Tivoli Legeland ~ case til inspiration til at lave det gode spørgeskema Dette notat er til inspiration forud for at lave en spørgeskemaundersøgelse eller inden evalueringer i øvrigt. Indhold i casen 1. Casen... 1 1.1. Formålsbetragtninger... 2 1.2. Målsætninger... 2 1.3. Interessentanalyse... 3 1.4. Brainstorm på spørgsmål... 3 1.5. Opgaver forud for en god undersøgelse ~ en opsamling... 4 2. Lav undersøgelse i Survey Xact... 5 2.1. Angiv en velkomsttekst... 5 2.2. Udform selve spørgeskemaet... 5 2.3. Avancerede tiltag i det elektroniske spørgeskema... 8 3. Distribuér spørgeskemaet... 10 3.1. E-mail skabeloner... 10 3.2. Respondenter... 10 3.3. Distribuér... 10 4. Analyse... 11 1. Casen Børge Hugosen har altid ønsket sig en forlystelsespark, og nu har han fået muligheden for at købe en veletableret én af slagsen. Som den erfarne forretningsmand han er, kender han til vigtigheden af at kende forholdene i en virksomhed. En af måderne, som Børge kender til, hvorpå man kan få en indsigt i disse forhold, er gennem en evaluering ved hjælp af en kvantitativ spørgeskemaundersøgelse. Børge vil gerne lave flere forskellige undersøgelser, fordi han ved, at man ikke kan få dækket alle vinkler og interessenter i en og samme i hvert fald hvis den ikke skal blive for lang og kringlet. Derfor er han gået i tænkeboksen med de data han kender, og vil nu overveje, hvordan han vil gribe den første undersøgelse an. Hvem skal være modtagere, hvad skal de spørges om og hvad vil han bruge resultaterne til? Forlystelsesparken rummer flere spændende attraktioner, spisesteder og forskellige små kiosker og boder ude ved forlystelserne. Det kræver en del medarbejdere hen over sæsonen, som løber fra maj til september foruden de faste til vedligeholdelse m.m. af forlystelserne. De kunne være en oplagt målgruppe, også når Børge tænker på, hvordan han som ny leder bedst kommer ind på livet af medarbejderne både de nye og den gamle, faste skare. Over hele sæsonen er der ca. 250 medarbejdere ansat til at styre forlystelserne samt bemande kioskerne og spisestederne. En anden vigtig målgruppe er de besøgende. Her har parken de sidste mange år haft en stigende tendens i antallet af besøgende, så der kommer omkring 95.000 forbi parken hvert år. 1/12
Et andet element ved den kvantitative spørgeskemaundersøgelse, som Børge overvejer, er, hvilket medie det skal indsamles igennem. Karl Børge forventer, at de fleste medarbejdere har adgang til en computer derhjemme, hvorved han vil kunne benytte den elektroniske udgave af spørgeskemaet. Det er noget andet med de besøgende. Han kan ikke forvente, at de besøgende vil udlevere deres e-mailadresser, så hvis spørgeskemaet skal være elektronisk skal det ligge på hjemmesiden. Det giver så den udfordring, at få de besøgende til at besøge hjemmesiden efter de har været i forlystelsesparken. En anden mulighed er at udlevere spørgeskemaet ved indgangen, og så modtage det når de er på vej hjem igen. En papirudgave af spørgeskemaet stiller dog helt andre krav på udformningen i forhold til en elektronisk udgave. 1.1. Formålsbetragtninger Inden Børge udvælger målgruppen til sin første undersøgelse, tænker han på, hvad formålet egentlig skal være med at gennemføre undersøgelsen. Han tænker blandt andet på følgende: Vurdere tilfredsheden med de enkelte forlystelser og boder Vurdere nyhedsværdien på de enkelte forlystelser og boder Vurdere medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen Vurdere parkens resultater i forhold til konkurrenternes Vurdere parkens muligheder i fremtiden i relation til udvidelse, konkurrence og kundegrundlaget Der kan være mange andre formålsbetragtninger. 1.2. Målsætninger Karl Børge vil gerne gennemføre undersøgelsen løbende. Det er derfor vigtigt, at der er nogle SMARTe mål, som kan anvendes til løbende styring og sammenligning. SMARTe mål er specifikke, målbare, accepterede, realistiske og tidsfastsatte han har endda hørt, at nogle vil sige SMART-ØF mål, idet de mener, at mål også skal forholdes til økologi (det omkringliggende) og futurestate (tage højde for fremtiden). Børge ved at den tidligere ejer har foretaget evalueringsundersøgelser, og de indeholder forskellige målbare forhold, som han kan genbruge. Derudover kan Børge også vælge, at hans egen undersøgelse skal danne grundlag for fremtidige evalueringsundersøgelser. Derfor ser Børge umiddelbart følgende målsætninger: Målsætninger i forhold til tidligere undersøgelser o Er medarbejderne stadig tilfredse (70-80 %) med arbejdsforholdene i parken? o Er de besøgende stadig tilfredse (65-75 %) med attraktionernes nyhedsværdi? o Er de besøgende stadig meget tilfredse (80-90 %) med medarbejdernes service? o Er de besøgende stadig tilfredse (70-80 %) med de fysiske forhold i parken? Målsætninger til fremtidig evalueringsbrug o Hvor tilfredse er medarbejderne med arbejdsforholdene i parken? o Hvor tilfredse er de besøgende med attraktionernes nyhedsværdi? o Hvor tilfredse er de besøgende med medarbejdernes service? o Hvor tilfredse er de besøgende med de fysiske forhold i parken? o Hvordan er parkens fysiske forhold? 2/12
Alderen på inventaret Slidtagen af inventaret Lever det op til nutidens krav fx handicaptilgængelighed Der kan være mange andre målsætninger. 1.3. Interessentanalyse For at vide, hvem der skal deltage i spørgeskemaundersøgelsen ved Børge, at det er vigtigt at definere målgruppen. Umiddelbart ser han disse universelle interessenter: Brugere/besøgende Medarbejdere (fast og sæsonansatte) Leverandører Samarbejdspartnere Der kan være mange andre interessenter. Interessenterne har ikke kun betydning i fht. deltagelse, men også i høj grad i fht. udformningen af spørgsmålene, og i fht. valg af distributionsform. 1.4. Brainstorm på spørgsmål Inden Børge begynder at udforme sit spørgeskema, brainstormer han på, hvilke spørgsmål, som kunne være relevante at stille. Og han grupperer dem i temaer. Eksempler på spørgsmål uafhængigt af målsætning, mv. Hvor tilfreds er du med de generelle arbejdsforhold i parken? Hvor tilfreds er du med arbejdsforholdene i forbindelse med attraktionen Hyænen? o Yderst o Meget o Tilfreds o Lidt o Decideret utilfreds Hvordan kunne dine arbejdsforhold forbedres i forbindelse med attraktionen Hyænen? o Bedre fysiske forhold o Mere venteplads til kunderne o Forbedret vedligeholdelse af vognene minimere stop og ventetid o kommentarboks Hvor tilfreds var du/i med medarbejdernes service? o Yderst o Meget o Tilfreds o Lidt o Decideret utilfreds Alder Køn Geografi i fht. bopæl Husstandsindkomst 3/12
Børge er opmærksom på, at alle spørgsmål skal være relevante i fht. hans formålsbetragtning, og de målsætninger han har stillet op i fht. brugen af undersøgelsen. 1.5. Opgaver forud for en god undersøgelse ~ en opsamling Udvælg formål, målsætning, interessenter og brainstorm kort på dine spørgsmål. Udarbejd herefter dit eget spørgeskema eller tag udgangspunkt i nedenstående. 4/12
2. Lav undersøgelse i Survey Xact Efter brainstorming på formål, mål og spørgsmål skal du oprette en ny måling tryk Opret ny måling og vælg Varde Kommunes skabelon. Åbn herefter spørgeskemaet i Smart Designer 2.1. Angiv en velkomsttekst 2.1.1 Indsæt et tekstfelt med overskrift på indholdet for de følgende spørgsmål. Indsæt sideskift. 2.2. Udform selve spørgeskemaet I Smart Designeren skal du indtaste ALLE spørgsmål du kan eventuelt have lavet dem i word (eller lignende på forhånd). 2.2.1 Indsæt et tekstfelt med overskrift på indholdet for de følgende spørgsmål. Stil herefter nogle overordnede spørgsmål 2.2.2 Enkelt spørgsmål single-choise HUSK at gå igennem fanebladene, og angiv på sidste side, at spørgsmålet skal besvares. Lav eventuelt den angivne tekst om, hvis du hellere vil 5/12
2.2.3 Indsæt spring. Det gør du ved at markere spørgsmålet du ønsker springet fra og trykke på spring -knappen. Vælg, hvilket spørgsmål/ side du ønsker at springe til, hvis respondenter vælger et eller flere svar. I nærværende case skal springet gå: TIL Afslutningsteksten HVIS der svares Jeg har ikke været ansat længe nok til at svare herpå. Indsæt herefter et sideskift. 2.2.4 Spørgsmål i dobbelt-batteri single-choice Bemærk den farvede linie, der dukker op ved Spring Indsæt sideskift. Stil herefter nogle uddybende spørgsmål 2.2.5 Indsæt et tekstfelt med overskrift på indholdet for de følgende spørgsmål. 2.2.6 Enkelt spørgsmål single-choise Husk at markere, at Andet skal have en åben svarmulighed 2.2.7 Enkeltspørgsmål multiple-choise 6/12
Indsæt sideskift. 2.2.8 Indsæt et tekstfelt med overskrift på indholdet for de følgende spørgsmål. 2.2.9 Spørgsmål i batteri single-choise Indsæt sideskift. 2.2.10 Kopier EVT. sidst-lavede spørgsmål Kopier det sidst-lavede spørgsmål ved at højreklikke og vælg kopier. Sæt her efter ind efter sideskiftet. Dobbeltklik og lav overskriften om til arbejdstiderne i stedet for fysiske forhold. 2.2.11 Indsæt sideskift og gentag ovenstående, og lav for de øvrige forhold. Indsæt til sidst sideskift. Spørg nu til bemærkninger fra respondenterne 2.2.12 Enkelt spørgsmål Kommentarfelt 7/12
2.2.13 Indsæt et tekstfelt med en afsluttende tekst Du skulle nu have været igennem de fleste af de funktioner, der ligger i Smart Designeren. Du kan nu lukke og gå over i den avancerede designer. 2.3. Avancerede tiltag i det elektroniske spørgeskema Du vil nu blive guidet igennem det, at lave særlige funktioner i den avancerede designer. Det er her du kan gøre spørgeskemaet mere dynamisk og sjovt. 2.3.1 Validering Hvis du har husket at angive, at spørgsmålet skal besvares, kan du i den avancerede designer se et V efterfulgt af en rød tekst. Det er fordi, det er en validering du har lavet. Har du en svarmulighed som eksempelvis Andet, hvor du har en åben svarmulighed bagefter, som du ønsker SKAL besvares så sætter du også en validering ind her. Du trykker så hele svarmuligheden Andet er markeret og trykker herefter på V et. Så skal du skrive koden CHECKDEPEND. I en parentes herefter angiver du de to felter, der er afhængige af hinanden dvs. Andet svarmuligheden og tekstboksen (ikonet med et A i), der henviser til denne. Tryk én enkelt gang på det V som nu er kommet frem og tryk herefter på knappen med HTML. Nu kan du skrive en tekst, der fortæller, at du ønsker feltet udfyldt, når man vælger svaret Andet. 2.3.2 Aktivering 8/12
Nogle spørgsmål skal kun vises, hvis man har svaret noget bestemt ligeledes skal nogle svarmuligheder kun vises, hvis man har valgt dem andetsteds. Dette vises ved et A, og laves ved at lave en aktivering. Du laver en aktivering af en svarmulighed, ved at markere den kasse, hvor svarmuligheden fremgår og herefter trykke på A et. I det vindue, der åbner, skal du finde det svar, der skal aktivere din valgte svarmulighed. Fortsæt dette på alle dine svarmuligheder. Når du har lavet alle aktiveringerne, kan du vælge at kopiere spørgsmålet ind og indsætte sideskift i mellem hver. Du skal så herinde dobbeltklikke på overskriften eller trykke én gang og vælge knappen HTML foroven. Så kan du ændre spørgsmålet så der spørges ind til de andre forhold. Hvis du allerede i Smart Designeren kopierede spørgsmålene skal du ind på hver enkelt svarmulighed, som oven for beskrevet. 2.3.3 Reference I spørgsmålet om, hvor du er ansat kunne man svare andet, og du markerede måske, at det skulle være en åben svarmulighed. Den tekst som evt. er angivet af respondenten vil du gerne have med ned i tabellerne, hvor de svarer på deres tilfredshed på forskellige områder. Markér feltet som du vil hente teksten TIL og tryk på reference-knappen E. I det vindue som åbner, skal du finde feltet, hvor man kan skrive. Tekst-/ bemærkningsfelter er markeret ved et ikon med et A indeni. 2.3.4 Spring Har du lavet et spring kan du se et knækket rør. 9/12
3. Distribuér spørgeskemaet 3.1. E-mail skabeloner Du skal nu formulere de e-mail skabeloner, som du vil anvende i forbindelse med distribution af spørgeskemaet. Formulér alle tre former for skabeloner. 3.1.1 Informationsmail Informationsmailen kan man anvende til at varskoe respondenterne om, at der kommer en undersøgelse. Den bør ikke anvendes, hvis du forventer at udsende selve skemaet inden for 2-3 uger. Hvis man gør det umiddelbart op til at selve skemaet kommer ud, risikerer man, at respondenten føler, at det er spam. 3.1.2 Distributionsmail Teksten i distributionsmailen skal vække respondentens interesse. Du bør derfor angive baggrund og formål for undersøgelsen, samt hvordan besvarelserne og resultaterne vil blive brugt. 3.1.3 Rykkermail Du kan sende en rykker på alle tidspunkter af undersøgelsen. Du kan eventuelt sende en reminder inden svarfristen husk kun at send til/ at udvælge de respondenter, der ikke har gennemført 3.2. Respondenter Du skal oprette respondenter det er betegnelsen for dem, der skal svare på spørgeskemaet. Lav først nogle manuelt. Importér herefter en liste. 3.2.1 Importér respondenter Når der er mere end 10 respondenter, kan du spare meget tid ved at importere en liste over respondenter. I excel, skal du lave en liste over respondenter og udfylde deres øvrige baggrundsoplysninger. Det er vigtigt at bruge den struktur, som Survey Xact forlanger. Derfor er det en fordel at bruge den skabelon, som du kan downloade på import-siden. Gem filen og gem til sidst som en csv-fil (hold eventuelt Shiftknappen nede samtidig med, at du trykker på Filer og Gem som så kan du nemlig vælge, hvor filen skal ligge og hvad det skal være for en fil-type). Importér den til sidst til Survey Xact. 3.3. Distribuér Udvælg eventuelt dig selv som respondent og prøv at distribuér via e-mail, så du kan se, hvordan det virker. Prøv herefter at lav et link, som du kan lægge på en hjemmeside til offentlig adgang eller i en e-mail fra outlook, som kan videredistribueres af modtageren. 10/12
4. Analyse Opret et datasæt eventuelt en frekvensanalyse og prøv dig frem ;o) Det er svært at sige, hvad du lige har brug for i en bestemt situation. 11/12
Du kan læse mere og få mere uddybende i den korte vejledning til Survey Xact som du også finder på Intraforum eller i dokumentnr. 698424. HELD OG LYKKE MED AT PRØVE SURVEY XACT DERHJEMME. RING ELLER SKRIV HVIS DU HAR SPØRGSMÅL JEG SKAL GERNE HJÆLPE :o) Vibeke Jensen, vije@varde.dk, 7994 6726/ 2113 6726. 12/12