Forsendelse GLS Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Rollebaseret Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 20 02 22 e-mail: kursus@naddon.dk : Naddon version 20100600 www.naddon.dk Udgivelsesdato 31.03.11 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt.... 5 Forudsætninger.... 5 2. Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger.... 6 3. Generel opsætning... 7 4. Opsætning - GLS... 8 Oversigtspanelet Generelt... 8 Oversigtspanelet Std.koder.... 9 Oversigtspanelet Nummerserier... 10 Oversigtspanelet Retur adresse... 12 Oversigtspanelet Track & Trace... 13 Oversigtspanelet UniBox... 14 Oversigtspanelet EDI... 15 Oversigtspanelet Pakkeliste... 17 5. Landekoder... 18 Landekoder... 18 6. Rutenumre... 19 Rutenumre (Postnr.)... 19 7. Opsætning Speditører og Speditørservice... 20 Speditører... 20 Handlingsruden - Speditørservice... 21 Speditørservice... 21 8. Opsætning Printervalg... 22 Driver labelprinter... 22 9. Manuel pakkelabel... 23 Oversigtspanelet Søg... 24 Oversigtspanelet Modtager... 24 Oversigtspanelet Generelt... 25 Handlingen Find pakkeshop... 26 Handlingen Gem adresse.... 27 Handlingen Find adresse.... 27 Knappen OK... 27 10. Dagens Forsendelser... 28 Handlingen - Manuel pakkelabel... 28 Side 3
Handlingen - Ændre afsendelsesdato... 28 Handlingen - Ændre vægt... 29 Handlingen - Annuller forsendelse... 29 Handlingen - Pakkeliste... 29 Handlingen - Genudskriv label... 29 11. Pakker til afhentning... 30 12. Dan EDI fil... 31 13. Afsendte pakker... 32 Handlingen - Pakkeliste... 32 Handlingen - Genudskriv label... 32 14. Automatiske pakkelabels GLS... 33 Salgsordre/Salgsfaktura.... 33 Handlingen - Find Pakkeshop... 34 Handlingen - Efterkravsbeløb... 35 Handlingen - Værdipakkebeløb... 35 15. Track & Trace... 36 Handlingen - Track & Trace... 36 Login Track & Trace hos GLS... 36 16. Bogførte salgsleverancer... 37 17. Udskriftseksempler... 39 : Naddon version 20100600 Side 4
1. Indledning Generelt. Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren General Logistics Systems herefter kaldet GLS. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive pakkekvittering til chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til speditørfirma. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger. For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: - 3280 Salgsordrestyring - 3340 Speditører - Naddon modul 6077920 N/Shipment - Naddon modul 6077930 N/Shipment GLS. Microsoft Dynamics NAV - Communication Components skal installeres, da Naddon Forsendelse benytter disse til kommunikation med GLS UniBox. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og har kendskab til Salgsordre og Lager funktionaliteten. Derudover skal den udleverede fil Naddon Forsendelse.dll placeres på servicetier i mappen C:\Program Files (x86)\microsoft Dynamics NAV\Client 6.0 R2\RoleTailored Client\Add-ins. Bemærk filstien kan variere alt efter hvilket styresystem, man har installeret. Side 5
2. Generelle oplysninger Forudsætninger. Inden opsætning af Naddon Forsendelse til GLS skal nedenstående oplysninger, fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af GLS. Felt GLS kundenummer GLS Kontakt ID Indenlandsk pakkeløbenr. Afsenders kundenummer hos GLS. Oplyses af GLS. Afsenders kontakt ID hos GLS. Oplyses af GLS. Start nr. Fortløbende nummerserie efter eget valg. Slut nr. Fortløbende nummerserie efter eget valg. Udenlandsk pakkeløbenr. Start nr. Oplyses af GLS. Slut nr. Oplyses af GLS. Pakkelabels via DK landekode Aktiver WebHjælp Løbenr. Track & Trace Brugernavn (T & T) Kodeord (T & T) Afsenderregion Skal pakkelabels udskrives samtidig med bogføring af Ordre, Faktura eller fra Bogført Salgsleverance kortet? Hvis feltet Landekode er udfyldt på de danske debitorer, skal dette angives. Skal WebHjælp (Online manual), der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Egen nummerserie til Track & Trace. Brugernavn til Track & Trace. Oplyses af GLS. Kodeord til Track & Trace. Oplyses af GLS. Afsenderregion, der medsendes i EDI fil til GLS. Oplyses af GLS. : Naddon version 20100600 Side 6
3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, opsætter under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel Opsætning Felt Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem manualerne på de aktuelle speditører. I dette tilfælde vælges GLS. Alle de steder man ser menupunktet i handlingsruden, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af GLS vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon GLS. Dog forudsat at man har valgt GLS i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online manual til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7
4. Opsætning - GLS Opsætningen til GLS udføres under menupunktet Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS - Opsætning. Oversigtspanelet Generelt Fig. 4.1 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS - Opsætning Felt GLS Kundenummer (prefix 20800) Kontakt ID. (prefix 20800) Afsenders kundenummer hos GLS (Kundenr. udleveres af GLS.) På diverse oversigter vil 20800 fremgå som de første 5 cifre i kundenr. Afsenders kontakt ID hos GLS. (ID udleveres af GLS) På diverse oversigter vil 20800 fremgå som de første 5 cifre i kontakt ID. : Naddon version 20100600 Side 8
Felt Pakkelabels via Ordre/Faktura: Labels udfyldes når leverancebogføringen foretages fra en salgsordre eller en salgsfaktura. Bogf. Leverancer: Labels laves manuelt fra Bogf. salgsleverancer. Dog udfyldes adresse m.m. fra den bogførte salgsleverance. DK landekode Maske til DK postnr. Kundenr. GLS lev.adr. Benytter man en landekode på danske debitorer, skal landekoden angives. Programmet betragter debitorer uden landekode og med den angivne landekode som danske. Hvis de danske postnumre i postnummertabellen f.eks. er oprettet som DK-9800 Hjørring fjernes DK- ved at angive masken DK- i dette felt. Her indtastes nr. på en GLS debitor. Debitoren anvendes i forbindelse med udskrift af manuelle pakkelabels, hvor det er muligt at gemme og hente adresser. Adresserne gemmes som leveringsadresser på den opsatte debitor. Debitoren kan med fordel spærres, da der ikke bogføres herpå. Oversigtspanelet Std.koder. Fig. 4.2 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS - Opsætning Side 9
Felt Standard service indland Standard service udland Standard vægt Den speditørservicekode som automatisk indsættes ved indtastning af nye indenlandske labels. Den speditørservicekode som automatisk indsættes ved indtastning af nye udenlandske labels. Feltet udfyldes hvis man har en enhedsaftale, således at alle pakker automatisk udfyldes med den angivne standardvægt. Har man ikke enhedsaftale, skal Standard vægten angives til 0,0 kg. Oversigtspanelet Nummerserier Fig. 4.3 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning : Naddon version 20100600 Side 10
Felt Indenlandsk pakkeløbenr. Her angives nummerserie for de indenlandske pakkeløbenr. Opsætning af nummerserie: Start nr.: 1 Slut nr.: 99999 Advarsels nr.: 99750 Forøg med: 1 Udenlandsk pakkeløbenr. Her angives nummerserie for de udenlandske pakkeløbenr. Denne nummerserie tildeles af GLS og bør opsættes i henhold til nedenstående. Opsætning af nummerserie: Start nr.: Første nr. tildelt af GLS. (11 cifre) Slut nr.: Sidste nr. tildelt af GLS. (11 cifre) Forøg med: 1 Advarsels nr.: Sidste nr. tildelt af GLS fratrukket 50. Løbenr. Pakkesporing Her angives den nummerserie der anvendes til pakkesporing. NB! Husk at bestille ny GLS nummerserie til udenlandske forsendelser i god tid. Side 11
Oversigtspanelet Retur adresse Fig. 4.4 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Felt Alle felter Her angives den adresse, man ønsker evt. returneringer skal tilgå. Det er også den adresse, der vil stå på de udskrevne labels. : Naddon version 20100600 Side 12
Oversigtspanelet Track & Trace Fig. 4.5 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Felt Brugernavn Kodeord URL Standard Brugernavn til Track & Trace. Oplyses af GLS. Kodeord til Track & Trace. Oplyses af GLS. Bemærk at første gang man logger på via Track & Trace, skal dette ske manuelt på GLS webside. Her skal man så indtaste password under menupunktet Deres indstillinger. Det er dette password, som man skal indtaste i dette felt efterfølgende. Det oprindelige og det nye password kan godt være ens. Her indtastes nedenstående URL, der giver mulighed for se pakkens historik ud fra pakkenummer eller alternativt ordre-/referencenummer. http://www.gls-group.eu/276-i-portal- WEB/content/GLS/DK01/DA/5004.htm?txtRefNo=%3&txtAction=71000 URL Udvidet Her indtastes nedenstående URL, der giver mulighed for at pakkens historik ud fra pakkenummer eller alternativt ordre-/referencenummer. Herudover er det også muligt at få vist udskrevet kvittering. http://www.gls-group.eu/276-i-portal- WEB/dLink.jsp?un=%1&pw=%2&rf=%3&crf=&lc=DA&no= Side 13
Oversigtspanelet UniBox UniBox er navnet på GLS integrerede løsning til kunder med eget ERP system. Kommunikationen mellem Naddon Forsendelse og UniBox foregår via Webservice og Microsoft Dynamics NAV Communications Components, og kræver ikke yderligere opsætning end det, som foretages på nedenstående faneblad. Ved ibrugtagning af systemet kan man med fordel aktivere funktionen Aktiver Test/Debug. Så længe denne markering er aktiv, vil labels ikke blive gemt på serverne hos GLS og dermed registreres testforsendelserne ikke. Fig. 4.6 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Felt UniBox URL UniBox Port UniBox Printerskabelon Her indtastes adressen sock.gls.dk der refererer til adressen på Webservicen til UniBox. Her indtastes port 3031, 3032 eller 3033 der refererer til den port på netværket, som Webservicen tilgår. Her indtastes naddonzebrazpl_stripe, som er printerskabelonen ved anvendelse af UniBox. Denne kan tilpasses efter aftale med GLS. Man vil så få tildelt sin egen printerskabelon, som skal indtastes i dette felt. : Naddon version 20100600 Side 14
Felt Aktiver Test/Debug Markeres såfremt man ønsker at køre test. Anvendes med fordel i forbindelse med opstart til at teste, at data til labels bliver afsendt korrekt. Når felt er aktiveret vil der blive udskrevet til filnavnet, som er angivet i feltet Filsti Test/Debug. Når man kører live, så skal felt ikke være markeret. Filsti Test/Debug Benyttes kun i tilfælde af fejlsøgning. Her indtastes placering og navn på Test/Debug fil, der skal dannes hver gang, der kommunikeres med GLS. I filen vil man efterfølgende kunne se, hvilke data der er sendt til GLS. Husk installation af den udleverede dll fil som nævnt i afsnittet Forudsætninger under kapitel 1. Oversigtspanelet EDI Fig. 4.7 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Side 15
Felt Placering EDI fil Afsenderregion Her angives det katalog, hvor EDI filen skal placeres. Det er fra dette katalog, at EDI filen sendes via FTP til GLS. Oplyses af GLS. Anvendes i EDI filen, der sendes til GLS. Oversigtspanelet FTP overførsel Fig. 4.8 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Felt Aktiver FTP URL Brugernavn Kodeord Ved markering i dette felt aktiveres den automatiske overførsel via FTP, når man afvikler rapporten Dan EDI fil. Det kræver dog, at man også udfylder felterne URL, Brugernavn og Kode. Her indtastes ftp://gls.dk Her indtastes edi, der er brugernavn til GLS FTP. Her indtastes edi, der er kodeord til GLS FTP. : Naddon version 20100600 Side 16
Oversigtspanelet Pakkeliste Fig. 4.9 Afdelinger Opsætning Programopsætning Forsendelse GLS Opsætning Felt Pakkelistekopier Udskriv fragtlinjer Står som standard til 0, hvilket medfører udskrift af 1 stk. pakkeliste ved dannelse af EDI fil til GLS. Her kan man markere, såfremt man ønsker pakkenr. m.m. udskrevet på pakkelisten til GLS. Side 17
5. Landekoder Landekoder Under Landekoder er der et par felter i relation til GLS, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig. 5.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning -Landekoder Felt Maske postnr. kode Dette er til håndtering af postnumre i Microsoft Dynamics NAV, der er skrevet som f.eks. DK-9800 eller N-12120. Eftersom GLS ikke accepterer landekoder i postnumrene skal man indsætte en værdi på N- i feltet Maske postnr. kode for landekoden Norge, hvorefter der blot sendes et postnummer på 12120 altså uden N-, ved afsendelse af label til GLS. Benyttes DK- i de danske postnumre angives masken under opsætningen af GLS. GLS Landenummer GLS Landekode GLS Fast Postnr. Oplyses af GLS. Oplyses af GLS. Her angives 00000, såfremt det pågældende land ikke anvender postnumre. Dette er eksempelvis tilfældet ved landekoden for Irland, hvor der ikke anvendes postnumre. : Naddon version 20100600 Side 18
6. Rutenumre Rutenumre (Postnr.) Rutenumre anvendes ikke i forbindelse med GLS, men selve opsætningen af postnumre anvendes som en del af NAV standardløsning, eksempelvis i relation til adresser på debitorer, kreditorer m.m. Fig. 6.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning -Rutenumre Felt Kode og By Alle DF felter Indgår som en del af standardopsætning af postnumre i NAV. Ikke relevante ved Naddon Forsendelse GLS RTC Side 19
7. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører udføres under menupunktet Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Afdelinger - Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør- og Speditørserviceopsætning for GLS kan indlæses via menupunktet Speditør/Speditørservicekoder under Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Import/Export, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Datafil med opsætning til GLS kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig. 7.1 Afdelinger - Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning - Speditører Felt Kode Navn Internet-adresse Distributørkode Leverandørnr. Speditørkoden oprettes som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde indtastes GLS. Navnet på speditøren. Her vil det være GLS eller General Logistics Systems. Feltet er blot et informationsfelt. URL til GLS fremgår under opsætningen, jf. ovenstående snit 3, oversigtspanelet Track & Trace. Her vælges GLS. Dette felt benyttes ikke i forbindelse med GLS. : Naddon version 20100600 Side 20
Handlingsruden - Speditørservice Felt Speditørservice Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice kan man se en samlet oversigt over alle servicekoder, der er oprettet i Navision. Ønsker man at tilføje nye, så skal dette gøres via funktionsknappen Linje under opsætning af Speditører, således man automatisk får tilknyttet den korrekte speditørkode til servicen. Fig 7.2 Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice Felt Alle felter Opsættes i henhold til aftale med GLS. Ovenstående opsætning er tilpasset GLS s krav til navne på Forsendelsestyper m.m. Specielle felter: Værdipakke Efterkrav Såfremt dette felt er markeret, så vil værdi fra salgsbilag medtages ved overførsel til label. Modtagelse af pakke kræver kontant betaling. Side 21
8. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af labels, skal labelprinter og laserprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapport som forvalg til den netop installerede labelprinter. Som laserprinter anvendes som udgangspunkt blot Windows standardprinter. Ønsker man at udskrive pakkelisten på en anden end standardprinteren, så er det rapport 6077942 GLS Pakkeliste, som skal opsættes under Printervalg. Fig. 8.1 Afdelinger - Opsætning It-administration Generelt Printervalg Felt Alle felter Rapport-id Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Her indtastes rapportnr. 6077940, som passer til label rapport for Naddon Forsendelse GLS. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. : Naddon version 20100600 Side 22
9. Manuel pakkelabel Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i kapitel 3 til 8, er man klar til i første omgang at udskrive en manuel pakkelabel. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel. Fig. 9.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Side 23
Oversigtspanelet Søg Felt Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Indtastes et kundenummer eller vælges via lookup indsættes adresseoplysningerne for den valgte kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer ellers vælges via lookup, indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, så er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på den manuelle label Oversigtspanelet Modtager Felt Modtager kundenr. Modtager navn Modtager attention Modtager adresse Modtager adresse 2 Modtager postnr. Modtager by Modtager land Modtager telefonnr. Her indtastes kundenr. der kan anvendes til pakkesporing via Track & Trace. Dette felt er kædet sammen med feltet Søg via kundenr. så en opdatering af data i det ene felt, vil automatisk medføre en opdatering i det andet felt. Her indtastes navn på modtageren. Her indtastes et eventuelt attention navn Her indtastes adressen på modtageren. Her indtastes en evt. ekstra adresse linje Her indtastes/vælges postnr. på modtageren. By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri. Indtast modtager land, eller tast F6 for at vælge modtagerland fra tabellen Landekoder. Der kontrolleres, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. For forsendelsen indenfor Danmark påsættes der ikke et modtager land. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren. : Naddon version 20100600 Side 24
Oversigtspanelet Generelt Felt Speditørservice Speditørservicebesk. Afsendelsesdato Værdipakkebeløb Efterkravsbeløb Referencenr. Bemærkning Bemærkning 2 Vægt Colli Her vælges den speditørservice hos GLS, som man ønsker at anvende til forsendelsen. Tast F6 for at vælge mellem de forskellige servicekoder (Speditørservice). Som standard indsættes koden fra feltet Standard service indland på GLS opsætningen. Navn på den valgte speditørservice Her indsættes som standard dagens dato. Kan ændres frem i tid via manuel indtastning eller valg i kalender, såfremt forsendelsen først skal sendes om x antal dage. Det er ikke muligt at indtaste dato tidligere end dags dato. Afsendelsesdato kan også efterfølgende redigeres under menupunkterne Dagens Forsendelser og Pakker til afhentning. Her indtastes pakkens værdi i dkr. Er kun aktiv såfremt den valgte speditørservicekode har markering i kolonnen Værdipakke. Her angives det beløb i dkr., der skal betales for modtagelse af forsendelsen. Er kun aktiv såfremt den valgte speditørservicekode har markering i kolonnen Efterkrav. Her indtastes reference til ordrenr. Dette felt er kædet sammen med feltet Søg via faktura/ordrenr. så en opdatering af data i det ene felt, vil automatisk medføre en opdatering i det andet felt. Her kan man indtaste valgfri tekst, eksempelvis hvor man skal henvende sig hos modtageren, eller hvor forsendelsen skal placeres. Her kan man indtaste ekstra valgfri tekst, såfremt teksten ikke får plads i feltet Bemærkning. Her indtastes vægten for den 1. colli. Såfremt der er flere colli til forsendelse, vil man ved udskrift skulle indtaste vægt pr. colli. Såfremt men ved opsætning af GLS har angivet en standardvægt, vil den automatisk blive foreslået her. Såfremt man ikke kender den nøjagtige vægt ved udskriften af den manuelle label, så kan vægten efterfølgende redigeres under menupunkterne Dagens Forsendelser og Pakker til afhentning. Her indtastes antal colli, som forsendelsen omfatter. Som standard er værdien sat til 1 colli. Side 25
Handlingen Find pakkeshop GLS giver mulighed for at benytte Pakkeshops til udlevering af forsendelser. Dette kræver at den valgte speditørservicekode er oprettet med forsendelsestypen Z under menupunktet Speditørservice. I den aktuelle opsætning drejer det sig om speditørservicekoderne 1200 Pakkeshop og 1201 Pakkeshop Værdi. Ved anvendelse af en speditørservicekode med forsendelsestype Z, fremkommer nedenstående skærmbillede når man klikker på handlingen Find pakkeshop. Fig. 9.2 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Find pakkeshop Ved at klikke på i feltet Firmanavn eller taste Alt + pil ned er det muligt at vælge blandt de tilgængelige pakkeshops inden for eller i nærheden af modtagerens postnummer. : Naddon version 20100600 Side 26
Fig. 9.3 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Find pakkeshop Efter valg af pakkeshop klikkes der på OK for at tilknytte pakkeshoppen til forsendelsen. Handlingen Gem adresse. Ligesom det er muligt at oprette alternative leveringsadresse til sine debitorer, er det også muligt at gemme sine ad hoc adresser. Dette gøres ved at trykke på knappen Gem adresse (Alt + G) efter indtastning af adresseoplysningerne. Hermed gemmes adresse som leveringsadresse på den debitor man har opsat under GLS opsætning. Handlingen Find adresse. Aktiveres denne knap får man en oversigt over alle ad hoc adresser, der er gemt som leveringsadresser på det debitornr., som man har indtastet i feltet Kundenr. GLS lev.adr. under GLS Opsætning. Er feltet Søg via kundenr. udfyldt, vil man få en oversigt over den pågældende kundes alternative leveringsadresser. Adresserne kan vedligeholdes på samme måde som andre standard kartoteker i Microsoft Dynamics NAV. Knappen OK Ved klik på denne knap udskrives den manuelle label, og indtastningsbilledet renses for de indtastede oplysninger. Side 27
10. Dagens Forsendelser Når labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Dagens Forsendelser, hvor den automatisk bliver opdelt med en linje pr. colli, eftersom hvert colli får sit eget pakke-/stregkodenummer hos GLS. Menupunktet Dagens Forsendelser vil dog kun vise forsendelser, hvor afsendelsesdatoen er ældre eller lig dags dato. Forsendelser af ældre dato vil være placeret her, indtil at de afsluttes via funktionen Dan EDI fil under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS. Proceduren er dog, at man hver dag kører menupunktet Dan EDI fil, og dermed vil der oftest kun være forsendelser for indeværende dag under dette menupunkt. Eventuelle fremtidige forsendelser placeres under menupunktet Pakker til afhentning. Læs mere herom i afsnittet Pakker til afhentning. Via menuen Dagens Forsendelser kan man få et overblik over dagens forsendelser, der endnu ikke er afsluttet/lukket via Dan EDI fil til GLS. VIGTIGT! Husk at køre funktionen Dan EDI fil når dagens forsendelser til GLS er indtastet. Dette for at forsendelserne overføres til GLS og til menupunktet Afsendte pakker. Læs mere om dette i nedenstående afsnit Dan EDI fil. Fig. 10.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Dagens Forsendelser Det er ikke muligt at redigere direkte i oplysningerne i ovenstående skærmbillede. Det skyldes, at informationen allerede er sendt til GLS. Ønsker man at ændre i en allerede afsendt forsendelse, så skal dette gøres via handlingerne i handlingsruden. Handlingen - Manuel pakkelabel Ved klik på denne handling fremkommer menupunktet Manuel pakkelabel. Se endvidere afsnittet Manuel pakkelabel. Handlingen - Ændre afsendelsesdato Her er det muligt at ændre afsendelsesdatoen pr. colli pr. forsendelse, så længe dato er den samme eller nyere end dags dato. Som udgangspunkt oprettes en forsendelse altid med dags dato, med mindre man selv ændrer denne til en fremtidig dato. : Naddon version 20100600 Side 28
Handlingen - Ændre vægt Her er det muligt at ændre vægten for hver colli i forsendelsen. Handlingen - Annuller forsendelse Her kan man annullere forsendelsen pr. colli. Når funktionen vælges fremkommer nedenstående meddelelse: Fig. 10.2 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Dagens Forsendelser Annuller forsendelse Her klikkes der på Ja hvorefter forsendelsen med det pågældende pakkenr. fjernes fra menupunktet Dagens Forsendelser. Handlingen - Pakkeliste Via denne handling kan man udskrive pakkeliste over dagens forsendelser. Dette er kun muligt, så længe der ikke er dannet EDI fil for dagen, da EDI kørslen overfører alle dagens forsendelser til menupunktet Afsendte pakker Handlingen - Genudskriv label Via denne handling kan man genudskrive en label, såfremt dette er nødvendigt. Eksempelvis ved ændring af afsendelsesdato eller vægt på forsendelsen. Side 29
11. Pakker til afhentning Dette menupunkt ligner stort set menupunktet Dagens Forsendelser, dog vil dette menupunkt kun vise fremtidige forsendelser, altså hvor afsendelsesdatoen er nyere end dags dato. Dette dog forudsat at man dagligt har kørt rapporten Dan EDI fil, således at forsendelserne er blevet sendt til GLS. For yderligere forklaring af de enkelte handlinger i handlingsruden se under kapitlet Dagens Forsendelser. Fig. 11.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Pakker til afhentning : Naddon version 20100600 Side 30
12. Dan EDI fil Hver dag skal der dannes en EDI fil til GLS i Microsoft Dynamics NAV, og denne skal sendes via FTP til GLS. Ved afvikling af menupunktet Dan EDI fil dannes der en fil på den placering, som man har angivet på oversigtpanelet EDI under opsætning af GLS. Såfremt man under GLS Opsætning på oversigtspanelet FTP har opsat og aktiveret FTP kommunikation, så overføres filen automatisk via FTP, når den er blevet dannet af Navision. Der er ingen skærmtekst til dette skærmbillede. Fig. 12.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Dan EDI fil Ved klik på OK under Dan EDI fil dannes og sendes fil til GLS (Forudsat at FTP er aktiveret). Derudover udskrives pakkeliste på standardprinter, hvor man kan se antal pakker fordelt på GLS standard pakkeintervaller. Eftersom hver EDI fil tildeles et løbenummer, vil man altid kunne finde tilbage til, hvilke data der er afsendt til GLS. EDI filerne vil være placeret på den sti, som man har angivet på EDI fanebladet under GLS Opsætning. Eksempel på EDI fil til GLS: Fig. 12.2 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS Dan EDI fil Side 31
13. Afsendte pakker Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og behandlet hos GLS. Fig. 13.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS - Afsendte pakker Bemærk den første kolonne GLS filnummer referer til løbenummer på EDI filen, så her vil man kunne finde tilbage til de afsendte data i EDI filen til GLS. Handlingen - Pakkeliste Via denne handling kan man udskrive pakkeliste over forsendelserne på en valgfri dato. Som standard foreslås den dato, som cursoren er placeret på ved klik på Pakkeliste. Handlingen - Genudskriv label Her kan man genudskrive label på forsendelsen, såfremt man efter afvikling af menupunktet Dan EDI fil har behov for dette. : Naddon version 20100600 Side 32
14. Automatiske pakkelabels GLS Salgsordre/Salgsfaktura. At en ordre/faktura skal leveres med GLS, og at der dermed skal udskrives pakkelabels, markeres på ordren/fakturaen ved at sætte Speditørkode på oversigtspanelet Levering til GLS og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Fig. 14.1 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter - Salgsordrer Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, vil vinduet GLS Pakkelabel komme frem. Valg af Speditør og Speditørservicekode kan opsættes pr. debitor på oversigtspanelet Levering på debitorkortet. Dermed slipper man for at skulle indtaste det manuelt pr. ordre/faktura. Man kan frit ændre i værdien på ordren/fakturaen, såfremt speditørservicen ændrer sig fra gang til gang. I sådant et tilfælde vil man opsætte den service, som anvendes oftest, som værdi på debitorkortet. Side 33
Fig. 14.2 Afdelinger - Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Handlingen Bogfør I modsætning til den manuelle indtastning af label, så overføres alle oplysninger fra ordren/fakturaen automatisk til pakkelabelen. Antal sættes som default til 1 colli. Det er muligt, at redigere i alle data, der ikke er nedtonet, samt at hente en ny leveringsadresse, såfremt der er flere alternativer oprettet under den pågældende debitor. Når oplysninger på label oprettes sker det under hensyntagen til den valgte speditørservicekode, således at man eksempelvis ikke kan udfylde feltet Værdipakkebeløb, såfremt speditørservicekoden ikke er markeret til værdipakke. NB! Ved dannelse af label via salgsordre/faktura tilkommer der et nyt felt nederst i højre side under oversigtspanelet Generelt. I feltet Ingen EDI/Labels får man mulighed for at fravælge udskrift af label og samtidigt dannes der ingen transaktion til GLS under menupunktet Dagens Forsendelser. Handlingen - Find Pakkeshop Kræver at den valgte speditørservicekode er oprettet med Z i feltet Forsendelsestype under opsætning af Speditørservicekoder. Se endvidere forklaring omkring Pakkeshop i ovenstående afsnit 9 Manuel pakkelabel. : Naddon version 20100600 Side 34
Handlingen - Efterkravsbeløb Ved valg af denne handling så overføres total inkl. moms fra ordre/faktura til feltet Efterkravsbeløb. Dette dog forudsat at den valgte speditørservicekode er sat op til at håndtere efterkrav under opsætningen af speditørservicekoder. Handlingen - Værdipakkebeløb Ved valg af denne handling så overføres total inkl. moms fra ordre/faktura til feltet Værdipakkebeløb. Dette dog forudsat at den valgte speditørservicekode er sat op til at håndtere værdipakker under opsætningen af speditørservicekoder. Side 35
15. Track & Trace Under menuen Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS - Track & Trace er det muligt at spore forsendelser til leverancer, ordrer og fakturaer via: - Stregkodenummer - Pakkeløbenummer - Leverancenummer - Bogført fakturanummer - Ordre- eller Fakturanummer Fig. 15.1 Afdelinger - Lagersted Forsendelse GLS - Track & Trace Handlingen - Track & Trace Ved at klikke på knappen Track & Trace eftersøges den markerede forsendelse (der hvor cursor er placeret) via GLS web side. Adgangen til denne web side er tidligere defineret i forbindelse med opsætningen af GLS. Login Track & Trace hos GLS Første gang man anvender Track & Trace skal man logge ind manuelt med sit kundenummer og password. Under menupunktet Deres indstillinger skal man i bunden af skærmbilledet indtaste nyt password. Det er dette password, som skal indtastes i feltet Kodeord på fanebladet Track & Trace under opsætningen af GLS. Det nye og det gamle password kan godt være ens. : Naddon version 20100600 Side 36
16. Bogførte salgsleverancer Under menuen Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer er det muligt at anvende Track & Trace på den pågældende leverance. Fig. 16.1 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Handlingerne i oversigten over bogførte salgsleverancer er også tilgængelige inde på det enkelte leverance dokument. Handlingen GLS kan kun anvendes, såfremt man under opsætning af GLS har angivet at pakkelabels skal udskrives via Bogf. Leverancer. Såfremt man anvender handlingen GLS fra oversigten, så vil det kræve at den bogførte salgsleverance allerede har påsat gyldig GLS speditørkode og speditørservicekode. Handlingerne Danske Fragtmænd og Farligt gods dokumenter anvendes ikke i relation til Naddon Forsendelse - GLS. Inden udskrift af label via bogført salgsleverance har man mulighed for at ændre speditør og speditørservicekode på oversigtspanelet Levering. Ved klik på handlingen GLS fremkommer nedenstående skærmbillede. Side 37
Fig. 16.2 Afdelinger - Salg & marketing Oversigt Bogførte salgsleverancer Ovenstående skærmbillede ligner det som anvendes i forbindelse med udskrift af label via ordre/faktura. : Naddon version 20100600 Side 38
17. Udskriftseksempler Label fra GLS Labels til at sætte på forsendelse. Side 39
Pakkeliste til GLS : Naddon version 20100600 Side 40
Tilføjelse til pakkeliste GLS, når linjer med stregkodenumre udskrives Side 41
: Naddon version 20100600 Side 42