Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 3. juni 2013 kl. 17.00 i festlokalet Vognmandsgade 16, 3300 Frederiksværk Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 3 2 Halsnæs Ny Boligselskab... 3 2.1 Orientering fra formanden... 3 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 2.3 Lukket punkt... 3 2.4 Personaleforhold Generel orientering... 3 2.5 Tablets til organisationsbestyrelsen og måske afdelingsbestyrelserne... 4 3 Markedsføring og synlighed... 4 4 Boligselskabets afdelinger... 5 4.1 Mandskabsfaciliteter... 5 4.2 Lathyrushaven Fjernvarmeprojektet og Helhedsplan... 5 4.3 Troldehaven Helhedsplan... 5 4.4 25-08 Elmegården imødegåelse af lejeledighed og gerne flere på ventelister... 5 4.5 Fælles maskinpark for alle afdelinger... 6 5 Domea som samarbejdspartner... 7 5.1 Krav i forhold til administrativ samarbejds aftale, såsom arbejdsplaner i alle afdelinger.... 7 5.2 Bilag vedr. ekstra fakturering udover adm. bidrag, bedes sendt på mail for hver gang der sker fakturering. Samlet oversigt for hver afd. ved hvert organisationsbestyrelsesmøde. 7 5.3 Oversigt over lejligheder i afd. 2502, hvortil der er ydet tilskud til genopretning af gulve for 45.000kr. pr. år i 3 år, efter vinyl. Så der er styr på hvilke boliger der er ordnet.... 7 5.4 Fremover skal der reageres på alle henvendelser fra beboere med fast aftale om, hvornår skaden/arbejdet udføres. På en høflig og servicemindet måde.... 7 5.5 Ved henvendelse fra beboere, skal ejendomskontoret informere beboerne om, at der foreligger tegninger vedr. tilbygninger et. og give den rette vejledning. Samtlige bestyrelsers reglementer skal overholdes fra Domeas side.... 7 5.6 Til nye bestyrelser fremsendes, ordensreglement, råderetskatalog, beboer håndbog osv. Oplysning til bestyrelser om skattefri godtgørelser som telefon og kontorhold.... 7 5.7 Når man søger bolig online, bør der være et direkte link til opnotering/ventelister :-) håber det fungerer.... 8 6 Mødeplanlægning... 8 7 Resultat af afstemning om betaling af organisationsbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i Domea s landsmøde, afsluttet april 2013.... 8 8 Eventuelt... 8
Deltagere fra bestyrelsen: Inge-Lise Rasmussen, formand Ulla Torp, næstformand Birgit Nielsen Trine Feldstedt Jørgen Rønnebech Karin Thomsen Mona Jensen Kaia Bergenhagen Povl Povlsen Afbud fra: Kern Månsson. Troels Bech-Petersson Øvrige deltagere: Anders Hornehøj, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 28. juni 2013
1 Godkendelse af referat Indstilling: Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 14. marts 2013. Beslutning: referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Halsnæs Ny Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Formanden havde ikke noget, at orientere om. Bestyrelsen tog dette til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen orienterede om, at der i den kommende weekend, bliver afholdt Garantforsamling og Landskonference i Kolding, hun ser frem til dette og håber at se den øvrige bestyrelse på mødet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Lukket punkt Anders Hornehøj, har indsendt et notat til Domea s ledelse, hvori det anbefales at Domea dækker det beløb som, Ulla Torp skulle have udbetalt. Bestyrelsen bad Anders Hornehøj om, at rykke for et svar. Efterfølgende er der givet grønt lys, fra Domea til, at dække udgiften og Anders Hornehøj har bedt regnskab om at udføre omposteringen. 2.4 Personaleforhold Generel orientering Anders Hornehøj orienterede om, at personalet havde det godt og at alt tilsyneladende fungerer godt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Side 3 af 8
2.5 Tablets til organisationsbestyrelsen og måske afdelingsbestyrelserne På møde i bestyrelsen den 14. marts 2013 besluttede bestyrelsen følgende: a. Bestyrelsen besluttede, at organisationsbestyrelsen skal udstyres med Samsung Tablets, til en maks. pris på kr. 5.695 pr. stk. inkl. opsætning. Hertil kommer undervisning i brugen heraf. b. Afdeling 25-25 Troldehaven, blev spurgt om deres afdelingsbestyrelse kunne tænke sig, at deltage i et pilotprojekt om digitalisering af afdelingsbestyrelser i Domea. Dette ville de gerne og Anders Hornehøj melder dette videre til Domea. Når der er høstet erfaringer fra dette projekt, mener bestyrelsen, at punkt 2.7b kan tages op igen. Bestyrelsen i 2525 Troldehaven har indkøbt Samsung Tablets og Troels har stået for opsætningen heraf. Da Domea ikke har erfaring med opsætning af Samsung Tablets, har jeg spurgt Troels om han var villig til, at bruge sin erfaring med opsætningen af Troldehavens tablets, til at opsætte organisationsbestyrelsens tablets. Dette har Troels indvilliget i, at gøre hen over sommeren. Bestyrelsen drøftede sagen og besluttede, for at sikre at der kom skred i sagen og at Domea kunne sørge for undervisning i brugen af tablets, at man skulle ændre beslutningen, til at Anders Hornehøj bestiller I-pads og undervisning til bestyrelsen. Trine vil være kontaktperson for koordinering af undervisningen. Anders Hornehøj sørger for, i.h.t. Domea vejledning, at sætte proceduren i gang. I vejledningen kan også læses vejledning for afskrivninger osv.. Vejledningen lægges op på organisationens hjemmeside. 3 Markedsføring og synlighed På mødet i bestyrelsen den 14. marts 2013 besluttede bestyrelsen at se på sagen én gang til og nedsatte et nyt udvalg, som skal se på logo (til skilte og arbejdstøj) og skiltning. Udvalget består af: Trine Feldstedt, Mona Jensen og Kern Månsson. Udvalget fremkom med et par forslag, som blev drøftet. Bestyrelsen besluttede, at der, når det nye ejendomskontor på Syrenvej 8A, står færdigt, vil udvalget sammen med Jesper og Anders Hornehøj, finde den bedste løsning på skilt, indeholdende Halsnæs Ny Boligselskab (med tilhørende Qr kode) Ejendomskontor Åbningstid hverdage mellem 8 og 9 Telefon 47 72 53 93 Mail: HNB@domea-afd.dk Udlejning: Domea tlf: 76 64 66 20 (eller evt.nyt nr.)/www.domea.dk Bestyrelsen ønskede også, at Anders Hornehøj drøftede muligheden for, at få et henvisningsskilt til Langhusvej/Grubbehusvej opstillet ved indkørslen på vejen ved stationen. Hvis ikke kommunen, vil bekoste skiltet, ser udvalget på at lave et og ansøge om, tilladelse til opstilling af et sådant. Side 4 af 8
Bestyrelsen vedtog, at personalet i boligselskabet, fremover bliver klædt på i ens arbejdstøj i farverne sort/grå. Der skal trykkes, med hvide bogstaver, Halsnæs Ny Boligselskab på bryst og ryg, af både jakker, T-shirts eller Polo-shirts. Skrifttypen skal være Verdana. Medarbejderne skal udstyres med et legitimationskort med billede, som på forlangende skal forevises. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Mandskabsfaciliteter Anders Hornehøj orienterede om, at byggeriet skrider planmæssigt frem og at der nu er sat spær på huset. 4.2 Lathyrushaven Fjernvarmeprojektet og Helhedsplan Anders Hornehøj orienterede om, at der var afholdt licitation på fjernvarmeprojektet i afdelingen. Der havde været visse forhold i resultatet af licitationen, som gjorde det nødvendigt, at sagen blev juridisk vurderet af en ekspert. Efter vurderingen er sagen vundet af Jord og Fjernvarme Entreprenørerne. Der arbejdes nu på, at sælge energibesparelserne og få en kontrakt på plads med entreprenøren. Tirsdag den 11. juni kommer Landsbyggefonden på besøg i afdelingen, grundet den indsendte helhedsplan. Ud over Landsbyggefonden, deltager bestyrelsen, driftsleder Jesper Kristensen, Arkitektfirmaet Karl Henning Sørensen, Domea Byg og Anders Hornehøj Christian Hornehøj. 4.3 Troldehaven Helhedsplan Der afventes møde med Landsbyggefonden. Bestyrelsen tog disse orienteringer til efterretning. 4.4 25-08 Elmegården imødegåelse af lejeledighed og gerne flere på ventelister På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet ikke, på nuværende tidspunkt, at nedsætte huslejen i afdelingen. Udlejningssituationen følges nøje. Der blev ikke, på sidste møde drøftet, hvorvidt indskuddet skulle reguleres, for derigennem at forsøge, at tiltrække nye lejere. Det kan oplyses, at Indskuddet er på mellem kr. 23.900 og kr. 36.800 Til information kan Domea oplyse følgende om opskrivninger og udlejningssituationen. 25/02 393 ansøgere i alt, her af 150 aktive 25/08 111 ansøgere i alt, her af 13 aktive 25/25 391 ansøgere i alt, her af 181 aktive Side 5 af 8
I afd. 25/08 er der pt. 2 opsigelser i gang: Langhusvej 17 (25-8-24-5) ophør pr. 31/8-13 (fraflytning 16/6-13) Grubehusvej 9 (25-8-37-3) ophør 30/6-13 (fraflytning 15/4-13). Har været i tilbud flere gange og er sidst sendt tilbud 22/5 til 5 pers. Beslutning: Det blev besluttet, at bestyrelsen ønskede, at få en opgørelse de sidste års fraflytningsudgifter pr. fraflytter og sammenlagt, en opgørelse over hvilke tab der havde været på fraflyttere, samt hvad indskuddet fra start af udlejning har været og om det er lovligt, at nedsætte indskuddet. Domea s vejledning for nedsættelse af indskud, lægges op som bilag til referatet, på hjemmesiden. Herefter vil det blive drøftet, hvorvidt indskuddet skal sættes ned, til f.eks. 285 kr. pr. m2. 4.5 Fælles maskinpark for alle afdelinger Indtil nu, har hver enkelt afdeling i Halsnæs Ny Boligselskab, haft hver deres maskinpark, når det gælder de større maskiner. Nogle få, har ikke haft nogen og har lånt af naboen, til det beskedne brug de har. Når man har sine egne maskiner (som i dag), betyder det at de bliver dårligt udnyttet. Det betyder, at de oftest udskiftes fordi de bliver for gamle og ikke fordi de er slidt op. Det er økonomisk belastende for de enkelte afdelinger, at de skal have deres egne store maskiner, som ikke udnyttes optimalt. Dette kunne gøre anderledes, væsentligt mere rationelt og ikke mindst billigere. Driften og Anders Hornehøj, foreslår at alle større maskiner (alt over plæneklippere, som man går bag ved), samles i én pulje. De kan så benyttes i alle selskabets afdelinger. Det vil betyde, at maskinerne får væsentligt flere driftstimer. Det betyder også besparelse på tidsforbrug på f.eks. græsslåning, fejning osv., ved at opgaverne udføres af en bedre og kraftigere maskinkraft. Forslaget om, at pulje de nuværende maskiner, i én stor pulje tænkes gjort på følgende måde. Der er udarbejdet en vurderingsliste fra Helsinge Maskinforretning, som viser hvilke maskiner de enkelte afdelinger har og deres nuværende værdi. Denne maskinpark tænkes, at blive skudt ind i puljen og afdelingerne, hvor maskinerne kommer fra, afregnes af puljen herfor. Der udregnes herefter et indskud, baseret på lejemålsfordeling, for hver afdeling. Det vurderes herefter, hvad der måtte være af behov for udskiftning og evt. ny tilkøb. Der er på de enkelte afdelinger drifts- og vedligeholdelsesplaner afsat penge til forskellige maskintyper i forskellige år. Indskuddene i maskinpuljen, kan tages herfra. Der budgetteres herefter, med indkøbs- og driftsbeløb til maskinparken på konto 116 i hver enkelt afdeling, efter lejemålsfordeling i forhold til selskabet. Bestyrelsen drøftede sagen og man fandt forslaget interessant. De bad Anders Hornehøj om, sammen med Jesper om, at komme med et oplæg. Side 6 af 8
5 Domea som samarbejdspartner Ulla Torp har indsamlet følgende spørgsmål, som ønskes på dagsordenen. Anders Hornehøj besvarede spørgsmålene på mødet, se svarene nedenfor. Han oplyste ligeledes, at spørgsmålene reelt burde have været stillet, som almindeligt løbende spørgsmål til de relevante personer i driften (Ejendomsmester, Driftsleder eller Driftschef) og ikke tages op på et organisationsbestyrelsesmøde, med mindre at spørgsmålene ikke besvares af de relevante personer. 5.1 Krav i forhold til administrativ samarbejds aftale, såsom arbejdsplaner i alle afdelinger. Anders orienterede om, at der var iværksat udarbejdelse af arbejdsplaner med alle afdelinger. 5.2 Bilag vedr. ekstra fakturering udover adm. bidrag, bedes sendt på mail for hver gang der sker fakturering. Samlet oversigt for hver afd. ved hvert organisationsbestyrelsesmøde. Anders oplyste, at han ikke laver fakturaer, uden på forhånd at have aftalt det med bestyrelserne, som skal betale for arbejdet. Der er en del fakturering i forbindelse med forskellige forbrugsregnskaber o.l., som er en del af den forretningsføreraftale der er indgået mellem boligselskabet og Domea. Derfor, enedes man på mødet om, at når Anders laver en tillægsydelse (efter forudgående aftale), så sender han en kopi af faktureringsgrundlaget til afdelingsbestyrelsen. 5.3 Oversigt over lejligheder i afd. 2502, hvortil der er ydet tilskud til genopretning af gulve for 45.000kr. pr. år i 3 år, efter vinyl. Så der er styr på hvilke boliger der er ordnet. Anders oplyste om, at der var 100 % styr på, hvilke lejemål der har været genoprettet gulve i og hvilke udgifter der har været i forbindelse hermed. Der bliver ikke, udbetalt tilskud, som er større end de udgifter der har været. 5.4 Fremover skal der reageres på alle henvendelser fra beboere med fast aftale om, hvornår skaden/arbejdet udføres. På en høflig og servicemindet måde. Anders oplyste, at det var hans opfattelse, at det også var tilfældet i dag. Hvis ikke, opfordrer han til, at man så henvender sig til driftslederen og i yderste konsekvens til Anders. Anders vil tage en generel snak om med de ansatte herom. Med hensyn til en fast aftale om, hvornår arbejdet skal udføres, vil Jesper og Anders Hornehøj se på mulighederne. Det kunne måske være en fast håndværkerdag i hver afdeling eller lign. 5.5 Ved henvendelse fra beboere, skal ejendomskontoret informere beboerne om, at der foreligger tegninger vedr. tilbygninger et. og give den rette vejledning. Samtlige bestyrelsers reglementer skal overholdes fra Domeas side. Anders Hornehøj oplyser, at alle der bemander ejendomskontoret, er vidende om hvad der gælder i de enkelte afdelinger og vejleder korrekt herom. 5.6 Til nye bestyrelser fremsendes, ordensreglement, råderetskatalog, beboer håndbog osv. Oplysning til bestyrelser om skattefri godtgørelser som telefon og kontorhold. Anders Hornehøj orienterede om, at alle nye lejere får udleveret materialet, derfor burde alle nye bestyrelsesmedlemmer også have materialet. Det er op til afdelingsbestyrelserne, at vedligeholde materialet og lægget det op på af- Side 7 af 8
delingens hjemmeside, samt tilsende Domea nye versioner, således at nye lejere får det opdaterede materiale. Med hensyn til, oplysninger til bestyrelser om telefonpenge osv., opfordredes det til, at bestyrelserne sørger for at give oplysningerne i arv. Der henvises til, at oplysningerne altid kan hentes på Domea s-, Bl s- og ministeriets hjemmesider. Domea s gældende vejledning på området, lægges op som bilag. 5.7 Når man søger bolig online, bør der være et direkte link til opnotering/ventelister :-) håber det fungerer. Domea s hjemmeside er under løbende udvikling og hvis ikke det allerede virker, vil det formentlig blive en af de ting som kommer til det. 6 Mødeplanlægning Indstilling: Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013. 09-09-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16, Frederiksværk 05-12-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16, Frederiksværk 11-12-2013 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7 Resultat af afstemning om betaling af organisationsbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i Domea s landsmøde, afsluttet april 2013. For god ordens skyld, indskrives en beslutning foretaget ved, e-mail afstemning i bestyrelsen. Afstemningsresultatet blev Skal organisationsbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i BL Domea s landsmøde betales af selskabets arbejdskapital? JA NEJ 8 1 Skal det også gælde suppleanter til organisationsbestyrelsen. 6 3 8 Eventuelt Der var ingen punkter under eventuelt. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Inge-Lise Rasmussen Side 8 af 8