og svar 21-05-13 1 - Generelt Ad. pkt.2.7 Konsulentbistand, prøverum og faglighed hos leverandørens personale Side 12: Tilbudsgiver skal kunne servicere Ringkøbing-Skjern Kommunes borgere fra forretningsadresse i Ringkøbing-Skjern Kommune, eller maksimalt inden for en radius af 70 km. fra Ringkøbing. Alternativt skal tilbudsgiver betjene borgerne i eget hjem uden nogen former for mertillæg. Gælder dette også såfremt man alene byder på delaftale 3? 1 - Generelt Kravet gælder alene for delområde 1 Ortopædisk fodtøj og delområde 2 Ortoser. 2 - Generelt Ad. pkt.2.7 Konsulentbistand, prøverum og faglighed hos leverandørens personale Side 13: Leverandøren skal betjene såvel ordregivers personale som bevillingshaverne med et fagligt kompetent personale. Det skal være en autoriseret bandagist eller en person med tilsvarende uddannelse, som kan få dansk autorisation som bandagist, der foretager opmåling og konsultation af bevillingshaver samt udlevering af produktet. Dansk autorisation skal dokumenteres senest 6 måneders efter kontraktindgåelse. Gælder dette også såfremt man alene byder på delaftale 3? 3 Generelt Ad. pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier Under pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier er der i underpunkt 1 efterspurgt en virksomhedsprofil. Hvilke forhold i en sådan profil kan være medvirkende til kvalificering hhv. diskvalificering af en tilbudsgiver? 4 Generelt Ad. pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier Under pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier underpunkt 5 samt pkt. 1.15 Udbudsmaterialet er der i underpunktet vedr. bilag 4 efterspurgt Bankerklæring til dokumentation af virksomhedens aktuelle finansielle og økonomiske situation. Bilag 4 handler imidlertid om konkurs, likvidation, skifte, betalingsstandsning eller tvangsakkord. Hvis det er de punkter, der er nævnt i bilag 4, er en serviceattest fra Erhvervs- og selskabsstyrelsen vel mere relevant, evt. til fremlæggelse før kontrakten indgås? 5 Generelt Ad. pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier Under pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier er der i underpunkt 7 krævet en redegørelse af tilbudsgivers eventuelle underleverandører. Hvilke forhold forventer udbyder beskrevet i en sådan redegørelse, og ud fra hvilke kriterier vurderes redegørelsen? 2 - Generelt Kravet om autorisation gælder alene for delområde 2 Ortoser. For delområde 1 Ortopædisk fodtøj er uddannelseskravet en uddannelse som ortopædi-skomager eller tilsvarende. For delområde 3 Kompressionsstrømper er uddannelseskravet en sundhedsuddannelse kombineret med en specialviden om kompressionsstrømper. 3 Generelt Der ønskes en kort beskrivelse af virksomheden, der kan understøtte, at tilbudsgiver kan løfte opgaven, teknisk som økonomisk. 4 Generelt Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker at Bilag 4 skal fremsendes. 5 Generelt Der ønskes en kort beskrivelse af eventuelle underleverandører, der kan understøtte, at tilbudsgiver kan løfte opgaven, teknisk som økonomisk. 1
6 Generelt Ad. pkt. 2.1 Produkter Under pkt. 2.1 Produkter stilles krav om fremsendelse af en produktfortegnelse. For ortopædisk fodtøj og ortoser indeholder tilbudslisten fortrinsvis individuelt fremstillede produkter, der ikke er defineret før en given patient har et behov. Hvordan tænker udbyder, at en produktfortegnelse skal udarbejdes i tilbudsfasen og give mening? 6 Generelt Kravet om produktfortegnelse angår alene fabriksfremstillede produkter. 7 Generelt Ad. pkt. 2.1 Produkter Under pkt. 2.1 Produkter stilles krav om medsendelse af brochurer og produktdatablade. Der er tale om et meget stort antal leverandører for at dække de udbudte præfabrikerede produkter, og mange af leverandørerne har kun trykte kataloger. Hvordan skal tilbudsgiverne uploade disse elektronisk? 8 Generelt Ad. pkt. 2.2 Forsikring Under pkt. 2.2 Forsikring hvad menes med ansvarsforsikring i forhold til produktansvarsforsikring? 7 - Generelt I pkt. 2.1 står der i udbudsmaterialet: Såfremt der over de tilbudte produkter forefindes brochurer eller produktdatablade, bedes disse medsendt. Der er ikke tale om et krav, og der er alene tale om brochurer eller produktdatablade. 8 Generelt Der er tale om en produktansvarsforsikring. 9 Generelt Ad. pkt. 2.3 Borgeres frie leverandørvalg Under pkt. 2.3 Borgeres frie leverandørvalg iht. 112 er der henvist til stk. 4 om støtte til særligt personlige hjælpemidler. Det synes ikke muligt at finde denne passus i gældende lovgivning. 9 - Generelt Det er korrekt. Der burde have stået, at der kan ydes støtte til hjælpemidler til personer med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. 10 Generelt Ad. pkt. 2.5 Sortiment Under pkt. 2.5 Sortiment kræves, at Tilbudsgiver skal tillige skriftligt erklære, at et ensartet kvalitetsniveau fastholdes i hele aftaleperioden. Udbyder bedes tilkendegive hvilket kvalitetsniveau, der skal være gældende. Lægges der fx vægt på at virksomheden er kvalitetscertificeret, eller er et lavt men ensartet niveau tilstrækkeligt? 11 Generelt Ad. pkt. 2.6 Produktkvalitet Under pkt. 2.6 Produktkvalitet og garanti kræves Sammen med tilbuddet skal der leveres en produkt og kvalitetsbeskrivelse over de tilbudte produkter. For ortopædisk fodtøj og ortoser indeholder tilbudslisten fortrinsvis individuelt fremstillede produkter, der ikke er defineret før en given patient har et behov. Hvordan tænker udbyder, at en produkt og kvalitetsbeskrivelse skal udarbejdes under de omstændigheder? 10 Generelt Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker en skriftlig erklæring om, at et ensartet kvalitetsniveau fastholdes i hele aftaleperioden. 11 Generelt Kravet om produkt- og kvalitetsbeskrivelse angår alene fabriksfremstillede produkter jævnfør svar 6 - Generelt. 2
12 Generelt Ad. pkt. 2.6 Produktkvalitet Under pkt. 2.6 Produktkvalitet og garanti kræves Brugeren skal have muligheder for at prøve produktet inden beslutning om en bestemt opgaveløsning. For ortopædisk fodtøj og ortoser indeholder tilbudslisten fortrinsvis individuelt fremstillede produkter, der ikke er defineret før en given patient har et behov. Hvordan tænker udbyder, at produktet kan prøves inden beslutning om en bestemt opgaveløsning under de omstændigheder? 13 Generelt Ad. pkt. 3.5 Fakturering Under pkt. 3.5 Fakturering stilles krav om køb gennem E- handel. I alle tilfælde skal der foregå en konsultation af patienten, hvor det fastlægges hvilket produkt, der er behov for. Derfor vil E-handel ikke give mening. og svar af 21. maj 2013: 14 Generelt De oplyste 0,5 mio kr.- indebefatter det både nuværende forbrug af specialsyede og standardstrømper? 15 Generelt Udvælgelseskriterier Under pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier er der i underpunkt 4 henvist til pkt. 2.7, pkt. 2.11.3 og pkt. 2.12.3. Udbyder bedes redegøre for, hvordan de tre punkter indgår henholdsvis som udvælgelseskriterier og som minimumskrav. 16 - Generelt Tilbudsark Er det muligt af hensyn til tilbudsberegning at få oplyst estimeret volumen/forbrug for positioner på tilbudsarket? 17 Generelt Tilbudsark Hvordan evalueres der på laveste pris, idet der ikke er angivet volumen? 12 Generelt Borgerens mulighed for at afprøve produktet gælder alene fabriksfremstillede produkter. I forbindelse med individuelt fremstillede produkter skal bruger og leverandør være enige og tilfredse med produktkvaliteten, afprøvninger, tilretninger m.m., før leverandøren kan udskrive og fremsende faktura. 13 Generelt Køb gennem E-handel vedrører alene køb af kompressionsstrømper til kommunens depoter, hvor kommunen ser det som en mulighed. 14 Generelt Ja, det er korrekt. 15 Generelt I udvælgelseskriterierne underpunkt 4 ønskes der en redegørelse for tilbudsgivers faglige kvalifikationer og kompetencer for at løfte opgaven/ frembringe de efterspurgte produkter. Henvisningerne til de tre minimumskrav om uddannelse er alene ment som en service overfor tilbudsgiver. 16 Generelt Forbruget er alene angivet på tilbudsarket for ortopædisk fodtøj. For ortoser er der tale om relativt få; men meget forskellige behov, hvorfor en angivelse det forventede behov vurderes at være for usikkert. For kompressionsstrømper har datagrundlaget ikke været i orden. 17 Generelt Alle positioner vil blive vægtet ens med mindre som ved ortopædisk fodtøj er angivet et forbrug. Ved disse positioner vil angivelsen blive summeret op med det angivne forbrug jævnfør svar A 3. 3
18 Generelt 18 Generelt Har kommunen gjort sig overvejelser omkring udfordringer i forbindelse med at implementering skal foregå i juli måned? Juli er traditionelt en måned hvor mange afvikler sommerferie. 19 Generelt Ad. pkt. 1.10 Udvælgelseskriterier Kan en Serviceattest fra Erhvervs- og selskabsstyrelsen eller en almindelig soliditetserklæring fra banken bruges til at dokumentere dette punkt? Det vedlagte format for dokumentationen er ikke i tråd med de fleste bankers rutiner for den type dokumentation 20 Generelt Ad. bilag 4 Kan det accepteres at bilag 4 bliver underskrevet af vor revisor? 21 Generelt Ad. 1.8 Generelt om tilbudsmaterialet, s. 6 Udbyder anfører følgende: "Tilbuddet samt tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk." Udbyder bedes venligst bekræfte, at bilagsmateriale af generel karakter ydermere kan fremsendes på sprogene norsk, svensk, engelsk og tysk. 22 Generelt Ad. 2.1 Produkter, s. 10 I udbyders gennemgang af delområderne fremgår semiortopædisk fodtøj ikke som en del af delområde 1. Udbyder bedes bekræfte at dette er en fejl og at semiortopædisk fodtøj indgår i delområde 1. Kommunen beklager den korte frist, der er fra kontraktunderskrivelse den 12. juni til ikrafttrædelse den 1. juli; men er fleksibelt indstillet, såfremt det skulle volde problemer. 19 - Generelt En soliditetserklæring fra tilbudsgivers bankforbindelse vil kunne bruges til at dokumentere punktet. Erklæringen skal indeholde bankens vurdering af om tilbudsgiver på nuværende tidspunkt er i en økonomisk situation, hvor de kan påtage sig, og løfte, for dem almindelige forretningsopgaver. 20 Generelt Formuleringen i Bilag 4 har vist sig at kunne volde problemer, hvorfor det accepteres, at en revisor kan underskrive erklæringen eller der i stedet fremsendes en soliditetserklæring jævnfør svar 19 Generelt. 21 Generelt Alle bilag, der er angivet i pkt. 1.15, skal være skrevet på dansk, ligesom vejledninger rettet mod brugerne skal være skrevet på dansk. Brochurer om produkter og produktblade kan godt fremsendes på norsk, svensk, engelsk eller tysk. 22 Generelt Semiortopædisk fodtøj indgår i delområde 1. 4
23 Generelt Ad. 2.1 Produkter, s. 10 Udbyder anfører følgende: " Der ønskes sammen med tilbudet fremsendt en produktfortegnelse over de tilbudte produkter." Da størstedelen af de efterspurgte produkter fremstilles individuelt på baggrund af den enkelte borgers unikke behov ud fra en helt klart defineret grundprodukt med dertilhørende ekstra positioner, bedes kommunen venligst redegøre for, hvordan en produktfortegnelse ønskes udformet. Tilbudsgiver er af den helt klare opfattelse, at tilbudslisterne opfylder alle krav til en produktfortegnelse, da den ellers ville kunne indeholde flere tusinde varianter såfremt alle alternativer skulle oplistes. Udbyder bedes venligst bekræfte, at medsendte tilbudslister udgør det for en fuld produktfortegnelse, da denne indeholder de mulige variabler inden for de forskellige varegrupper. 23 - Generelt Udbyder frafalder ønsket om en produktfortegnelse. A-1 Ortopædisk fodtøj Ad. pkt. 2.9.3 Prisforhold Under pkt. 2.9.3 Prisforhold for leverancer af ortopædisk fodtøj m.v. står, at Priserne angives som stykpriser. I tilbudslisten er angivet enheder af såvel styk som par. Hvilket af udsagnene skal tilbudsgiverne holde sig til? A 2 Ortopædisk fodtøj et I bilaget Tilbudsark på ortopædisk fodtøj er der anvendt et gammelt udkast fra IKA-fokusgruppen. Listen er på nogle punkter uklar, utidssvarende og mangelfuld. Vi anbefaler, at IKA-fokusgruppens seneste forslag til tilbudsliste (fra 10. april 2013) anvendes. Det vil samtidig betyde, at den nye branchestandard for nummerering anvendes. A 1 Priserne skal angives som tilbudslisten foreskriver. A - 2 Anbefalingen tages til efterretning og et nyt tilbudsskema for ortopædisk fodtøj bliver uploaded (Bilag 2 A Ortopædisk fodtøj Version 2). A 3 Ortopædisk fodtøj et Kommunen bedes venligst bekræfte at alle positioner i tilbudslisten vægtes ens. Alternativt bedes kommunen redegøre for hvordan en vægtning af denne tilbudsliste skal forstås. A 3 Positioner med et anslået forbrug (den grå kolonne) vil blive summeret op med givne antal. Øvrige positioner vil blive vægtet med 1. 5
A 4 Ortopædisk fodtøj et I kommunens gennemgang af de forskellige delområder på s. 10, fremgår det at ortopædiske fodindlæg indgår i delområde 1 - ortopædisk fodtøj. Dog fremgår der ikke nogen muligheder for prissætning af indlæg i denne tilbudsliste. Kommunen bedes tilføje disse til tilbudslisten. Kommunen kan anbefales at tage udgangspunkt i den skabelon, som IKA-gruppen har udarbejdet på ort. fodtøj. A - 4 Anbefalingen tages til efterretning og et nyt tilbudsskema for ortopædisk fodtøj bliver uploaded (Bilag 2 A Ortopædisk fodtøj Version 2). og svar af 21. maj 2013: A 5 Ortopædisk fodtøj Modspørgsmål til svar på spørgsmål A 3 Udbyder skriver som svar på ovenstående spørgsmål: "A 3, Positioner med et anslået forbrug (den grå kolonne) vil blive summeret op med givne antal. Øvrige positioner vil blive vægtet med 1." Såfremt tilbudsgiver har forstået ovenstående korrekt, så vil en semiortopædisk grundsko, hvad enten det er almindelige sko eller sandaler, vægte prisen x 1 i mod en håndsyet grundsko der vil vægte prisen x 48. Med en så markant forskel i vægtning er der stor risiko for taktisk prissætning, der på ingen måder vil komme udbyder til gode. En semiortopædisk sko vil i så fald kunne prissættes til en meget høj pris, uden at påvirke den totale vægtning i tilbuddet væsentligt. Da semiortopædisk fodtøj samtidig er en varegruppe under udvikling, frygter udbyder at den forslåede vægtning vil komme til at skævvride markedet. Udbyder bedes overveje at fastsætte en vægtning, der beror på den markedsmæssige fordeling og som vil sikre en reel og gennemsigtig tilbudsgivning? A - 5 Udbyder fastholder den beskrevne vægtning i svar A 3. Udbyder anbefales at søge inspiration hos enten IKA's kravspecifikationsgruppe, Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere eller andre kommuner, der tidligere har vægtet en tilbudsliste på ortopædisk fodtøj. B 1 Ortoser Ad. pkt 2.10.2 Kvalitet Under pkt. 2.10.2 Kvalitet underpunkt 1 står, at Kvaliteten skal svare til lægelige anvisninger. Der gøres opmærksom på, at læger normalt aldrig angiver kvaliteten af produktet. Kravet giver derfor ikke i praksis mening. B 1 Det er korrekt. Der burde stå Produktet skal svare til den lægelige anvisning. 6
B 2 Ortoser Ad. pkt 2.10.2 Kvalitet Under pkt. 2.10.2 Kvalitet underpunkt 5 står, at Produktet skal være CE-mærket. I hht. den i underpunkt 4 nævnte bekendtgørelse, må individuelt fremstillede produkter ikke mærkes med CE. Der gælder andre regler for mærkning af disse produkter. B 2 Det er korrekt. Kravet om CE-mærkning bortfalder. og svar af 21. maj 2013: C - 1 Kompressionsstrømper : Begrebet Softtå hører til Fladstrikstrømper og kan ikke produceres hverken standard kompressionsstrømper eller rundstrikkede specialstrømper. Der kan foretages ændringer på standard kompressionsstrømper, således at en strømpe med åben tå kan ændres til lukket tå og omvendt. Er det denne tillægsydelse, der menes? C - 2 Kompressionsstrømper : Standard kompressionsstrømper leveres som par. På tilbudslisten over standard kompressions-strømper ønskes nettopris pr. enhed, menes der pris pr. stk. eller pr. par? C - 3 Kompressionsstrømper Ønskes leverandørens varenummer oplyst og i givet fald hvor? C - 4 Kompressionsstrømper Ordregiver bedes for gennemsigtighedens skyld oplyse sine krav til størrelser, farver og kvaliteter. Markedet er meget differenceret hvad angår produkter og ordregiver skal kunne sammenligne tilbuddene på et oplyst grundlag. Da udbuddet bliver afgjort på 100% pris uden hensynstagen til sortiment mener vi at præcisere størrelser, farver og kvalitet. C - 5 Kompressionsstrømper Ad. 2.11.1 Produktvalg og sortiment Det kræves, at kompressionsstrømperne skal være godkendte efter RAI/G2G standard. Vi går ud fra, at der er tale om en skrivefejl og at der menes RAL/GZG standard? C - 6 Kompressionsstrømper Ad. 2.12.1 Produktvalg og sortiment Ønsket til anbrud kan ikke honoreres. Standard strømper sælges altid i par a 2 stk. Et sådan ønske vil fordoble priserne. Ordregiver opfordres til at revidere sit krav. C - 1 Ja, det er korrekt. Der uploades et nyt tilbudsark for kompressionsstrømper, hvor Softtå er fjernet fra arket om Standard kompressionsstrømper. C - 2 Med enhed menes der pr. par. C-3 Ja, under Produktnavn skal varenavn og tilbudsgivers varenummer angives. C-4 I den udstrækning tilbudsgiver har forskellige priser i forhold til tilbudsarkets varianter af de enkelte produktgrupper, kan tilbudsgiver tage udgangspunkt i en gennemsnitspris til tilbudsarket. C-5 Ja, det er en fejl strømperne skal være godkendt efter den internationale standard RAL/GZG. C-6 Vi accepterer, at strømperne leveres parvis. 7
C - 7 Kompressionsstrømper Der tilbydes rigtig mange varenumre inden for hver enkelt kategori i standardstrømper. Det bliver meget uoverskueligt i tilbuds arket, sådan som det er opbygget. Vil det være muligt blot at anføre en pris og et produktnavn i arket og så vedhæfte en sortimentsoversigt med kvalitet, varenumre, størrelser og farver? C - 8 Kompressionsstrømper Normalt leveret specielsyede kompressionsstrømper pr. stk., ønskes prisen oplyst pr. stk. eller pris pr. par?? og svar af 21. maj 2013: C 9 Menes der med enhed pr. stk.? Specialsyede strømper købes oftest stykvis. C 10 Ad. 2.11.1 og tilbudsark Under kravsspecifikation for specialsyede kompressionsstrømper beder I om tilbud på sortiment i klasse 1-4, hvor der i tilbudsark kun spørges til klasse 1-3. Hvilke klasser ønsker kommunen tilbud på? C 11 Ad. 2.11.1 Vil I uddybe, hvad der menes med "Mulighed for tilretning af standardstrømper"? C 12 Ad. 2.12.1 Produktvalg og sortiment Vil I bl.a. beskrive, hvordan denne tillægsydelse skal håndteres i praksis? Hvad er det estimerede forbrug på ydelsen? Har I overvejet om denne tillægsydelse skal fremgå af tilbudsark? C 13 Tilbudsark standard Under kompressionsstrømpebuks er der 3 identiske tilbudslinjer, hvor der ønskes tilbud på kl. 1. Er dette en fejl - skal der i stedet gives tilbud på henholdsvis kl. 1, 2 og 3? C 14 + opfølgning på spørgsmål C-8 I forlængelse af tidligere stillet spørgsmål (jf. C-8) vil vi gerne opfordre udbyder til, at prisen for specialsyede kompressionsstrømper skal angives pr. stk., hvor prisen for standard kompressionsstrømper skal angives pr. par. Dette er almindelig praksis. C 7 Ja, det vil være en mulighed. C 8 For ensartethedens skyld ønsker vi prisen pr. par jævnfør svar C-2 og C-6. C 9 Vi ønsker prisen pr. par jævnfør C 8. C 10 Vi ønsker kun tilbud på klasse 1 3. C 11 Der er tale om isætning af topbånd. C 12 Under det pågældende punkt står der ikke noget om en tillægsydelse. I pkt. 2.12.2 ønskes der en skriftlig vejledning om dels på- og aftagning af kompressionsstrømper og dels om pleje og vask af strømperne. C 13 Ja, det er en fejl. Ny version af tilbudsark Bilag 2 C Kompressionsstrømper vil blive uploaded. C 14 Opfordringen er taget til efterretning, og det er indskrevet i den nye version af tilbudsarket. 8
C 15 + opfølgning på spørgsmål C-4 Som opfølgning på svar C-4 vil vi gerne bede udbyder om, at uddybe, hvad der menes med tilbudsarkets ""varianter"" af de enkelte produktgrupper. Skal det forstås sådan, at udbyder kun ønsker tilbud på et produkt og dermed kun en pris pr. - den af udbyder definerede - linje under produktbeskrivelse? C 15 Nej, tilbudsgiver må meget gerne skrive flere varenavne og numre under rubrikken Produktnavn i de enkelte positionslinjer; men det skal være til samme pris. Hvis ja, da vil det ikke være muligt at tilgodese udbyders krav om et ""tilbud på hver fabrikats tilgængelige sortiment"" (jf. 2.11.1). Det vil endvidere betyde, at udbyder ikke vil få et dækkende sortiment, som kan være med til at sikre behovet for en optimal kompressionsbehandling. Dette fordi, at der inden for hver klasse af kompressionsstrømper findes strømper af forskellige materialer og ikke mindst strømper med forskellig grad af elasticitet og dermed stifness (stivhed). Som følge af de forskellige typer af strømper inden for hver klasse, varierer priserne fra produkt til produkt." C 15 Ad. 2.3 Borgerens frie valg. 112, s. 11 Udbyder bedes venligst redegøre for, hvordan en måltagning skal faktureres såfremt en borger ønsker at benytte retten til det frie valg ifm. kompressionsstrømper, da dette ofte vil være forbundet med en måltagning hos den af borgeren valgte leverandør. C 15 Såfremt situationen skulle opstå, må leverandøren fakturere ydelsen særskilt. 9