinjer En hensigtsmæssig og effektiv udførsel af kontrollen Det er institutionens (lederens) ansvar, at Lønservice modtager alle relevante oplysninger og dokumenter ved: Ansættelser Ændringer i stamdata Registrering af fravær/nærvær Udbetaling af variable ydelser Ansøgt afsked Dette sker ved brug af lønblanketter på medarbejderportalen, indberetning i Rollebaseret Indgang, Navision, TRIO eller KMD Vagtplan samt journalisering i Acadre. Variable ydelser indberettes i Rollebaseret Indgang (Engangsydelser). Dokumentation/indberetningsbilagene opbevares af institutionen. Bilagene kasseres efter 5 år. Det er institutionens (lederens) ansvar at kontrollere, at den anviste løn er korrekt, og at lønmodtageren er ansat ved institutionen. Kontrollen skal som udgangspunkt kun foretages et sted. Med udgangspunkt i Økonomiudvalgets beslutning 21.02.2011 er der udarbejdet Guide til Økonomisk ledelseskontrol i Syddjurs Kommune. Der henvises til afsnit 7.5 interne kontroller og ledelsestilsyn. Kontrol af udbetalinger til ansatte på Personale og HR med adgang til OPUS Løn, foretages månedligt af personalechefen i forbindelse med ledelsestilsyn på området. Medarbejderne har ikke mulighed for at indberette på egne data. Medarbejdere med adgang til at indberette på Vagtplan, oprettes på særskilte afdelinger, så der ikke er mulighed for at indberette på egne data. 5

Ud fra en vurdering af de løbende konsekvenser, som eventuelle fejl ved ansættelse kan have, er det aftalt, at HR-konsulenterne foretager en stikprøvekontrol af nyansættelser. Kontrollen foretages kvartalsvis og vil indeholde min. 3 nyansættelser pr. HR-konsulent. Der kontrolleres: At medarbejder er tilknyttet korrekt overenskomst At der er korrekt lønindplacering og tilknyttet pension i henhold til overenskomsten At der er sket korrekt indplacering i henhold til lokale aftaler At der foreligger dokumentation for uddannelse, erfaring, indhentet straffeattest efter gældende regler m.v. Ved eventuelle rettelser vil HR-konsulenten kontakte den ansvarlige leder. Dokumentation for kontrollen journaliseres i en samlet emnesag i Acadre. Der foretages følgende kontrol i Personale og HR: Meddelelseslister udskrives månedligt før lønkørsel. Listerne gennemgås og nødvendige rettelser foretages. Listerne findes digitalt i Opus Personale. Nærvær/fravær Meddelelseslister udskrives dagligt. Listerne gennemgås og nødvendige rettelser/opfølgning/ indberetninger foretages. Listerne findes digitalt i Opus Personale. Meddelelser i Nemrefusion, Virk.dk gennemgås dagligt og nødvendige indberetninger foretages. 6

Bilag 3: Retningslinje fra Løn og Personaleafdeling: Overblik over hvem der har ansvar for hvilke opgaver og IT-systemer samt hvor ofte det forventes, at der udføres en kontrol. Opgave Ledig stilling IT-system Opgaveans varlig Stillingsopslag Digital rekuttering Leder Ansættelsesudvalg Digital rekuttering Leder Afslag Digital rekuttering Leder Systemansv arlig Kontrol - hvem Kontrol - hvor ofte Ansættelse Decentral ansættelse Rollebaseret Indgang Leder Lønservice Leder månedligt Ansæt.blanket incl. Lønfastsættelse Medarbejderportal Leder Lønservice Leder månedligt IT blanket Medarbejderportal Leder IT Leder månedligt Ansøgning, eksamensbevis m.m. Acadre Leder Oprettelse i lønsystemet Opus Løn Lønservice Lønservice HRM kvartalmæssi gt Ansættelsesbrev Opus koorspondance Lønservice Lønservice Leder månedligt Kopi til organisation Acadre Lønservice IT - - Kontrol af korrekt lønudbetaling Rollebaseret Indgang Leder Lønservice Leder månedligt Diverse ændringer i lønnen Diverse ændringsblanketter Medarbejderportalen Leder HR Leder månedligt Diverse ændringsbreve Opus Koorspondance Lønservice Lønservice - - Variable ydelser Decentral indberetning Rollebaseret Indgang - Vagtplan Leder Lønservice Leder månedligt Decentral indberetning Navison, TRIO Leder Lønservice Leder månedligt E-indberetning Decentral indberetning Medarbejderportal Leder HR Leder månedligt Kontrol før lønkørsel Meddelseslister Opus Løn Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Terminslister Opus Løn Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Kontrolrapport Opus Løn Lønservice Lønservice Lønservice månedligt 7

Kontrol efter lønkørsel Negativ løn Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Kontantliste Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Special care sager Opus Løn Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Uansøgt afsked Indstilling fra leder til HRkonsulent Outlook Leder IT - - Koorspondance iforb. med afsked Acadre Fratrædelsesblanket Medarbejderportal Leder HR IT - - IT-blanket Medarbejderportal leder IT - - Stop af lønudbetaling Opus Løn Lønservice Lønservice Leder månedligt Ansøgt afsked Decentral indberetning Medarbejderportal Leder Personale og Opsigelse Acadre Leder IT - - IT-blanket Medarbejderportal Leder IT - - Stop af lønudbetaling Opus Løn Lønservice Lønservice Leder månedligt Bekræftelse af opsigelse Opus Koorspondance Lønservice Lønservice - - personale & Personale Fratrædelsessamtaler Udviklingskonsulenterne HRD HR og Feriekort Udbetaling af feriekort Opus Løn + KMD CICS HR Lønservice - - Rettelse af feriekort Opus Løn Lønservice Lønservice - - Fravær/Nærvær Indberetning af fravær/nærvær Anmelding af refusion Bogføring af refusioner Rollrbaseret Indgang, Vagtplan, TRIO, Navision Virk.dk Opus Løn Leder HR HR Lønservice/ Leder Leder dagligt Personale HR & HR ugentligt Personale HR & HR månedligt Refusioner fleks-, skånejob m.m. Beregning af refusion Opus Løn, Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice Lønservice årligt Hjemtag. af ref. udenfor kommunen Opus Løn, Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice Lønservice årligt 8

Afstemning/afregning/Eindkomst Sundhed & Omsorg Afstemning af konti Opus Løn, Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Journalisering af afstemninger Acadre Lønservice Lønservice Lønservice månedligt Personale Afregninger Opus Løn, Rollebaseret Indgang Lønservice Lønservice & HR månedligt HR Version 1.0 - juni 2013 9