6. juni 2016 Resumé af referat fra Forretningsudvalgsmøde den 27. april 2016 kl. 17.00 og Bestyrelsesmøde den 18. maj 2016 kl. 17.00 i Almenbo, Hold-an Vej 16, Ballerup Deltagere Fra bestyrelsen: Per Kloster Andersen, Erik Frikke, Vibeke Ahlmann, Allan Bogholdt, Bjarne Frølund og Maria Lundahl Assov Fra Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab: René Hattens Fra administrationen: Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lotte Schultz (referent) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2016 samt bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 27. april 2016 3. Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager b. Meddelelser c. Status Almenbos økonomi 4. Almenbos regnskab 2015 a. Regnskab b. Spørgeskema c. Revisionsprotokollat 5. Årsberetning 6. Tilfredshedsanalyse 7. Sommerarrangement i Almenbos have 8. Planlægning af den ordinære generalforsamling den 1.6 2016 9. Eventuelt ad 1 - Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. ad 2 - Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2016 samt bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 27. april 2016 Referatet fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2016 blev godkendt uden bemærkninger. Til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 27. april 2016 var der ingen bemærkninger.
ad 3 - Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager På mødet blev der orienteret om status på igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager. b. Meddelelser Persondataloven: En ny persondataforordning, som vedtages i EU, vil gælde i de enkelte EU-lande fra 1. kvartal 2018. Dette betyder, at administrationen skal sikre klarhed over dataflow, der vil kræve arbejdsmæssige ressourcer samt nye forretningsgange, der sikre at persondataloven overholdes. Personale: Lisbet Schaltz har afholdt medarbejderudviklingssamtaler med alle medarbejder i administrationen og ejendomsleder Steen Jørgensen. Som nævnt i referatet fra forretningsudvalgsmødet har Lotte Schultz valgt at fratræde sit job som administrationssekretær pr. 31. august 2016. Fyraftensmøde: Den 11. maj 2016 blev der afholdt fyraftensmøde omkring organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer, hvor der blev entreret med BL v/ Bjarne Zetterstrøm. BL 1. kreds valgmøde: Som ny formand blev Camilla Hegnsborg, Hovedstadens almennyttige Boligselskab valgt og Kaare Vestermann, Boligforeningen Vibo blev valgt som næstformand. Ejendomskontor i Boligselskabet Kirstinevang: Allan Fabritius har meddelt, at han ønsker at gå på pension med udgangen af 2016. Med baggrund heri blev det på bestyrelsesmødet i Boligselskabet Kirstinevang den 26. april 2016 besluttet, at sammenlægge boligselskabets to ejendomskontorer til ét kontor i Rugvænget 31. Penneo: Almenbo har implementeret Penneos digitale underskriftsløsning. Det betyder, at lejekontrakter, regnskaber og referater mv. kan underskrives via NemID. På Almenbos hjemmeside kan der læses mere om digitale underskrifter. Kursusportal: Almenbo har indgået et samarbejde med CPH West, der er en kursusportal for både ansatte og bestyrelser. c. Status Almenbos økonomi Til mødet var udsendt budgetkontrol for perioden 1.1.-11.5.16. Bestyrelsen havde ingen bemærkninger hertil. 2
Ad 4. Almenbos regnskab 2015 a. Regnskab Resultatopgørelsen udviser et overskud på 427.138 kr., der primært skyldes større indtægter på lovmæssige gebyrer. Almenbos balance udgør pr. 31/12 2015 6.714.653 kr. Arbejdskapitalen udgjorde pr. 31/12 2014 2.409.736 kr. Arbejdskapitalen er forøget med årets overskud på 427.138 kr. samt bidrag til arbejdskapitalen på 278.352 kr. Arbejdskapitalen udgør herefter 3.115.226 kr. pr. 31/12 2015. Egenkapitalen udgør herefter 3.515.226 kr. pr. 31/12 2015, hvoraf 400.000 kr. udgør boligorganisationsandele. Bestyrelsen godkendte Almenbos regnskab for 2015. b. Spørgeskema Der var ingen bemærkninger til spørgeskemaet, der blev godkendt af bestyrelsen. c. Revisionsprotokollat René Hattens gennemgik og kommenterede revisionsprotokollatet og herunder blev følgende nævnt: 1.4 Konklusion på den udførte revision: Under forudsætning af bestyrelsens godkendelse af årsregnskabet i den foreliggende form samt godkendelse af besvarelsen af spørgeskemaet, har vi forsynet årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold, men med obligatorisk supplerende oplysning om forståelsen af revisionen samt afgivet en revisorerklæring på spørgeskemaet uden forbehold eller supplerende oplysninger og afgivet en revisorudtalelse om ledelsens årsberetning uden kritiske bemærkninger. 3 Forretningsgange og interne kontroller: Revisionen har gennemgået og vurderet administrationsorganisationens forretningsgange og de heri indarbejdede interne kontroller inden for det regnskabsmæssige område. For 2015 har vi stikprøvevis revideret administrationsorganisationens forretningsgange på udvalgte områder med henblik på identifikation og vurdering af nøglekontroller. 3.1 Generelle it-kontroller: Almenbo har indgået aftale med EG Data Inform Hjørring A/S (EGDI) om Etablering og drift af boligadministrationsløsningen EG Bolig 2, hvorefter Almenbo ikke længere selv har underliggende basisprogrammel samt servere i eget regi. Almenbo har i forbindelse med regnskabsafslutningen indhentet erklæring fra EGDI s revisor PwC vedrørende generelle it-kontroller i tilknytning til EGDI s it-drift og hostingaktiviteter. Konklusionen på PwC s gennemgang af generelle it-kontroller, it-drift og hostingaktiviteter har ikke givet PwC anledning til bemærkninger. 3
3.2 Forvaltningsrevision: Revisionen har påset, at administrator har videreført den igangsatte proces med henblik på en løbende implementering af forvaltningsrevision i boligorganisationen. Vi har konstateret, at administrator i indeværende regnskabsperiode blandt andet har fortsat fokusering på effektivisering af arbejdsgange m.v., herunder etablering af digital signatur. Derudover er der arbejdet på it-mæssige ombygning af de enkelte boligorganisationers venteliste for at indarbejde de fleksible kriterier, der er besluttet i de enkelte boligorganisationers anvisningsaftale med boligorganisationens kommune. 4.1 Tilsynsmyndighedens gennemgang af tidligere års resultater: På vores forespørgsel oplyser administrator, at regnskaber for 2014 er gennemgået af kommunen uden bemærkninger. 4.2 Forsikringsforhold: Vi har påset, at administrationsorganisationen har tegnet de forsikringer, der efter vores opfattelse må anses for sædvanlige. Vi er ikke i stand til at udtale os om, hvorvidt forsikringsdækningen på de tegnede forsikringer er tilstrækkelige, eller om administrationsorganisationen eventuelt mangler at tegne forsikringer på særlige områder. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet. Ad 5. Årsberetning Årsberetningen var udsendt til mødet. På mødet blev årsberetningen gennemgået, og der var nogle få forslag til ændringer. Bestyrelsen godkendte herefter årsberetningen for 2015. Ad 6. Tilfredshedsanalyse Til mødet var fremsendt resultatet af tilfredshedsanalysen i 2010. Ny tilfredshedsanalyse forventes gennemført i oktober måned 2016. Bestyrelsen godkendte oplæg til tilfredshedsanalyse. Såfremt bestyrelsen kommer i tanke om supplerende spørgsmål, kan den komme med input til administrationen frem til den 1. september 2016. Ad 7. Sommerarrangement i Almenbos have Invitation til sommerhygge i haven og afskedsreception for Lotte Schultz den 15. juni er udsendt til alle medlemmer og suppleanter i repræsentantskabet, boligorganisationens bestyrelse og afdelingsbestyrelse, samt til alle ansatte og pensionister. Ad 8. Planlægning af den ordinære generalforsamling den 1.6.16 Indkaldelse med en foreløbig dagsorden er udsendt til formændene for hver af de 5 boligorganisationer og til Almenbos bestyrelse den 2. maj 2016. Endelig dagsorden med bilag fremsendes personligt til alle deltager senest den 25. maj 2016. Administrationen meddelte, at Steen Jørgensen AKB Lyngby er valgt, som medarbejdernes repræsentant til Almenbos bestyrelse og Bjarne Frølund genopstiller som habilitet. 4
Ad 9. Eventuelt Erik Frikke meddelte, at han er valgt som 3. suppleant til BLs 9. kreds. Erik Frikke orienterede kort omkring etablering af Letbanen, der nu ser ud til at blive gennemført. Der er dog intet nyt omkring linjeføringen. Mødet sluttede kl. 18.45. 5